Apa fungsi pilihan from to pada menu edit individual document

Pekerjaan kamu butuh berkirim surat ke banyak penerima sekaligus? Pasti selama ini terasa cukup merepotkan kalau harus dikirim satu-persatu, kan? Nah, sudah tahu kalau Microsoft Word punya fitur yang bernama mail merge? Mail merge adalah fitur yang memudahkan kamu dalam kegiatan surat menyurat. Lalu, apa itu mail merge dan bagaimana cara kerjanya? Simak artikel ini lebih lanjut, ya!

Baca juga: Artificial intelligence terbaru microsoft word bantu proses penulisan

Apa itu mail merge?

Mail merge adalah satu fitur di Microsoft Word yang bisa memudahkan penggunanya dalam berbagai aktivitas berkirim surat. Dengan mail merge, pengguna bisa membuat beberapa dokumen secara personal untuk penerima surat.

Surat yang bisa dibuat dengan fitur ini misalnya adalah surat promosi penjualan, surat undangan, tagihan, dan masih banyak lagi jenis dokumen lainnya.
Fitur yang bisa digunakan pengguna di mail merge adalah:

• Letter atau surat
• Mailing label atau label surat
• Envelope atau amplop
• Directories atau direktori

Sedangkan hal penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen utama dan data source atau sumber data. Dokumen utama adalah isi surat yang bentuknya tetap. Jadi, satu teks atau bentuk dokumen yang akan dikirim. Intinya, berupa format dasar yang akan dikirimkan ke banyak penerima. Sedangkan sumber data adalah data yang akan digabungkan (merge) ke dokumen utama. Sumber data ini asalnya bisa berbeda-beda. Keempat sumber data meliputi:

• Microsoft Office Excel Worksheet
• Microsoft Office Word Table
• Microsoft Office Outlook Contact List
• Microsoft Office Access Database Tables

Baca juga: 8 Skill teknologi yang paling banyak dicari di 2022

Kegunaan dan fungsi mail merge

Fitur Microsoft Word ini menawarkan berbagai kelebihan yang memudahkan pekerjaan kita. Kegunaan dan fungsi mail merge adalah:

1. Mempermudah pekerjaan berkirim surat

Bagi yang biasa berkirim surat setiap harinya ke banyak penerima sekaligus, aktivitas ini bisa cukup merepotkan. Kalau sampai ada kesalahan sedikit saja dan surat terlanjur terkirim, maka sudah tidak bisa diperbaiki lagi karena pasti terbaca oleh penerimanya.

Dengan mail merge, pekerjaan ini jadi jauh lebih mudah. Pengguna bisa membuat dokumen utama yang sama persis. Hanya ada sedikit perbedaan yang bisa diatur pada detail data. Misalnya saja nama penerima, alamat, dan seterusnya.

2. Pekerjaan jadi jauh lebih cepat

Menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus kini bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat, lebih praktis, dan efisien, penggunanya jadi tidak perlu membuang banyak waktu dan bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.

3. Bisa membuat banyak jenis dokumen

Bukan hanya bisa membuat surat saja, fitur mail merge juga bisa digunakan untuk membuat jenis dokumen lainnya. Misalnya saja amplop, label, sertifikat, dan masih banyak lagi. Jauh lebih simpel dan mudah hanya dengan satu aplikasi saja. Biasanya, fitur ini banyak digunakan oleh sekretaris, administrasi, HRD, dan lain-lain.

Baca juga: Contoh Email Lamaran Kerja Profesional dan 8 Poin Penting

5 Cara membuat mail merge di Microsoft Word

Apakah sulit untuk membuat mail merge? Sama sekali tidak. Fitur ini penggunaannya bisa dipelajari dengan mudah dan tak perlu waktu lama. Beberapa langkah dalam membuat mail merge adalah:

1. Buat dokumen sumber data

Langkah pertama membuat mail merge adalah buat dokumen sumber data di Microsoft Excel. Sumber data ini didesain khusus sesuai kebutuhan tiap pengguna, jadi dibuatnya secara manual.

Misalnya untuk mengirimkan data ke banyak penerima dan alamat sekaligus, jadi dokumennya berisi daftar nama, alamat, dan bisa dengan tambahan nomor telepon atau data lainnya dari penerima.

2. Buat dokumen utama

Setelah sumber data selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Inilah dokumen yang dibuat di Microsoft Word. Mengenai isi, tentu disesuaikan dengan kebutuhan tiap pengguna. Misalnya saja untuk membuat surat undangan rapat, surat penawaran barang, surat pemberitahuan, proposal, sertifikat, dan lain sebagainya.

Bisa saja mail merge digunakan untuk nama dan alamat penerima yang ada di badan surat atau bisa juga mail merge digunakan untuk amplop yang membungkus surat tersebut. Intinya, fitur ini akan mempermudah kalau kita akan memasukkan data diri yang berbeda-beda.

Yang pasti, di dokumen utama harus ada bagian yang dikosongkan. Contohnya:

• Nama:
• Alamat:
• Nomor Telepon:

Baca juga: 7 Jenis sistem operasi komputer beserta cara kerjanya

3. Gabungkan sumber data dengan dokumen utama

Setelah sumber data dan dokumen utama sudah siap, maka saatnya digabungkan. Caranya adalah:

• Pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka.
• Lalu pilih sub Mailing (Surat) di Microsoft Word.
• Selanjutnya, klik Start Mail Merge (Mulai Gabungan Surat). Di bawahnya ada Letters (Surat), E-mail Messages (Pesan Email), Envelopes (Amplop), Labels (Label), dan Directory, pilih salah satunya sesuai kebutuhan. Misalnya untuk membuat surat, maka klik Letters.
• Lanjutkan dengan beralih ke sub menu Select Recipient dan klik Use Existing List. Masukkan sumber data yang tadi sudah dibuat di Microsoft Excel.
• Setelah dipilih, maka dokumen utama sudah otomatis terhubung dengan sumber data. Pastikan memilih sumber data yang tepat.

4. Atur tata letak

Setelah itu, pastikan tata letak di sumber data dan naskah utama sudah sesuai. Jadi untuk kolom Nama, pastikan terhubungnya dengan daftar nama yang ada di sumber. Untuk melakukanya, cukup letakkan kursor di sebelah ‘Nama’, lalu klik sub menu Insert Merge Field, lalu pilih Nama. Selanjutnya, lakukan langkah yang sama untuk data Alamat dan Nomor Telepon.

5. Cek preview, simpan, dan cetak

Untuk memastikan data yang dimasukkan sudah benar, kamu bisa cek di sub menu Preview Results. Maka, akan muncul dokumen utama dengan data yang sudah terisi. Untuk pindah ke data selanjutnya, klik Next Record. Kalau sudah benar, maka simpan di Microsoft Word dengan cara pilih sub menu Finish & Merge.

Saat kamu klik menu Finish & Merge akan ada 3 pilihan, yakni:

• Edit Individual Document yang bisa kamu gunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru.
• Print Document untuk mencetak dokumen mail merge.
• Send Email Messages, jika kamu ingin mengirim file naskah utama. 

Silakan pilih sesuai dengan kebutuhanmu.

Baca juga: 12 Bahasa pemrograman yang paling relevan untuk dipelajari 2022

Mail merge adalah salah satu fitur yang memudahkan kamu dalam aktivitas surat menyurat. Kalau kamu sudah ahli soal Microsoft Word, tentu kamu sudah paham bagaimana cara membuat mail merge. Selain itu, kamu juga bisa mengembangkan kemampuan soal dunia kerja digital lewat EKRUT. Cukup sign up di EKRUT dan menjadi bagian dari perusahaan kenamaan dalam berbagai bidang.

Berbagai informasi juga tersedia di Channel YouTube EkrutTV. Salah satunya adalah langkah-langkah mendapat promosi kerja berikut ini.

Sumber:

• Kumparan.com
• deepublish.com
• qwords.com

/en/tr_id-word-2016/memakai-dan-memodifikasi-styles/content/

Pengantar

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Opsional: Jika Anda ingin mengerjakan bersama-sama dengan pelajaran ini, Anda dapat mengunduh contoh di bawah:

• Dokumen praktek (dokumen Word)
• Daftar penerima (Excel workbook)

Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan fitur Mail Merge.

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
   

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

• Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
  

Step 2:

• Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
  

Step 3:

Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
   

2. Cari file Anda, kemudian klik Open.
   

3. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
   

4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
   

5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
   

Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

Step 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.
   

2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
   

3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
   

4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.
   

5. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
   

6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.
   

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Step 5:

1. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
   

2. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.
   

Step 6:

1. Klik Print untuk mencetak surat.
   

2. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
   

3. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.
   

Tantangan!

1. Buka dokumen praktek kami dan praktek daftar penerima .
2. Gunakan Wizard Mail Merge untuk menggabungkan huruf dengan daftar penerima.
3. Sisipkan blok alamat di bagian atas dokumen. Pilih Format kedua: Joshua Randall Jr.
4. Di atas tubuh surat, masukkan Greeting Line. Format Greeting line sehingga itu dikatakan Mr Joshua Randall,
5. Periksa surat Anda untuk memastikan mereka diformat dengan benar. Surat ketiga Anda harus terlihat seperti ini:
   

6. Selesaikan penggabungan.