Sebutkan dokumen perjalanan dinas luar negeri

MEKANISME PENANGANAN ADMINISTRASI

PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

A.  Ketentuan Umum 

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penanganan administrasi perjalanan dinas luar negeri adalah sebagai berikut.

1.  Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.
2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara.
3. Permohonan izin perjalanan dinas ke luar negeri diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan.
4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, yang bersangkutan tidak diizinkan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
5. Perjalanan dinas luar negeri untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi, peninjauan, studi perbandingan, dan inspeksi harus dibatasi dengan ketat sepanjang menggunakan dana APBN/APBD.
6. Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya perjalanan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN/APBD.
7. Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya negara (APBN/APBD) dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya.
8. Perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diperlukan rekomendasi dari Departemen Luar Negeri.
9. Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang telah melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri wajib membuat laporan tertulis tentang pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Surat Persetujuan.
10. Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah. 

B. Prosedur Pengusulan Perjalanan Dinas Luar Negeri

1. Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri harus diusulkan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah untuk mendapatkan Surat Persetujuan.
2. Instansi pengusul mengajukan surat permohonan persetujuan dengan ketentuan sebagai berikut.

• Permohonan ditujukan kepada Presiden, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pimpinan Lembaga Negara, Menteri, Jaksa Agung, Panglima TNI, Kapolri, Kepala LPND, dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Pimpinan Lembaga Negara/Menteri/Ketua LPND atau pejabat yang ditunjuk. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :
  
  

• Permohonan ditujukan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Anggota Lembaga Negara dan Pejabat Lainnya. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :
  
  

• Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :
  
  

• Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilaksanakan oleh pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, pegawai non eselon, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau pejabat yang ditunjuk oleh instansinya serendah-rendahnya Eselon II. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut :
  
  

1. Bagi pejabat/pegawai pemerintahan daerah, permohonan persetujuan diajukan oleh pejabat terkait pada instansi pemerintahan pusat.
2. Surat permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri sekurang-kurangnya memuat:

• nama dan jabatan yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri;
• NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD);
• tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
• kota dan negara yang dituju;
• jangka waktu perjalanan dinas luar negeri;
• sumber pembiayaan.

1. Surat permohonan perjalanan dinas luar negeri dilengkapi dengan: 

• surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;
• dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);
• jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
• penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;
• izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;
• kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
• brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;
• draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional.

C. Proses Penanganan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri 

1. Biro KTLN melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah pengusul.
2. Apabila permohonan telah memenuhi persyaratan, maka Biro KTLN akan mempersiapkan/menerbitkan Surat Persetujuan untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri yang ditujukan kepadaLembaga Negara atau Instansi Pemerintah pengusul, yang memuat :

• nama dan jabatan;
• NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD;  

1. tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
2. kota dan/atau negara yang dituju;
3. jangka waktu perjalanan;
4. ketentuan-ketentuan yang meliputi:
   

   1) sumber pembiayaan perjalanan dinas luar negeri;

   2) kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di negara yang dituju;

   3) kewajiban untuk menyampaikan laporan setelah selesai melakukan perjalanan dinas luar negeri;

   4) perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah;

   5) kewajiban untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biaya transportasinya berasal dari APBN/APBD);

   6) pemberlakuan ketentuan keberangkatan ke luar negeri bukan Pegawai Negeri (untuk perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh Tenaga Indonesia).

5. Tembusan disampaikan kepada pejabat di instansi terkait.

1. Penandatanganan Surat Persetujuan oleh:

• Menteri Sekretaris Negara, untuk Pimpinan Lembaga Negara, Menteri, Jaksa Agung, Panglima TNI, Kapolri, Kepala LPND, dan Gubernur;
• Sekretaris Menteri Sekretaris Negara a.n. Menteri Sekretaris Negara, untuk Anggota Lembaga Negara dan Pejabat Lainnya;
• Kepala Biro KTLN a.n. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk Pejabat Negara selain yang tersebut pada butir a dan b, pejabat Eselon I, II, III dan IV atau yang setingkat, pegawai non eselon, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia.