Sebutkan dokumen asli dan dokumen pendukung yang digunakan dalam aktivitas penerimaan uang

Kenali berbagai jenis bukti transaksi dalam pencatatan keuangan baik ditujukan untuk pihak internal maupun eksternal atau juga digunakan dalam kas masuk ataupun keluar. Baca terus di Blog Mekari Jurnal!

Dalam kegiatan bisnis, pasti Anda akan menemukan berbagai transaksi keuangan.

Dimana dalam kegiatan ini terdapat perpindahan kas berupa penjualan, pembelian, pembayaran biaya operasional dan non operasional.

Pada kegiatan ini, ada baiknya Anda memiliki bukti transaksi sebagai acuan yang sah bahwa telah terjadi transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Aplikasi bisnis seperti aplikasi penjualan barang dapat membantu Anda.

Catatan transaksi akan lebih mudah didata ketika terdapat bukti fisik yang bisa menjadi referensi dalam laporan keuangan sederhana.

Mari kita pelajari lebih lanjut apa saja fungsi yang dimiliki oleh bukti transaksi, jenis-jenis, contoh hingga bagaimana cara menganalisanya.

Pengertian Bukti Transaksi

Yang dimaksud dengan bukti transaksi adalah dokumen tertulis yang mencatat dan merekam seluruh transaksi yang terjadi pada kegiatan bisnis.

Hal ini penting karena dapat mencegah timbunya masalah dalam hal keuangan dengan pihak yang terkait di waktu mendatang.

Tidak hanya itu saja, bukti transaksi juga digunakan oleh akuntan untuk menyusun laporan keuangan.

Fungsi Bukti Transaksi

Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan pasti membutuhkan pencatatan keuangan.

Dalam proses pencatatan ini lah, bukti transaksi dibutuhkan, apa saja fungsinya dalam akuntansi dan bisnis?

• Menghindari kesalahan dan penyelewengan atas kekayaan perusahaan.
• Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
• Media yang berisi tentang informasi keuangan.
• Dasar dan acuan pencatatan akuntansi.
• Mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi.
• Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
• Memastikan keabsahan dan keaslian transaksi
• Dokumen atas peninjauan kembali transaksi jika terjadi permasalahan di kemudian hari.

Dari sini Anda dapat mengetahui bahwa mencatat bukti transaksi merupakan hal yang penting untuk semua bisnis.

Setiap transaksi bisnis yang tercatat akan memudahkan pembuatan laporan keuangan di akhir periode akuntansi.

Baca Juga : Cara Mudah Membuat Laporan Keluar Masuk Barang

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Dilihat dari sumbernya, bukti transaksi dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis yaitu:

1. Bukti Transaksi Internal

Bukti ini dibuat oleh pihak di dalam perusahaan dan digunakan untuk keperluan internal perusahaan.

Sederhananya adalah berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu.

Yang termasuk dalam bagian ini yaitu bukti kas masuk, kas keluar, dan memo.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Sebaliknya, bukti ini ditujukan untuk berbagai pihak di luar perusahaan.

Yang termasuk sebagai bukti transaksi eksternal yaitu kwitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit, cek, bilyet giro, dan rekening koran.

Baca Juga : Pengertian, Tujuan, Metode dan Contoh Kas Kecil

Contoh Bukti Transaksi

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut beberapa contoh jenis bukti transaksi:

1. Bukti Kas Masuk

Menyatakan bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai.

2. Bukti Kas Keluar

Menyatakan bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, misalnya untuk membayar gaji karyawan, utang, dan lain-lain.

3. Memo

Merupakan bukti pencatatan antar bagian atau manajer dengan bagi-bagi yang ada di lingkungan perusahaan.

4. Kwitansi

Kwitansi adalah alat bukti penerimaan sejumlah uang atas pembayaran yang dilakukan secara tunai atau kontan.

Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran.

Buku kwitansi biasanya dilengkapi dengan keterangan tempat, tanggal, dan alasan penyerahan sejumlah uang tersebut.

Untuk membuat kwitansi yang tepat, saat ini sudah banyak yang menyedikan berbagai contohtemplate dalam format Word (doc) maupun Excel (xls) atau pdf. Selain itu, Anda juga bisa download aplikasi kwitansi gratis.

5. Faktur (Invoice)

Faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatatan bukti pembayaran transaksi kredit.

Dokumen ini dibedakan menjadi dua jenis yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan.

Biasanya, tagihan dibuat rangkap tiga oleh penjual untuk pembeli.

Dimana, salinan pertama diberikan kepada pembeli, salinan kedua disimpan penjual untuk lampiran saat penagihan, dan lamporan ketiga disimpan di dalam buku faktur.

Pada faktur/invoice, biasanya terdapat beberapa informasi seperti info penjual, rincian daftar barang, tanggal pesanan, harga, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan lain sebagainya.

Baca juga: Contoh Faktur Penjualan dan Komponen Penting di Dalamnya

6. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang diberikan penjual pada pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai.

Biasanya, perusahaan akan membuat nota kontan rangkap dua, di mana yang asli diberikan kepada pembeli, dan rangkap kedua dipegang pihak penjual atau perusahaan.

7. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti penerimaan kembali barang yang telah dijual dan dikeluarkan oleh pihak penjual.

Ini digunakan sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli.

Hal ini terjadi karena barang yang diterima pembeli mengalami kerusakan ataupun tidak sesuai dengan pesanan.

8. Nota Debet

Nota debit adalah bukti transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada penjual yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman barang tidak sesuai pesanan atau rusak.

Bukti ini juga sebagai pemberitahuan yang dikirimkan perusahaan kepada konsumennya untuk menginformasikan bahwa akunnya telah di debit dengan jumlah dan nominal tertentu.

9. Cek

Surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebut oleh pemilik rekening.

Cek ditandatangi oleh pihak yang menjadi nasabah, kemudian nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank dalam bentuk giro.

10. Bilyet Giro

Surat perintah dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain.

11. Rekening Koran

Bukti transaksi mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola kas dan transaksi perusahaan lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi

Dalam rangka melakukan proses analisis terhadap kegiatan akuntansi, ada beberapa macam tahapan yang harus dilakukan agar bukti transaksi akuntansi bisa dikatalan valid, berikut tahapannya:

Identifikasi Keabsahan Fisik

Langkah pertama adalah melakukan identifikasi keabsahan fisik dari dokumen tersebut.

Setiap transaksi yang terjadi pasti memiliki bukti yang diterima oleh kedua pihak.

Untuk bentuk buktinya sendiri, saat ini bisa dalam bentuk transaksi digital atau fisik (cetak).

Jika perlu, lakukan cek antara kedua belah pihak intern dan pihak ekstern, karena saat ini zaman sudah canggih banyak bukti-bukti yang bisa dipalsukan oleh siapa saja.

Identifikasi Prosedur

Langkah yang kedua adalah mengidentifikasi prosedur transaksi yang sudah ditetapkan apakah sudah sesuai atau belum.

Biasanya dalam setiap prosedur transaksi ada bukti stempel atau tanda tangan seseorang jika sudah melewati setiap tahap.

Jika tidak memenuhi prosedur yang telah ditetapkan Anda bisa memintanya mengulangi sampai benar sesuai dengan prosedur yang telah dibuat sebelumnya.

Menentukan Kebenaran Nilai

Langkah yang terakhir dalam menganalisis bukti transaksi setelah melakukan identifikasi bukti fisik dan prosedur adalah melakukan perhitungan nilai transaksi.

Caranya dengan mengecek detail satu per satu dan melakukan penjumlahan ulang apakah ada kesalahan dalam penjumlahan atau tidak.

Baca juga:Cara Mencatat Transaksi Keuangan Bisnis dengan Rapi dan Mudah

Simpan Bukti Transaksi dengan Mudah Menggunakan Jurnal Snap

Ada cara mudah dan praktis untuk menyimpan data transaksi bisnis.

Selain menggunakan beberapa jenis bukti transaksi di atas, Anda juga bisa menggunakan Jurnal Snap yang memudahkan pengguna untuk mencatat setiap transaksi bisnis.

Jurnal Snap adalah salah satu fitur yang terdapat pada aplikasi akuntansi Mekari Jurnal yang berfungsi untuk menyimpan semua bukti transaksi seperti tanda terima, faktur, bukti bayar, nota, kuitansi, dan lampiran lainnya.

Dengan menggunakan Jurnal Snap, semua dokuemn yang Anda simpan atau upload, akan secara otomatis tersimpan pada akun Jurnal dan dapat diakses secara realtime pada laporan keuangan Anda.

Melalui Jurnal Snap, Anda tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan bukti transaksi.

Hanya dengan mengupload bukti transaksi dengan Jurnal Snap, Anda dapat membantu akuntan dalam melakukan proses audit dan validasi keuangan perusahaan lebih mudah.

Bagaimana Cara Menggunakan Jurnal Snap?

1. Download dan install aplikasi Jurnal Snap melalui Google Play Store.

2. Buka aplikasi Jurnal Snap pada smartphone Anda.

3. Login dengan memasukkan alamat email dan password akun Jurnal Anda.

4. Untuk mengambil foto bukti transaksi, arahkan kamera dan tekan icon kamera pada bagian bawah layar smartphone Anda.

5. Anda bisa mengambil foto berikutnya dengan menekan tanda (+) atau pilih ‘Multi Page’ di bagian kiri atas layar.

6. Setelah selesai mengambil semua foto, Anda dapat menyimpan dan mengganti nama dokumen dengan pilih ‘Save’ pada kanan atas layar.

7. Anda dapat menyimpan bukti transaksi tersebut dengan memilih format PDF (beberapa dokumen digabung dalam 1 file) atau dalam format JPG ( dipisah per dokumen).

8. Setelah berhasil, Anda akan melihat semua bukti yang telah Anda ambil.

Dengan menggunakan Jurnal Snap, Anda tetap bisa melakukan pengambilan foto meskipun tidak ada jaringan Internet atau saat mode offline.

Namun, hasil dari pengambilan foto tidak akan ter-upload secara otomatis ke akun Jurnal, dan akan segera terupload ketika Anda telah terhubung dengan Internet.

9. Jika status upload telah sukses, Anda dapat melihatnya melalui aplikasi Jurnal pada menu Daftar Lainnya > Daftar Lampiran.

10. Untuk menghubungkan lampiran dengan transaksi di Jurnal, klik Hubungkan dan pilih nomor transaksi yang ingin dihubungkan. Kemudian, klik “Simpan”.

11. Jika telah selesai, Anda akan melihat lampiran tersebut telah berhasil dihubungkan dengan transaksi yang dipilih.

Mudah sekali mencatat setiap transaksi bisnis dengan Jurnal Snap yang pastinya akan membantu pemilik usaha untuk lebih detail terhadap transaksi bisnis yang terjadi di dalam perusahaan.

Software invoice Mekari Jurnal membantu bisnis makin optimal. Daftarkan bisnis Anda di Jurnal, dapatkan gratis 14 hari!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Nah, itulah penjelasan tentang berbagai jenis bukti transaksi dalam pencatatan keuangan baik ditujukan untuk pihak internal maupun eksternal atau juga digunakan dalam kas masuk ataupun keluar serta cara menganalisanya agar terhindar dari penipuan.

Sekarang Anda juga bisa menjawab beberapa pertanyaan terkait hal ini seperti :

• Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut apa?
• Burat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit disebut apa?
• Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran disebut apa?

Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk Anda yang memerlukannya. Bagi Anda yang membutuhkan aplikasi pencatat keuangan usaha, Jurnal menyediakan aplikasi pencatatan berbasis web yang dapat memudahkan dalam pengelolaan transaksi bisnis secara cepat dan akurat.

Jangan lupa dibagikan ke teman atau kerabat yang mungkin juga memerlukan informasi ini.