Apakah yang dimaksud dengan kartu stok dan stok opname?

Kartu stok barang atau biasa yang disebut dengan bin card, merupakan salah satu hal penting di dalam dunia akuntansi bisnis yang digunakan untuk keperluan transaksi.

Kartu stok barang adalah kumpulan catatan pembukuan yang berisikan segala informasi mengenai aktivitas atau transaksi yang terjadi di perusahaan, baik ditulis dalam bentuk kertas maupun dalam bentuk elektronik.

Transaksi ini termasuk aktivitas yang cukup rumit dan berisiko kemungkinan terjadi kesalahan atau kelalaian. Cakupan dalam transaksi meliputi dari pembelian, penjualan, pemesanan, pengembalian, hingga perbaikan. Jika ini tidak dikelola dan diatur dengan baik, tentu saja akan menimbulkan kerugian bagi bisnis Anda.

Mudahnya, kartu ini berisikan perputaran stok dan juga saldo yang perusahaan miliki. Selain itu, kartu stok persediaan juga menjadi opsi untuk melacak inventaris.

Lalu seperti apa sih kartu stok barang itu?

Di bawah ini RedERP sudah menyajikan beberapa contoh kartu stok Barang dan juga cara membuatnya. Baca artikelnya sampai akhir, ya!

Manfaat Menggunakan Kartu Stok Barang

Sebelum Anda mengetahui cara membuat kartu stok barang, Anda harus ketahui lebih manfaat yang diberikan. Berikut beberapa manfaatnya bagi perusahaan atau bisnis:

1. Mengurangi Potensi Terjadinya Kesalahan

Manfaat pertama yaitu dapat membantu manajemen dalam mengurangi potensi kesalahan yang memungkinkan untuk terjadi.

Dengan adanya kartu stok barang, tim manajemen dapat dengan mudah melakukan pengecekan terhadap faktur yang diterima dengan jumlah barang yang dikirimkan. 

Tak hanya itu, rincian informasi yang ada pada kartu stok barang, dapat mengurangi kesalahan yang mungkin saja terjadi ketika pengiriman barang berlangsung.

2. Memudahkan Penataan Ruang Gudang

Berbekal informasi yang ada pada kartu stok barang, staff gudang dapat mengklasifikasikan barang atau produk yang ada di gudang berdasarkan jenisnya. Dengan begitu, pekerjaan gudang dan distribusi barang dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan efisien.

Selain itu dengan informasi yang tertera pada kartu stok barang, pengidentifikasian barang akan lebih mudah untuk dilakukan tanpa perlu merusak bungkusnya.

3. Memonitoring Tingkat Persediaan

Manfaat yang ketiga yaitu membantu penanggung jawab gudang atau persediaan untuk melakukan monitoring terhadap setiap persediaan atau tingkat material, serta mengusulkan pembelian jika memang diperlukan.

Pastikan setiap produk atau barang yang ada di kartu tertera level minimumnya, agar memudahkan staff gudang dalam melakukan pengawasan inventory.

4. Membantu Perhitungan Persediaan dan Stok Opname

Manfaat yang terakhir yaitu membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi produk dari list yang ada ke stock sebenarnya dan begitu juga sebaliknya. Selain itu, kartu stok barang juga dapat membantu auditor dalam menginventarisir kuantitas saat perhitungan dilakukan.

Kartu  ini juga dapat membantu para staff gudang jika terjadi audit dadakan dari auditor internal pada ketersediaan inventori, dengan melakukan perbandingan jumlah sebenarnya dengan kartu persediaan.

Baca juga: 6 Tips Jitu Kelola Persediaan Barang di Pabrik Manufaktur

Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?

Setelah Anda tahu manfaat dari kartu stok barang, saatnya mencari tahu bagaimana cara membuatnya. Ada beberapa langkah atau cara membuat kartu stok barang, diantaranya:

Desain Kartu

Agar lebih mudah, disarankan untuk menggunakan desain kartu yang sesuai dengan template umum. Anda bisa mendapatkan template tersebut di internet-internet.

Cetak Kartu

Agar lebih optimal, cetak kartu stok barang dalam jumlah yang sesuai atau cukup. Artinya, setiap produk atau item yang ada di gudang harus memiliki kartu stoknya masing-masing.

Simpan Kartu pada Folder

Simpan atau letakkan kartu stok barang pada folder atau map khusus. Pastikan juga, folder atau map tersebut berbeda-beda. Anda bisa mengklasifikasikan menjadi formulir pemesanan, penjualan, pengembalian, dan seterusnya.

Masukkan Setiap Barang pada Kartu Stok

Anda bisa memasukkan barang sesuai dengan abjad nama yang mereka miliki atau menempatkan barang yang baru di belakang, sedangkan barang lama di depan, agar memudahkan penerapan strategi FIFO (first-in, first-out).

Diskusikan dengan Rekan dan Atasan

Komunikasi merupakan salah satu aspek penting di dalam dunia kerja, maka dari itu komunikasikan sistem inventaris stok pada rapat mingguan atau bulanan.

Perlu diingat, Anda juga perlu membantu rekan yang membutuhkan sesuatu dari persediaan barang secara langsung.

Buat Neraca Persediaan

Lakukan perhitungan pada setiap item atau produk yang ada di persediaan, bandingkan apakah sudah sesuai jumlahnya dengan yang tertera di dalam kartu stok barang. Jika tidak, maka harus dilakukan pembaruan, periksa dan buang produk-produk yang sudah kadaluarsa.

Cara Mengisi Kartu Stok Barang

Sejatinya, isi dari kartu untuk stok barang ini berbeda-beda pada setiap perusahaan. Sebab, tidak ada format khusus yang wajib diikuti oleh setiap pelaku bisnis.

Tetapi, untuk kebanyakan kasus, ada beberapa informasi yang harus tersemat di dalamnya, yakni:

• Tanggal
• Kode Produk
• Nama Produk
• Satuan
• Stok Awal
• Stok Akhir
• Jumlah Barang Masuk
• Jumlah Barang Keluar
• Stok Minimum

Contoh Kartu Stok Barang

Guna memudahkan Anda dalam memahami pembahasan satu ini. Kami sudah menyiapkan contoh kartu stok barang yang bisa Anda simak dan perhatikan, berikut contohnya:

Contoh Kartu Stok Barang

Dalam membuat kartu stok barang, Anda harus melakukan perhitungan dengan teliti, terutama mengenai jumlah stok awal dengan jumlah stok akhir. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan jumlah barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar.

Pastikan bahwa setiap jumlah stok fisik yang ada, sesuai dengan angka hasil perhitungan yang ada pada kartu persediaan atau bin card.

Baca juga: Apa Itu Out of Stock? Berikut Pengertian dan Cara Mengatasinya

Kelola Persediaan dan Stok Barang dengan Software Persediaan RedERP

Software ERP

Mengelola persediaan dan stok barang memang sebuah aspek penting yang harus dilakukan secara hati-hati dan penuh pertimbangan.

Kesalahan sedikit saja bisa mengakibatkan penjualan tersendat yang dapat berujung pada kerugian bisnis atau perusahaan. Maka dari itu, mudahkan pengelolaan persediaan dan stok barang pada bisnis Anda dengan sistem persediaan dari Software ERP RedERP.

Inventory & Distribution Management Software System RedERP dapat membantu perusahaan untuk menerapkan sistem automatisasi persediaan di dalam gudang sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.

Tak hanya itu, perusahaan juga dapat menjalankan pemeriksaan inventaris fisik untuk menjaga akurasi stok produk, dan menyimpan semua informasi tentang produk, serta mengkategorikan produk tersebut. 

Dan yang tidak kalah penting, perusahaan juga dapat memonitor level stok, menilai inventaris, hingga melacak inventaris secara real time.

Itulah pembahasan mengenai contoh kartu stok barang dan cara membuatnya yang baik dan benar. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda dalam berbisnis.

Apa yang dimaksud dengan kartu stok?

Apa yang anda ketahui tentang stock opname?

Apa sajakah fungsi dari kartu stok opname?