Apa yang dimaksud dengan organisasi perkantoran?

Makalah ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai organisasi kantor, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa buku, artikel dan tulisan telah kami jadikan referensi guna penyusunan makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. Kami berharap, semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, banyak kekurangan dan kesalahan. Kami menerima kritik dan saran yang membantu guna penyempurnaan makalah ini.

Malang,    Februari 2013

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................... i

DAFTAR ISI........................................................................................................................ ii

BAB I  PENDAHULUAN

1.1 .... Latar Belakang..................................................................................................... 1

1.2 .... Rumusan Masalah................................................................................................ 1

1.3 .... Tujuan Penulisan.................................................................................................. 2

BAB II  PEMBAHASAN

2.1 .... Pengertian Organisasi Kantor............................................................................... 3

2.2 .... Prinsip-prinsip Oragnisasi Kantor......................................................................... 5

2.3 .... Unsur-unsur Organisasi Kantor............................................................................ 7

2.4 .... Asas-asas Organisasi Kantor................................................................................ 8

2.5 .... Tipe dan Bentuk Organisasi Kantor.................................................................... 11

BAB III  PENUTUP

3.1 .... Kesimpulan.......................................................................................................... 23

3.2 .... Saran.................................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................... 24

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang merupakan wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan. Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.

Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar manajer dan karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

1.2   Rumusan Masalah

1.2.1      Apakah pengertian dari organisasi kantor ?

1.2.2      Apa saja prinsip-prinsip dari organisasi kantor itu ?   

1.2.3      Apa saja unsur-unsur organisasi kantor ?

1.2.4      Apa saja asas-asas dalam organisasi kantor itu ?

1.2.5      Apa saja tipe dan bentuk dari organisasi itu ?

1.3   Tujuan Penulisan

        1.3.1      Mengetahui pengertian dari organisasi kantor

          1.3.2      Mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor

          1.3.3      Mengetahui unsur-unsur organisasi kantor

          1.3.4      Mengetahui asas-asas dalam organisasi kantor

          1.3.5      Mengetahui tipe dan bentuk dari organisasi kantor

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian Organisasi Kantor

Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya. Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.

Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena :

a.       Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri)

b.      Organisasi mempengaruhi koordinasi

c.       Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan

d.      Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas

e.       Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha, dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha, yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan mesin. Pekerjaan  tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan.

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :

a.       Untuk menerima keterangan.

Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya

b.      Untuk mencatat keterangan.

Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.

c.       Untuk menyusun keterangan.

Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya

d.      Untuk memberikan keterangan

Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya

e.       Untuk menjamin aktiva.

Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah:

a.       Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.

Misalnya : produksi pabrik mendahului administrasi kantor.

b.      Melengkapi tujuan pokok perusahaan.

Adalah tidak mungkin menjalankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya.

c.       Mengawasi factor-faktor produksi

Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keungan.

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki  tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tersebut juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tersebut.

Berdasarkan ke lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:

a.       Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b.      Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c.       Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan  keputusan dan merawat aktiva.

2.2    Prinsip-prinsip Organisasi Kantor

Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

a.       Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

b.      Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

c.       Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

d.      Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

e.       Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

f.       Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

g.      Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

h.      Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

2.3    Unsur-unsur Oraganisasi Kantor

Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :

a.       Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.

b.      Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

c.       Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.

d.      Ada tujuan tertentu

Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut : Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :

1.      Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

2.      Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

3.      Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

4.      Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

2.4    Asas-asas Organisasi Kantor

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi  atau pemencaran.

2.4.1      Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif

Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat.

Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :   

Garis Hierarki                         :

Garis Petunjuk Teknis            :

Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.

Keuntungan Asas Sentralisasi:

a.       Pengawasan lebih mudah dilakukan

b.      Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor

c.       Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan

d.      Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut

Kelemahan Asas Sentralisasi

a.       Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani

b.      Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.

2.4.2      Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.

Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:

Keterangan :

Garis Hierarki                         :

Garis Petunjuk Teknis            :

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah :

a.       Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim

b.       Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya

c.        Penerimaan tamu

d.       Penggandaan surat termasuk fotokopi

e.        Penyimpanan surat dan warkat

f.        Pengetikan

g.        Pekerjaan menghitung

h.       Perlengkapan kantor dan alat tulis

i.         Pengawasan formulir

j.         Pembersihan kantor

k.       Daftar hadir

Keuntungan Asas Desentralisasi:

a.       Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan

b.      Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain

c.       Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.

Kelemahan Asas Desentralisasi

a.       Pemborosan biaya kantor

b.      Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat

c.       Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi Kelebihan Asas Desentralisasi

2.5    Tipe dan Bentuk Oraganisasi Kantor

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin.Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada enam (6) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah:

2.5.1      Organisasi Lini (Line Organization)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.

Ciri-ciri organisasi lini :

a.       Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

b.      Jumlah karyawan sedikit

c.       Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

d.      Belum terdapat spesialisasi

e.       Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

f.       Struktur organisasi sederhana dan stabil

g.      Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

h.      Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Contoh bagan organisasi lini :

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

a.       Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

b.      Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

c.       Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

d.      Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

e.       Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

f.       Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

g.      Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

h.      Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

i.        Adanya penghematan biaya

j.        Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis, yaitu :

a.       Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

b.      Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

c.       Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

d.      Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

e.       Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

f.       Kurang tersedianya staf ahli

2.5.2      Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staf yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel, dan sebagainya.

Ciri-ciri organisasi Lini dan staf:

a.       Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

b.      Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

c.       Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

d.      Jumlah karyawan banyak

e.       Organisasi besar, bersifat komplek

f.       Adanya spesialisasi

Contoh bagan organisasi lini dan staf :

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

a.       Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

b.      Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

c.       Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

d.      Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

e.       Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

f.       Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

g.      Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

h.      Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

a.       Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

b.      Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

c.       Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

d.      Pimpinan lini mengabaikan advis staf

e.       Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

f.       Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

g.      Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

h.      Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

2.5.3      Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dan pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :

a.       Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

b.      Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

c.       Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

d.      Target-target jelas dan pasti

e.       Pengawasan ketat

f.       Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Contoh bagan organisasi fungsional :

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a.       Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

b.      Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

c.       Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

d.      Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

e.       Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

f.       Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a.       Pekerjaan seringkali sangat membosankan

b.      Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

c.       Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

2.5.4      Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri organisasi lini dan Fungsional :

a.       Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

b.      Terdapat spesialisasi yang maksimal

c.       Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja.

Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional :

Kebaikan Organisasi Lini dan fungsional yaitu :

a.       Solodaritas tinggi

b.      Disiplin tinggi

c.       Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

d.      Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Keburukan dari organisasi Lini dan Fungsional  adalah :

a.      Kurang fleksibel dan tour of duty

b.      Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

c.      Spesiaisasi memberikan kejenuhan

2.5.5      Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff Organization)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional

Ciri-ciri organisasi lini, fungsional, dan staf :

a.       Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

b.      Jumlah karyawan banyak

c.       Mempunyai 3 unsur karyawan pokok

d.      Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

e.       Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

f.       Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

2.5.6        Organisasi Komite (Commite Organization)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committee (Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini

2.      Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Ciri-ciri organisasi komite:

a.       Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

b.      Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

c.       Asas musyawarah sangat ditonjolkan

d.      Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

e.       Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

Kebaikan Organisasi komite adalah :

a.       Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

b.      Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

c.       Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari organisasi komite :

a.       Proses decision making sangat lambat

b.      Biaya operasional rutin sangat tinggi

c.       Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab 

2.5.7      Bentuk Organisasi Lainnya adalah :

1.      Bentuk Verikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.

2.      Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3.      Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4.      Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya

5.      Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips

6.      Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik.

2.5.8      Struktur dan Bentuk Organisasi Lain

a.       Stuktur Organisasi Bentuk Sirkular :

b.      Struktur Organisasi Berstaf Bentuk Piramidal  

c.       Struktur Organisasi Fungsional Bentuk Piramidal

d.      Struktur Organisasi Garis Bentuk Piramidal

e.       Struktur Organisasi Horizontal

f.       Struktur Organisasi Matrix

g.      Struktur Organisasi Vertikal

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva, dengan menyertakan prinsip, unsur, dan asas organisasi kantor supaya kegiatan perkantoran berjalan dengan baik dan lancar.

              Organisasi perkantoran dibagi menjadi beberapa bentuk yaitu Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Lini (Line Organization), Organisasi Fungsional (Functional Organization), Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization), Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff Organization), Organisasi Komite (Commite Organization). Dalam beberapa bentuk organisasi ini, bentuk yang paling baik dalam suatu organisasi adalah bentuk organisasi lini dan staf.

3.2           Saran

Bertolak dari materi organisasi kantor di atas bahwa organisasi perkantoran merupakan bagian penting dalam melaksanakan kegiatan menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi yang dalam pelaksanaannya harus sesuai dengan wewenang dan bertanggung jawab. Selain itu dalam melaksanakan organisasi kantor ini harus memiliki keterampilan yang lebih dalam mengolah data agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan efisien serta dibutuhkan kecermatan dalam mendengar dan mencatat suatu informasi agar tujuan dapat tercapai dengan baik.

Apa yg dimaksud dengan organisasi perkantoran?

Apa saja pengorganisasian perkantoran?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan organisasi?

Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?