Apa tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor?

Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah sebuah subsistem di dalam suatu perusahaan yang menekankan pada perbaikan kinerja individu. Subsistem ini amat penting karena perusahaan besar dan berkelanjutan akan membutuhkan karyawan dengan kinerja yang luar biasa pula.

Ada banyak sekali pengertian pelatihan dan pengembangan karyawan menurut para ahli. William G. Scott mendefinisikan pelatihan sebagai sebuah kegiatan yang bertujuan mengembangkan pemimpin untuk mencapai keefektifan pekerjaan individual yang lebih besar dan hubungan antarpribadi dalam organisasi yang lebih baik, serta menyesuaikan pemimpin kepada konteks seluruh lingkungannya.

Definisi lain pelatihan karyawan dikutip dari Andrew E. Sikula. Menurutnya, pelatihan karyawan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek, menggunakan prosedur sistematis dan terorganisir, di mana personal nonmanajerial mempelajari kemampuan dan pengetahuan teknis untuk tujuan tertentu.

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan juga mencantumkan definisi pelatihan kerja, yakni keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu, sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan.

Adapun pengembangan karyawan didefinisikan sebagai proses di mana karyawan, dengan dukungan atasannya, menjalani berbagai program pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilannya dan memperoleh pengetahuan, juga keterampilan baru. Arahnya lebih pada mempersiapkan karyawan sebagai individu untuk memegang tanggung jawab berbeda atau lebih besar.

Pengembangan karyawan menjadi faktor utama untuk retensi karyawan di tempat kerja, terutama saat ini, di mana angkatan kerja didominasi oleh generasi milenial. Metode-metode terpopuler dalam pengembangan karyawan yang digunakan perusahaan mencakup program-program pelatihan dan pengembangan kepemimpinan.

Pengembangan karyawan merupakan investasi bagi perusahaan. Secara langsung, investasi ini berdampak pada keterlibatan dan produktivitas karyawan, yang pada akhirnya akan meningkatkan kesuksesan perusahaan.

Perbedaan antara pelatihan dengan pengembangan karyawan

Baik pelatihan maupun pengembangan karyawan, keduanya memberikan pengetahuan praktis untuk menambah kapabilitas karyawan, meningkatkan kinerja karyawan, dan membantu karyawan mengurangi kesalahan dalam bekerja. Keduanya pun dapat diterapkan kepada karyawan yang sudah berpengalaman dalam bekerja, maupun karyawan baru.

Namun, dari beberapa definisi sebelumnya, terlihat perbedaan jelas antara pelatihan dan pengembangan karyawan.

Pelatihan karyawan lebih dimaksudkan untuk meningkatkan penguasaan keahlian karyawan atas pekerjaan tertentu dan yang dia lakukan saat ini. Misalnya pelatihan presentasi, training komunikasi, training for trainers, dan lainnya.

Sementara pengembangan karyawan, lebih pada penyiapan dirinya untuk menguasai keahlian baru karena akan memegang pekerjaan berbeda dan biasanya menuntut tanggung jawab lebih besar.

Seperti diungkapkan Syafaruddin, pelatihan lebih diarahkan pada peningkatan kemampuan dan keahlian sumber daya manusia (SDM) perusahaan, berkaitan dengan jabatan atau fungsi yang menjadi tanggung jawabnya saat ini. Sasarannya adalah tercapainya peningkatan kinerja individu dalam jabatan atau fungsinya saat ini tersebut.

Sedangkan pengembangan karyawan, sifatnya lebih formal. Pengembangan karyawan ini menyangkut antisipasi kemampuan dan keahlian individu yang harus disiapkan bagi kepentingan jabatan karyawan di masa mendatang. Sasarannya lebih luas daripada pelatihan, yakni peningkatan kemampuan individu untuk mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi tanpa direncanakan.

Pelatihan dan pengembangan karyawan tidak hanya bertujuan meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi. Persaingan bisnis menuntut lebih dari itu. Menambah keterampilan karyawan dan mengasah keahlian yang telah mereka miliki menjadi langkah penting yang harus diambil perusahaan agar bisa bertahan dalam kompetisi.

Berikut ini adalah tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan:

1. Meningkatkan produktivitas

Salah satu cara untuk meningkatkan produktivitas perusahaan adalah dengan memanfaatkan teknologi. Kita tahu, teknologi berkembang dengan amat pesat, sehingga pelatihan dan pengembangan karyawan dalam hal penguasaan teknologi terbaru dapat membantu mereka mengejar perkembangan yang cepat itu.

Peningkatan produktivitas juga terjadi ketika karyawan menjadi semakin ahli dalam pekerjaannya. Mereka dapat mengembangkan cara atau metode baru yang membuat mereka mampu menyelesaikan pekerjaan yang sama atau berulang dengan lebih efektif dan efisien.

2. Memperbaiki kualitas

Pelatihan dan pengembangan karyawan tidak hanya akan meningkatkan produktivitas karyawan, melainkan juga membantu mereka memberikan layanan atau menghasilkan produk yang lebih baik. Kualitas yang lebih baik ini pada akhirnya akan mempertahankan klien/pelanggan dan menggaet klien/pelanggan baru.

3. Mengurangi waktu belajar karyawan

Ketika karyawan mengikuti program pelatihan dan pengembangan secara rutin, kemampuan mereka bertambah secara bertahap. Karyawan dengan kemampuan yang mumpuni dan terus terasah akan lebih cepat dalam mempelajari dan mempraktikkan hal-hal baru. Semakin lemah kemampuan ini, semakin sulit pula bagi mereka untuk belajar.

Semakin cepat karyawan menguasai hal-hal baru, artinya semakin besar pula kesempatan bagi perusahaan untuk menjadi yang terdepan dalam persaingan bisnis.

4. Meningkatkan retensi karyawan

Perusahaan akan berkembang baik, jika mampu mempertahankan karyawan-karyawannya dalam waktu cukup lama. Merekrut SDM baru akan lebih membutuhkan waktu daripada memberikan pelatihan dan pengembangan kemampuan karyawan yang sudah ada.

Meski sama-sama mengeluarkan biaya, akan lebih hemat dan menguntungkan bagi perusahaan untuk melatih dan mengembangkan karyawan yang sudah ada daripada melatih dan mengembangkan karyawan baru.

Pelatihan dan pengembangan karyawan juga membantu karyawan untuk lebih percaya diri. Mereka akan lebih betah bekerja di perusahaan pula karena mengangap perusahaan peduli akan kebutuhan mereka, terutama kebutuhan akan keterampilan yang mereka perlukan dalam menjalankan pekerjaan mereka,

5. Transfer keahlian dan kaderisasi

Karyawan pada suatu saat akan memasuki usia pensiun. Pelatihan dan pengembangan karyawan secara berkala memberikan kesempatan bagi karyawan-karyawan senior untuk meneruskan ilmu, keterampilan, atau keahlian kepada junior-junior mereka.

Untuk transfer keahlian ini dapat juga dilakukan Training for Trainers di mana perusahaan melatih karyawan terbaik untuk menjad trainer handal buat teman-temannya yang lain.

Manfaat pelatihan dan pengembangan karyawan

Yang paling terasa oleh perusahaan ketika secara berkala mengadakan program pelatihan dan pengembangan karyawan adalah terwujudnya sumber daya manusia yang mampu bekerja lebih efisien, kompetitif, dan keterlibatan yang lebih tinggi dengan tempat kerja.

Sebuah riset menunjukkan, perusahaan dengan karyawan yang menyukai pekerjaannya dan berdedikasi, memiliki tingkat absen 41 persen lebih rendah dan produktivitas 17 persen lebih tinggi.

Melihat manfaat yang akan didapat, pelatihan dan pengembangan karyawan bukan hanya penting, melainkan juga vital. Berikut sejumlah manfaat pelatihan dan pengembangan karyawan yang bisa diperoleh perusahaan:

• Retensi karyawan yang positif

Karyawan yang mendapatkan program pelatihan dan pengembangan karyawan akan lebih loyal terhadap perusahaan. Ini sangat baik untuk bisnis.

• Meningkatkan keterlibatan karyawan

Karyawan yang merasa bosan di tempat kerja biasanya dikarenakan kemampuan atau keahliannya dalam bekerja tidak berkembang. Rasa bosan inikemudian akan menyeret karyawan ke dalam kebiasaan kerja yang negatif dan ujung-ujungnya merugikan perusahaan.

Pelatihan dan pengembangan kayawan secara berkala akan mendorong karyawan lebih terlibat dengan pekerjaan dan lingkungan kerjanya. Dia akan lebih bersemamgat, percaya diri, dan punya inisiatif-inisiatif baru dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Pelatihan dan pengembangan karyawan yang rutin juga memungkinkan terjadinya evaluasi terus-menerus terhadap karyawan, keterampilan, dan proses bekerjanya. Yang paling utama, pelatihan dan pengembangan pada akhirnya juga akan mempengaruhi budaya perusahaan.

• Menyiapkan pemimpin-pemimpin di masa depan

Program pelatihan dan pengembangan karyawan membantu perusahaan menemukan bakat-bakat kepemimpinan baru. Sejak awal, perusahaan, dalam hal ini biasanya para profesional di bagian human resource development, mulai dapat menandai karyawan sebagai kandidat untuk jajaran manajerial.

Perusahaan yang memiliki program pengembangan kepemimpinan yang baik artinya selalu mempertimbangkan tujuan perusahaan di masa depan dengan menyiapkan talenta yang dapat dipromosikan.

• Pemberdayaan karyawan

Hal ini masih berkaitan dengan tingkat keterlibatan karyawan. Para manajer yang merasa diberdayakan di tempat kerja akan lebih efektif dalam memengaruhi karyawan dan mendapatkan kepercayaan mereka. Karyawan juga akan merasakan otonominya, nilai-nilai yang dia yakini, dan kepercayaan diri yang lebih besar dalam melakukan pekerjaan mereka.

Jenis-jenis pelatihan dan pengembangan karyawan

Pelatihan dan pengembangan karyawan memberikan kesempatan bagi mereka untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman yang sesuai untuk melaksanakan pekerjaan masing-masing. Karyawan dapat meningkatkan produktivitas, kualitas kerja, dan mengurangi risiko pekerjaan. Dibutuhkan jenis program pelatihan dan pengembangan yang tepat untuk masing-masing kebutuhan karyawan.

Jenis-jenis program pelatihan dan pengembangan karyawan itu antara lain:

• Onboarding

Program pelatihan dan pengembangan ini dikhususkan untuk menyambut karyawan baru. Perusahaan memberikan apapun yang karyawan butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan mereka. Biasanya ada sesi-sesi untuk mengenalkan karyawan baru kepada struktur organisasi perusahaan, tujuan, proses, prosedur, aturan, prinsip, norma, harapan, kontrol, dan sistem yang berlaku di perusahaan.

• Manajemen risiko

Pelatihan dan pengembangan jenis ini didesain untuk mengurangi risiko atau mengimplementasikan proses manajemen risiko. Materi program biasanya memasukkan poin-poin seputar keselamatan kerja, keamanan informasi, dan kepatuhan.

• Manajemen keahlian

Perusahaan memerlukan proses untuk mengidentifikasi keahlian karyawan. Ini juga dibutuhkan untuk mengembangkan area-area di mana ada kesenjangan di dalamnya. diperlukan

Pelatihan dan pengembangan jenis ini dapat dilakukan dalam beragam tingkatan, termasuk dengan memantau talenta-talenta yang ada di perusahaan atau dalam sebuah tim kerja.

• Perencanaan karir

Program pelatihan danpengembangan jenis ini dapat disesuaikan dengan minat dan ambisi masing-masing individu karyawan untuk meningkatkan kepuasan kerja dan keyerlibatan mereka di tempat kerja.

• Manajemen pengetahuan

Jenis ini adalah di mana perusahaan melakukan proses pengembangan, mempertahankan, pemanfataan, serta transfer pengetahuan dari karyawan yang lebih senior ke junior.

• Pengalaman

Dalam program pelatihan dan pengembangan jenis ini, karyawan diberikan kesempatan untuk merasakan langsung pengalaman yang akan memberikan manfaat bagi karir mereka, sekaligus kontrubusi mereka kepada perusahaan.

Di dalam program ini, karyawan biasanya akan memperoleh penugasan baru dan lebih kreatif, yang berbeda atau bahkan berlawanan dengan penugasan-penugasan rutinnya.

• Diklat

Program pelatihan dan pengembangan karyawan jenis ini bisa berupa pemberian pelatihan internal atau mengirimkan karyawan mengikuti pelatihan di luar perusahaan atau juga memberikan kesempatan (beasiswa) untuk mengambil pendidikan formal lanjutan. Tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan tujuan karir karyawan.

Metode pelatihan dan pengembangan karyawan

Ada sejumlah metode yang dapat diambil dalam mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan, sesuai dengan situasi yang dihadapi perusahaan:

1. Pelatihan karyawan

Metode ini membantu karyawan membangun pengetahuan dasar yang harus mereka miliki pada level atau posisi tertentu.

2. Coaching efektif

Pemimpin atau jajaran manajemen dapat menjadi coach yang efektif bagi karyawan mereka. Selama bekerja, mereka dapat menggunakan berbagai situasi yang mereka hadapi sebagai momen belajar. Bahan belajar terbaik memang berasal dari rutinitas atau problem yang dihadapi karyawan sehari-hari.

3. Mentoring kepemimpinan

Mentoring akan lebih efektif daripada melatih, memarahi, mengritik, atau menegur karyawan. Dengan mentoring, karyawan akan lebih terbantu untuk melihat dampak dari perilakunya, memunculkan rasa tanggung jawab pribadi, dan kemudian berkomitmen untuk membuat perubahan positif.

Contoh program pelatihan dan pengembangan karyawan

Cara terbaik untuk menemukan contoh dari program-program pelatihan dan pengembangan karyawan adalah dengan belajar dari apa yang dilakukan perusahaan-perusahaan kelas dunia. Salah satu yang paling sering disebut-sebut adalah Seattle Genetics.

Perusahaan bioteknologi ini berfokus pada pengembangan terapi berbasis antibodi untuk memerangi kanker.

Seattle Genetics menawarkan penggantian biaya kuliah (yang memang sangat mahal di Amerika Serikat), kursus pelatihan di tempat untuk meningkatkan keahlian karyawan terkait pekerjaan, dan akses ke konferensi dan seminar terkait pekerjaan.

Mengapa perusahaan menawarkan hal ini? Menurut Seattle Genetics, mengembangkan karir karyawan adalah investasi bagi karyawan dan masa depan bagi perusahaan.

Perusahaan besar lain yang patut dicontoh program pelatihan dan pengembangan karyawannya adalah Amazon. Perusahaan e-commerce ini mempekerjakan lebih dari 245 ribu karyawan di seluruh dunia.

Apa yang mereka tawarkan kepada karyawan? Pelatihan intensif dan program kepemimpinan selama sebulan sebelum karyawan mulai dipekerjakan. Tidak hanya itu, 95 persen uang kuliah karyawan dilunasi, khusus untuk mempelajari bidang-bidang yang dibutuhkan Amazon.

Sebuah “Virtual Contact Center” pun memberikan pelatihan kepada karyawan untuk bekerja dari rumah.

Apa alasan Amazon melakukan semua ini? Mereka ingin karyawan mereka menjadi pemilik Amazon sejak hari pertama bekerja. Mereka melatih karyawan untuk mengambil kepemilikan atas produk dan layanan yang berdampak pada jutaan pelanggan. Hal ini juga ternyata membantu karyawan merintis karir di Amazon.

Satu lagi perusahaan dengan program pelatihan dan pengembangan karyawan yang keren adalah AT&T. Perusahaan telekomunikasi ini memiliki AT&T University, di mana program yang dipimpin para eksekutif perusahaan berfokus pada kepemimpinan dan pengembangan manajemen.

Kampus juga bermitra dengan Georgia Tech dan Udacity, Inc., untuk membantu menciptakan program Master online pertama untuk gelar Science in Computer Science (OMS CS).

Perusahaan berpendapat, mereka tidak lagi dapat bergantung kepada perekrutan dan sistem pendidikan tradisional semata sebagai sumber untuk menambah atau menemukan bakat-bakat baru. Mereka perlu karyawan yang siap bekerja di dunia digital yang kompetitif, dengan jumlah yang lebih banyak lagi.

Evaluasi pelatihan dan pengembangan karyawan

Dalam setiap kegiatan atau program, tahapan evaluasi sama pentingnya dengan perencanaan. Tidak terkecuali dalam program pelatihan dan pengembangan karyawan ini.

Ada beberapa model evaluasi, namun yang paling populer adalah model evaluasi yang dikembangkan pakar evaluasi pelatihan dan pengembangan SDM, Donald Kirkpatrick. Dalam model Evaluasi Kirkpatrick ini, ada empat tahapan yang dilakukan sebagai bagian dari proses evaluasi, yakni tahap rekasi, tahap pembelajaran, tahap perilaku, dan tahap hasil.

1. Tahap reaksi

Evaluasi dalam tahap ini bertujuan mencari tahu seberapa penting program pelatihan dan pengembamgan yang telah dilajukan bagi karyawan. Evaluator akan mengukut keterlibatan karyawan selama program berlangsung, tingkat keaktifan mereka, bagaimana reaksi karyawan terhadap materi program.

Untuk itu, evaluator perlu menyusun sejumlah pertanyaan yang tepat untuk memancing umpan balik yang diharapkan. Misalnya, apa saja kelebihan dan kekurangan dari program pelatihan dan pengembangan yang baru saja Anda ikuti, apakah Anda mendapatkan manfaat dari program ini, dan seterusnya.

2. Tahap pembelajaran

Tahap evaluasi ini berupaya menggali informasi bagaimana karyawan bisa meningkatkan keahlian, sikap, pengetahuan, kepercayaan diri, dan komitmen mereka dalam melakukan pekerjaannya dari program pelatihan dan pengembangan yang diikuti.

Cara yang paling umum untuk mengevaluasi hal ini adalahdengan memberikan tes di awal dan di ahkir masa program. Deganmembandingkan hasilnya, akan terlihat apakah ada peningatan atau perubahan ke arah yang diharapkan dari karyawan.

3. Tahap perilaku

Evaluatir akan melihat seberapa jauh karyawan mengaplikasi hasil program pelatihan dan pengembangan karyawan yang mereka ikuti ke dalam pekerjaannya sehari-hari di tempat kerja. Proses ini perlu waktu panjang pascaprogram, bisa berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan.

4. Tahap hasil

Hasil yang dimaksud dalam tahapan ini adalah efek yang dikehendaki oleh perusahaan dari program pelatihan dan pengembangan karyawan. Hasil yang diukur adalah pencapaian individu masing-masing karyawan dan pencapaian perusahaan secara keseluruhan.

Penguasaan keterampilan dan pengetahuan oleh karyawan semakin penting bagi setiap perusahaan saat ini. Program pelatihan dan pengembangan secara berkala menjadi cara termudah untuk mengembangkan dan meningkatkan modal intelektual perusahaan.

Mempekerjakan karyawan yang terlatih juga akan menekan pembiayaan. Karyawan yang menguasai pekerjaannya otomatis lebih besar kinerjanya, lebih baik dalam melibatkan dirinya di lingkungan kerja, yang artinya juga akan meningkatkan reputasi perusahaan pada akhirnya. (*)

Apa tujuan dari pelatihan dan pengembangan personil kantor?

Apa manfaat dari pelatihan bagi personil kantor?

Apa saja komponen pelatihan dan pengembangan personil kantor?

Sebutkan apa saja komponen pelatihan dan pengembangan?