Serang – Administrasi mempunyai peran cukup vital dalam perusahaan, sebab ini juga berhubungan dengan keuangan, semua karyawan dan pihak luar. Administrasi ialah kegiatan atau usaha untuk membantu, mengarahkan, melayani, atau mengatur semua kegiatan yang ada untuk mencapai suatu tujuan. administrasi juga dapat diartikan sebagai kegiatan sekelompok manusia melalui beberapa tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan memakai sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan bersama. Adanya administrasi berguna untuk beberapa hal di bawah ini, antara lain :
Pencatatan atau administrasi dalam perusahaan memang sangat penting, dan hal itu sebaiknya juga harus didukung oleh pengetahuan dari pemilik perusahaan. Anda dapat bayangkan bagaimana jika yang memegang divisi tersebut malah tidak mengetahui sama sekali apa yang harus di kerjakan. (FN)
You're Reading a Free Preview
Menurut H.A. Simon: administrasi adalah suatu kegiatan dari suatu kelompok orang yang mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Prof. Dr. S prajudi atmosudirjo: administrasi adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau kecil. Secara garis besar administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada usaha kelompok negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama.
Dari pengertian administrasi tersebut, dapat kita ketahui bahwa administrasi mempunyai ciri – ciri sebagai berikut:
Pembinaan terhadap penyelenggaraan buku-buku Administrasi perusahaan harus lebih ditingkatkan dan dikerjakan secara continue. Maka dari itu, administrasi memang harus dibuat dan diatur sebaik – baiknya dengan fungsi yang sudah ditentukan yaitu:
Maksud dan tujuan administrasi usaha adalah agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat melakukan kegiatan berikut yaitu:
Beberapa catatan kegiatan administrasi usaha antara lain:
Barang – barang milik perusahaan baik untuk sendiri maupun barang dagangan untuk dijual harus diadministrasi sebaik – baiknya. Ada dua cara yang dapat digunakan yaitu:
Sistem ini juga disebut sistem buku yang pencatatan persediaan barang dilakukan secara terus – menerus. Untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan, rekening, kartu atau buku administrasi khusus.
Pada sistem ini setiap terjadinya transaksi penjualan produk hanya penerimaan uang atau piutang yang perlu dicatat. Sementara itu, harga pokok penjualan produk harus ditetapkan dan dicatat berdasarkan daftar perincian persediaan produk yang ada.
Ijin usaha adalah suatu bentuk persetujuan atau pemberian ijin dari pihak yang berwenang atas penyelenggaraan kegiatan usaha yang dilakukan oleh perseorangan maupun badan. Adapun maksud dikeluarkannya ijin usaha oleh pemerintah adalah untuk memberikan pembinaan, pengarahan dan pengawasan dalam kegiatan usaha dan menjaga ketertiban dalam usaha serta menciptakan pemerataan kesempatan berusaha. Pemerintah telah mengeluarkan Surat Keputusan Menteri Perdagangan Nomor 1458/KP/XII/1984, tanggal 19 Desember 1984, dalam rangka memperlancar dan memepermudah perizinan sebagai berikut :
Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang kusus berlaku untuk surat-menyurat. Fungsi Surat :
Berdasarkan sifatnya :
Berdasarkan wujudnya :
Berdasarkan keamanan isinya :
Berdasarkan proses penyelesaiannya :
Pembagian surat menurut dinas pos :
Surat Niaga ialah surat yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan/jual beli barang maupun jasa antara pengirim (penjual) dan alamat tujuan (pembeli). Surat niaga disebut juga sebagai surat bisnis. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi dalam transaksi bisnis/perdagangan. Surat niaga digunakan oleh badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Macam-macam surat niaga
Surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut. Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.
Surat permintaan penawaran juga dapat disebut permintaan daftar harga dari calon pembeli. Surat ini merupakan tanggapan atas perkenalan atau pameran yang diselenggarakan. Pada umumnya alasan perlunya pembutan surat permintaan penawaran antara lain:
Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah, maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan. Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.
Surat pesanan juga disebut surat beli, biasanya surat pesanan terjadi setelah adanya surat penawaran dengan mempertimbangkan ketentuan:
Apabila syarat-syarat pesanan sudah disepakati, maka sudah dapat dibuatkan surat perjanjian jual beli. Apabila barang-barang yang dipesan ada dalam persediaan, maka dipersiapkan pengiriman barang. Surat tersebut perlu dilampiri dengan kopi faktur, daftar barang dan surat pengantar barang.
Selain surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar barang disebut juga surat jalan. Dalam kegiatan bisnis, surat klaim diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi atau dibuat karena ada masalah di dalam suatu transaksi bisnis. Beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain:
Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada pemberitahuan atau alasan yang pasti. Ada beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga ketiga. Apabila setalah surat tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan tanggapan, persoalan utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila hal ini juga tidak diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat ke pengadilan negeri setempat.
Bukti transaksi perusahaan terbagi menjadi 2, yaitu bukti transaksi intern, dan bukti transaksi ekstern. Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk intern perusahaan. Bukti transaksi yang termasuk bukti transaksi intern adalah sebagai berikut:
Bukti transaksi ekstern adalah bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar. Bukti transaksi yang termasuk bukti transaksi ekstern adalah:
Laporan Keuangan : merupakan media komunikasi dan pertanggungjawaban antara perusahaan (manajemen) dan para pemiliknya atau pihak lain. Laporan keuangan akan menggambarkan kondisi dan posisi keuangan serta hasil usaha suatu perusahaan pada periode tertentu. Jenis – jenis laporan keuangan :
Melaporkan pendapatan dan beban selama periode waktu tertentu. Tujuannya : untuk memberikan informasi tentang keberhasilan manajemen dalam mengelola perusahaan (yang diukur dari laba) dalam suatu periode. Bentuk : LAPORAN LABA RUGI Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 20xx Pendapatan : Pendapatan Jasa Rp. xxx Pendapatan Sewa Rp. xxx Total Pendapatan Rp. xxx Biaya-biaya Usaha : Biaya Gaji Rp. xxx Biaya Sewa Rp. xxx Biaya Listrik, Air dan Telp Rp. xxx Biaya Perlengkapan Rp. xxx Biaya Bunga Rp. xxx Total Biaya Usaha (Rp. xxx) Laba / (Rugi) Bersih Usaha Rp. xxx
Suatu ikhtisar yang melaporkan perubahan modal / ekuitas pemilik yang terjadi selama periode waktu tertentu. Bentuk : LAPORAN PERUBAHAN MODAL Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 20xx Modal , 1 Jan 20xx Rp. xxx Laba / Rugi Bersih tahun 20xx Rp. xxx Prive Tahun 20xx (Rp. xxx) Modal , 31 Desember 20xx Rp. xxx
Suatu daftar aktiva, kewajiban dan ekuitas pemilik pada tanggal tertentu, biasanya pada akhir bulan atau akhir tahun. Manfaat :
Bentuk :
|