Tujuan dan Fungsi Kantor Menurut Mills (1984:9). tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut. a. Menerima informasi (to receive information). Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information). Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi. transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan. c. Mengatur informasi (to arrange information). Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya. d. Memberi informasi (to give infinmation). Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan. anggaran, faktur,kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen. e. Melindungi aset (to safeguard assets). Di samping empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen. Kelima fungsi di atas harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Pcmilik perusahaan menerima clan memberikan informasi secara pribadi, di mana sebagian besar rekaman tersimpan dalam ingatan. Akan tetapi, di dalam perusahaan yang lebih besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan demikian, pengawasan secara rinci atas penanganan uang tunai dan aset lain tidak dapat dilaksanakan. Jadi, dalam hal ini kantor harus memenuhi fungsi tersebut. Kantor adalah pelayan dari manajemen. Selain lima fungsi di atas, kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu: a. Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan b. Perantara c. Koordinator d. Penghubung dengan publik Pustaka Page 2
Pengertian Kantor Serta Tujuan Dan Fungsinya. Apa yang dimaksud dengan Kantor. Berikut adalah penjelasan seputar definisi kantor, tujuan kantor dan fungsi kantor Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Pengertian kantor secara etimologi diambil dari dua bahasa yang berbeda, yang pertama bahasa Belanda �Kantoor� yang memiliki arti suatu ruangan tempat bekerja, bisa juga tempat pimpinan suatu instansi. Sedangkan yang kedua berasal dari bahasa Inggris yakni �Office� yang memiliki arti ruang tempat seseorang atau lebih melakukan pekerjaan, atau tempat pemberian pelayanan kepada orang lain. Sekilas makna kata masing-masing bahasa tersebut memiliki makna yang sama, yakni kantor diartikan sebagai suatu tempat atau ruang yang digunakan untuk aktifitas bekerja. Kantor adalah Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi, Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan / mendistribusikan informasi. Pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut :
1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan Ministrae. Ad yang berarti intensif dan ministrae yang berarti melayani, membantu, atau memenuhi, istilah ini berasal dari bahasa… a. Yunani d. Tapanuli b. Inggris e. Latin c. Prancis 2. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman merupakan … a. Pengertian kantor d.Tujuan kantor b. Fungsi Kantor e.tata letak kantor c. Manfaat kantor 3. Tata ruang kantor,penerangan/cahaya,ventilasi,perlengkapan perabotan dan lain lain merupakan bagian dari … a. lokasi kantor d.Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e.Fasilitas kerja kantor c. Perencanaan kantor 4. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi merupakan pengertian dari… a. Perencanaan kantor d.Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e.Fasilitas kerja kantor c. Pengarahan kantor 5. Berikut yang termasuk unsur administrasi adalah… a. Manajemen d.rutin b. Analisis e.Observasi c. Teknis 6. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target merupakan pengertian … a. Pengawasan kantor d.Perencanaan kantor b. Pengarahan kantor e.Pengkordinasian kantor c. Pengorganisasian kantor 7. Yang bukan termasuk Sarana dan Fasilitas kerja kantor adalah… a. lokasi kantor d.Peralatan b. Humas e.Mesin mesin kantor c. Gedung 8. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut… a. Office planning d. Office organizing b. Office administrative e. Office work c. Office management 9. Berikut ini yang termasuk dalam perencanaan perkantoran (office planning), yaitu… a. Anggaran (budgeting) d. Pengorganisasian perkantoran b. Waktu perkantoran e. Pelayanan kantor c. pegawai perkantoran 10. Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah … a. Tata usaha d. Analisis perkantoran b. Tata hubungan e. Pengawasan perkantoran c. Kepegawaian 11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mancakup pengarsipan dan penggandaan, merupakan fungsi… a. Rutin d. Teknis b. Analisis e. interpersonal c. Manajerial 12. Berikut ini merupakan salah satu prinsip organisasi, kecuali… a. Prinsip perumusan tujuan d. Prinsip kekuasaan b. Prinsip pembagian kerja e. Prinsip kesatuan perintah c. Prinsip koordinasi
13. Dalam
menjalankan kegiatannya, organisasi dibagi menjadi beberapa unit yang diberi
wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas dan akan dimintai pertanggung jawaban a. Kesatuan perintah d. Pendelegasian wewenang b. Koordinasi e. Rentang organisasi c. Pembagian tugas 14. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk organisasi… a. Staf d. Fungsional dan garis b. Fungsional e. Garis/Lini c. Garis dan staf 15. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai berikut, kecuali… a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi b. Menyediakan informasi bagi pimpinan c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan e. Meningkatkan motivasi karyawan
16. Apa bila
seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan
berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya
dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan
dan dimanfaatkan semaksimal mungkin tetapi sulit untuk melakukan tour of
duty, a. Fungsional d. Fungsional dan garis b. Staf e. Lini c. Garis dan staff
17. Pekerjaan
penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis menulis,
catat mencatat yang berhungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan, a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas b. Manajemen e. Pekerjaan melayani c. Pekerjaan kantor 18. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah… a. Traveling d. Maling b. Mailing e. penunjang c. Driving 19. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang dilaksanakan di sekolahan yaitu… a. Mengajar siswa d. Mencatat pesanan b. Membuat soal-soal ulangan e. memeriksa pasien c. Memberikan hukuman 20. Pekerjaan calculating (menghitung) berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh George R. Terry dalam persentase adalah sebesar a. 6,5 % d. 12,3 % b. 8,8 % e. 19,5 % c. 10,2 % 21. Lembaran kartu atau kertas yang mempunyai ukuran tertentu yang dicetak dan di dalamnya terdapat beberapa informasi yang sifatnya tetap dan beberapa informasi yang sifatnya tidak tetap disebut… a. Surat d. arsip b. Laporan e. warkat c. Formulir 22. Berikut ini yang bukan termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor adalah…. a. Sistem pencahayaan d. Sistem cuaca b. Sistem warna e. a,b,dan c benar c. Sistem udara 23. Penggunaan cahaya yang berasal dari sinar matahari, biasannya memanfaatkan dekorasi jendela, kaca, dinding dan cahaya langit yang berpadu adalah jenis pencahayaan… a. Task lighting d. Accent lighting b. Natural lighting e. Nurani lighting c. Ambient lighting 24. Pemberian warna biru pada dinding kantor memiliki tujuan agar… a. Membangkitkan energy d. memberikan perasaan tenang,tentram dan sejuk b. Mendatangkan energy e. memberi kesan romantis c. Memberi efek energik 25. Untuk memperoleh karyawan yang handal dan cakap, sebuah perusahaan melaksanakan tahapan-tahapan pengadaan personil sebagai berikut… a. Analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi b. Pendaftaran, test, pengumuman c. Analisis, wawancara, test d. Iklan lowongan kerja, pendaftaran e. Wawancara, tes tertulis, dan surat panggilan 26. Suatu proses mencari dan mempengaruhitenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan yang ada dalam perusahaan disebut… a. Seleksi d. analisis jabatan b. Bursa kerja e. tenaga kerja c. Rekrutmen 27. Tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan, yakni dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru, merupakan perekrutan karyawan dari sumber… a. Eksternal d. iklan b. Internal e. surat kabar c. outsourcing 28. Pada sebuah perusahaan, seorang personil kantor harus memenuhi persyaratan yang meliputi beberapa hal berikut ini… a. Persyaratan pendidikan, kecantikan dan berpakaian b. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemandirian c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian d. Persyaratan ketrampilan dan kebolehan e. Persyaratan fisik dan intelektual 29. Dibawah ini merupakan manfaat dilaksanakannya pelatihan, kecuali… a. Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan kantor b. Karyawn dapat berkembang dengan cepat c. Karyawan mampu melaksanakan tugas secara efektif dan efisien d. Mampu meningkatkan etos kerja karyawan e. Menimbulkan kecemburuan social antar karyawan 30. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah disebut… a. Promosi d. Mutasi b. Demosi e. Rotasi c. Demonstrasi 31. Berikut ini yang termasuk unsur administrasi adalah… a. Analisi d. Manajerial b. Teknis e. Manajemen c. Rutin 32. funsi administrasi yang membutuhkan penilian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain , disebut fungsi… a. Interpersonal d. analisis b. rutin e. manajerial c. teknis 33. Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama tersebut, merupakan unsur administrasi bidang… a. Perwakilan d. Perbekalan b. Keuangan e. manajerial c. Gedung 34. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan gedung adalah… a. memiliki fasilitas seadanya d. gedung yang baru dibangun b. harga mahal menjamin kualitas e. menjamin keamanan dan kesehatan karyawan c. dekat dengan pusat kota 35. Secara etimologi organisasi berasal dari kata organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan, berasal dari bahasa… a. Yunani d. Sansekerta b. Latin e. Indonesia c. Inggris 36. Ssetiap organisasi selalu mempunyai ciri, berikut yang termasuk cirri organisasi adalah… a. rentang organisasi d. tujuan individu b. koordinasi e. kesatuan perintah c. kerjasama 37. Jika dalam sebuah organisasi, seorang bawahan hanya mempunyai satu orang atasan, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsip… a. rentang organisasi d. pendelegaisan wewenang b. koordinasi e. kesatuan perintah c. pembagian tugas 38. Spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, merupakan kelebihan dari bentuk organisasi… a. Fungsional d. Fungsional dan garis b. Staf e. Lini c. Garis dan staff 39. Clerical work disebut juga… a. Pekerjaan Tulis d. Pekerjaan Kertas b. Manajemen e. Pekerjaan Melayani c. Organisasi 40. Paper work disebut juga… a. Pekerjaan Tulis d. Pekerjaan Kertas b. Manajemen e. Pekerjaan Melayani c. Organisasi |
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman adalah tujuan dari
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketajaman Inc.
