Dunia Perpustakaan | Pengertian Arsip dan Kearsipan | Pada zaman dahulu orang Inggris yang bekerja pada suatu instansi atau organisasi menyatukan arsip atau warkat dengan menggunakan tali dan benang, maka dari itu arsip sendiri berasal dari bahasa Inggris dengan istilah “file” yang berasal dari kata “filum” yang memiliki arti tali dan benang. Show
Dalam menjalankan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan perkantoran, perusahaan sangat memerlukan data yang lengkap sebagai sumber informasi dan juga dapat menunjang pekerjaan tersebut. Data itu disebut dengan arsip yang memuat berbagai macam informasi yang berkenaan dengan perusahaan. Kata Arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang memiliki definisi yaitu: fungsi atau kekuasaan hukum dan kemudian arti arsip sendiri dalam bahasa Inggris “Archives” yang memiliki definisi yaitu: tempat atau dokumen. Dengan demikian definisi tentang “Archives” ini dikemukakan oleh Schllenberg sebagai kumpulan surat-surat atau dokumen-dokumen sedangkan “Archeval Institution”, diartikan sebagai Kearsipan. Pengertian ArsipPengertian arsip ialah“ Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”. Pengertian KearsipanPengertian kearsipan ialah“Tata cara pengurusan penyimpanan warkat, menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”. Pengertian Arsip menurut para Ahli#1. Menurut Drs. Sutarto“Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat”. #2. Menurut WursantoArsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. #3. Menurut The Liang GieArsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. #4. Sularso MulyonoArsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran,Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jenis ArsipBerdasarkan Undang – Undang No. 7 tahun 1971 yang berisi terkait dengan Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifatnya, arsip di bedakan menjadi dua jenis: #1. Arsip DinamisYang dimaksud dengan Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya. #2. Arsip StatisArsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi. Unsur ArsipPada dasarnya, Arsip memiliki beberapa unsur, diantaranya yaitu,
Perngertian WarkatPengertian Warkat ialah: Setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal-hal yang dibuat untuk membantu ingatan”.
Pengertian arsip – Kata arsip mungkin sudah sering kita dengar, bahkan di perkantoran bisa dengan mudah kita temui bentuk-bentuk arsip. Arsip memiliki makna catatan kegiatan atau sumber informasi dari suatau perusahaan. Lalu apa sebenarnya arti kata arsip secara umum serta menurut pendapat para ahli? Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda yakni archief, yang juga diserap dari bahasa Prancis, yakni archives. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani yakni arkheia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang. Kini, arsip bisa didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, instansi atau perseorangan. Arsip sendiri dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat disimpan dalam bentuk audio, video dan digital. Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus, misalnya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order). Berdasarkan bentuknya, arsip dapat dibedakan menjadi dua jenis, yakni arsip konvensional (seperti kertas, piagam, buku, dll) serta arsip media baru (seperti kaset, film, digital, dll). Karena jumlah arsip yang semakin banyak dibuat, dibutuhkan manajemen pengelolaan arsip yang dikenal dengan sistem kearsipan untuk mengelola arsip yang ada. Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu arsip juga memiliki fungsi primer dan sekunder yang penting. (baca juga pengertian kearsipan)  Pengertian ArsipBerikut akan dibahas mengenai definisi dan pengertian arsip secara umum dan menurut pendapat para ahli. Definisi Arsip Secara UmumPengertian arsip secara umum adalah sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan. Arsip menjadi pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat atau warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Arsip juga bisa digunakan sebagai sumber sejarah yang autentik dan berdasarkan fakta. Definisi arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan data, warkat, surat atau naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah, swasta atau perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Arti Arsip Menurut KBBIPengertian arsip menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Pengertian Arsip Menurut Para AhliBerikut merupakan pembahasan mengenai pengertian arsip menurut penjelasan para ahli dan pakar. Menurut Drs. The Liang Gie Pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Sutarto (1997) Definisi arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut Agus Sugiarto Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut I.G. Wursanto Arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Ensiklopedi Administrasi Arsip dapat diartikan dengan definisi sebagai berikut:
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arti arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Menurut Sularso Mulyono Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Menurut Yohannes Suraja Arti arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat. Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo Arsip dapat diartikan dengan definisi sebagai berikut:
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (1979) Pengertian arsip menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 adalah sebagai berikut:
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada bab 1 pasal 1 adalah sebagai berikut:
Fungsi ArsipAda beberapa fungsi dan manfaat arsip secara umum. Berikut merupakan beberapa fungsi arsip dan penjelasannya lengkap. 1. Fungsi Primer ArsipFungsi primer arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan tersebut selesai. Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna ilmiah dan teknologi, dan lain sebagainya. 2. Fungsi Sekunder ArsipFungsi sekunder arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga, instansi atau perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi pendukung yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari. Jenis-Jenis ArsipTerdapat beberapa macam-macam arsip menurut kriteria tertentu. Berikut merupakan pembahasan mengenai apa saja jenis-jenis arsip beserta pengertiannya lengkap. 1. Arsip DinamisArsip dinamis adalah jenis arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. 2. Arsip AktifArsip aktif merupakan jenis arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan suatu administrasi. 3. Arsip InaktifArsip inaktif merupakan jenis arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah mulai menurun. 4. Arsip StatisArsip statis adalah jenis arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 5. Arsip DuplikasiArsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya. Demikianlah artikel mengenai pengertian arsip menurut para ahli, secara umum dan secara etimologi. Dijelaskan juga fungsi dan jenis-jenis arsip secara lengkap. Semoga bisa menjadi referensi dan menambah wawasan. |
Jelaskan pengertian arsip secara etimologi
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketajaman Inc.
