Jelaskan jenis-jenis transaksi yang dilaksanakan oleh siklus buku besar dan pelaporan.

Materi ini membahas tentang operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan.

Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini:

•Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yangdiperlihatkan).

•Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau penjualan surat     berharga investasi.

• Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.

• Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal.Para menejer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawabmereka masing-masing.

Para investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu merekamenilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terincidan sering.

Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi.Akibatnya sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.

Contohnya, para menejer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang direncanakan agar  penyimpangan dapat diidentifikasikan sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendahara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar  penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada waktunya, untuk menyesuaikan peminjaman jangka pendek.

Makalah ini dijabarkan dalam rumusan masalah yaitu:

1)  Apa aktivitas Buku Besar dan bagaimana pelaporannya ?

2)  Bagaimana proses pembuatan buku besar ?

3)  Ancaman apa yang akan diterjadi dan Bagaimana Pengendaliannya ?

Adapun tujuan penulisan makalah ini yaitu:

1)  Mengetahui aktivitas buku besar dan pelaporannya

2)  Memahami proses pembuatan buku besar

3)  Menjelaskan ancaman yang terjadi dan bentuk pengendaliannya

A.  Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Merupakan suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

Merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher  jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

Basis GSL terdiri dari berbagai file master buku besar umum, file sejarah buku besar umum,file voucher jurnal, file sejarah voucher jurnal, file pertanggung jawaban, file master anggaran.

Proses pembaharuan GSL sederhana secara konseptual. Voucher  jurnal mengalir dari system pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.

Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggunga jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan professional. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/FRS. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.

a.   Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogeny

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.

Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat ini, file sejarah buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan aruskas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, engembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang (komisi perdagangan dan sekuritas).

c. Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

2.    mencatat jurnal khusus.

3.    membukukan ke buku besar pembantu.

4.    membukukan ke buku besar umum.

5.    menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan.

6.    membuat jurnal penyesuaian.

7.    menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

8.     menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

9.    menyiapkan laporan keuangan.

10. menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup.

11. menyiapkan neraca percobaan pasca penutup.

Proses akunatansi keuangan yang diusebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi:

Tahap 1 – prosedur harian

Tahap 2 – prosedur akhir periode

Tahap 3 – prosedur pelaporan keuangan

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas :

1.    Jejak audit yang tak sempurna

2.    Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

3.    Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

4.    Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi

Jika tidak dikendalikan, eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

e.   Isu Pengendalian GL/ FRS

Studi kita tentang pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78, yang tentunya sekarang sudah dipahami, seperti:

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitasmemperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber:

Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiapterjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanyamemperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasildari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukanselama periode pembaruan.

Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelianatau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

C. MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.

adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, makatotal saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalamlima kategori dasar :

mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.

Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.

mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansiuntuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, bunga, asuransi.

mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih.

jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yangsesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, menguranginilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan unuk mencerminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik persediaan.

mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yangditemukan dalam buku besar.

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporankeuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

Pertama, membuat laporan laba rugi yang menggunakan data dari saldo akun pendapatan biaya

1.      Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpe disengaja.

2.      Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinancadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau gempa bumi.

E.  MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial.

1.    Apakah dua kategori utama dari laporan manajerial itu

a.     Laporan pengendali buku besar

2.    Apakah contohnya dari laporan pengendalian itu ?

a.    Daftar  voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal.

b.    Daftar saldo akun buku besar.

c.    Laporan tersebut digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya buku besar.

3.    Apakah contohnya anggaran itu ?

a.    Anggaran operasional (memperlihatkan  pendataan dan pengeluaran yg direncanakan utk setiap organisasi)

b.    Anggaran pengeluaran  modal  (masuk dan keluarnya kas proyek

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang langsung memengaruhi MRS adalah:

b)      Tanggung Jawab dan Wewenang

c)      Jangkauan pengendalian

d)     Manajemen dan Pengendalian

e)      Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen.

F. Tujuan, ancaman, dan prosedur pengendalian internal

Tujuan pengendalian pada sistem pelaporan dan buku besar pada dasarnya sama dengan tujuan pengawasan pada sistem lainnya, yaitu menjamin bahwa:

1.      Semua aktivitas pemutakhiran data ke buku besar telah diotorisasi secara tepat

2.      Semua transaksi yang dicatat dalam buku besar adalah valid (benar-benar terjadi)

3.      Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi telah dicatat.

4.      Semua transaksi buku besar telah dicatat secara akuntansi

5.      Data buku besar dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.      Aktivitas sistem buku besar dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dukungan dan catatan yang dirancang dengan baik memainkan peran yang penting dalam mencapai enam tujuan diatas. Jika perusahaan menggunakan voucer jurnal, maka dokumen tersebut harus secara jelas memberikan intruksi tetang cara – cara melengkapi dokumen tersebut.

Pencatatan data transaksi secara on-line oleh bagian keuangan dan kepala bagian akuntansi sebagaimana pada flowchart, memudahkan pencatatan kedalam jurnal secara akurat dan efektif. Dalam kondisi semacam ini, penggunaan elemen pengawasan aplikasi yang tepat, seperti pengecekan validitas, dan pengecekan field, akan meningkatkan akurasi entry data. Pemberian spasi baik pada dokumen kertas maupun dokumen elektronik untuk mencatat/mencantumkan petugas yang mengisi dan mengkaji formulir memberikan bukti bahwa jurnal telah diotorisasi secara tepat. Cara lain berupa penggunaan nomor dokumen yang telah tercetak secara urut, akan memudahkan melalui pengecekan untuk memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat. Prosedur pengawasan untuk siklus buku besar dan laporan dapat dilihat pada tabel 14.1.

Contoh Ancaman, Akibat, dan Prosedur Pengawasan

Pada Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Pada table tersebut ditunjukan berbagai ancaman yang dihadapi, lalu diuraikan akibat yang ditimbulkan jika ancaman tersebut benar-banar terjadi, dan pada kolom terakhir (paling kanan) diuraikan prosedur-prosedur pengawasan yang dapat diterapkan untuk menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi. Karena sistem pelaporan dan buku besar hanya mencakup informasi pemrosesan informasi, maka hanya ada sedikit ancaman yang dihadapinya. Selain itu ancaman serius yang dihadapi terutama berhubungan dengan korupsi, kehilangan, atau perusakan data. Berikut ini akan diuraikan masing-masing ancaman, akibat yang ditimbulkan, dan prosedur pengawasan yang dapat diterapkan.

Ancaman 1: Kesalahan Dalam Pemutakhiran Buku Besar (Errors in Updating the General Ledger).

 Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2) laporan pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang memadai.

Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan untuk memutakhirkan buku besar adalah: (1) ihtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2) jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi. Jurnal yang pertama merupakanoutput  dari serangkaian tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan subyek bagi berbagai prosedur pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan data. Konsekuensinya, pengawasan utama edit input bagi ihtisar jurnal ini mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa transaksi tersebut merupakan transaksi yang terkini dan belum di-posting.

   Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa transaksi tersebut akurat dan lengkap:

1.  Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.

2.  Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field  dalam sebuah jurnal berisi data numeric.

3.  Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal.

4.  Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit.

5.  Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop verivication.

6.  Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada akhir periode, seperti biaya depresiasi. Akurat input diperbaiki tanpa memulang pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.

7.  Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah dilakukan pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.

8.  Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok voucher jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar saldo awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar. Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.

Laporan Kontrol dan Rekonsiliasi. Penggunaan laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apaka ada kesalahan yang dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi yang digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang menunjukkan apakah total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis computer, penggunaan rekening kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol, berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar. Sebagai contoh, karyawan A bertanggung jawab untuk mencatat penyerahan barang kepada pelanggan, sedangkan karyawan B bertanggung jawab mencatat tagihan kepada pelanggan. Karyawan A akan membuat catatan sebagai berikut:

            Pengiriman Barang Belum Ditagih                              xxxx

Karyawan B membuat catatan sebagai berikut:

                            Pengiriman Barang Belum Ditagih                                 xxxx

Jika kedua transaksi tersaebut telah di-posting-kan ke rekening buku besar, maka rekening kliring, yaitu Pengiriman Barang Belum Ditagih, harus bersaldo nol. Jika tidak, maka sebuah kesalahan telah terjadi, dan hal ini perlu diinvestigasi dan dibetulkan.

Dua bentuk rekonsiliasi lainnya digunakan baik dalam sistem manual maupun sistem berbasis komputer. Bentuk pertama mencakup pembandingan saldo rekening control buku besar dengan total saldo rekening buku pembantu yang bersangkutan. Jika kedua angka tersebut tidak cocok, maka selisih harus diinvestigasi dan dibetulka. Bentuk kedua mencakup pengujian seluruh transaksi yang terjadi menjelang akhir periode untuk memastikan bahwa seluruh transaksi dicatat pada periode akuntansi yang tepat.

Laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan beberapa posting. Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber, nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku besar. Laporan ini menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke buku besar sama angkanya.

Jejak Audit. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa menggambarkan jalan yang dilalui oleh sebuah transaksi dalam sistem akuntansi. Jejak audit ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1.     Menelusur transaksi dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan atau dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.

2.     Menelusur dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau dokumen lain melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.

3.     Menelusur seluruh perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.

Yang konvensional kelihatannya bebeda namun informasi dasar yang muncul dalam laporan kontrol yang sama. Sebagai contoh, file transaksi jurnal umum menunjukan seluruh jurnal yang dibuat untukmemutahirkan buku besar. Fileinduk pelanggan berisi informasi tentang saldo rekening piutang kepada setiap individu pelanggan. Saldo padafile ini dapatdijumlahkan dan dibandingkan dengan saldo rekening kontrolpiutang dagang dalam buku besar. Prosesyang sama juga dapatdilakukan untukmembandingkan catatan utang dagang,persediaanbarang,dan aktiva tetap. Dalam sebuah SIA yang moderen, tidak diselenggarakan dokumen sumber kertas. Dengan demikian, tembusan transaksaksi periodik dan file induk dan penjaminan bahwa file-file tersebut tidak dapat diubah merupakan hal yang penting.

Ancaman 2 : Akses ke Buku Besar Secara Tidak Sah (Unauthorized Access to the General Ledger)

Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Aksessemacam ini juga dapat menciptakanpeluang untuk melakukan pencurian aktifa,oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk mencegah akses kbuku besar secaratidak sah.

Identitasdanpemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besardan untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan yang legitimate. Sebagai contoh, karyawan yang bertugas menjaga aktivaatau memiliki wewenang untuk mengontrolisasi pengeluaran barang tidak diperbolehkan memuktahirkan buku besar. Contoh lain manajemen harus diberi wewenang “hanya” dapat membaca catatan buku besar. Matrix pengendalian akses harus membatasi fungsi-fungsi yang dapatdilaksanakan pada berbagai terminal di kantor kepala bagian akuntansi

Pengendalian tergadap pembuatan catatan foucherv= jurnal juga penting karena mereka mengotorisasi perubahn kesaldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem harus mengecek eksistensi  kode otorisasi yangfalidpadasetiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan, itegritas buku besartidak terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. Insfeksi terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara tidak sah.

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar (Loss or Destruction of the General Ledger).

Buku besara dalah sebuah komponenkunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan prosedurpembuatan cadangan data (back up) dan prosedurpemulihan untuk memulihkannya pengawasan back up mencakup :

1.     Penggunaan lebel internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan yang tidak sengaja terhadap buku besar

2.     Pembuatan cadangan secara reguler (teratur terhadap buku besar). Minimum 2 copy cadangan data buku besar harus dibuat. 1copyharus diletakan di lokasi pengolahan data,sehingga setiap dibutuhkan segera tersedia. 1 copy lagi harus diletakan diloksi diluar perusahaan (misalnya di simpan di bank dalam safe deposite box) untuk mengantisipasi terjadinya bencana seperti terjadinya banjir,kebakaran,dll.

Selain itu rencana pemulihan bencana ( disaster recovery planning ) juga penting. Dengan meningkatan ketergantungan perusahaan terhadap EDI,EFT,dan internet untuk melaksanakan aktivitas bisnis harian,tidak ada satu pun perusahaan dapat survive untuk jangka waktu lama,jika komputernya tidak dapat berfungsi dengan baik.dengan dimilikinya rencana pemulihan rencana ini,maka sebuah perusahaan yang mengalami bencana dapatsegera melaksanakan aktifitasnya beberapa hari setelah bencana.

Sistem Buku besar Merupakan suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitasmemperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber Subsistem Akuntansi dan Bendahara.

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporankeuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial.

Ancaman dalam buku besar yaitu:

-       Ancaman pertama Kesalahan Dalam Pemutakhiran Buku Besar (Errors in Updating the General Ledger).

-       Ancaman kedua Akses ke Buku Besar Secara Tidak Sah (Unauthorized Access to the General Ledger)

-        Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar (Loss or Destruction of the General Ledger).

Drs. Wing wahyu winarno, MAFIS., Akt, 1 november 2006, UPP STIM YKPN (Sistem Informasi Akuntansi)

Diana Anastasia & Setiawati Lilis, 2011, Andi Yogyakarta, (Sistem Informasi Akuntansi)

http//tugasdanbelajar.blogspot.com/2012/11/makalahsistem-informasi-akuntansi.html?m=1