Hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor disebut

A. Pengertian Telepon
Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

B. Jenis Pesawat Telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.

1) Intercom

Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau interTelepon. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2) Pesawat Telepon

Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline), Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan Teknik Sipil Eks 501, Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.

3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas).

4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

5) Switchboard (papan sambungan)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar.

6) Loudspeaking Telepon (pengeras suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. meningkatkan kemampuan kerja. b. meningkatkan efisiensi waktu. c. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

7) Telepon answering machine (mesin penjawab telepon)

Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

C. Jenis Hubungan Telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga):

1) Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.

4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon.

Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.

Admin umumsetda | 19 Mei 2015 | 83259 kali

1. Prosedur pengoperasian alat komunikasi

Keahlian komunikasi seorang tenaga penjual merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pembeli dalam berbelanja. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang pramuniaga atau tenaga penjual. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang pramuniaga harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Seorang pramuniaga juga harus mampu membangun citra diri atau kepribadian yang baik dan menarik. Karena pramuniaga merupakan ujung tombak suatu perusahaan dan akan menggambarkan image perusahaan kepada pembeli atau pelanggan.

Pramuniaga yang memiliki kepribadian yang baik dan menarik merupakan promosi bagi perusahaan,sebaliknya jika pramuniaganya berkepribadian buruk, akan merugikan perusahaan, karena tidak akan ada pembeli yang mengunjungi perusahaan atau toko tersebut.

A. Pesawat telepon

Pesawat telepon merupakan salah satu mesin bisnis yang berfungsi sebagai alat komunikasi. Pesawat telepon merupakan salah satu alat yang mempunyai fungsi penting, walupun pada umumnya tidak secara langsung digunakan dalam transaksi perdagangan.

1. Jenis jenis telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:

a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.

b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.

c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.

Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut

a) Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.

b) Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.

c) Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.

d) Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.

Sementara itu, hubungan telepon ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:

a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.

c. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju.

2. Klasiï¬kasi pesawat telepon dan fungsi tombol pada telepon

Berdasarkan klasiï¬ kasinya,telepon dapat dibedakan menjadi empat, yaitu telepon yang menggunakan sistem sambungan, telepon yang menggunakan sistem dialing, telepon yang menggunakan mekanisme mesin dan telepon yang menggunakan fasilitas sambungan.

a. Telepon yang menggunakan sistem sambungan

Telepon yang menggunakan sistem sambungan ada dua macam yaitu sistem manual dan sistem otomatis.Pesawat telepon yang menggunakan sistem manual memerlukan tenaga operator mengakibatkan ketidakeï¬ sienan dalam melakukan pekerjaan, sedangkan telepon yang menggunakan sistem otomatis tidak memerlukan operator.

b. Telepon yang menggunakan sistem dialing

Telepon yang menggunakan sistim dialing terdiri dari dua macam, yaitu telepon yang digunakan dengan cara memutar atau menekan tombol tombol angka.

c. Telepon yang menggunakan mekanisme mesin

Terdiri dari dua macam, yaitu telepon digital dan telepon non digital. Telepon digital biasanya dipergunakan pada kantor-kantor yang sudah modern.

d. Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan

Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan dengan menggunakan kabel, satelit dan stasiun microwave. Contoh telepon yang menggunakan fasilitas sistem sambungan satelit adalah telepon WWL (WarellessLine) atau telepon radio,sedangkan telepon yang menggunakan sambungan dengan stasiun microwave ialah telepon selular (hand phone).

e. Telepon digital

Telepon jenis digital lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, hal ini dikarenakan telepon jenis digital mempunyai beberapa keunggulan antara lain:

Mempunyai layar/display yang dapat menunjukan:
Jam, tanggal, bulan dan tahun pembicaraan telepon
Lamanya pembicaraan telepon
Nomor telepon yang dituju
Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak perlu mengangkat gagang telepon.
Mempunyai handset, yaitu fasilitas yang memungkinkan orang tidak memungkinkan mengangkat gagang telepon pada saat menerima telepon.
Mempunyai kapasitas yang lebih besar dalam menyimpan nomor telepon.
Mempunyai fasilitas three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
Memuat 1 – 8 line telepon dan 1 – 16 ekstensi.
Dapat memindahkan panggilan secara otomatis.
Mempunyai fungsi nada sela sehingga dapat menerima panggilan tanpa memutuskan pembicaraan.

Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan, aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan. Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut:

Berbicara melalui telepon harus sopan dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara.
Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas.
Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima, benar-benar sangat penting.
Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.

Dalam kegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan.

3. Tata cara dalam menangani telepon masuk

Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)