Bagaimana cara dbms menyelesaikan masalah dalam lingkungan file tradisional ?

6.1 Mengorganisasikan Data dalam Lingkungan File Tradisional

Sebuah sistem informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan bagi para penggunanya. Informasi yang akurat tidak memiliki kesalahan. Informasi yang tepat waktu dapat dipakai oleh pembuat keputusan ketika dibutuhkan. Informasi yang relevan artinya informasi itu sangat berguna dan tepat untuk jenis pekerjaan dan keputusan yang membutuhkannya.

Konsep Pengorganisasian File

1. Masalah dengan Lingkungan File Tradisional

                                     Gambar 6.1 Proses file tradisional

Penggunaan pendekatan tradisional untuk mengajukan pengolahan mendorong setiap area fungsional dalam perusahaan untuk mengembangkan aplikasi khusus dan file. Setiap aplikasi membutuhkan data file yang unik yang mungkin menjadi bagian dari master file. Subset ini dari memimpin master file data redundansi dan inkonsistensi, pengolahan kaku, dan sumber daya penyimpanan terbuang.

1. Redudansi data dan Inkonsistensi
2. Ketergantungan program data
3. Kurangnya fleksibilitas
4. Keamanan yang buruk
5. Kekurangan dalam pembagian dan ketersediaan data

6.2 Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data

Sistem manajemen basis data (Database Management System-DBMS) adalah peranti lunak yang memudahkan orgnisasi untuk memusatkan data, mengola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data fisik.

• Bagaimana DBMS Menyelesaikan Masalah pada Lingkungan File Tradisional?

DBMS memperkecil rendundansi dan inkonsistensi data dengan meminimalisasir file-file terpisah yang berisi data yang sama.

Jenis DBMS yang paling populer saat ini untuk Personal Computer atau komputer yang lebih besar dan mainframe adalah DBMS relasional (relational DBMS). Basis data relasional merepresentasikan data seperti tabel dua dimensi (yang disebut relasi). Setiap tabel berisi atribut dan entitas.

Memudahkan untuk mengirim data yang dibutuhkan pengguna, asalkan  dua tabel berbagi elemen data yang sama.

• DBMS Hierarkis dan Jaringan

Sebuah DBMS hierarkis memodelkan hubungan satu ke banyak, sementara DBMS jaringan memodelkan hubungan banyak ke banyak.

DBMS yang dirancang untuk mengorganisasikan data yang terstruktur ke dalam baris dan kolom, tidak cocok untuk aplikasi multimedia.

Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data

Teknologi basis data terdapat banyak masalah dalam organisasi file trandisional. Basis data (database) adalah sekumpulan data organisasi yang digunakan untuk melayani aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data.

Kapabilitas Sistem Manajemen Basis Data

DBMS menyertakan kapabilitas dan perangkat untuk mengorganisasikan, mengelola, dan mengakses data dalam basis data. Hal yang paling penting adalah kapabilitas definisi datanya, kamus datanya, dan bahasa manipulasi datanya.

Permintaan (Querying) dan Pelaporan

DBMS menyertakan perangkat untuk mengakses dan memanipulasi informasi dalam basis data. Kebanyakan DBMS mempunyai bahasa khusus yang disebut bahasa manipulasi data yang digunakan untuk menambahkan, mengganti, menghapus, dan mengambil kembali data di dalam basis data. Bahasa ini berisi perintah-perintah yang memungkinkan pengguna dan pakar pemrograman mengambil data dari basis data untuk memenuhi permintaan informasi dan mengembangkan berbagai aplikasi.

Merancang Basis Data

• Normalisasi dan Diagram Hubungan Relasi Entitas
• Mendistribusikan Basis Data

6.3 Menggunakan Basis Data untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis dan Proses Pengambilan Keputusan

1. Gudang Data
2. Apa yang dikamsud Gudang Data ?

Gudang data adalah basis data yang menyimpan data sekarang dan terdahulu yang mungkin diminati oleh para pembuat keputusan di seluruh perusahaan. Datanya muncul dari banyak sistem transaksi operasional inti, seperti sistem penjualan, akun pelanggan, dan manufaktur, serta mungkin meliputi data dari transaksi web. Gudang data menggabungkan dan menstandarkan informasi dari basis data operasional yang berbeda sehingga informasi dapat digunakan di seluruh perusahaan untuk analisis dan pembuatan  keputusan manajemen.

Data mart adalah subset dari gudang data yang di dalamnya terdapat ringkasan atau porsi data perusahaan yang sangat terfokus ditempatkan dalam basis data terpisah untuk suatu populasi atau pengguna tertentu. Data mart biasanya berfokus pada suatu area subjek atau lini bisnis, maka sudah bisa dibuat dengan lebih cepat dan lebih hemat daripada gudang data keseluruhan perusahaan.

1. Pemrosesan Analitis Online (Online Analytical Processing-OLAP)

Online Analytical Processing-OLAP mendukung analisis data multidimensi,  juga memudahkan pengguna untuk melihat data yang sama dengan cara yang berbeda dari berbagai dimensi. Setiap aspek dari informasi-produk, harga, biaya, daerah, atau waktu mewakili sebuah dimensi yang berbeda.

Penggalian data lebih digerakkan oleh penemuan. Penggalian data menyediakan pengetahuan tentang data perusahaan yang tidak dapat diperoleh dengan OLAP, dengan cara menemukan pola dan hubungan yang tersembunyi dalam basis data yang besar dan menyimpulkan aturan untuk memprediksi perilaku di masa depan. Pola dan aturan digunakan untuk memandu proses pengambilan keputusan dan meramalkan dampak keputusan tersebut.

Basis data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan.Basis Data (Database) di aplikasi Web sama seperti pada pemakaian basis data tersebut di aplikasi desktop.Basis data yang banyak dipakai di aplikasi web adalah model client/server.

6.4 Mengelola Sumber Data

1. Menentukan Kebijakan Informasi

Dengan menentukan aturan-aturan organisasi dalam pembagian, penyebaran, perolehan standarisasi, klasifikasi, dan penyimpanan dari informasi. Kebijakan informasi menjelaskan prosedur dan akuntabilitas yang spesifik, mengidentifikasi informasi dapat didistribusikan, siapa yang yang bertanggung jawab memperbarui dan memelihara informasi.

Basis data dan kebijakan informasi dirancang dengan baik akan berlanjut pada jaminan bahwa perusahaan akan memiliki informasi yang dibutuhkan. Informasi yang digunakan sebagai data dapat diandalkan dan mempunyai kualitas yang baik dan berguna bagi perusahaan untuk pengambilan keputusan.

Sumber:

Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2012. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS. New Jersey: Pearson Prentice Hall

1.        Apakah permasalahan dalam pengelolaan sumberdaya data dalam lingkungan file tradisional dan bagaimana mereka diatasi dengan system manajemen database?

 Jawab :Teknik manajemen file tradisional menyulitkan bagi organisasi untuk menelusuri seluruh bagian data yang mereka gunakan dengan cara sistematis dan untuk mengatur data-data tersebutSehingga dapat lebih mudah untuk diakses. Area dan kelompok fungsional  yang berbeda dimungkinkan untuk mengembangkan file mereka sendiri dengan bebas. Dari  waktu ke waktu, lingkungan manajemen file tradisional menciptakan permasalahan, seperti redundansi dan ketidakkonsistenan data, ketergantungan data terhadap program, tidakfleksibel, keamanan yang buruk, dan kurangnya pembagian dan ketersediaan data. System manajemen database (database management system-DBMS) memecahkan permasalahan-permasalahan tersebut dengan perangkat lunak yang mengizinkan sentralisasi data dan manajemen data sehingga bisnis memiliki sumber tunggal yang konsisten untuk semua kebutuhan data mereka. Dengan menggunakan DBMS dapat meminimalkan redundansi dan tidak konsistennya file.

Menulis daftar dan menggambarkan masing-masing komponen dalam HIERARKI DATA: 

Ket: Sistem Komputer mengorganisasikan data pada sebuah hierarki yang dimulai dari bit, yang mewakili 0 dan 1 dapat dikelompokkan untuk membentuk byte yang mewakili satu karakter, angka, atau simbol. Byte-byte daat dikelompokkan untuk membentuk field, dan field-field yang saling berhubungan daat dikumpulkan untuk membuat record. Record-record yang saling berhubungan daat dikelompokkan untuk membentuk file, dan file-file yang saling berhubungan daat diorganisasikan menjadi database.

|    Mendefinisikan dan menjelaskan signifikasi dari entitas, atribut, dan key field:

a.       Entitas adalah sesuatu yang memiliki keberadaan yang unik dan berbeda, walaupun tidak harus dalam bentuk fisik. Abstraksi, misalnya, biasanya dianggap juga sebagai suatu entitas. Dalam pengembangan sistem, entitas digunakan sebagai model yang menggambarkan komunikasi dan pemrosesan internal seperti misalnya membedakan dokumen dengan pemrosesan pesanan.

Sebuah database dapat dimodelkan sebagai sekumpulan entitas

Entitas (entity) adalah sebuah objek yang keberadaannya dapat dibedakan terhadap objek lain

Ø  Entitas dapat berupa orang, benda, tempat, kejadian, konsep

Ø  Orang: Mahasiswa, Dosen, Pemasok, Penjual

Ø  Benda: Mobil, Mesin, Ruangan

Ø  Tempat: Negara, Desa, Kampung

Ø  Kejadian: Penjualan, Registrasi

Ø  Konsep: Rekening, Kursus

Ø  Sebuah entitas memiliki sejumlah atribut

Ø  Contoh: mahasiswa memiliki nama dan alamat

Ø  Himpunan entitas adalah sekumpulan entitas yang berbagi atribut yang sama

Ø  Contoh: sekumpulan mahasiswa, dosen, atau perusahan.

 Jadi, Entitas adalah sesuatu yang ada dan dapat melaksanakan suatu kegiatan dan dapat berupa subyek hukum tersendiri.

b.      Atribut adalah elemen, data field, atau item yang digunakan untuk menggambarkan kualitas suata entitas khusus. Dapat juga diartikan untuk mempresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data.

Contoh: Nomor Induk Siswa, Mata Pelajaran, Tanggal, dan Nilai (merupakan atribut dari entitas MATA PELAJARAN).

c.           Key Field (Atribut Kunci) adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris data dalam tabel secara unik. Dikatakan unik jika pada atribut yang dijadikan kunci tidak boleh ada baris data dengan nilai yang sama.

Dalam metode relasional, ada 6 kunci yaitu :

Ø  Kunci Calon (Candidat key)

Kunci calon adalah salah satu rangkaian yang mempunyai nilai unik untuk membedakan atau mengidentifikasi nilai-nilai kombinasi yang unik diantara semua kejadian yang spesifik dari entetitas. Kunici calon ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. kombinasi dari atribut yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secara unik rekor database tanpa data apapun yang asing. Setiap tabel dapat memiliki satu atau lebih kunci calon.

Contoh:

Tabel pegawai berisi atribut

• nip
• no_ktp
• nama
• tempat_lahir
• tanggal_lahir
• alamat
• Kota

Kunci Calon disini adalah:

Ø  Kunci Utama (Primary Key)

Kunci utama adalah atribut merupakan kunci calon yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Kunci utama harus merupakan atribut yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. Kunci utama adalah suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam table. Salah satu dari kunci calon dapat dipilih menjadi kunci utama dengan 3 kriteria sbb:

• Kunci tersebut lebih natural untuk dijadikan acuan
• Kunci tersebut lebih sederhana
• Kunci tersebut cukup unik

No induk dan no ktp adalah kunci calon (Candidate Key) dan untuk kunci utama (primary key) adalah salah satu yang dipilih dari kunci calon. Misalnya No. induk di jadikan primary key, maka primary key nya adalah no induk.

Ø  Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci Alternatif adalah kunci alternatif yang tidak terpilih. Misal : dalam suatu entitas terdapat dua atribut yang bisa dijadikan sebagai kunci. Sementara yang boleh dijadikan kunci hanya satu, maka anda harus memilih salah satu. Atribut yang dipilih, disebut kunci utama. sedangkan atribut yang tidak dipilih disebut dengan kunci .

Contoh:

Tabel pegawai berisi atribut

• nip
• no_ktp
• nama
• tempat_lahir
• tanggal_lahir
• alamat
• kota

nip dan no_ktp adalah kunci calon dan untuk kunci utama adalah salah satu yang dipilih dari kunci calon. Misalnya nip di jadikan kunci utama, maka no_ktp otomatis menjadi kunci alternatif.

Ø  Kunci Tamu (Foreign Key)

Jika sebuah kunci utama terhubungan ke tebel lain, maka keberadaan kunci utama pada tersbut di sebut sebagai kunci tamu. Kunci tamu adalah Sebuah kumpulan atribut dalam satu relasi yang digunakan untuk me“refer” (menunjuk) ke suatu baris (tuple) pada relasi yang lain (harus berkorespondensi dengan kunci utama pada relasi yang kedua), seperti: ‘logical pointer’.

Sedangkan hubungan antara keduanya (kunci utama dan kunci tamu) di jelaskan sebagai berikut:

• Kunci utama adalah atribut kunci dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa atribut tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, atau dengan kata lain kunci utama menjadikan setiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya (unik).
• Kunci tamu  adalah atribut yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya, dengan kata lain keduanya saling berkaitan.

|  Menyebutkan dan menggambarkan permasalahan dari lingkungan file tradisional:

·         Redundansi dan Inkonsisistensi Data

Redundansi Data (Data Redundancy) adalah kehadiran data ganda ada beberapa file data yang tersimpan di beberapa tempat atau lokasi. Redudansi data terjadi ketika kelompok-kelompok berbeda pada sebuah organisasi secara independen mengumpulkan data yang sama dan menyimpannya masing-masing. Data redudansi menghabiskan tempat penyimpanan data, dan menyebabkan terjadinya Inkonsistensi Data (Data Inconsistency), dimana atribut-atribut yang sama memiliki nilai-nilai yang berbeda.

Contoh: entitas MATA PELAJARAN.

·         Ketergantungan Program-Data (program-data dependence) adalah mengacu pada satu paket data yang tersimpan pada file dan diperlukan oleh program-program tertentu untuk memperbarui dan mengelola file-file tertentu, sehingga program tersebut perlu mengubah data-data tersebut. Setiap program komuter tradisional harus menjelaskan lokasi dan sifat data yang bekerja padanya. Sebuah program mungkin dimodifikasi dari 5 digit menjadi 9 digit untuk enkripsi, jika file data yang asli dimodifikasi, kemudian program yang memerlukan 5 digit kode tidak daat bekerja dengan semestinya lagi, untuk mengimplementasikan perubahan semacam itu diperlukan biaya jutaan dolar.

·         Kurangnya Fleksibelitas

Sistem file tradisional daat mengirimkan laporan rutin sesuai jadwal setelah uaya pempograman yang ekstensif, namun tidak dapat mengirimkan laporan-laporan ad-hoc (hanya diperlukan pada situasi khusus saja) atau merespon kebutuhan informasi yang tidak dapat diantisipasi pada kondisi waktu tertentu.

·         Sistem Keamanan yang Buruk

Karena longgarnya pengendalianatau pengelolaan terhadap data, akses dan penyebaran informasi menjadi tidak terkendali. Manajemen mungkin tidak memiliki cara untuk mengetahui siapa yang mengakses ataupun yang mengubah data organisasi.

·         Kurangnya Ketersediaan dan Pendistribusian Data

Karena bagian-bagian informasi yang terdapat pada file-file yang berbeda dan bagian-bagian organisasi tidak dapat dihubungkan satu sama lain, jelas adalah tidak mungkin untuk mendistribusikan dan mengakses informasi pada waktu bersamaan. Informasi tidak daat mengalir dengan baik lintas area fungsional, pada bagian dan pada organisasi. Jika pengguna tahu nilai yang ditemukan pada bagian informasi yang sama saling berbeda, mereka mungkin tidak akan mau menggunakan sistem tersebut karena mereka tidak daat mempercayai akurasi datanya.

|  Mendefinikan database dan sistem manajemen database, serta menggambarkan bagaimana memecahkan permasalahan lingkungan file tradisional:

Database adalah sekumpulan data yang sudah disusun sedemikan rupa dengan ketentuan atau aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengelolanya juga memudahkan memperoleh informasi. Selain itu adapula yang mendefinisikan database sebagai kumpulan file, tabel, atau arsip yang saling terhubung yang disimpan dalam media elektronik

·  Sistem manajemen database (database management system/DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna.

Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.

·         Cara memecahkan permasalahan lingkungan file tradisional:

Sebuah DBMS mengurangi redundansi dan inkonsistensi data dengan meminimalkan file terisolasi di mana data yang sama diulang. DBMS mungkin tidak memungkinkan organisasi untuk menghilangkan redundansi data seluruhnya, tetapi dapat membantu mengontrol redundansi. Bahkan jika organisasi mempertahankan beberapa data yang berlebihan, menggunakan DBMS menghilangkan inkonsistensi data, karena DBMS dapat membantu organisasi memastikan bahwa setiap terjadinya data yang berlebihan memiliki nilai yang sama.

Page 2