Apa yang dimaksud dengan pengelolaan surat atau dokumen?

2.1         Pengertian prosedur

Prosedur menurut Moekijat adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam tiap perusahaan.

Menurut Zulkifli prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.

Sedangkan menurut The Liang Gie prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Dari bebrapa pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.

2.2         Pengertian pengelolaan

Menurut Poerwadaminta pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Menurut Tim Penyusun KBBI pengelolaan adalah suatu proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.3        Pengertian Surat

Buku Dasar-Dasar kesekretariatan dan kearsipan mengemukakan bahwa surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis.

Dalam Buku Manajemen Sekretaris, surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak  dan di tujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran.

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi ( sendiri ) ataupun karena kedinasan.

2.4        Jenis-jenis surat

 Dalam buku Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a.         Menurut wujud surat :

1)        Kartu pos

Surat yang terbuat dari kertas berukuran 15 x 20 cm untuk mengirim berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia .

2)      Warkat pos

Sehelai kertas yang telah di cetak sedemikian rupa sehingga apabila  di lipat akan membentuk sampul surat, warkat pos hanya di keluarkan oleh PT POS INDONESIA.

3)      Surat bersampul

Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

4)      Memorandum atau Nota

Memorandum ( memo ) dan nota dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat intern organisasi atau perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat dari pimpinan kepada bawahan/antar pejabat setingkat, seperti memberi petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan antar pejabat dalam suatu organisasi atau perusahaan.

b.      Menurut sifat isi dan asal surat :

1)       Surat dinas

Surat yang isinya berupa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.

2)       Surat pribadi

Surat yang dikirim atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi yaitu surat lamaran pekerjaan.

3)       Surat niaga

Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis yang dibuat dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.

4)       Surat social

Surat yang dibuat oleh lembaga sosial.

5)       Surat pengantar

Sebagai rujukan atau surat yang mewakili seseorang yang ditugaskan.

6)       Telegram

Ada dua macam telegram, telegram yang pengirimnya disalurkan melalui pesawat telegram dan surat kawat ( surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram serta isinya singkat-singkat ).

c.       Menurut jumlah penerimanya :

1)       Surat biasa

Surat yang dikirimkan kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

2)       Surat edaran

Surat yang dikirim kepada beberapa orang pejabat tertentu.

3)       Surat pengumunan

Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama–namanya sulit ditentukan satu persatu.

d.      Menurut urgensi penyelesaiannya :

1)       Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh si penerima atau dijawab/diselesaikan, oleh karena itu “Surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya, sehingga didahulukan dari pada surat-surat yang lain.

2)       Surat segera

Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukanjawaban atau penyelesaian yang segera namun tidak secepat surat yang bersifat sangat segera.

3)       Surat biasa

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya tetapi perlu diselesaikan urutan kedatangannya.

2.5         Fungsi Surat

Selain surat berfungsi sebagai alat komunikasi surat juga berfungsi sebagai berikut :

1.         Alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bahan bukti tertulis jika terjadi perselisihan antara Organisasi atau Perusahaan atau antara orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat menyurat.

Contoh : Surat perjanjian

2.         Alat pengingat

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama.

Contoh : Akta jual beli.

3.         Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktifitas Organisasi/Perusahaan di masa lalu.

Contoh : Bukti-bukti transaksi

4.         Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi  intern dari suatu Organisasi atau Perusahaan.

Contoh : Penggunaan bahsa surat.

5.         Pedoman

Surat dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan.

Contoh : Surat tugas.

6.         Sarana promosi

Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan karena biasanya pada suatu surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

2.5    Prosedur Pengelolaan surat

1.         Prosedur pengelolaan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :

a)        Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1)        Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2)        Meneliti ketepatan alamat si pengirim.

3)        Mengolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.

4)        Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b)        Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengelolaan lebih lanjut.

c)        Pencatatan

Tugas pencatatan surat dilakukan dengan cara :

1)        Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari surat dengan cara menggarisbawah kata-kata/kalimat yang dianggap penting.

2)        Pemeriksaan lampiran-lampirannya

3)        Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

d)       Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah mencatat surat tersebut dalam  buku penerimaan untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk, petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

e)        Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f)         Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-lagkah sebagai berikut :

1)        Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam bukuekspedisi Intern

2)         Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

3)        Petugas pengarahan/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g)        Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

Penyimpanan berkas/arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani oleh sekretaris ini, merupakan berkas/arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

2.         Prosedur penanganan Surat Keluar 

Langkah-langkah pengurusan surat keluar pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a)        Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat-surat keluar. Konsep surat dibuat oleh orang yang ditunjuk (konseptor), untuk surat-surat yang bersifat rutin, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor.

b)        Pengetikan

Apabila kosep surat telah mendapat perseujuan dan memperoleh persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekundan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat sehingga konsep surat tersebut mrnjadi konsep surat  ( Net Surat ) setelah melalui koreksi kesalahan.

c)        Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d)       Penandatanganan

Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berhak menandatangani.

e)        Pencatatan

Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai   berikut :

1)        Surat yang telah ditandatangani, dicap disertaikelengkapan lainnya, Seperti ( Lampiran dan Amplop )

2)        Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.

3)        Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

Page 2

Apa yang dimaksud dengan prosedur pengelolaan dokumen atau surat?

Apa yang dimaksud dengan pengelolaan surat?

Bagaimana cara mengelola surat?

Apa yang dimaksud dengan prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar?