Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip. Show Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering DigunakanDi Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain: Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip. Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing. Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad. Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan. Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci. Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya. Bagaimana pengaruh kerapatan partikel dan bentuk dan volume masing-masing zat 4. Bahan yang bersifat basa diantara bahan berikut ini adalah... * A. Vitamin C B. Jus lemon C. Cuka D. Es jeruk E. Sabun 1. Bagian terkecil dari suatu materi yang masih memiliki sifat materi tersebut disebut .... * A. Ion B. Atom C. Molekul D. Partikel E. Proton Berapa gram urea dan berapa gram H2SO4 untuk membuat 100 gram Thiourea?? Dalam sebuah proses analisa kuantitatif, didapatkan bobot labu bulat yang berisi sampel lipid yang telah mengalami destruksi dan ekstraksi juga pengua … apakah pupuk dapat terbentuk apabila aktivator jamur atau bakteri tidak dapat berkembang dengan baik? Berapa mg H2c2o4 yang ekivalen dengan 20 ml 0,1 N naoh apa yang terjadi jika moonrock atau batu bulan teroksidasi Komponen triasilgliserol (TAG) dari suatu lipid terdiri atas 1 molekul gliserol dan 3 molekul asam lemak yang berupa asam miristat (CH3(CH2)12COOH). H … mengapa harus ada anion yang di hasilkan dari gas dengan menggunakan asam encer?
Secara Keseluruhan, indeks memiliki tiga jenis pengertian. Antara lain sebagai berikut : a. Secara Umum, indeks adalah alat bantu untuk menentukan suatu tempat. b. Dari segi perpustakaan, indeks merupakan katalogisasi tentang judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi serta penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya. c. Segi Kearsipan, indeks adalah petunjuk atau tanda pengenal untuk mempermudah dalam menentukan tempat penyimpanan arsip. Dengan demikian ketika kita memerlukan suatu arsip maka untuk mempermudah penemuannya, digunakannya indeks.
 Indeks sangat berguna dalam hal penyimpanan arsip dunia administrasi. Keguanaan indeks antara lain sebagai berikut : 1. Untuk mengelompokan ataun menyatukan beberapa arsip atau dokumen yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama, untuk kemudian disatukan kembali ke dalam satu berkas yang sama. 2. Indeks sebagai media penemuan kembali arsip atau dokumen. Untuk mempermudah dalam melakukan pengindeksan suatu arsip, maka perlu diperhatikannya berbagai syarat dibawah ini, sebagai berikut : a. Indeks harus singkat, jelas, dan mudah dipahami. b. Menggunakan kata yang mudah dimengerti orang. c. Mempunyai orientasi kepada kebutuhan pengguna. d. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut. Mengindeks merupakan penentuan urutan berbagai unit atau bagian dari kata tangkap ( caption ) yang akan disusun berdasarkan abjad. Kata tangkap bisa berupa nama orang, nama badan usha, judul masalah, nama tempat, atau angka yang tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan dalam suatu instansi. Kata tangkap merupakan tanda penganal ( ID ) dari suatu dokumen yang disimpan, sehingga kata tangkap digunakan berasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh instansi. a. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem abjad ( alphabetical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan usaha / lembaga / perusahaan / organisasi. Oleh sebab itu,yang harus diindeks adalah nama orang atau nama perusahaan. b. Jika perusahaan tersebut menggunaan penyimpanan sistem subjek ( subjectical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah judul masalah atau subjek dari surat yang disimpan c. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem tanggal ( chronological filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsi atau dokumen yang disimpan. d. Jika suatu instansi menggunakan penyimapanan sistem wilayah ( geographical filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat / daerah / wilayah dari surat yang disimpan. e. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem nomor ( numerical filing system ), maka yang menjadikan kata tangkap adalah nomor urut yang terdapat dalam buku arsip atau daftar klasifikasi yang tersedia. Simak juga: Analisa Kebutuhan Pegawai dan Pengadaan Pegawai Selain istilah yang kita kenal mengindeks atau kata tangkap, terdapat istilah lain dalam penataan dokumen yakni unit. Unit merupakan bagian terkecil dari kata tanggkap yang memiliki pengertian secara individual. Masing-masing dari unit dalam kata tangkap yang ditentukan oleh peraturan megindeks. Hal tersebut sangat penting dalam penyusunan urutan abjad yang berdasarkan kepada unit demi unit serta huruf demi huruf. Nama orang terdiri dari 2 macam, yakni nama tunggal dan nama ganda ( lengkap ). Nama tungal merupakan nama yang terdiri dari satu unit. Misalnya : Arifin, Syarifuddin, dan Ramadhani. Sedangkan nama ganda ( lengkap ) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau lebih. Misalnya : Dimas Nugroho, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo. Penjelasan dari nama Muhammad Galih Prasetyo. 1. Muhammad adalah nama depan ( first name ). 2. Galih adalah nama tengah ( middle name ). 3. Prasetyo adalah nama akhir ( last name ). Nama akhir bisa berupa : 1. Nama marga ( contoh : Nasution ) 2. Nama keluarga ( contoh : Yudhoyono ) 3. Nama ayah ( contoh : Ismail dalam nama Ratna Ismail ) 4. Nama sendiri ( contoh : Aisyah dalam nama Siti Aisyah ) Nama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Adinda Nur Aisyah Aisyah Adinda Nur Ai 1 Prof. Dr. Agus Hermawan Hermawan Agus Prof., Dr. He 2 Aryo Wibisono Wibisono Aryo Wi 3 |
Apa kata tangkap yang digunakan dalam sistem abjad
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketajaman Inc.
