Tuliskan dan Jelaskan dokumen apa saja yang termasuk dalam portofolio pengadaan pegawai

Table of Contents Show

A. Macam-Macam Dokumen Kepegawaian
B. Macam-Macam Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
Video yang berhubungan

Menurut Perka BKN Nomor 11 Tahun 2011, Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

Jenis-jenis dokumen kepegawaian yang harus disimpan:

SK CPNS
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)
STTPL Prajabatan
Sumpah PNS
SK PNS
SK Mutasi
Penetapan Angka Kredit (PAK)
SK Jabatan
Surat Pernyataan Pelantikan
Sumpah Jabatan
SK Peninjauan Masa Kerja
SK Cuti di Luar Tanggungan Negara
SK Pengaktifan Kembali Setelah Menjalankan Cuti di Luar Tanggungan Negara
SK Tugas Belajar
Ijazah pertama sampai dengan akhir
SK Tanda Kehormatan
SPT Kenaikan Gaji Berkala
SK Konversi NIP
SK Kenaikan Pangkat
SK Pensiun
Kartu Pegawai
Kartu Pegawai Elektronik
BPJS
NPWP
Kartu Suami/Istri
Surat Nikah
KTP
Kartu Keluarga
Kartu Taspen
SKP
SK Hukuman Disiplin
Sertifikat Diklat Struktural
Sertifikat Diklat Teknis/Fungsional

Tata Naskah Kepegawaian PNS elektronik adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik/digital.

Manfaat Tata Naskah Elektronik

Pencarian dokumen yang cepat dan mudah tanpa meninggalkan meja kerja.
Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya.
Menghemat tempat karena tidak membutuhkan ruangan untuk menyimpan berkas.
Resiko rusaknya dokumen kertas karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback up data ke dalam media penyimapanan.

Langkah-langkah Proses Digitalisasi

Scan dokumen-dokumen menggunakan scaner. Apabila tidak mempunyai scaner bisa juga dengan kamera handphone, tetapi kualitas kameranya harus yang bagus.
Upload pada google drive.

Untuk proses upload, pastikan jaringan terkoneksi dengan internet. Bila sudah terkoneksi, buka browser web. Ketikan alamat www.gmail.com, lalu login.

Klik icon Drive pada sebelah kanan.

Klik Kanan pada area kosong, lalu klik folder baru.

Ketik dengan nama folder NIP. Kemudian double klik folder yang baru dibuat tadi. Lalu klik kanan di area kosong, klik upload. Lalu double klik image dokumen yang akan di upload.

Dengan diuploadnya file tersebut pada google drive, maka dimanapun kita berada apabila membutuhkan dokumen untuk keperluan kepengurusan apapun tidak perlu repot mencari dokumen di kantor/rumah, apalagi apabila jarak rumah jauh.

Di era serba TI ini, diharapkan kepada petugas kepegawaian OPD Cilacap melaksanakan pengelolaan tata naskah kepegawaian seperti ini agar pelayanan kepegawaian di lingkungan instansi tersebut menjadi memuaskan.

Cara Penanganan Dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

A. Macam-Macam Dokumen Kepegawaian

Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pegawai disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing, berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang pegawai PNS. Berikut ini berbagai jenis arsip kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil berdasarkan buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013. 1. Formasi Pegawai 2. Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, WawancaraLitsus, Penetapan Tahap akhir 3. Pengangkatan Pegawai, meliputi : a. Usulan Pengangkatan CPNSPNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitianscreening, Berkas usulan CPNSPNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan 4. Pembinaan Karir Pegawai : a. DiklatKursusMagangTugas BelajarUjian DinasIzin Belajar Pegawai, meluputi : Surat PerintahSurat TugasSKSurat Izin, Laporan Kegiatan, STTPL Diklat b. Peninjauan Masa Kerja c. DP3 d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran. 5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 6. Mutasi Pegawai, meliputi : a. Alih Tugas Diperbantukan Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga Nikah, Anak, Cerai, yaitu : Surat NikahCerai, Akte Kelahiran Anak, c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan PangkatGolonganJabatan e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan StrukturalFungsional 7. Administrasi Pegawai a. Surat PerintahSurat TugasSK Perjalanan Dinas DN dan LN b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, KarisKarsu dan Bukti diriNIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll, Keanggotaan ParpolLSM ORMASKP4LP2P c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya. 8. Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan BerasPakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan DinasLayanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi. 9. Proses Pemberhentian PegawaiPensiun 10. Keputusan Pemberhentian PegawaiPensiun 11. PerselisihanSengketa Kepegawaian 12. Pemberian Tanda JasaPenghargaan 13. Data Kepegawaian 14. Dokumentasi Kepegawaian 15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil Dari berbagai jenis arsip yang akan tercipta oleh para pegawai negeri sipil, kesemua arsip tersebut patut menjadi perhatian bagi arsiparis di bagian kepegawaian. Dengan banyaknya arsip tersebut maka perlu dipertimbangkan pula pemilihan penyimpanan arsip yang sesuai bagi lembaga tersebut.

B. Macam-Macam Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

1. PENGERTIAN FORMASI KEPEGAWAIAN

Kata formasi berasal dari bahasa Belanda Formatie dan bahasa Inggris Formation yang berarti susunan berdasarkan undang-undang pokok kepegawaian No. 8 tahun 1974 menetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil di kalangan pemerintah dijelaskan bahwa:
Formasi kepegawaian adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri sipil diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok ditetapkan oleh pejabat yang berwenang, sedangkan peraturan pemerintah No. 5 tahun 1979 pasal 1 menjelaskan lebih lanjut, bahwa formasi kepegawaian adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh susunan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu, ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab dalam bidang penerbitan dan penyempurnaaan Aparatur Negara.

2. PENGADAAN PEGAWAI

Definisi Pengadaan Pegawai : Kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di harapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi: prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern.
Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.
Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk.
Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian
Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.
Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan
Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.
Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi
Menentukan lulus tidaknya masa orientasi
Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.
Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai agar para pegawai berkembang dan betah

Landasan hukum pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah pasal 16 UU no 8 Tahun 1974 tentang pengadaan PNS. Pasal 1 ayat 1 Peraturan Pemerintah nomor 6 tahun 1976 antara lain merumuskan pengertian pengadaan Pegawai Negeri Sipil sebagai proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Kegiatan tersebut meliputi :

A. Perencanaan

Dalam perencanaan ditentukan persyaratan yang harus dipenuhi, kapan pengadaan Pegawai Negeri Sipil itu diadakan dan siapa yang diberi tugas dalam pengadaan pegawai itu.

B. Pengumuman lowongan kerja, antara lain mencantumkan :

1. Jumlah dan jenis lowongan

2. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar

3. Alamat tempat lamaran ditujukan

4. Batas waktu pengajuan surat lamaran

5. Lain-lain hal yang dipandang perlu

C. Seleksi administratif

Setiap lamaran yang masuk harus diseleksi, apakah lamaran itu memenuhi syarat/ persyaratan yang telah ditetapkan.

D. Pemanggilan pelamar

Pelamar yang memenuhi syarat (lulus dari seleksi administratif) dipanggil. Dalam surat panggilannya hendaknya ditentukan kapan, dimana, dan kepada siapa pelamar harus melaporkan diri, dan ketentuan-ketentuan yang lain dianggap perlu.

E. Ujian

Ujian dapat dilakukan secara tertulis atau secara lisan tergantung pada tujuan dan jumlah pelamar. Untuk menjamin objektivitas dan kecepatan dalam pelaksanaan, ujian diselenggarakan secara tertulis, sehingga dapat diikuti oleh lebih banyak pelamar secara serentak.

F. Pengumuman hasil ujian

Nama peserta ujian yang dinyatakan lulus disusun oleh panitian ujian dalam suatu daftar berdasarkan nomor urut lulus. Kemudian pejabat yang berwenang menentukan jumlah pelamar yang akan diterima berdasarkan formasi yang tersedia dan berdasarkan nomor urut lulus.

G. Pengangkatan

Ada empat segi yang perlu diperhatikan dalam pengangkatan yaitu :

1. Pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil

2. Penghasilan

3. Masa Percobaan

4. Masa Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil

3. CARA PENANGANAN DOKUMEN ADMINSITRASI KEPEGAWAIAN

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara, sebagai berikut:

Menghimpun : Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan penghimpunannya.
Mencatat : mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan
Mengolah : mengolah yakni mencakup macam - macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
Menggandakan : menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.
Mengirim : mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
Menyimpan : menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu, dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan.

4. CARA PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Sedangkan untuk memelihara dokumen pada administrasi kepegawaian, dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data fisik maupun data digital.

Data Fisik

Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut sebagai bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu.

Data Digital

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning dari file data fisik.

Contoh :
Dengan Elektronik Record Management ( ERM ), Badan Kepegawaian Negara ( BKN ) melakukan konversi dan migrasi takah ( tata naskah ) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian ( scanning ), identifikasi ( Indexsing ) serta pengelolaan ( managing ) terhadap file image dari hasil scanning terhadap file kepegawaian Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan. Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :

Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat. Ini karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem.
Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaannya sangat fleksible dan distribusi data digital juga lebih mudah ketika diperlukan.