Saat membuat Mail Merge langkah untuk mengeluarkan menampilkan data yang ada di Excel adalah?

Tanggal 11-13 Agustus 2015 STMIK Palangkaraya melaksanakan kegiatan Pengabdian pada Masyarakat (Sulistyowati, Susi Hendartie dan Suparno) ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Katingan di Kasongan sebagai narasumber pada Pendidikan dan Pelatihan Aplikasi Perkantoran bagi Operator Komputer di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Katingan Tahun 2015. Peserta Pelatihan adalah operator komputer seluruh SKPD di lingkungan Kabupaten Katingan sebanyak 60 orang.

Nah pada saat menyampaikan materi Mail Merge dalam kegiatan Pelatihan tersebut ada peserta yang menanyakan cara menyisipkan gambar pada dokumen mail merge, dalam pemikiran beliau jika seandainya pembuatan Piagam atau Sertifikat Pelatihan selain langsung dicetak dengan data pesertanya juga langsung dicetak dengan Foto dari Peserta yang bersangkutan maka akan lebih menghemat waktu lagi karena tidak perlu nempel foto lagi.

Pertanyaan yang sangat bagus tersebut belum bisa kami berikan jawabannya karena setelah dicoba berulang-ulang selalu gagal, setelah cari referensi dengan searching di internet ternyata banyak blogger yang menulis bahwa penyisipan gambar dalam Mail Merge tidak bisa dilakukan untuk Ms Word versi 2007 dan 2010, termasuk peserta yang bertanya juga telah searching di internet dan juga menemukan informasi yang sama alias tidak bisa dilakukan pada Ms Word versi 2007 dan 2010 namun hanya bisa dilakukan pada versi Word 97 dan Word 2003.

Permasalah bagus ini merupakan tantangan untuk menambah wawasan keterampilan yang telah dimiliki sebelumnya dan hasil coba-coba selanjutnya dengan referensi yang telah didapat dari hasil searching ternyata penyisipan file gambar dalam mail merge menggunakan Ms Word 2007 dan 2010 juga dapat dilakukan, beginilah langkah-langkahnya :

1. Siapkan file Gambar atau file Foto dalam satu folder yang sama dengan file induk dan file data.
2. Siapkan data yang akan disisipkan dengan format Ms Excel

1. Buat salah satu kolom dalam data tersebut yang digunakan untuk menampilkan link ke file Gambar atau file Foto seperti gambar di atas dengan langkah berikut :
   1. Letakan pointer pada baris data yang sesuai
   2. Klik Tab Ribbon Insert, Pilih icon Hyperlink sehingga ditampilkan kotak dialog berikut :

1. Pilih nama file gambar yang diinginkan.
2. Klik tombol OK.

1. Simpan dan Tutup data tersebut.
2. Buatkan dokumen induk pada Ms Word.
3. Klik tab Ribbon Mailings – Start Mail Merge – Directory.
4. Klik icon Select Recipients – Use Existing List.
5. Pilih file data yang telah dibuat dengan format Ms Excel sebelumnya
6. Sisipkan nama-nama field yang diperlukan melalui klik icon Insert Merge Field berulang-ulang sampai semua field yang diperlukan masuk dalam dokumen induk.
7. Pilihlah atau bloklah bagian field gambar atau field foto, selanjutnya tekan tombol Alt + F9 untuk menampilkan code sumber field sehingga tampilan field menjadi seperti : 

{ MERGEFIELD Foto }

dimana Foto adalah nama field yang berisi foto atau gambar

1. Bloklah code sumber field tersebut selanjutnya tekan tombol Ctrl + F9 sehingga ditambahkan tanda kurung kurawal di depan dan di belakang code sumber field tersbut menjadi seperti :

{{ MERGEFIELD Foto }}

1. Pada posisi kursor (diantara dua kurung kurawal buka) tuliskan IF TRUE.
2. Bloklah code sumber field yang telah ditambah tulisan IF TRUE tersebut selanjutnya tekan tombol Ctrl + F9 lagi sehingga ditambahkan tanda kurung kurawal di depan dan di belakang code sumber field tersebut menjadi seperti :

{{IF TRUE{ MERGEFIELD Foto }}}

1. Pada posisi kursor (diantara dua kurung kurawal buka sebelum IF TRUE) tuliskan INCLUDEPICTURE dan tambahkan tulisan \d sebelum kurung kurawal terakhir sehingga code sumber field tersebut menjadi seperti : 

   {INCLUDEPICTURE{IF TRUE{ MERGEFIELD Foto }}\d}

2. Tekan tombol Alt + F9 kembali untuk menyembunyikan code sumber field tersebut.
3. Klik icon Preview Results maka data akan disisipkan kedalam dokumen induk termasuk gambar atau foto yang diinginkan.

Semoa tulisan ini juga bermanfaat bagi pembaca sekalian yang sudah meluangkan waktunya untuk berkunjung ke situs ini, terima kasih.