Pengiriman kembali barang yang dibeli karena rusak disertai dengan bukti yang disebut

Nota kredit dan nota debit adalah istilah keuangan yang akrab digunakan perusahaan atau suatu unit organisasi. Nota kredit dan nota debit juga memiliki fungsi penting dalam perpajakan.

Apa arti penting nota kredit dan nota debit? Dalam adminitrasi perpajakan, nota debit dan nota kredit berfungsi ketika terjadi pembatalan faktur pajak. Jadi, nota debit dan nota kredit adalah bukti transaksi keuangan yang menjadi dasar dari pembatalan faktur pajak.

Nota Debit

Nota debit merupakan dokumen yang menjadi bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat pembeli. Secara sederhana, nota debit digunakan untuk mendebit/mengurangi. Maka, jika dikaitkan dengan usaha jual dan beli barang dan/atau jasa, berarti nota debit berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.

Lembar nota debit biasanya dibuat minimal dua rangkap. Lembar aslinya kemudian dikirimkan pembeli kepada penjual bersamaan dengan pengembalian barang yang dibeli. Sedangkan lembar lainnya disimpan pembeli sebagai bukti pencatatan.

Nota Kredit

Nota kredit adalah dokumen yang membuktikan terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan akibat adanya penurunan harga lantaran adanya kerusakan/ketidaksesuaian kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan atau karena terjadinya pengembalian barang dagangan.

Nota kredit dibuat dan ditandatangani penjual dan berguna bagi penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti nota debit, nota kredit biasanya minimal dua rangkap. Lembar pertama (dokumen asli ) diberikan kepada pembeli, sementara lembar lainnya disimpan penjual.

Dalam konteks perpajakan, ada dua hal yang berhubungan dengan nota debit dan nota kredit, yakni:

1. Saat adanya revisi/penurunan nominal harga penjualan.
2. Terjadinya retur pembelian atau adanya pengembalian barang.

Ketika terjadinya atau dilakukannya retur pembelian, maka pembeli harus menerbitkan nota debit dan retur pembelian kepada penjual. Setelahnya, penjual menerbitkan nota kredit.

Saat merevisi atau menurunkan nominal harga penjualan dalam invoice karena adanya pembatalan, ketidaksesuaian barang, atau alasan lainnya yang sebelumnya sudah disepakati antara pembeli dan penjual, maka pembeli akan menerbitkan nota debit dan penjual menerbitkan nota kredit. Selanjutnya, yang perlu dilakukan penjual adalah menerbitkan faktur pajak pengganti atau faktur pajak batal tergantung dari kasus yang dihadapi.

Poin Pada Nota Debit dan Nota Kredit

Dokumen nota debit dan nota kredit pada dasarnya tidak memiliki template pasti. Pembuatan dokumen tersebut disesuaikan dengan masing-masing perusahaan yang bersangkutan. Akan tetapi, ada beberapa hal penting yang perlu tertera dalam nota debit maupun nota kredit. Nah, berikut ini hal yang harus ada dalam lembar tersebut.

Nota debit:

1. Nama PKP pembeli.
2. Nama PKP penjual.
3. Nomor nota kredit.
4. Keterangan jumlah barang yang didebitkan.
5. Jenis barang yang didebitkan.
6. Harga barang per unit.
7. Total harga barang yang didebitkan.
8. Tanggal pembuatan nota debit.
9. Nama dan tanda tangan pembeli.

Nota kredit:

1. Nama PKP penjual.
2. Nama PKP yang dituju atau PKP pembeli.
3. Nomor nota kredit.
4. Tanggal pembuatan nota kredit.
5. Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
6. Jenis barang yang dikreditkan.
7. Harga barang per unit.
8. Total harga barang yang dikreditkan.
9. Nama dan tanda tangan penjual.

Dokumen sebagai tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan, misalnya cek, bilyet giro, dan dokumen pengiriman uang; lihat juga bukti pelunasan (voucher).

Otoritas Jasa Keuangan

Tiap kegiatan jual beli yang dilakukan, pasti ada pencatatan. Pencatatan atas transaksi tersebut yang akan dijadikan bukti transaksi. Bukti transaksi dapat dibedakan sesuai dengan kejadiannya, transaksi yang terjadi di perusahaan terdiri dari transaksi internal, dan transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan adalah transaksi eksternal. Kedua transaksi ini secara otomatis dapat mengubah posisi harta, kewajiban dan modal pada perusahaan. Perubahan ini yang akan mempengaruhi keseimbangan dalam persamaan dasar akuntansi.

Secara jelasnya, bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap segala kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan maupun sebuah bisnis. Bukti transaksi berperan penting dalam mencegah munculnya permasalahan di waktu yang akan datang.

Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Dari pencatatan tersebut dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, dan dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.

Terdapat dua jenis bukti transfer, yaitu:

• Bukti Transfer Internal, yakni bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan. Transaksi tersebut dilakukan oleh personalia perusahaan dan hanya mengikuti di dalam perusahaan. Transaksi internal berorientasi kepada perubahan posisi keuangan yang terjadi pada lam perusahaan. Baik transaksi yang dibuat maupun transaksi yang dikeluarkan semua berasal dan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Bukti transaksi internal dapat dicontohkan seperti memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor.
• Bukti Transaksi Eksternal, adalah bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Bukti transaksi ada bermacam-macam, misalnya saja seperti kwitansi, faktur, cek, nota kredit, nota debet, dan lain sebagainya.

Berikut adalah contoh bermacam-macam bukti transaksi, di antaranya:

1. Nota Kontan: Bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai.
2. Nota Kredit: Bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
3. Nota Debet: Dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).
4. Faktur: Pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya.
5. Kwitansi: Bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.
6. Cek: Perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
7. Bukti Memorandum: Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan. Misalnya, seperti memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.
8. Bilyet Giro: Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
9. Rekening Koran: Bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya.
10. Bukti Setoran Bank: Catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk investasi.
11. Bukti Kas Masuk: bukti transaksi tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang disertai oleh buktinya. Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data pengarsipan. Kas dapat berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh customer bisa dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, ataupun sebagainya. Contoh bukti kas masuk adalah kwitansi dan nota.
12. Bukti Kas Keluar: adalah bukti transaksi terkait pengeluaran kas maupun pembayaran. Kas biasanya dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. Bukti transaksi kas ini harus memiliki keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti ini nantinya dapat digunakan akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil. Contoh bukti kas keluar adalah nota kontan asli atau kwitansi dari kreditur.