Jawaban:
3 Hal penting dalam komunikasi:
1. Kredibilitas pengirim pesan
2. Ketrampilan mengirim pesan
3. Umpan balik dari penerima pesan
1. Kredibilitas pengirim pesan
Adalah kadar keterpercayaan atau keterandalan pernyataan-pernyataan pengirim di telinga penerima. Aspek kredibilitas ialah:
Sifat bisa dipercaya dari si pengirim pesan sebagai sumber informasi.
Intensi, yaitu maksud atau motivasi baik dari pihak pengirim.
Ungkapan sikap hangat dan bersahabat dari pengirim pesan.
Predikat atau cap positif yang dimiliki pihak pengirim.
Keahlian pengirim pesan menyangkut pokok pembicaraan yang disampaikan.
Sifat dinamis, proaktif dan empatik dari si pengirim pesan.
2. Ketrampilan mengirim pesan
Hal yang perlu diperhatikan adalah:
Menggunakan kata ganti orang pertama tunggal dalam pembicaraan, contoh: “Saya….”, “Aku….”.
Membuat pesan lengkap dan mudah dipahami.
Pesan non verbal harus sesuai dengan pesan verbal.
Redundasi: pesan sebaiknya diulang seperlunya, termasuk menggunakan lebih dari satu media untuk mengirimkan pesan yang sama.
Menyesuaikan cara penyampaian pesan dari pengirim dengan kerangka acuan, sudut pandang maupun kemampuan atau daya tangkap dari penerima pesan.
Dalam mengungkapkan perasaan, sebaiknya ditempuh salah satu dari tiga cara berikut, yaitu menyebut nama perasaan (“Maaf, saya sedang sedih”), menyebut bentuk tindakan yang disebabkan oleh perasaan yang sedang dialami (“Saya ingin menangis”), menggunakan kiasan (“Hati saya seperti disayat sembilu”).
Menahan diri untuk membuat penilaian atau interpretasi.
3. Umpan balik dari penerima pesan
Umpan balik adalah proses yang memungkinkan pengirim mengetahui bagaimana pesan yang dikirim ditangkap oleh si penerima. Umpan balik dari penerima pesan membuat pengirim dapat memodifikasi bentuk pesan sehingga dapat ditangkap si penerima dengan arti yang lebih tepat. Pesan yang efektif meliputi hal-hal sebagai berikut:
Sumber secara jelas memiliki pesan yang disampaikan. Kalimat yang disampaikan biasanya menmggunakan kata saya, aku, menurut saya, dan sebagainya. Penggunaan kata-kata ini menunjukkan adanya tanggung jawab pribadi atas ide dan perasaan yang dinyatakan. Pesan yang dimulai dengan perkataan kebanyakan orang, kata teman saya, atau menurut kabar merupakan istilah yang menyulitkan untuk memahami apakah hal yang disampaikan benar-benar hasil pemikiran dan perasaan orang tersebut atau ia hanya mengulang perkataan orang lain.
Membuat pesan secara lengkap dan spesifik. Termasuk pernyataan yang jelas mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pengirim
Membuat pesan secara verbal selaras dengan pesan non verbal. Dalam komunikasi tatap muka, pesan verbal maupun non verbal harus selaras. Misalnya apabila mengucapkan terimakasih, maka ekspresi non verbal yang sesuai adalah tersenyum dengan penuh kehangatan.
Mengulangi pesan lebih dari satu kali dan menggunakan lebih dari satu media komunikasi (misal: menggunakan gambar, bagan, tulisan, dll)
Meminta umpan balik dalam hal bagaimana pesan tersebut diterima
Buatlah pesan sesuai dengan susut pandang dan cara berpikir penerima. Artinya, informasi yang sama dapat disampaikan secara berbeda oleh ahli atau oleh orang awam, anak-anak dan orang dewasa, pada atasan dan rekan kerja.
Mengungkapkan perasaan melalui istilah bagi perasaan tersebut, tindakan yang menggambarkan perasaan itu atau melalui kiasan. Misalnya : mengungkapkan perasaan dengan istilah (saya merasa sedih) melalui gambaran perilaku (saya seperti ingin menangis) atau melalui kiasan (hati saya terasa seperti tertusuk duri)
Menguraikan tingkah laku orang lain tanpa menilai atau menghakimi. Untuk memberikan tanggapan perilaku seseorang, katakanlah mengenai apa yang ia perbuat (misal : saya terganggu dengan ocehanmu) lebih baik dikatakan dari pada membuat penilaian (misal : kamu egois, tidak mau mendengarkan perkataan orang lain)
semoga membantu
Tayang 06 Jan 2022 - Dibaca 9 mnt
Komunikasi adalah hal yang penting dalam dunia kerja dan memiliki beragam bentuk. Nah, client communication adalah salah satu bentuknya.
Apabila komunikasi dengan klien berjalan baik, kepercayaannya terhadapmu akan meningkat karena kamu paham dengan apa kebutuhan, ekspektasi, dan kesulitan mereka.
Sehingga, hubungan dengan klien pun akan semakin bagus dan berpotensi meningkatkan loyalitas mereka terhadap bisnismu.
Nah, di artikel ini Glints akan menjelaskan serba-serbi seputar client communication yang perlu kamu tahu. Yuk, disimak!
Apa Itu Client Communication?
© Pexels.com
Melansir dari Indeed, client communication adalah bentuk komunikasi bisnis antara pelaku bisnis dengan kliennya.
Di dalamnya, terdapat komunikasi tertulis seperti email; komunikasi verbal (panggilan telepon); dan komunikasi fisik (bahasa tubuh) ketika berhadapan dengan klien.
Dalam client communication, kamu menggabungkan kemampuan berbahasa, interpersonal, dan emosional untuk menyampaikan pesan yang jelas, bermakna, serta tetap menjaga emosi klien.
Client communication yang baik pun berarti mendengarkan secara aktif pada apa saja yang disampaikan konsumen.
Hal ini dilakukan untuk memahami emosi apa yang dirasakan klien dan juga mengetahui apa yang dibutuhkan olehnya.
Mengapa Client Communication Penting?
© Pexels.com
Client communication sangat penting untuk dipelajari supaya kamu mendapatkan citra positif dari klien yang dapat mempengaruhi reputasimu di kantor.
Komunikasi klien yang baik pun memiliki manfaat bagi bisnismu, terlebih jika kamu berprofesi sebagai seorang freelancer.
Berikut adalah beberapa manfaat dari client communication yang baik.
- meningkatkan kepercayaan dan loyalitas konsumen
- mengurangi kesalahpahaman
- membangun ekspektasi yang jelas
- customer experience dan satisfaction yang baik
- membantu proyek yang dikerjakan berjalan lancar
- membuat komunikasi berjalan efektif
Elemen Client Communication
© Pexels.com
Dalam client communication, terdapat beberapa elemen yang perlu hadir ketika melakukannya. Tanpanya, komunikasi klien tidak dapat berjalan dengan baik.
Sehingga, mengutip dari Indeed dan Proofhub, ada baiknya kamu memperhatikan kelima hal ini ketika berbicara dengan klien.
1. Bersikap transparan
Bersikap transparan dan terbuka adalah salah satu kunci dalam client communication.
Melakukan hal ini dapat membangun kepercayaan klien kepadamu.
Sebagai contoh, jika klien bertanya tentang progress pekerjaan, jawablah dengan jujur dan jangan menutup-nutupi masalah yang terjadi.
Contoh lainnya adalah, kamu selalu memberitahu klien jika terjadi berbagai perubahan yang dapat mempengaruhi mereka, seperti perubahan harga atau kebijakan.
2. Menunjukkan fleksibilitas
Memiliki fleksibilitas dalam berkomunikasi pun adalah elemen lainnya dalam client communication.
Maksudnya adalah, kamu dapat memberikan pilihan platform komunikasi saat akan berkomunikasi dengan klien.
Misalkan, jika nomor teleponmu sedang bermasalah, kamu bisa memberi pilihan kepada klien untuk berkomunikasi via email atau media sosial.
Selain itu, menunjukkan fleksibilitas pun berarti kamu bisa dan siap mencari solusi alternatif lain jika klien tidak bisa menyelesaikan masalah dari masukan yang telah diberikan sebelumnya.
3. Empati dan compassion
Bersikap empati dan menunjukkan compassion adalah elemen-elemen penting dalam client communication.
Dengan kedua hal ini, kamu dapat memahami masalah yang dihadapi oleh klien.
Oleh karena itu, melakukan active listening adalah salah satu kunci yang dapat membantumu merasa empati dan menunjukkan compassion pada klien.
4. Nada bicara yang ramah
Salah satu elemen penting dalam client communication adalah nada bicara yang ramah.
Meskipun klien yang datang padamu mengajukan keluhan dengan marah-marah, jangan sampai kamu terbawa emosi dan melampiaskannya pada klien.
Hal ini hanya membuat keadaan semakin buruk dan berpotensi mencoreng reputasimu di tempat kerja. Karena itu, pastikan nada bicaramu terkontrol, ya.
Selain itu, penyampaian gaya bahasa pun perlu diperhatikan ketika berkomunikasi dengan klien supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.
5. Self-awareness
Self-awareness adalah elemen lainnya yang harus ada dalam client communication.
Maksudnya adalah, kamu harus sadar diri dan meminta maaf apabila telah membuat kesalahan pada klien.
Selain itu, memberikan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah dari kesalahan yang dibuat pun menjadi salah satu bentuk self-awareness.
Tanpa hal ini, kamu akan kesulitan dalam membangun kepercayaan dari klien.
Tips Melakukan Client Communication
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan bisa kamu lakukan supaya komunikasi dengan klien dapat berjalan lancar.
Seperti melansir dari Proofhub, berikut adalah beberapa tips ketika melakukan client communication.
1. Membangun hubungan emosional dengan klien
© Pexels.com
Supaya bisa memahami apa yang klien alami, maka penting bagimu untuk membangun hubungan emosional dengan klien.
Dalam hal ini, self-awareness, empati, dan compassion sangatlah penting.
Maksudnya adalah, kamu menjaga tutur bahasamu dan berhati-hati pada konotasi yang bersifat sentimental.
Sebagai contoh, ketimbang berkata seperti ini;
Mohon bersabar, kami sedang memperbaiki masalah ini. Anda harus mengerti keadaan kami.
Kamu bisa mengucapkan hal berikut;
Saya mengerti jika masalah ini membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memperbaikinya. Tim kami sedang berusaha untuk menyelesaikannya. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanannya dan saya memohon kesabaran dari Anda karena kami pun ingin memastikan kejadian ini tidak terulang lagi. Terima kasih.
2. Pastikan pesan yang disampaikan jelas dan mudah dipahami
© Pexels.com
Memastikan pesan tetap jelas dan mudah dipahami adalah tips lain ketika melakukan client communication.
Maksud dari pesan yang jelas dan mudah dipahami adalah;
- disampaikan secara berhati-hati dan menggunakan diksi yang tepat
- menjelaskan tanpa bertele-tele
Sehingga, hindari menggunakan kata “hampir” atau “mungkin” ketika berbicara dengan klien.
Sebagai contoh, ketimbang berbicara klien seperti ini;
Saya akan mengirimkan progress pekerjaan mungkin dalam beberapa waktu ke depan, terima kasih.
Alangkah lebih baik kamu berkomunikasi dengan cara seperti ini;
Saya akan mengirimkan progress pekerjaan melalui email lusa jam 5 sore. Apabila saya ada pertanyaan, saya akan memberitahu Anda pada jam 10 pagi besok hari. Terima kasih.
3. Menjaga tone saat berkomunikasi
© Pexels.com
Terkadang, bagaimana sesuatu disampaikan lebih penting ketimbang apa yang dibicarakan.
Sehingga, menjaga tone saat melakukan client communication adalah hal penting.
Jika kamu berpikir, tone seperti apa yang memberi kesan profesional, berikut adalah ciri-cirinya.
- menunjukkan kepercayaan diri
- sopan dan santun
- menggunakan bahasa yang tidak diskriminatif
- memiliki mindset “bagaimana hal ini dapat menguntungkan klien”
- menghindari tone yang bersifat menuduh
Sehingga, ketimbang berbicara ke klien seperti ini;
Saya memohon maaf bahwa pekerjaan tidak bisa diselesaikan saat ini, saya pun lupa memberitahu hal ini. Anda tidak memberi saya cukup waktu untuk menyelesaikannya.
Kamu bisa berbicara seperti ini;
Saya memohon maaf dan merasa tidak nyaman untuk memberitahu Anda jika pekerjaan akan sedikit telat. Mungkin saya sedikit lancang, tapi bolehkah saya meminta deadline-nya diundur untuk beberapa jam? Saya berjanji akan menyelesaikannya tanpa kesalahan. Terima kasih.
4. Menjadi pendengar aktif
© Pexels.com
Tentunya, kamu tidak bisa berkomunikasi dengan klien tanpa mendengarkannya tanpa perhatian.
Oleh karena itu, menjadi pendengar aktif adalah salah satu kunci ketika melakukan client communication.
Mendengarkan dengan penuh perhatian membantumu menghindari kesalahan informasi, dan juga menjaga komunikasi tetap efektif.
Selain itu, pekerjaan pun akan cepat selesai karena kamu tidak perlu bertanya lagi mengenai detail-detail akibat tidak memperhatikan dan mendengarkan klien.
Itulah serba-serbi seputar client communication yang perlu kamu ketahui.
Sekarang, kamu sudah paham bahwa skill ini adalah hal yang penting, bukan? Semoga kamu bisa mempraktekkannya dengan baik, ya.
Nah, jika kamu ingin berdiskusi dan bertanya jawab untuk tahu lebih lanjut seputar tips dan trik melakukan client communication yang baik, bergabung di Glints Feed.
Di Glints Feed, kamu bisa sharing dan berdiskusi seputar hal-hal dunia kerja dengan sesama pengguna Glints hingga pakar industri secara langsung, lho.
Menarik, bukan? Makanya, yuk, bergabung di Glints Feed dengan klik tombol di bawah sekarang!
COBA GLINTS FEED