O que significa empresa inapta por omissão de declarações

Uma empresa inapta é aquela que deixou de prestar informações essenciais, como documentações ou relatórios obrigatórios, para a Receita Federal, e, portanto, está incapacitada de realizar transações comerciais.

Diante disso, fazer negócios com uma empresa inapta oferece riscos às organizações que buscam fornecedores confiáveis e transparentes, já que não há garantias fiscais e legais de que os negócios serão cumpridos.

Entenda na prática o que é uma empresa inapta, como ela pode fazer para regularizar isso e como verificar o CNPJ e histórico de possíveis fornecedores.

O que caracteriza uma situação cadastral inapta? 

Uma empresa pode ser declarada como inapta caso omita declarações de contabilidade e demonstrativos por dois anos consecutivos para a Receita Federal ou se ela possui irregularidades em operações de comércio exterior.

Entre os principais documentos omitidos que podem tornar uma empresa inapta estão:

1. Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);
2. Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
3. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
4. Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório (PGDAS-D)
5. Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) – para MEI;
6. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) – para os optantes pelo Simples Nacional;
7. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

É muito normal que as pessoas confundam um CNPJ inapto com inativo. No entanto, há diferenças fundamentais entre essas condições.

A empresa com situação cadastral inapta é aquela que deixou de cumprir alguma obrigação fiscal. Já o CNPJ inativo se refere a uma instituição sem movimentação alguma em 30 dias. 

Essas movimentações se classificam em atividades:

• operacionais;
• não operacionais;
• patrimoniais;
• financeiras (investimentos e aplicações estão incluídos aqui).

No fim das contas, é importante saber que o caso mais grave é o CNPJ inapto, já que ele sinaliza omissões e falta de pagamentos à Receita Federal.

Quais são as restrições de uma empresa inapta?

A principal norma que estabelece orientações sobre uma empresa inapta é a Instrução Normativa RFB nº1863/2018. 

De acordo com esse documento, as restrições para as empresas inaptas incluem:

• impedimento de participar de novas inscrições;
• possibilidade de baixa de ofício de inscrição;
• invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;
• nulidade de documentos fiscais;
• responsabilidade dos sócios pelos débitos em cobrança.

Ou seja, a empresa inapta não pode cumprir com as suas atividades regulares, pois não é capaz de emitir notas fiscais, realizar operações comerciais ou movimentar contas bancárias.

Outro ponto é que o dono deste empreendimento pode perder o CNPJ e ter o seu negócio inscrito no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin), uma espécie de lista de inadimplentes fiscais que impede organizações privadas de funcionarem.

Além disso, um CNPJ inadequado traz prejuízos financeiros e de imagem para o estabelecimento em questão e também para aqueles que fazem negócios com ele. Por isso, é preciso seguir as normas e legislações vigentes na área e regularizar a sua condição, caso necessário.

Quer entender mais sobre riscos fiscais? Leia nosso texto “Conheça 4 riscos criminais e operacionais de comprar sem nota fiscal”.

Como consultar se uma empresa está inapta? 

Uma maneira fácil, rápida e gratuita de averiguar se uma empresa está inapta é fazendo uma busca no site “Consulta CNPJ” da Linkana. 

Essa é uma página aberta na qual você pode procurar o nome ou CNPJ de uma empresa e já puxar de forma simples todos os dados da Receita Federal. Também é possível navegar entre outros itens relevantes como CNAE, quadro societário e natureza jurídica.

Além da situação da empresa, o site da Linkana também direciona a pesquisa para a averiguação de comprovantes oficiais de regularidade fiscal como:

• comprovante do Cartão CNPJ;
• certidão negativa de tributos federais;
• certificado de regularidade do FGTS;
• certidão negativa de débitos trabalhistas;
• comprovantes do Sintegra, do CNEP, do CEIS e do CEPIM.

CNPJ inapto: o que fazer?

Se ao consultar o CNPJ no site da Receira Federal a situação da organização aparece como inapta é preciso entender a origem disso.

O primeiro passo para quem busca o que fazer com o CNPJ inapto é verificar quais são as pendências e identificar as declarações emitidas no site da Receita Federal. A regularização só será possível com a entrega dos documentos ou escriturações omitidas. Nesse processo, é essencial contar com uma assistência contábil.

Como regularizar o CNPJ inapto?

Quem busca como regularizar o CNPJ inapto deve fazer o levantamento das documentações que deixaram de ser declaradas nos últimos dois anos, de acordo com o mês base, e separar as declarações e escriturações fiscais faltantes.

Em seguida, é preciso encaminhá-las para a Receita Federal, para que ela analise a reversão da inaptidão e indique os valores das multas a serem pagas em cada caso. 

Depois da regularização, o CNPJ volta a ficar ativo em até 24 horas e a empresa inapta volta a ter a possibilidade de fazer negócios. Para isso, é preciso garantir que as futuras obrigações sejam entregues no prazo.

Com o pagamento das multas e pendências, o empreendedor terá acesso também à Certidão Negativa de Débito.

Como buscar fornecedores com CNPJ ativo ?

Ao buscar parceiros comerciais confiáveis, é fundamental que a sua instituição faça uma avaliação minuciosa do histórico deles, por meio do levantamento dos dados vinculados ao CNPJ. Dessa forma, é possível contratar empresas ativas perante à Receita Federal. 

Indo além, ao procurar fornecedores por meio de um software de e-procurement, a sua organização consegue desburocratizar e tornar mais eficiente o seu processo de qualificação e homologação, fazendo uma varredura completa em bases públicas e privadas para escolher os parceiros comerciais mais confiáveis. 

A Linkana pode fazer todo esse processo para você! Nosso software emite automaticamente uma série de documentos, entre os quais estão o comprovante de inscrição e situação cadastral do CNPJ, a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União e o Certificado de Regularidade do FGTS.

Além disso, outras informações que são levantadas são se o empreendimento têm autuações ambientais, embargos, possui trabalhadores em condições análogas à de escravidão e a quantidade de ações trabalhistas que ela enfrenta, por exemplo. 

Tudo isso garante um processo de contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

Acesse a Linkana para automatizar, facilitar e aprimorar o processo de cadastro, qualificação e homologação dos seus fornecedores!

A vida do empreendedor é desafiadora em vários sentidos. E dos muitos problemas que ele pode enfrentar, um é ter a empresa inapta.

Trata-se de uma situação classificada pela Receita Federal quando ela não apresenta mais demonstrativos e declarações de renda.

Veja em detalhes o que significa isso, como regularizar o seu CPF e o que fazer para evitar ter a empresa inapta.

O que é empresa inapta ou CNPJ inapto 

Quando a empresa fica dois anos sem entregar declarações e demonstrativos de renda, a Receita Federal a classifica como inapta.

Graças ao poder de automação do órgão, esse mapeamento é feito mais rápido. Era algo que  a Receita sempre realizou, mas que agora está mais integrado.

Por isso, a fiscalização está mais intensa quanto a isso. Muitas vezes, a prática de não declarar a renda é decorrente da má gestão fiscal da empresa, principalmente aquelas classificadas no Simples Nacional.

Isso porque são empreendimentos menores, sem poder de contratar uma contabilidade ou ter uma equipe financeira no time. 

Contudo, algumas podem mesmo agir de fato má-fé, o que pode ser enquadrado como crime fiscal.

Ao ter um CNPJ inapto, o empreendedor terá algumas restrições, como não conseguir abrir uma nova empresa, perder o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica nessa situação e claro, ele poderá responder criminalmente pelas omissões.

A Receita Federal não comunica à empresa sobre a situação. Por isso, é necessário acessar sempre a consulta cadastral no site do órgão.

Ou seja, isso é algo que precisa estar na rotina do empreendedor e de sua equipe, mesmo que as declarações sejam bem-feitas — pelo menos, por precaução.

Diferença entre CNPJ Inapto e Inativo

Rapidamente, é preciso que você saiba diferenciar outra situação que, ao menos no nome, pode confundir com a empresa inapta. É o CNPJ inativo.

Nessa situação estão as empresas que não registram movimentação ao longo de um mês.

Essas movimentações são de natureza operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Ou seja: se você não fizer qualquer atividade nesse sentido em um mês, seu CNPJ fica inativo.

Portanto, enquanto a inativa não realiza operações ao longo de um mês, a inapta não declara à Receita Federal por dois anos as suas obrigações.

CNPJ inapto, portanto, é mais grave. 

3 passos para regularizar sua empresa inapta 

Por ser mais grave, é necessária uma atenção maior para a regularização da sua empresa inapta.

Daremos um breve passo a passo sobre como regularizar o seu CNPJ e todos eles passam por entregar as obrigações em atraso dos dois anos e pagar as multas sob elas.

Nessas horas, vale lembrar que a ajuda de um contador pode ser bem-vinda.

Organize um relatório de pendências de inaptidão

Esse é um compilado de tudo o que não foi declarado ao longo dos dois anos que ficou sem fazer essa obrigação.

Você pode saber exatamente quais são essas pendências no site da Receita Federal.

Dessa maneira, você fará um check list de tudo o que você precisará pagar para a Receita. É claro que elas acarretam multas.

Regularize as omissões do CNPJ

Esse outro modo cabe ao empreendedor apresentar as escriturações fiscais e as declarações da empresa ao longo dos dois anos irregulares.

É importante que você conheça também quais são os documentos que deverão ser apresentados nessa situação:

• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

• Relação Anual de Informações Sociais;

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

Não custa relembrar que a ajuda de um contador poderá tornar esse processo mais simples.

Pague!

O terceiro passo não tem segredo. É pagar todas as obrigações que ficaram pendentes, incluídas inclusive as multas.

Por isso, é importante seguir a risca as rotinas fiscais, bem como as obrigações impostas pela Receita Federal para manter uma boa saúde fiscal de seu empreendimento.

4 dicas para evitar que seu CNPJ fique inapto

Agora que você já sabe o que é uma empresa inapta e reconhece que em MEIs — principal tipo de empreendimento usado pelo infoprodutor — a má gestão fiscal é a principal isca para o CNPJ ficar irregular.

Mas é possível evitar.

Veja 4 modos para não ter a empresa inapta!

Confira com frequência a consulta cadastral

Essa é uma dica bem simples e que você pode fazer agora mesmo. Como você já leu no começo desse texto, essa ação pode ser uma rotina nem que seja por “desencargo de consciência”.

O site é o da Receita, como você sabe.

Crie rotinas fiscais em sua empresa

Nem sempre um infoprodutor pode contar com uma equipe financeira. Se esse é o seu caso, fique atento às obrigações fiscais que o seu regime tributário exige.

O MEI tem uma rotina bem simples, por exemplo. Além do pagamento da Guia DAS mensalmente, anualmente é necessário declarar à Receita Federal o montante de faturamento do seu empreendimento.

Para os outros tipos de regime, para além daqueles do Simples Nacional, é necessário, aí sim, ter um time próprio para isso.

Conte com a ajuda de um contador

Se essa parte fiscal é burocrática ou complexa demais para você, ou se não é possível ter um setor para isso, a contabilidade será o jeito mais fácil de você não ter um CNPJ inativo.

Automatize seus processos fiscais

Se você é daqueles que faturam muito e perde muito tempo emitindo nota, encontra problemas nos sites de prefeituras para fazer a NFe e isso impede de fazer uma gestão mais organizada, então pode ser necessário automatizar seus processos.

Por isso, a dica aqui passa por ter software que torna tudo mais fácil. A dica, então, nesse sentido para não ter a empresa inapta é o emissor da eNotas!