Sistem Otomatisasi Kantor – Dalam tata usaha perkantoran, ada banyak hal yang harus dikerjakan. Baik dikerjakan secara manual, maupun dengan bantuan teknologi yang sekarang ini sudah berkembang pesat. Untuk meningkatkan efisiensi di berbagai bidang, maka sistem otomatisasi kantor tentu akan sangat dibutuhkan. Show
Sistem otomatisasi kantor lebih condong ke sistem komunikasi formal maupun informal dalam perkantoran. Adapun tujuannya tentu tidak lain dari meningkatkan produktivitas, baik dari sisi waktu, biaya, dan juga tenaga yang dikeluarkan untuk bisa bertukar informasi yang penting. Berkat perkembangan teknologi yang semakin canggih, maka sistem otomatisasi perkantoran juga sudah semakin meningkat. Salah satu contoh yang mungkin sering dipergunakan adalah penggunaan video conference, dimana teknologi ini memungkinkan komunikasi secara langsung tanpa batasan waktu dan tempat. Pengertian Sistem Otomatisasi Kantor adalah sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Pengertian sistem otomatisasi tersebut diatas sejalan dengan pendapat dari O’Brien (1996) yang juga memberikan pendapat mengenai sistem otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, dimana IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yakni mesin ketika yang dapat mengetik kata – kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata “otomatisasi” ini memiliki arti penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Jadi otomatisasi perkantoran pada dasarnya merupakan pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis, terutama komputer. Tidak hanya dalam dunia perkantoran, namun teknologi ini juga sebenarnya sudah sering kita pergunakan dalam kehidupan sehari – hari. Misalnya saja video call dengan orang lain, ataupun mengirimkan foto, mengirimkan video, ataupun file berkas/dokumen lainnya melalui jaringan sosial media. Tujuan Sistem Otomatisasi PerkantoranMenggunakan teknologi yang berkembang saat ini tentu akan butuh biaya. Misalnya saja penggunakan komputer atau laptop dalam perusahaan, dimana akan membutuhkan anggaran lumayan besar bagi setiap pegawai administrasi. Walaupun harus mengeluarkan biaya, tapi perusahaan dan kantor pada umumnya tidak akan berpikir panjang menggunakan teknologi tersebut. Kenapa demikian?, tentu saja karena ada beberapa tujuan yang diinginkan dengan menggunakan teknologi sistem otomatisasi kantor. Pada intinya, tujuan otomatisasi perkantoran adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja. Tujuan sistem otomatisasi kantor tersebut bisa dicapai melalui.
Selain beberapa tujuan sistem otomatisasi kantor diatas tersebut, juga memiliki tujuan lain, yakni.
Manfaat Sistem Otomatisasi KantorSistem otomasi kantor atau otomatisasi perkantoran memiliki kaitan yang sangat erat dengan berbagai komponen yang dimiliki perusahaan. Manfaat otomatisasi perkantoran untuk Sekretaris misalnya saja penanganan dan proses input data hingga distribusi data. Dengan memanfaatkan teknologi, maka pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih optimal. Sistem otomasi kantor digunakan oleh semua pihak yang berada pada suatu kantor, mulai dari pimpinan tertinggi hingga staff administratif paling bawah. Semuanya tentu akan merasakan manfaat dari penerapan sistem otomatisasi perkantoran. Adapun beberapa manfaat sistem otomatisasi kantor yang bisa didapatkan adalah sebagai berikut.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran untuk Manajer untuk manajer juga tentu akan semakin mudah mengatur ataupun memanage semua pekerjaan yang harus diselesaikan karyawan atau staff-nya. Macam Macam Sistem Otomatisasi KantorTidak terbatas pada komunikasi ataupun pengolahan kata (word processing), teknologi dalam sistem otomatisasi perkantoran sudah berkembang dengan pesat. Adapun macam – macam otomatisasi kantor sekarang ini adalah sebagai berikut.
Aplikasi Sistem Otomatisasi PerkantoranAda banyak jenis penggunaan ataupun pengaplikasian sistem otomasi kantor yang sering dipergunakan dalam sebuah kantor. Mulai dari apa yang bisa diaplikasikan oleh pegawai administratif, hingga yang digunakan oleh pimpinan tertinggi. Berikut di bawah ini beberapa aplikasi sistem otomatisasi kantor yang umum.
Dalam ilmu manajemen perkantoran, tentu saja sistem otomatisasi kantor akan sangat diperlukan. Manajemen yang baik harus sejalan dengan sistem otomasi perkantoran untuk bisa meningkatkan produktivitas dan efektivitas bekerja. Untuk apa pegawai Administratif menggunakan otomatisasi perkantoran?Dengan Otomatisasi Kantor pegawai perusahaan dapat memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik. Sistem Otomatisasi Kantor merupakan suatu aplikasi teknologi informasi yang digunakan untuk membantu pekerjaan pegawai dalam hal komunikasi dan koordinasi.
Mengapa kantor atau perkantoran perlu menerapkan teknologi perkantoran dan otomatisasi perkantoran?Tujuan otomatisasi perkantoran
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Otomatisasi kantor memungkinkan manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik satu sama lain untuk memecahkan masalah. Komunikasi yang lebih baik dapat menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik.
Apa dampak dari otomatisasi perkantoran bagi kegiatan administrasi perkantoran?Manfaat dari otomatisasi perkantoran :
Dapat menyelesaikan pekerjaan dan urusan kantor dengan lebih cepat. Dapat mengurangi kebutuhan staff di kantor / perusahaan dalam jumlah yang banyak. Tidak memerlukan penyimpanan data yang begitu banyak. Hanya membutuhkan tempat penyimpanan data yang kecil.
|