Jelaskan faktor-faktor penentu keberhasilan PENERAPAN Sistem Informasi Eksekutif

You're Reading a Free Preview
Page 2 is not shown in this preview.

Kunci sukses keberhasilan dalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Ada beberapa factor penentu keberhasilan penerapan suatu system informasi eksekutif antara lain :

Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen. Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan dan mampu memberikan dukungan dan motivasi kepada setiap staf untuk ikut aktif dalam proyek SIE ini, eksekutif juga berperan sebagai penaggung biaya untuk mengembangkan system yang akan dan telah dibuat.
Sponsor OperasiJika sponsor eksekutif terlalu sibuk dengan pekerjaannya, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.
Staf jasa informasi yang sesuai harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut. Selain hal tersebut staf juga mempunyai peran – peran sebagai berikut :
- Dapat mengelola data internal dan eksternal suatu system informasi eksekutif
- Mengelola penyebaran informasi
- Menjamin adanya sinergi akibat luasnya pemakaian SIE
- Penyerahan aplikasi SIE secepatnya
- Menghubungkan SIE dng kebutuhan bisnis spesifik
- Membentuk tim pengembangan SIE &pemeliharaan
- Menjamin diperolehnya data & pemutakhiran data
- Mengelola jaringan komputer, memelihara sistem
- Mengembangkan sistem yang mudah digunakan
Staf dan eksekutif harus manpu bekerja sama dalam beberapa hal, diantaranya:
- Mengembangkan dan memelihara SIE yang akan/sedang digunakan
- Menguasai skill teknis dan skill bisnis, serta keahlian interpersonal
- Mampu memilih software yang sesuai
- Mampu merumuskan kebutuhan sistem dan informasinya
- Mampu bekerjasama dengan eksekutif dan user untuk menentukan isi tampilan SIE
Teknologi Informasi yang sesuaiPenggunaan teknologi juga sangat mempengaruhi keberhasilan suatu system informasi eksekutif, penggunaan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif.
Manajemen data. Dalam system informasi eksekutif tidak hanya untuk menghasilkan informasi saja, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnisSebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis, SIE yang tidak mengandung sasaran bisnis dapat dikatakan bahwa SIE tersebut gagal.
Manajemen atas penolakan organisasiJika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
Manajemen atas penyebaran dan evolusi systemJika manajer tingakat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali
SUMBER

http://antontirta.blogdetik.com/2009/10/23/tps-dss-eis/

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/015._SIM-sistem_informasi_eksekutif-contoh_kasus.pdf

Sistem Informasi Eksekutif (EIS)adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai bentuk dari sistem pendukung keputusan (SPK).

Keuntungan dari EIS

Penggunaan yang mudah untuk eksekutif tingkat tinggi , pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam operasi
Menyediakan pengiriman tepat waktu dari ringkasan informasi perusahaan
Informasi yang disediakan lebih mudah dipahami
SIE menyediakan pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera.
Meningkatkan pelacakan informasi
Menawarkan efisiensi untuk pengambil keputusan

Kerugiaan dari EIS

Tergantung sistem
Fungsi terbatas, dengan desain
Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer
Sulit untuk mengukur manfaat
Biaya operasional tinggi
Sistem dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola
Perlu proses internal yang baik untuk pengelolaan data
Kurang dapat diandalkan dan pengamanan data yang kurang

Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif
Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :

1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

2. Management by Exception (MBE)
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

3. Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1.Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2.Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3.Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4.Teknologi informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5.Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7.Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8.Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

Karakeristik Teknologi Informasi untuk SIE

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh SIE sebagai berikut :

Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
Memiliki on-line help.
Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Model Sistem Informasi Eksekutif