 Cara Mendelegasian Pekerjaan Yang EfektifCara mendelegasian pekerjaan yang efektif hambatan seorang pimpinan dalam mendelegasikan wewenang kepada bawahannya dikarenakan ketidak percayanya kepada kemampuan bawahan dan takut jika pekerjaan tersebut gagal untuk dikerjakan. Hal tersebut mengakibatkan pimpinan cenderung untuk mengerjakan semua pekerjaannya sendiri. Penolakan yang terjadi kepada bawahan menolak pendelegasian karena enggan untuk mendapatkan tambahan pekerjaan. Alasan lainnya dikarenakan tidak mau mendapatkan konsekuensi jika tugas yang dilimpahkan kepada mereka kurang berhasil. Pemimpin perusahaan selalu dituntut untuk memimpin para bawahannya namun bukan berarti pemimpin harus mengerjakan segala sesuatunya dengan sendiri. Mendelegasikan pekerjaan merupakan salah satu kunci penting dalam kesuksesan di perusahaan. Seiring dengan karir yang meningkat dan proyek yang semakin besar, pemimpin tidak akan mampu menangani segala tanggung jawab secara sendirian sekaligus menjaga standar yang tinggi. Agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif dan hambatan-hambatan tersebut dapat diatasi, maka diperlukan beberapa faktor yang perlu diperhatikan. Sehingga secara garis besar ada persyaratan utama dalam melakukan pendelegasian, yaitu komitmen manajemen untuk memberikan kebebasan kepada bawahan (karyawan) dalam melaksanakan tugas yang sudah didelegasikan kepadanya. Pengembangan komunikasi antar pribadi pemimpin dan karyawannya untuk meningkatkan saling pengertian dan menjadikan delegasi yang lebih efektif lagi. Berikut faktor-faktor apa saja yang dapat mendukung pendelegasian pekerjaan menjadi efektif, diantaranya yaitu : 1.Menentukan tugas yang jelas Pemimpin harus mengerti dan mengetahui tugas atau wewenang apa saja yang telah didelegasikan oleh karyawan sehingga terperinci secara jelas. Kejelasan tugas dapat mencakup akan persamaan bentuk tugas yang didelegasikan, kejelasan sasaran atau tujuan dari tugas tersebut. 2. Mengetahui kemampuan dan kesiapan bawahan Dengan mengetahui kemampuan bawahan, maka pemimpin dapat lebih mudah mendelegasikan tugasnya kepada orang yang tepat. Hal itu dapat dilakukan dengan membandingkan karakteristik tugas yang akan didelegasikan dengan kapabilitas atau kemampuan bawahan. 3. Komunikasikan Secara Jelas Kunci dari manajemen perusahaan adalah melakukan komunikasi yang jelas dan terbuka. Hal ini menjadi penting supaya tugas yang didelegasikan dapat berjalan lancar. Pemimpin perlu menjelaskan kepada bawahan (karyawan) tentang ekspektasi terhadap tugas tersebut dan segala informasi yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mencapai tujuan. Pemimpin juga dapat menuliskan informasi tersebut atau memberi panduan pada karyawan. 4. Memberikan motivasi kepada bawahan Pemimpin dapat memotivasi bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan setiap individu bawahan, agar dapat bekerja dengan baik. Terkadang tugas akan dijalankan dengan baik apabila bawahan merasa bahwa tugas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingannya. 5. Lakukan evaluasi secara berkala melakukan evaluasi secara bertahap untuk memastikan bahwa setiap anggota karyawan berada pada jalur yang tepat. Karyawan juga pasti akan memiliki pertanyaan, maka pastikan bahwa pemimpin telah menyediakan jawabannya yang sesuai. Selain itu tentukan tingkat pengontrolan yang harus dilakukan untuk meliaht kinerja karyawan. Mendelegasikan tugas membutuhkan latihan yang tidak sebentar, namun berbagi tanggung jawab mampu menciptakan rasa kebersamaan dalam karyawan dan menghasilkan kesuksesan. Tidak hanya itu, karyawan juga akan menjadi lebih produktif, kompeten, dan percaya diri dalam mengerjakan tugas.
Apa itu pendelegasian? Pendelegasian diartikan sebagai pengalihan sebagian wewenang formal manajer kepada bawahannya. Delegasi biasanya dibagi dalam beberapa aspek, yaitu: pengalokasian tugas, pelimpahan wewenang dan pemberian tanggung jawab kepada bawahan dan menerima pertanggungjawaban. Mengapa perlu pendelegasian? Seorang manajer tidak mungkin mengerjakan seluruh tugas yang diberikan kepadanya sekaligus. Ada beberapa tugas yang mungkin bisa diberikan kepada bawahan untuk dikerjakan. Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian perlu dilakukan:
Hambatan dalam pendelegasian Banyak manajer yang tidak mau mendelegasikan pekerjaannya kepada bawahan dengan berbagai alasan. Alasan tersebut bisa jadi memang benar tetapi ada pula alasan yang tidak benar. Satu alasan mengapa manajer tidak mendelegasikan kerja adalah karena ia tidak percaya kepada kemampuan bawahan dan takut jika pekerjaan tersebut gagal dikerjakan. Hal itu mengakibatkan ia cenderung untuk mengerjakan semua pekerjaannya sendiri. Di bawah ini beberapa hambatan lain dari seorang manajer pada saat mendelegasikan tugas:
Hambatan proses pendelegasian tidak terjadi dari sisi manajer saja. Bawahan mungkin juga dapat menjadi sumber hambatan. Ada bawahan yang menolak pendelegasian karena ia enggan untuk mendapatkan tambahan pekerjaan. Alasan lainnya adalah karena tidak mau mendapatkan konsekuensi jika tugas yang dilimpahkan kepada mereka kurang berhasil. Ketiga, banyak bawahan yang kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar cakupannya. Pendelegasian yang efektif Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif dan hambatan-hambatan diatas dapat diatasi diperlukan beberapa faktor yang perlu diperhatikan. Secara garis besar ada dua persyaratan utama dalam melakukan pendelegasian. Pertama adalah komitmen manajemen untuk memberikan ‘kebebasan’ kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang sudah didelegasikan kepadanya. Kedua adalah pengembangan komunikasi antar pribadi manajer dan bawahannya, untuk meningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebih efektif . Faktor-faktor lain yang juga mendukung pendelegasian efektif : b. Manajer mengetahui kemampuan dan kesiapan bawahan. Dengan mengetahui kemampuan bawahan, maka manajer dapat lebih mudah mendelegasikan suatu tugas kepada orang yang tepat. Hal itu dapat dilakukan dengan membandingkan karakteristik tugas yang akan didelegasikan dengan kapabilitas atau kemampuan bawahan. Selain itu delegasi dapat diberikan kepada bawahan yang punya antusias untuk berkembang yang membutuhkan tantangan dalam pekerjaannya. Perlu diingat bahawa tidak selalu pendelegasian itu diberikan kepada orang yang paling berpengalaman atau paling ahli dalam pekerjaan tersebut. c. Menegaskan batasan tanggung jawab dan wewenang yang didelegasikan. Bawahan diberi informasi tentang apa yang menjadi tanggung jawabnya dan sumberdaya organisasi apa yang menjadi wewenangnya. Kejelasan batasan wewenang perlu diberikan sehingga pada saat pelaksaanaanya tidak terjadi konflik kepentingan dan pelaksanaan tugas antar penerima delegasi atahu bahkan dengan manajernya. d. Jika perlu, sebelum mendapatkan pendelegasian dilakukan pelatihan terlebih dahulu. Pendelegasian seharusnya mencakup kesempatan untuk berlatih bagi para bawahan untuk membuktikan kemampuan mereka. Agar hasil pendelegasian lebih baik maka manajer dapat menyelenggarakan pelatihan-pelatihan yangb terkait dengan tugas tersebut. e. Memberikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat memotivasi bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan individu bawahan, agar mereka bekerja dengan baik. Biasanya tugas akan dijalankan dengan baik jika bawahan merasa bahwa tugas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingannya. f. Memberitahukan pihak-pihak lain dalam organisasi mengenai pendelegasian tersebut. Tidak hanya manajer dan bawahan saja yang perlu mengetahui proses pendelegasian yang terjadi, tetapi semua pihak dalam organisasi yang akan terpengaruh atau terkait dengan proses tersebut perlu mengetahui. Hal itu akan memperlancar kerja dari bawahan yang mendapat delegasi tersebut. g. Membuat sistem pengendalian yang baik. Sistem pengendalian dirancang agar manajer dapat mengetahui sejauh mana delegasi yang diberikan berjalan dengan baik. Pengendalian dimulai sejak delegasi mulai diberikan. Persetujuan waktu penyelesaian tugas, sistem pelaporan (progress report), pengawasan berkala dan memberikan umpan balik segera, merupakan contoh-contoh dari pengendalian yang dapat dilakukan manajer. Bahan bacaan:
*Tulisan dimuat di Kolom Peluang Karir, Harian Republika, 6 September 1998.
|
Faktor apa saja yang menyebabkan manajer gagal dalam melakukan Pendelegasian tugas dan wewenang
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketajaman Inc.
