Bagaimana cara menjawab panggilan telepon di kantor?

Kemampuan bersikap profesional berperan penting dalam mencapai kesuksesan berkarier. Hampir semua karyawan perlu menjawab panggilan telepon, apa pun jabatannya di perusahaan. Agar penelepon merasa nyaman, pelajari cara menerima panggilan telepon yang baik untuk memberikan kesan positif dan bersiaplah menjawab pertanyaan yang diajukan.

1. 1

   Angkat telepon secepatnya. Saat telepon kantor berbunyi, membiarkan penelepon menunggu bukan sikap yang sopan. Sebelum dering ketiga, segera angkat telepon dan sapalah orang yang menelepon.[1]

2. 2

   Peganglah gagang telepon di depan wajah. Mungkin Anda ingin langsung berbicara, tetapi pastikan dahulu alat penerima suara pada telepon sudah berada di depan wajah. Berbicaralah jika posisi gagang telepon sudah benar supaya penelepon menerima informasi yang lengkap.[2]

3. 3

   Tarik napas dalam-dalam sebelum berbicara. Setelah memosisikan telpon di depan wajah, tarik napas panjang untuk menenangkan diri dan memfokuskan pikiran sebelum mengucapkan salam. Dengan demikian, Anda bisa berbicara dengan tenang sambil berkonsentrasi.[3]

4. 4

   Sebutkan nama perusahaan dan nama Anda. Cara ini memberi tahu penelepon bahwa ia sudah tersambung dengan perusahaan yang ingin dihubungi. Jadi, pastikan ia tahu nama perusahaan dan nama Anda. Sebutkan nama perusahaan terlebih dahulu. Anda boleh menulis kata-kata yang ingin diucapkan saat menerima panggilan telepon supaya Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus disampaikan ketika telepon berdering. Susunan kata bisa disesuaikan dengan situasi dan kondisi di tempat Anda bekerja.

   • Jika Anda bekerja sebagai resepsionis, berikan informasi lengkap tentang perusahaan sebab bagi penelepon, Anda adalah pintu masuk untuk mendapatkan apa yang ia butuhkan. Sebagai contoh, sapalah penelepon dengan berkata, "Selamat pagi/siang/sore. Kantor pusat wikiHow di sini. Saya Nikita siap membantu Anda". Melalui informasi ini, penelepon tahu nama perusahaan dan nama Anda sehingga ia merasa lebih nyaman untuk melanjutkan percakapan.[4] Jika Anda berprofesi sebagai sekretaris pribadi, informasikan nama atasan Anda (contohnya, "Kantor Bapak Miller di sini. Saya Nikita siap membantu Anda.") sebab penelepon ingin menghubungi atasan Anda.[5]
   • Jika Anda adalah staf departemen tertentu, informasikan jabatan Anda agar ia bisa menanyakan hal yang relevan, misalnya, "Selamat pagi. Saya Yesika di bagian pembukuan". Dengan demikian, penelepon tahu apakah ia sudah tersambung dengan departemen dan orang yang ingin dihubungi atau harus berbicara dengan orang lain.

5. 5

   Siapkan alat tulis dan buku catatan di samping pesawat telepon. Dengan demikian, Anda bisa langsung mencatat jika penelepon ingin meninggalkan pesan atau memberikan informasi. Jangan biarkan ia menunggu karena Anda harus mencari kertas dan bolpoin untuk menulis.

1. 1

   Tersenyumlah saat berbicara. Meskipun Anda sedang kesal, berpura-pura tersenyum membuat suara Anda terdengar lebih menyenangkan bagi penelepon. Meskipun dipaksakan, cara ini bisa memperbaiki suasana hati.[6] [7]

2. 2

   Berbicaralah dengan jelas dan profesional. Saat bekerja di lingkungan yang profesional, pastikan Anda dan penelepon mampu berkomunikasi dengan jelas dan lugas. Berbicaralah dengan tempo yang lambat dan ucapkan setiap kata dengan artikulasi yang jelas agar informasi yang Anda sampaikan dipahami oleh penelepon.[8]

   • Jangan mengucapkan kata tak baku, misalnya "enggak", "sip", atau "nah". Ucapkan setiap kata dengan jelas, misalnya "ya" atau "tidak" supaya kedua belah pihak memahami dengan baik apa yang dibicarakan. Bersikaplah sopan dengan mengucapkan "Terima kasih" dan "Sama-sama" sesuai kebutuhan.
   • Jika Anda perlu menginformasikan angka atau huruf, misalnya memberi tahu nama atau nomor telpon, pelajari alfabet fonetik (pengucapan bunyi ujar). Dengan demikian, penelepon tidak bingung saat Anda mengucapkan huruf yang pengucapannya sama, misalnya huruf B dan P. Saat mengeja nama Budi, ucapkan huruf B dengan menjelaskan "B dari kata Bali".

3. 3

   Sapalah penelepon secara profesional. Alih-alih menyapa penelepon dengan nama kecil, pastikan Anda mengucapkan "bapak" atau "ibu" sebelum menyebut namanya, misalnya "Bapak Jon", terutama jika Anda tidak mengenal penelepon secara personal. Berusahalah mengingat namanya dan ucapkan selama percakapan berlangsung.[9]

   • Segera tulis nama penelepon begitu ia memberi tahu namanya agar Anda tidak lupa.

4. 4

   Hubungkan penelepon dengan orang lain jika diperlukan. Seseorang yang menelepon ke perusahaan atau kantor biasanya membutuhkan bantuan karena ingin mencari informasi atau sedang menghadapi masalah. Jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan atau memberikan solusi, tanyakan apakah ia mau berbicara dengan orang yang bisa membantu. Langkah ini menunjukkan bahwa Anda peduli kepada penelepon dan ingin membantu agar masalahnya segera teratasi.[10] [11]

   • Telepon kantor biasanya menggunakan sistem untuk mentransfer panggilan. Cari tahu apakah telepon di kantor Anda bisa ditransfer dan pelajari cara kerjanya. Jika tidak, cari tahu nomor telepon orang yang perlu dihubungi lalu informasikan kepada penelepon.
   • Tanyakan dengan sopan kepada penelepon apakah Anda boleh menghubungkannya dengan orang lain. Sebagai contoh, "Maaf, saya tidak bisa menjawab pertanyaan Ibu. Bagaimana kalau saya mentransfer sambungan telepon agar Ibu berbicara langsung dengan Pak Bambang? Beliau bisa memberikan solusi." Pastikan penelepon setuju sebelum Anda mentransfer sambungan telepon.
   • Jika orang yang bisa membantu tidak ada di kantor, tanyakan apakah penelepon ingin meninggalkan pesan. Jangan lupa menyampaikan pesan kepada orang yang berkompeten.

5. 5

   Akhiri percakapan secara profesional. Mengucapkan "Terima kasih" atau "Selamat pagi/siang/sore" merupakan cara memberi tahu penelepon bahwa percakapan sudah berakhir dan ia bisa menutup telepon. Jangan sampai muncul kebingungan apakah percakapan masih dilanjutkan atau tidak.[12]

   • Tunggulah sampai penelepon menutup telepon. Apabila Anda yang menerima panggilan telepon, biarkan penelepon menyampaikan semua yang ingin ia katakan sampai selesai. Anda terkesan tidak sopan atau akan kehilangan informasi jika menutup telepon ketika ia belum selesai berbicara.

• Jangan menerima panggilan telepon pribadi di tempat kerja. Anda berada di kantor untuk bekerja, bukan untuk mengobrol dengan teman. Jika ingin mengobrol atau mengirim pesan kepada teman, tundalah sampai istirahat makan siang atau jam kerja selesai.
• Hindari pengalih perhatian. Agar penelepon merasa diperhatikan, tundalah pekerjaan yang sedang dilakukan dan berfokuslah pada penelepon. Jangan sampai Anda teralihkan atau terkesan sangat sibuk saat menjawab pertanyaan atau memberikan bantuan.
• Jangan berbicara sambil makan, minum, atau mengunyah permen karet sewaktu menelepon sebab ucapan Anda akan sulit dipahami dan membuat penelepon merasa tidak dihargai.
• Walaupun penelepon menyampaikan keluhan atau bersikap kasar, tunjukkan empati, bersikap tenang, dan berikan respons yang profesional.

Artikel ini disusun bersama Tami Claytor. Tami Claytor adalah pelatih etiket, konsultan citra, dan pemilik Always Appropriate Image and Etiquette Consulting di New York, New York. Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman, Tami spesialis mengajar kelas etiket untuk individu, mahasiswa, perusahaan, dan kelompok komunitas. Tami menghabiskan waktu bertahun-tahun mempelajari budaya melalui perjalanan ekstensif ke 5 benua dan membuat lokakarya keragaman budaya untuk meningkatkan keadilan sosial dan kesadaran lintas budaya. Dia memiliki gelar BA dalam Ekonomi dengan konsentrasi Hubungan Internasional dari Clark University. Tami belajar di Ophelia DeVore School of Charm dan Fashion Institute of Technology, hingga memperoleh Sertifikasi Konsultan Citra. Artikel ini telah dilihat 88.988 kali.

Daftar kategori: Komunikasi Bisnis

Halaman ini telah diakses sebanyak 88.988 kali.

Bagaimana cara menjawab telepon masuk yang baik di kantor?

Bagaimana menjawab panggilan telepon?

Langkah

Bagaimana sikap profesional yang harus dilakukan ketika menerima telepon?