Bagaimana cara kompres data di excel?

Menangani file besar itu penting karena membutuhkan banyak waktu untuk mentransfer. File besar membutuhkan waktu terlalu lama untuk dibuka. Segala jenis perubahan dalam file besar membutuhkan waktu lama untuk diperbarui. Jadi, mengurangi ukuran file itu penting. Pada artikel ini, kita akan melihat cara memperkecil/mengkompresi ukuran file Excel. Ada banyak metode untuk melakukan itu. Kami akan memilih opsi terbaik di sini

Dalam analisis kami, kami menggunakan data sampel penjualan superstore. Sampel diunduh dari tautan ini https. //masyarakat. tablo. com/docs/DOC-1236

Ukuran file asli dari sampel ini adalah 3.191 KB

Daftar isi

3 Metode Teratas untuk Mengurangi/Memampatkan Ukuran Berkas Excel yang Besar

Pada bagian ini, kita akan membahas 3 metode yang terbukti dapat mengurangi/mengkompresi ukuran file Excel yang besar. Mari kita periksa sekarang

1. Menghapus Data untuk Mengurangi Ukuran File

Ada beberapa kasus di mana Anda tidak memiliki pilihan lain selain menghapus data atau format. Di sini, kita akan membahasnya

1. 1. Menghapus/Menghapus Sel Kosong di Excel

Setelah Anda menyelesaikan tugas di buku kerja Excel, ada begitu banyak sel yang tidak terpakai yang tidak berguna di buku kerja Anda. Kadang-kadang Anda secara tidak sengaja melakukan pemformatan pada sel yang tidak terpakai ini yang sebenarnya meningkatkan ukuran file Anda. Menghapus pemformatan dari sel kosong ini mengurangi ukuran file Anda

• Jika Anda ingin memilih seluruh sel kosong cukup klik CTRL+Shift+ ↓+ → bersamaan. Tanda panah menunjukkan di mana Anda ingin meletakkan perintah Anda

• Setelah memilih sel kosong, Di tab Beranda pada opsi Hapus, tekan Hapus semua. Ini akan membersihkan sel

Ada cara lain untuk melakukannya

• Pada tab Beranda, Tekan Temukan & Pilih, lalu tekan Ke Spesial.  

• Ini akan membuka kotak dialog Go To Special. Pada kotak itu centang Blanks dan tekan OK. Ini secara otomatis akan menemukan area kosong dari buku kerja Excel Anda. Setelah ini kosongkan sel kosong seperti yang kita lakukan sebelumnya

Baca Selengkapnya. Cara Mengurangi Ukuran File Excel Tanpa Menghapus Data (9 Tips Cepat)

1. 2. Periksa dan Hapus Sel Tersembunyi yang Tidak Perlu

Terkadang sel tersembunyi yang tidak perlu adalah alasan file Excel lebih besar. Anda mungkin secara tidak sengaja menyembunyikan beberapa baris atau kolom lembar kerja Excel yang sedang Anda kerjakan. Tiba-tiba Anda menyadari bahwa file Anda berisi beberapa elemen tersembunyi yang tidak Anda perlukan. Yang dapat Anda lakukan hanyalah menyembunyikan baris dan kolom lembar kerja Excel dan melihat apakah Anda memerlukannya atau tidak. Jika Anda tidak membutuhkannya, hapus saja semuanya

Baca Selengkapnya. Cara Mengompresi File Excel untuk Email (13 Metode Cepat)

2. Kurangi Ukuran File Tanpa Menghapus Data

Terkadang, Anda tidak perlu menghapus data atau pemformatan file untuk mengurangi ukuran file Excel. Hanya menerapkan beberapa teknik akan membuat Anda mengurangi ukuran file

2. 1. Menyimpan File dalam Format Biner Excel

Menyimpan file Excel dari  (. xlsx) ke format biner Excel (. xlsb) mengurangi ukuran file Anda sekitar 40%. Ini adalah cara termudah dan paling efisien untuk mengurangi ukuran file Anda. Prosedurnya diberikan di bawah ini

• Pertama-tama, simpan contoh file Excel Anda di (. xlsx) format dalam folder tertentu

• Kemudian, simpan file yang sama di (. xlsb) dalam folder yang sama di mana Anda menyimpan (. xlsx) file yang diformat

• Sekarang, kedua file tersebut disimpan di direktori yang sama
• Di sini, kami akan memeriksa ukuran file (. xlsb) dan bandingkan dengan file (. xlsx) apakah diperkecil atau tidak

Kita dapat melihat (. xlsb) berisi 1.666 KB di mana file (. xlsx) file berisi 3.191 KB. Jadi, ukuran file berkurang secara besar-besaran

Pro dan Kontra Buku Kerja Biner Excel

Saat menyimpan file di (. xlsb), satu hal yang harus Anda ingat bahwa, seperti semuanya, menyimpan buku kerja Excel dalam format biner membawa beberapa pro dan kontra

Pro

• File biner Excel menggunakan lebih sedikit ruang saat menyimpan daripada (. xlsx) file
• Memuat data biner lebih cepat daripada mem-parsing teks (. xml) file atau (. xlsx) file
• Makro, kode VBA didukung penuh

Kontra

• Modifikasi Pita tidak diperbolehkan untuk (. xlsb) format. Anda harus mengonversi kembali ke
• (. xlsm)
• , buat perubahan Pita Anda, lalu kembali ke (. xlsb)
• Tidak kompatibel dengan Excel 2003 dan versi sebelumnya
• (. xlsb) adalah format file biner, tidak seperti file terbuka (. xml), (. xlsx), dan  (. xlsm) file. Oleh karena itu, Anda sering tidak melihat  (. xlsb) file bekerja di mana-mana

Jadi, berhati-hatilah saat menyimpan file dalam format biner. Tentunya Anda bisa melakukan ini ketika keuntungan yang diberikannya jauh lebih banyak daripada kerugiannya

Baca Selengkapnya. Cara Mengompres File Excel Lebih dari 100MB (7 Cara Berguna)

2. 2. Memeriksa Pemformatan Bersyarat

Di Excel, memvisualisasikan data dan membuat lembar kerja lebih mudah dipahami. Namun terkadang kami melakukan kesalahan saat menerapkan pemformatan bersyarat. Terkadang kami menerapkan pemformatan ke seluruh lembar atau seluruh grup baris atau kolom. Untuk meminimalkan kesalahan, kita bisa pergi ke Pemformatan Bersyarat > Kelola Aturan dan periksa rentang sel dari setiap aturan. Sekali lagi jika kita entah bagaimana menerapkan pemformatan bersyarat di buku kerja Excel dan tiba-tiba menyadari bahwa kita tidak perlu membatalkan pemformatan bersyarat dengan menghapus aturan dari seluruh lembar kerja

Baca Selengkapnya. Cara Menentukan Apa yang Menyebabkan Ukuran Berkas Excel Besar

2. 3. Mengoptimalkan rumus Excel

Selain memperkecil ukuran file secara langsung, kita juga bisa mengoptimasi rumus-rumus Excel sehingga perhitungannya bisa lebih cepat sehingga ukuran file bisa diperkecil. Ada begitu banyak cara untuk melakukannya

2. 3. 1. Hindari Menggunakan Formula Volatile

Ada tujuh fungsi volatile di Excel yaitu RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, dan INFO. Rumus ini dihitung ulang setiap kali ada perubahan pada file Excel. Jika lembar kerja Anda memiliki banyak rumus yang mudah menguap maka perhitungan menjadi lambat sehingga ukuran file bertambah. Jadi, solusinya sederhana, kita harus menghindari penggunaan formula yang mudah menguap. Ada beberapa alternatif untuk formula yang mudah menguap. Mereka diberikan di bawah ini

• Alih-alih fungsi OFFSET, kita bisa menggunakan INDEX
• Dalam lembar kerja, fungsi INDEX dapat digunakan dengan menggunakan nomor kolom daripada huruf untuk menggantikan fungsi INDIRECT
• Tidak ada alternatif untuk fungsi SEKARANG dan HARI INI. Tetapi kode VBA dapat digunakan untuk menggantikannya

Seperti untuk fungsi Sekarang, kita dapat menggunakan-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

Untuk fungsi HARI INI bisa kita gunakan

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• Fungsi RAND tidak diperlukan sebagian besar waktu. Namun, jika kami memerlukan nomor acak baru, kami dapat menggunakan fungsi VBA untuk membuatnya

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• INFO dan CELL bukanlah formula yang umum. Mereka menyediakan sistem, buku kerja, dan informasi status sel. Alih-alih menggunakannya, kita bisa menggunakan jalur file atau nomor referensi warna sel menggunakan VBA

2. 3. 2. Gunakan Tabel Pivot atau Tabel Excel

Alih-alih serangkaian rumus menggunakan tabel Pivot atau tabel Excel adalah cara yang efisien untuk menampilkan hasil Anda

2. 3. 3. Hindari Mereferensikan Seluruh Baris atau Kolom

Fungsi SUMIF atau VLOOKUP mencari data di seluruh kolom atau baris. Alih-alih mereferensikan seluruh data, kami hanya dapat merujuk ke beberapa sel jika diperlukan. Suka-

Alih-alih menggunakan =SUMIF (A. A, $C4, B. B)

Kita dapat menggunakan =SUMIF (A1. A50, $C4, B1. B100)

Di sini kami mengacu pada 50 sel pertama Kolom A

2. 3. 4. Hindari Perhitungan Berulang

Misalkan Anda memiliki rumus yang berisi "=$A$3+$B$3", dan Anda menyalin rumus tersebut ke lima puluh sel. Di sini jumlah referensi sel adalah seratus, meskipun jumlah sel unik hanya dua. Tetapi jika C3 memiliki rumus yaitu =A3+B3, dan Anda ingin memperbaruinya di 50 sel lainnya, hanya dengan merujuk ke sel C3 di 50 sel tersebut Anda sebenarnya dapat membuat jumlah referensi 50, sedangkan referensi Anda sebelumnya memerlukan a

Baca selengkapnya. Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Tabel Pivot

2. 4. Memerintah Perhitungan Manual Excel

Ini sebenarnya membantu Anda menghitung lebih cepat di Excel. Namun terkadang dalam file Excel besar melakukan perhitungan manual juga dapat membantu Anda mengurangi ukuran file Anda

2. 5. Menyesuaikan Tabel Pivot

Tabel Pivot dibuat untuk memeriksa data dengan cepat atau mendapatkan ikhtisar. Tabel pivot ini dapat menambah ukuran file Anda jika Anda tidak membutuhkannya lagi. Jika Anda tidak memerlukan tabel pivot Anda dalam perhitungan berikutnya, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut

• Jangan simpan data sumber dengan file
• Klik kanan pada Tabel Pivot dan kemudian klik pada Opsi Tabel Pivot
• Pada tab Data hapus centang dari 'Simpan data sumber dengan file'

2. 6. Kurangi Ukuran File Excel dengan Gambar

Terkadang saat Anda menambahkan gambar ke lembar kerja Excel, ukuran file Excel secara otomatis bertambah. Anda dapat memperkecil ukuran gambar di luar Excel atau di dalam Excel. Jika Anda ingin melakukannya di dalam Excel, pilih gambar dan klik kanan pada tombol mouse, lalu pilih Ukuran dan Properti

Jendela Format Gambar akan terbuka di sisi kanan lembar kerja Excel. Sekarang Anda dapat secara manual memilih tinggi dan lebar gambar Anda

Anda dapat mengubah ukuran gambar secara manual di luar Excel. Ada begitu banyak prosedur untuk melakukan itu

Catatan. Memformat gambar di luar Excel adalah praktik yang baik daripada memformat gambar di dalam Excel

Baca Selengkapnya. Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Gambar (2 Cara Mudah)

3. Kurangi Ukuran File Excel Tanpa Membuka

Tidak selalu perlu membuka file atau menghapus data file. Excel memungkinkan Anda untuk mengurangi ukuran file bahkan tanpa membuka file

3. 1. Memformat File dari Properti File

Setelah melakukan semua tugas di Excel, akan lebih mudah untuk memadatkan ukuran file Excel dari properti file. Ini adalah fitur windows dan tidak terkait langsung dengan Excel. Prosedurnya diberikan di bawah ini

• Klik kanan pada file
• Pilih Properti
• Selanjutnya Pilih tombol Advanced
• Terakhir, pilih "kompres konten untuk menghemat ruang disk" dan tekan OK

Catatan. Ini bukan praktik yang baik untuk mengurangi ukuran file Excel dari properti file karena ukurannya hampir tidak berkurang. Lebih baik menggunakan WinRAR untuk mengompresi file

Baca Selengkapnya. Cara Mengurangi Ukuran File Excel Tanpa Dibuka (dengan Langkah Mudah)

3. 2. Kompres File Excel ke ZIP/RAR

Banyak dokumen pengolah kata dapat dikompresi hingga 10 persen dari ukuran aslinya dengan menggunakan berbagai alat kompresi. Merupakan praktik yang baik untuk berbagi file dengan mengompresinya. Itu tidak hanya mengurangi ukuran file tetapi juga membuat file aman dari virus. Di sini kita akan menggunakan WinRAR untuk mengompres file. Prosedurnya diberikan di bawah ini

• Klik kanan pada file Anda
• Tekan Tambahkan ke arsip
• Kotak dialog akan muncul untuk memilih RAR/ZIP sebagai format Arsip

• Kotak dialog akan muncul untuk memilih RAR/ZIP sebagai format Arsip

Baca Selengkapnya. Cara Mengompres File Excel ke Zip (2 Cara yang Sesuai)

Kesimpulan

Kebanyakan orang merasa mudah untuk berbagi file berukuran kecil. Seperti yang bisa kita lihat ada banyak metode untuk melakukan itu. Mengompresi ukuran file juga memudahkan untuk mempercepat perhitungan excel. Kita dapat menggunakan teknik ini secara terpisah atau bersama-sama untuk mengurangi ukuran file kita