Assinale a alternativa que corresponde ao objetivo da documentação

Prova-Gestão De Documentos- Super - Secretariado Escolar Gestão de Documentos Módulo 2 PROVA 1. Conforme explica Rousseau e Couture (1998), os três períodos do ciclo de vida dos documentos e as idades que o compõem permitem repartir os grandes conjuntos que formam o arquivo de uma pessoa ou organização. Com base no contexto o acima, escolha a alternativa que apresenta a descrição de arquivos correntes: É qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista, o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais específicas. São classificados como estreitamente vinculados aos seus fins imediatos, o que pode ser determinado pela sua produção, de acordo com uma vigência pré-estabelecida; e caracterizada pela frequência com que os documentos são consultados. Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições públicas ou privadas e é composta por documentos preservados em caráter definitivo, em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Um conjunto de documentos originários de arquivo corrente composta pelos documentos com baixa frequência de uso ou documentos que aguardam cumprimentos de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. 2. O cenário de integração e informação só evolui. Com o advento do uso de dispositivos móveis a mobilidade informacional é agora potencializada, o que proporciona uma flexibilidade antes inimaginável aos negócios, hoje praticamente qualquer pessoa pode, independentemente de onde esteja, continuar operacionalizando seus negócios. Com base nesse contexto escolha a alternativa que apresenta questões importante para a efetividades da tecnologia da informação nas organizações: Cultura e clima organizacional. Cultura e concorrência organizacional. Cultura e estratégia organizacional. Cultura e estrutura organizacional. 3. Os documentos estão presentes em todas as organizações, mas podemos dizer que nas organizações públicas o volume de informações que são armazenadas em formato de documentos é muito maior do que nas organizações privadas, desse modo, nessas instituições a gestão de documentos acaba sendo muito mais relevante. Com base nesse contexto, analise as afirmações abaixo e escolha a alternativa correta quanto à legislação arquivística: Todos os documentos públicos são de livre acesso a todos, independentemente de onde se encontram. A legislação arquivística não se aplica aos documentos públicos e privados. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos. A legislação arquivística somente se aplica a documentos científicos internacionais. 4. Ciência da informação é um campo de estudo interdisciplinar que se ocupa com a análise, coleta, classificação, manipulação, armazenamento, recuperação e disseminação da informação. Marque a alternativa que apresenta as principais características da ciência da informação: Biologia, Ciência exata, Ciência Humana e Social. Direito, Ciência Antiga, Ciência Humana e Social. Interdisciplinaridade, Ciência Moderna, Ciência Humana e Social. Ciência Moderna, Ciência humanas aplicadas e Biologia. 5. A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases: corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). Com base nesse contexto escolha a alternativa que apresenta a descrição da característica formato dos documentos: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens). Configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata. Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. Diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel. 6. A ciência da informação começa a se concentrar no conteúdo informacional, começamos a perceber a união de duas áreas a informação e comunicação. Escolha a alternativa que descreve a etapa evolutiva da ciência da informação chamada tecnologia: Além de registrar e localizar os documentos tinha foco no atendimento aos usuários. b) A partir desse momento a ciência da informação começa a extrapolar a dimensão física até então abordada e concentra-se na informação em si. O terceiro fenômeno importante foi a atuação que diversos cientistas começaram a desempenhar nas décadas de 1920 a 1940, primeiro na Inglaterra, depois nos Estados Unidos e em outros países, de prover seus demais colegas de informação em suas respectivas áreas de atuação. Investiga as propriedades e o comportamento das pessoas, as forças que governam o fluxo de informação e os meios de processar a informação para ótima acessibilidade e uso. 7. O primeiro passo para que a gestão de documentos seja alcançada nas organizações é saber quais são as características de cada documento. Assinale abaixo a alternativa correta quanto às características dos documentos: Suporte, Formato, Gênero, Raça, Tipo. Suporte, Formato, Gênero, Espécie, Tipo. Suporte, Escultura, Gênero, Espécie, Tamanho. Suporte, Tamanho, Gênero, Espécie, Assunto. 8. Assinale a alternativa que corresponde aos benefícios da tecnologia na gestão de documentos: Digitalizar documentos antigos para poder descarta-los mais facilmente. Armazenar, localizar e recuperar informações durante todo ciclo de vida de um documento. Informatizar apenas as grandes corporações. Somente armazenar informações. 9. Todos os campos do conhecimento sempre estiveram intrinsecamente ligados a uma infinidade de dados. Com o aumento do número de informações na internet, fenômeno que ocorreu no final da década de noventa e início do século XXI, foi necessário o desenvolvimento de diversos métodos para a análise e organização de grandes quantidades de informação. Entre esses novos campos de estudo surgiu a Ciência da Informação. Escolha a alternativa que descreve a etapa evolutiva da ciência da informação chamada documentação: O terceiro fenômeno importante foi a atuação que diversos cientistas começaram a desempenhar nas décadas de 1920 a 1940, primeiro na Inglaterra, depois nos Estados Unidos e em outros países, de prover seus demais colegas de informação em suas respectivas áreas de atuação Além de registrar e localizar os documentos tinha foco no atendimento aos usuários. Nessa época percebemos que o foco da ciência da informação era basicamente o cadastramento e catalogação bibliográfica dos documentos existentes. Mais do que “ter” o documento, interessava aos pesquisadores envolvidos com a documentação promover uma listagem, um registro de “onde” poderia estar cada um dos documentos produzidos pelos seres humanos. 10. Com o aumento do volume dessas informações e a diversidade de formatos, houve a necessidade de se criar métodos que permitissem a organização dessas informações e esse é justamente o objetivo da arquivologia. Escolha a alternativa correta quanto a arquivologia: A arquivologia é responsável pelo estudo