Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil

Waktu Baca / 5 Menit

Dalam suatu perusahaan baik perusahaan kecil maupun besar, manajemen keuangan merupakan unsur yang paling penting. Karena dengan adanya manajemen yang baik dan teratur dapat mempengaruhi perkembangan perusahaan.

Jika manajemen dapat dikelola dengan baik, maka perkembangan perusahaan juga dapat terdeteksi. Termasuk dengan menggunakan kas kecil atau petty cash. 

Ketika sedang melakukan transaksi, bisnis tidak selalu melakukan transaksi dalam jumlah besar terkadang transaksi dalam jumlah kecil juga dilakukan. Hal ini dilakukan karena para pebisnis membeli barang dengan jumlah yang sedikit tetapi rutin. Pengeluaran dana ini yang disebut kas kecil. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengertian, karakteristik dan metode ini, simak penjelasan dibawah.

Pengertian Kas kecil

Petty cash merupakan sejumlah dana yang dikeluarkan untuk kepentingan operasional perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil dan rutin. Walaupun dalam jumlah kecil tetapi setiap pengeluaran dana kas kecil perlu dilakukan pembukuan layaknya transaksi jumlah besar. Hal ini dilakukan supaya memudahkan akuntan perusahaan untuk mencatat keuangan perusahaan

Biasanya petty cash digunakan untuk membiayai kepentingan yang jumlahnya kecil, seperti dana entertain klien, dana konsumsi rapat, dan lain sebagainya. Dana kas kecil akan disimpan dalam peti kas (Cash Box). 

Maksud diadakannya petty cash supaya sekretaris tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan setiap ingin melakukan transaksi. Karena biasanya, perusahaan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk kepentingan yang mendadak.

Biasanya petty cash dikelola oleh staff keuangan tingkatan pemula atau fresh graduate. Tujuannya agar mereka bisa memahami dan membuat neraca dengan baik dari sistem kalkulasi yang sederhana.

Karakteristik Kas kecil

Ada beberapa karakteristik petty cash yaitu:

• Jumlah dana petty cash dibatasi, sesuai dengan kebutuhan operasional kantor.
• Digunakan untuk mendanai transaksi-transaksi rutin setiap hari.
• Petty cash disimpan ditempat khusus (petty cash) dan ditangani oleh petugas keuangan tingkat pemula.

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya petty cash, yaitu:

1. Menangani Masalah Perlengkapan Perusahaan

Tujuan yang pertama ialah untuk menangani perlengkapan atau pembiayaan perbekalan perusahaan. Karena yang terkait dengan perbekalan perusahaan relatif lebih kecil daripada biaya yang lain.

2. Menghindari Cara Pembayaran yang Tidak Ekonomis

Dengan adanya pencatatan petty cash, tentu kesalahan pembukuan tidak akan terjadi. Karena tidak mungkin perusahaan membayar dengan jumlah besar pada transaksi yang kecil, begitu juga sebaliknya. 

Artinya jika ingin membayar transaksi yang jumlahnya kecil, tentu datanya ada di petty cash. Jika melakukan transaksi dalam jumlah besar, tentu datanya bisa dilihat di pembukuan yang lain.

3. Meringankan Beban Staff Karyawan

Tujuan selanjutnya adalah memudahkan pekerjaan karyawan. Petty cash juga membantu karyawan dalam melaporkan kinerjanya pada relasi bisnis atau atasan.

Dengan adanya petty cash, tentu pemetaan pengeluaran dana menjadi jelas. Artinya, analisa untuk bahan laporan menjadi mudah dan tidak rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Incidental

Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan insidental atau kebijakan mendadak, tentu dengan adanya petty cash dan kas besar dapat memudahkan untuk analisa pra kebijakan.

Dasar keputusan juga menjadi kuat, sehingga tidak jadi permasalahan dikemudian hari. Artinya kebijakan mendadak didasarkan pada data yang analisanya dilakukan dengan cepat dan mudah.

Manfaat Kas Kecil

1. Mempermudah Akuntan Perusahaan dalam Mencatat Keuangan

Seorang akuntan memiliki tugas yang cukup berat karena ia harus mencatat laporan keuangan perusahaan setiap bulan. Nah, dengan adanya petty cash dapat mempermudah akuntan, mereka cukup menyatukan data data pengeluaran dari setiap divisi perusahaannya.

2. Dana Darurat Bagi Perusahaan

Terkadang banyak sekali kebutuhan perusahaan yang harus segera diselesaikan. Dengan adanya dana kas kecil maka general affair dapat menggunakan dana darurat ketika divisi lain meminta sesuatu hal secara mendadak tanpa pemberitahuan sebelumnya.

3. Pembayaran Lebih Mudah dan Praktis Untuk Transaksi Kecil

Regulasi yang mudah dapat membantu setiap unsur elemen perusahaan. Anda tidak perlu khawatir lagi dengan transaksi yang ribet. Mengapa? Karena petty cash dapat digunakan untuk pembayaran yang jumlahnya relatif kecil. 

4. Ada Anggaran Untuk Keperluan Sehari-hari

Ada berbagai macam fasilitas yang disediakan kantor agar membuat karyawannya merasa nyaman dalam bekerja. Fasilitas yang biasanya selalu tersedia dalam perusahaan adalah dapur. Contohnya ketika teh di dapur habis, maka Anda bisa menggunakan dana petty cash untuk membeli teh. 

5. Untuk meningkatkan pelayanan perusahaan

Dalam dunia bisnis, rapat di kantor atau di restoran merupakan hal yang biasa. Jika Anda berada pada divisi yang sering berkaitan dengan kegiatan eksternal seperti event contohnya. Kamu perlu menyiapkan dana untuk menyediakan makanan yang layak agar meningkatkan pelayanan perusahaan Anda di mata orang orang yang bekerja sama dengan perusahaan Anda.

Metode Pengelolaan Petty Cash

Untuk mengelola unsur manajemen finansial perusahaan perlu dilakukan metode metode tertentu. Supaya ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak lain yang terkait, maka dapat ditunjukkan tanpa ada kesalahan. Metode pengelolaan petty cash dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode tetap atau istilah akuntansi-nya adalah imprest Fund System adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening yang ada jumlahnya selalu tetap atau sama. Setiap pengeluaran kas yang dilakukan, pemegang dana petty cash tidak harus langsung mencatatnya, hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja. 

Hal ini terjadi karena jumlah dana yang dikeluarkan dan dana yang dimasukkan nominal jumlahnya sama. Oleh karena itu, jumlah saldo dalam petty cash jumlahnya pun tetap. Setiap ingin melakukan pembayaran, pemegang dana petty cash harus membuat bukti pengeluaran.

Kasir petty cash akan meminta pengisian kembali saldo petty cash nya sebesar jumlah yang sudah dibayarnya. Perlu dilakukan pengisian petty cash setiap akhir periode agar biaya yang sudah dibayar dengan petty cash bisa dicatat. Karena dalam sistem metode tetap, pengeluaran baru dicatat kembali setelah pengisian. 

Ciri-ciri Metode Tetap 

• Bukti penggunaan dana petty cash dikumpulkan oleh pengelola petty cash
• Pengisian dana petty cash dilakukan dengan cara penarikan kembali cek yang jumlahnya sama dengan dana yang telah digunakan sebelumnya. Sehingga jumlah dana kas kembali terisi dengan jumlah yang sudah ditetapkan semula. 

Selanjutnya, berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap:

1. Pembentukan dana petty cash, dimana nantinya pemegang kas akan diberi sejumlah uang untuk membiayai pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan untuk operasional kantor.
2. Dana petty cash digunakan untuk membayar transaksi pengeluaran.
3. Setelah dana habis, maka kasir akan mengisi kembali dana petty cash sebesar jumlah pengeluaran yang terjadi.

Keuntungan metode tetap atau imprest yaitu, bisa menghemat waktu untuk pembukuan, memudahkan bendahara setiap melakukan pembagian dana.

Sedangkan kekurangannya yaitu:

• Saldo kas kecil tidak dapat di cek sewaktu waktu karena saldo petty cash dalam metode ini hanya dapat di cek setiap periode akhir bulan.
• Jika saldo dana kurang, pemegang petty cash tidak dapat langsung mengisi dana kas.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating Fund System)

Metode berubah-ubah atau fluktuasi merupakan suatu metode pengisian atau pengendalian petty cash dimana jumlahnya selalu berubah-ubah atau tidak tetap (sesuai dengan kebutuhan).

Terjadinya metode fluktuasi ini disebabkan karena adanya perbedaan antara jumlah uang pengeluaran dan pemasukan. Bisa lebih banyak dana daripada saldo atau juga sebaliknya. 

Saat pengisian, jika perusahaan menggunakan metode tetap maka jumlah kas kecil harus sama dengan saldo awal petty cash. Tetapi pada sistem metode berubah ubah atau tidak tetap, pengisian kas kecil tidak harus sama dengan jumlah saldo awal petty cash. Dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran maka segera dicatat.

Ciri-ciri Metode Berubah-ubah / Fluktuasi

• Besarnya jumlah dana kas kecil berfluktuasi sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
• Bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat di dalam buku jurnal petty cash dengan mendebit akun terkait penggunaan akun kas kecil tersebut. 
• Pembentukan dan pengisian kembali dana petty cash dicatat di debit.

Metode berubah ubah memiliki beberapa keuntungan, yaitu

• Mempermudah staff dalam melakukan mengontrol buku kas.
• Dana kas setiap periode nya selalu sama.
• Saldo dalam kas bisa diketahui setiap saat.

Sedangkan kekurangan dari metode fluktuasi adalah kita tidak dapat memastikan secara pasti pengeluaran dana terbanyak digunakan untuk membayar apa saja.

Dokumen yang Diperlukan Dalam Pengelolaan Dana Petty Cash

Dokumen atau bukti pemakaian kas dibagi menjadi dua yaitu dokumen internal dan eksternal. Bukti pemakaian kas tersebut dibutuhkan, terutama saat ingin melakukan pengisian kembali dana kas. 

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini penting agar perintah pengeluaran dari bagian akuntansi kepada fungsi kas besar. Dalam sistem dana petty cash, dokumen ini sangat berguna untuk mengisi kembali dana kas kecil. 

2. Cek

Cek adalah dokumen yang berguna untuk memerintahkan bank agar melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum dalam kas tersebut.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dipakai oleh pemegang dana petty cash untuk meminta sejumlah dana kas kecil kepada pemegang dana kas. Sedangkan bagi pemegang dana petty cash dokumen ini penting sebagai bukti transaksi pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti Pengeluaran Petty Cash

Dokumen ini berguna untuk mempertanggung jawabkan penggunaan dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri oleh bukti bukti pengeluaran dana petty cash. 

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil supaya dibuatkan bukti transaksi kas keluar untuk mengisi kembali dana petty cash ke bagian keuangan.

Kesimpulan

Setelah memahami tentang petty cash yang merupakan unsur penting bagi perusahaan. Jika pencatatan kas baik dan teratur, maka pengelolaan kas dalam bisnis Anda juga bagus. 

Fungsi petty cash sangat krusial bagi perusahaan, terutama dalam pengelolaan dana yang sifatnya rutin namun jumlahnya relatif tidak besar. 

Petty cash dalam perusahaan bersifat opsional, jadi hal ini boleh dilakukan atau tidak digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.