MEMPROSES TRANSAKSI KEUANGAN DASAR DASAR AKUNTANSI Sistem akunting kantor depan yang efektif mengenai tamu ditentukan oleh baiknya cara membuat urutan pekerjaan berdasarkan alur tamu yang menginap di hotel. Sebelum tamu datang, bagian akunting sudah melakukan pekerjaannya, antara lain menyangkut pemesanan kamar yang digaransi atau menggunakan uang muka. Ketika tamu tiba di hotel, dibukalah dokumen pemesanan kamar dari komputer. Dari situ terlihat apakah pada saat membuat reservasi tamu telah membayar uang muka atau belum. Bila belum, saat check- in tersebut merupakan saat pertama tamu mengadakan transaksi dengan hotel.
Sistem account yang populer pada operasional hotel adalah sistem T-Account. Di sini ada pemisahan account tamu. Account yang charges (dibayar waktu check-out) terletak di sebelah kiri sedangkan di sebelah kanan Payment (langsung dibayar). Charges meningkatkan account balance, sedangkan payment mengurangi account balance. Form Jurnal Di dalam terminologi akunting, kolom sebelah kiri disebut deber (singkatan dr), sedangkan sebelah kanan adalah kredit (disingkat cr).
Folio dipergunakan untuk mencatat transaksi tamu yang akan menghasilkan keseimbangan akunting (account balance). Folio tamu harus akurat, data terakhir dan sudah diisi begitu tamu melakukan transaksi. Dengan demikian, begitu tamu meminta tagihannya dicetak, saat itu pula tersedia . Contoh folio tamu (Guest Folio) PENGATURAN ACCOUNT Posting transaksi sebagai dasar Akunting Kantor Depan adalah sebagai berikut :Transaksi Sebelumnya + debet-kredit = Jumlah teransaksi bersih Previous Balance + debet-kredit = Net outstanding balance PB + DR-CR = NOBContohnya sebagai berikut :Tamu terdaftar sejak 27 Juni. Debet pertama adalah pembelian di restoran sebesar US$ 14.25 yang terjadi pada sore hari. Karena tamu tidak membayar tunai atau memakai kartu kredit, maka transaksi akhir tetap US$ 14.25, sehingga dengan rumus di atas bisa dicatat sebagai berikut :PB + DR - CR = NOB0.00+ 14.25-0.00 = 14.25atau dengan kata lain :Previous Balance = 0.00 + Debits = + 14.25Kredits = 0.00Net Outstanding Balance = 14.25 Di malam hari, audit malam melakukan posting terhadap tamu tersebut untuk pembayaran harga kamar termasuk pajak dan layanan sebesar US$ 60.00, akibatnya timbul jumlah akhir baru :PB + DR + CR = NOB14.25 + 60.00 + 0.00 = 74.25 Kemudian tamu melakukan transaksi lagi sebagai berikut : menelpon ke luar negeri sebesar US$ 6.38; kemudian Front Office Cashier terima allowance kredit sebesar US$ 18.38 dan menerima pembayaran tunai sebagai US$ 62.25 dari tamu saat check-out.Bila semuanya dijumlah, pembayaran tamu akan menjadi 0 (nol) pada saat check-out. PB + DR - CR = NOB74.25 + 6.38 - 0.00 = 80.6380.63 + 0.00 - 18.38 = 62.2562.25 + 0.00 - 62.25 = 0.00Pada kondisi Zero balance ini biasanya tamu sudah check-out TRACKING TRANSAKSI Transaksi tamu dapat dikategorikan dalam berbagai jenis, antara lain :
Sementara itu pengontrolan dalam (Internal Control) di kantor depan hotel meliputi :
Untuk pengontrolan ini diperlukan auditing, yaitu proses memeriksa benar tidaknya catatan akunting yang dibuat oleh kantor depan dengan tujuan untuk membuat sistem akuntansi menjadi akurat dan lengkap. Contoh Front Office Cash Sheet PENYELESAIAN MASALAH CHECK OUT Tamu yang datang ke hotel pasti akan berinteraksi dengan sejumlah karyawan di bidang kerja berbeda-beda, door man, bell boy, petugas operator, reservasionis, resepsionis, room maid dan pramusaji. Para petugas ini bisa saja berkomunikasi dengan tamu pada saat kedatangan, sedang tinggal ataupun pada saat meninggalkan hotel. Penyelesaian account tamu tergantung pada efektivitas sistem akunting kantor depan dalam mengelola akurasi data dari folio tamu, vertifikasi dan otorisasi metode pembayaran, serta menyelesaikan perbedaan posting tamu agar balance. Secara umum setiap transaksi tamu segera diposting ke account tamu. Tamu dapat menyelesaikan tagihan melalui pembayaran tunai, kartu kredit, lewat voucher dari travel agent atau surat jaminan dari perusahaan (guarantee letter). b. Prosedur KeberangkatanProses check-out akan menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi tamu dan karyawan itu sendiri bila pihak kasir sudah mempersiapkan segala-galanya bagi tamu. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan hingga tamu meninggalkan hotel, yaitu : ¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut¨ Memposting semua tagihan untuk tamu ¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu¨ Membuat folio tamu¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu¨ Memproses sistem pembayaran tamu¨ Menanyakan kunci kamar tamu ¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol ¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant METODE PEMBAYARAN TAMU Semua tagihan tamu bisa dijadikan nol (balance) dengan berbagai cara pembayaran. Metoda pembayaran tersebut meliputi : pembayaran tunai, dengan kartu kredit, transfer, voucher, garansi, dan kombinasi.
Hal-hal yang menyangkut pengumpulan account di antaranya :
Semua yang disebutkan di atas merupakan sesuatu yang tipikal dari City Ledger.Penagihan terhadap tamu hotel dengan kuintansi tagihan biasanya melalui beberapa tahap. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kapan tagihan akan dibayar, lamanya waktu pembayaran sejak ditagih dan bagaimana cara menghubungi tamu yang tagihannya belum terbayar. Inilah yang dimaksud dengan account aging, yaitu batas waktu dan tahap-tahap penagihan. Biasanya jarak waktu pembayaran adalah tiga puluh hari setelah transaksi dibuat. Namun ada pula yang memberi kelonggaran hingga tiga bulan atau 120 hari. Prosedur Keberangkatan (SOP)¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut¨ Memposting semua tagihan untuk tamu¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu¨ Membuat folio tamu¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu¨ Memproses sistem pembayaran tamu¨ Menanyakan kunci kamar tamu¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol ¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant Page 2 |