Perbedaan akuntansi hotel dengan akuntansi umum

Pengertian Sistem Akuntansi Perhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan atau pencatatan semua Jurnal transaksi baik Transaksi harian maupun suatu periode tertentu. Sistem Akuntansi Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi umum pada umunya. sistem akuntansi perhotelan juga sebagai alat yang menyediakan sarana yang lebih akurat dan mudah untuk dimengerti dalam menganalisa sistem keungan oleh manajement hotel yang bertujuan sebagai bahan dasar pengembangan kebijakan keuangan hotel dimasa akan datang. Pada pencatatan sistem akuntansi perhotelan pencatatan rekening dibagi menjadi dua bagian utama. bagian yang pertama terdiri dari format dan persyaratan penyajian laporan yang terkait dengan keuangan dan lainnya. laporan dijelaskan baik dalam bentuk narasi dan format kusus. bagian kedua yaitu memberikan nama pada rekening dan chart account.

Page 2

Pengertian Akuntansi

Akuntansi sangat erat kaitannya dengan informasi akuntansi. Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi yang dimuat dalam Accounting Terminologi Bulletin No.1(1965) yang diterbitkan oleh APB yaitu suatu komite penyusun prinsip akuntansi yang dibentuk oleh AICPA. “Accounting is the art of recording, classifying, and summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there off”. Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dalam bentuk satuan uang, dan menginterpretasikannya hasil proses tersebut.

Karena semakin luasnya funsi akuntansi dan semakin berkembangnya praktik akuntansi definisi di atas dirasa kurang memadai. Berdasarkan hal tersebut, komite kemudian mengajukan revisi definisi akuntansi sebagai berikut: “Accounting is the body of knowledge and function concerned with systematic originating, authenticating, recording, classifying, processing, summarizing, analyzing, interpreting, and supplying of dependable and significant information covering transactionand events which are, in part of least, of a financialcharacter, required for the management and operationof an entity and for report that have to submitted there on to meet fiduciary and other responsibilities”. Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatan, pengklasifikasian, dan penyajian secara sistematis informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang diperlukan untuk dasar penyusunan laporan keuangan yang harus disampaikan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengurusan keuangan dan lainnya.

Definisi akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam Statement of Accounting Principle Board No.4 (1970) sebagai berikut: “Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primary financial in nature, about economic entities that intended to be useful in making economic decisions”. Akuntansi adalah kegiatan jasa. Kegiatannya adalah menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ekonomik, terutama yang bersifat keuangan yang diperkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomik.

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu :

1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.

2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.

3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.

4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja.

Gambar

Siklus Kegiatan Perusahaan (Bussinis Cycle)

Gambar

Siklus Akuntansi

Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.

1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit.

2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.

3. Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.

4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

Rerangka konseptual akuntansi

Rerangka kerja konseptual serupa dengan konstitusi, adalah suatu system koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi penetapan standar yang konsisten dan penetuan sifat, gungsi, serta batasan-batasan dari akunatnsi keuangan dan laporan keuangan. FASB telah menerbitkan enam Statement of Financial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu:

1. SFAC No.1, “Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise” yang menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi.

2. SFAC No.2, “Qualitative Characteritics of Accounting Information”, menjelaskan karakteristikyang membuat informasi akuntansi bermanfaat.

3. SFAC No.3, “Elements of Financial Statements of Business Enterprises”, memberikan definisi dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: Aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban.

4. SFAC No.5, “Recognition and measurement I financial statements of Business Enterprise”, menetapkan criteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya.

5. SFAC No.6, “Elements of Financial Statements”, menggantikan SFAC No. 3 dan memperluas lingkup SFAC No. 3 dengan memasukan organisasi-organisasi nirlaba.

6. SFAC No.7, “Using cash flow information and present value in accounting Measurements”, memberikan kerangka kerja bagi pemakai arus kas kemasa depan yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengukuran.

Sistem dan prosedur akuntansi

Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu: pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-proseduryang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Bisa dikatakan sistem akuntansi terdiri dari subsistem yang saling berkaitan. Cecil Gillespie (1971) menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari:

1. Subsistem akuntansi Utama

· Kode Rekening

· Buku Besar dan buku pembantu

· Jurnal

· Bukti Transaksi

2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang

· Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur

· Distribusi Penjualan

· Piutang

· Penerimaan uang dan pengawasan kredit

3. Subsistem penjualan dan pengeluaran uang

· Order pembelian dan laporan pemerimaan barang

· Distribusi pembelian dan biaya

· Hutang

· Prosedur pengeluaran uang

4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian

· Personalia

· Pencatatan waktu

· Penggajian

· Distribusi gaji dan upah

5. Subsistem produksi dan biaya produksi

· Order produksi

· Pengawasan pembelian

· Akunatansi Biaya

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu:

GAMBAR :

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

1. Komponen Input

Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem informasi. Data sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Fungsi dokumen dasar, yaitu:

a. Untuk menunjukan jenis dari data yang dikumpulkan.

b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat.

c. Data disebutkan satu persatu, sehingga data akuntansi akan lengkap.

d. Sebagai alat pendistribusi data antar departemen, karena tembusan atau copynya diberikan ke departemen lain.

e. Sebagai pembuktian bahwa transaksi tersebut sah, sehingga sangat berguna audit trail.

f. Dapat digunakan sebagai buck up dari file-file komputer.

Sehingga secara ringkas proses input data sebagai berikut :

Data

Gambar:

Proses input data dari dokumen dasar

2. Komponen Model

Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model matematika.

3. Komponen Output

Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di data base dan diproses menggunakan model tertentu.

4. Komponen data base

Data base adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

5. Komponen Teknologi

Tekonologi merupakan komponen yang penting dari sistem informasi.

6. Komponen Kontrol

Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Pengendalian umum dapat terdiri dari:

a. Pengendalian organisasi

b. Pengendalian dokumentasi

c. Pengendalian perangkat keras

d. Pengendalian keamanan fisik

e. Pengendalian keamanan data

f. Pengendalian komunikasi

Struktur Pengendalian Intern di perhotelan (unsur-unsur SPI, lingkup SPI, merancang SPI)

Menurut AICPA Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Terdapat beberapa elemen yang merupakan cirri pokok dari sistem pengendalian intern yang baik, yaitu:

1. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat dan tegas.

2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik perusahaan, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Adanya praktik yang sehat didalam menjalankan tugas dan funsi disetiap bagian dalam organisasi.

4. Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan funsi, tugas dan tanggungjawabnya.

5. Adanya pengecekan independen.

Struktur pengendalian intern menurut COSO terdiri dari lima komponen yakni:

a) Lingkungan pengendalian (control environment)

b) Penilaian resiko (risk ussessement)

c) Aktivitas pengendalian (control activities)

d) Informasi dan komunikasi (information and communication)

e) Pemantauan (monitoring)

The Canadian Institute of Chartered Accountants Criteria of Control Committee (CoCo) memfokuskan diri pada empat pertanyaan utama yakni:

1. Apakah perusahaan mempunyai tujuan yang benar?

2. Apakah perusahaan tersebut mempunyai aktivitas pengendalian yang memadai?

3. Apakah perusahaan tersebut mempunyai kapabilitas, komitmen dan lingkungan yang tepat?

4. Aapakah perusahaan tersebut melakukan monitoring, pembelajaran dan mengadaptasi?

CoCo mempunyai empat komponen untuk menjawab keempat pertanyaan tersebut yakni:

1) PURPOSE

2) CPMMITMENT

3) CAPABILITY

4) MONITORING AND LEARNING

Struktur Organisasi di Departemen Akuntansi

General cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel.
Cashier outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggungjawab atas penerimaan pada masing-masing outlet.
Income auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokan semua hasil penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
Night audit, merupakan orang yang bertanggungjawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet.
Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill.
Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen.
Account payble, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar khususnya supplier.
Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian niaya-biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing dapertement, mencek harga barang di pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel.
Personalia bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan.
Electronic data processing (EDP) bertaggung jawab atas system informasi yang digunakan hotel khususnya dalam pemrosesan data.
Purchasing, bertanggungjawab dalam pembelian barang keperluan hotel.
Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan di gudang.
Accounting/bookkeeper, bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan keuangan.