Sebagai alat yang sangat baik dan mudah digunakan dalam menampilkan data dan berbagai perhitungan, file Excel seringnya harus di bagikan ke rekan kerja lain. Biasanya membagikannya melalui email. Nah, masalahnya space data yang dapat dikirim melalui email biasanya terbatas sekitar 2 – 5 Mb. Agar bisa dikirim, file Excel yang terlalu besar kadang harus dikompres agar jadi lebih kecil. Show
Bagaimana cara kompres file Excel agar jadi lebih kecil? saya akan bahan beberapa langkah mudahnya diartikel ini. Tidak ada cara mudah mengompres file Excel dengan sekali klik, apalagi untuk file Excel yang terdiri dari banyak sheet, data, gambar dan perhitungan. Cara mudah kompres file Excel Beberapa cara berikut dapat digunakan untuk memperkecil file Excel yang terlalu besar. Meskipun tanpa bantuan software lain cara ini cukup ampuh menurunkan ukuran file Excel jadi lebih kecil. Apa saja caranya? 1. Hapus worksheet atau data yang tidak pentingCara ini mungkin terlihat kurang penting ya, padahal mengurangi worksheet dan data yang tidak penting dapat mengurangi ukuran file Excel. Terutama untuk file excel dengan banyak sheet hidden yang tidak penting. Worksheet hidden atau tersembunyi inilah yang biasanya tidak disangka-sangka menggelembungkan ukuran file Excel. 2. Ubah ke format binari (XLSB)Standarnya, file Excel akan di simpan dalam format excel workbook dengan ekstensi *.XLSX. Agar filenya berubah jadi lebih kecil konvert jenis file Excel menjadi fomat binari dengan ekstensi *.XLSB. Caranya sangat mudah seperti berikut ini.
Cara ini dapat menurunkan ukuran file hingga 10 – 20% dibanding dalam format Excel biasa. 3. Hilangkan fungsi yang tidak perluTerlalu banyak fungsi yang tidak perlu dapat membuat file Excel membesar. Oleh karena itu, untuk mengompres file Excel kita dapat mengubah nilai yang berisi fungsi menjadi nilai tanpa fungsi sehingga ukurannya jadi lebih kecil. Caranya seperti berikut:
Untuk file Excel dengan banyak fungsi cara ini dapat membantu mengurangi ukuran file dikisaran 8 – 10 persen. 4. Kompres gambarTerkadang file Excel juga perlu disisipi gambar untuk mendukung tampilannya. Masalahnya, terlalu banyak gambar akan membuat file Excel membengkak. Itulah mengapa, sebelum memasukkan gambar ke file Excel sebaiknya di kompres dahulu hingga ukurannya lebih kecil. Cara ini cukup efektif menurunkan ukuran file Excel secara keseluruhan. Opsi lainnya dapat juga mengompres gambar dengan perintah Compress Picture pada bagian Format Picture Tool. Jika gambar dianggap tidak perlu dan ingin dihapus Anda bisa gunakan tutorial ini: Menghapus gambar di Excel. 5. Hapus dan pindahkan cache pivot tabelSaat bekerja dengan data yang dirangkum dalam pivot tabel kita harus paham keberadaan cache pivot table. Cache akan secara otomatis terbentuk ketika kita menyimpan pivot table, fungsinya untuk menyimpan replika dari data set sumber. Dengan merupah pengaturan di setting pivot table menjadi tidak perlu menyimpa cache pivot table untuk mereduksi ukuran file Excel. 6. Kompres file ke format zipMengompres file Excel ke format zip akan mereduksi ukuran file Excel menjadi lebih kecil sekitar 10 – 15 %. Jadi jangan lupa untuk mengompres file Excel ke format zip sebelum mengirimnya ke kolega Anda jika ingin ukuran file tetap kecil. 7. Hilangkan format dataMenghapus format data akan membuat file Excel yang disimpan jadi lebih kecil. Menghapus beberapa item style seperti warna beckground, border, font akan membantu mengurangi ukuran file Excel. Istri saya mengeluh mengapa file excel-nya yang hanya berisi data tabel 10 kolom x 20 baris yang ada dalam beberapa sheet, ukuran filenya bisa sangat besar mencapai 276MB !! Sehingga untuk membuka filenya saja butuh waktu lama hampir 5 menit. Setahu saya file excel yang terlalu besar biasanya disebabkan oleh banyaknya data, banyaknya rumus perhitungan yang rumit, atau banyaknya link dalam sebuah file. Tapi kali ini berbeda, datanya sedikit dan rumusnya hanya penjumlahan.Setelah saya cari tahu di google, akhirnya saya memperoleh solusi yang ternyata sangat sederhana. File excel yang terlalu besar dan terlihat kosong tersebut ternyata memiliki banyak sekali cell aktiv. Cells akan diangggap berisi data walau hanya terisi spasi. Mungkin istri saya pernah tercopy cells berisi spasi hingga ujung baris atau kolom. Bayangkan berapa banyak cells yang dianggap data jika spasi itu tercopy hingga ujung baris (1.048.576 baris) dan ujung kolom (16.384 kolom), belum lagi kalau data tersebut dicopy lagi ke beberapa sheet. Lalu bagaimana solusinya? ya di delete saja cells-nya Klik baris diluar tabel yang kita pakai, lalu seleksi cells dengan menekan CTRL+ SHIFT + (Panah Bawah) lalu klik kanan lalu DELETE begitu juga dengan kolomnya. Kolom : Baris : Setelah cara ini dilakukan, file excel istri saya yang semula ukurannya 276 MB menyusut jadi 101 kb saja. Semoga bermanfaat :) Apa penyebab ukuran file Excel menjadi besar?Apa yang menyebabkan ukuran sebuah file excel menjadi sangat besar? Menurut saya ada 2 hal yang menyebabkan ukuran file excel menjadi membengkak, yaitu format cell dan conditional formating.
Bagaimana cara memperkecil size file Excel?Salah satu cara paling mudah untuk mengompres file Excel adalah mengubahnya ke format zip. Karena ketika sudah dalam berbentuk zip, ukuran file Excelmu akan menurun menjadi sekitar 10-15%.
Bagaimana cara memperbaiki file Excel yang rusak?Memperbaiki buku kerja yang rusak. Klik File > Buka.. Klik lokasi dan folder yang berisi buku kerja yang rusak.. Dalam kotak dialog Buka, pilih buku kerja yang rusak tersebut.. Klik panah di samping tombol Buka, lalu klik Buka dan Perbaiki.. Untuk memulihkan sebanyak mungkin buku kerja, pilih Perbaiki.. Kenapa tidak bisa membuka file Excel?Pengguna yang sering kali tidak bisa mengakses file di Microsoft Excel disebabkan data corruption. File yang tidak bisa diakses atau rusak dikarenakan oleh virus, malware, sistem yang rusak, kesalahan update, dan masalah pada perangkat keras.
|
Mengatasi ukuran file Excel tiba-tiba Membesar
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketajaman Inc.
