Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari Excel – Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut): Show
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari ExcelBiasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata. Step 1: Buat file sumber datanya (source data)Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu. Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi. 3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK. 4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya. 5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama. 6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya. 7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini. 8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain. Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
Tambahan Penting:Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara: Klik Edit Recipients List Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK. Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna. 🙂 Kami juga merekomendasikan playlist youtube yang membahas secara lengkap video belajar Microsoft Excel, bisa dicek pada tautan di bawah ini. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Tutorial untuk cara menampilkan format angka Excel, seperti pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, persentase, dan tanggal di Mail Merge Word, dapat dibaca di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word. Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut: Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
|