Como organizar as finanças da empresa no Excel?

Quando falamos em organizar a vida financeira é fundamental fazer um orçamento pessoal. Saber quanto dinheiro entra e, principalmente, quanto sai no decorrer do mês é o principal para uma vida financeira saudável. Assim, para organizar as finanças pessoais, o Excel poderá te ajudar.

Atualmente, existem no mercado diversas ferramentas para o controle das finanças, mas as planilhas se destacam pela acessibilidade. Com o Excel, é possível organizar todos os seus gastos e faturamentos em um só lugar. Além disso, você sabe que não terá um gasto extra só para conseguir economizar.

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No começo pode parecer chato, mas os frutos que você colhe ao ter uma visão completa do seu financeiro pessoal vale todo o esforço. Vamos lá?

Leia também: Como organizar sua vida financeira: veja o passo a passo

Veja como fazer uma planilha para as suas finanças no Excel

1. Primeiramente, baixe o Excel no seu computador ou celular e crie uma nova planilha em branco;
2. Liste em uma coluna todos os seus gastos fixos e variáveis;
3. Ao lado, acrescente em uma coluna a meta de valor para cada gasto;
4. Caso necessite, insira também uma coluna com as datas de pagamento;
5. Você também precisará listar o seu salário ou recebimentos do mês;
6. Utilize a função SOMA, para somar todos os valores de cada categoria;
7. Para fazer um balanço mensal, subtraia dos seus ganhos mensais a soma dos gastos;
8. Não se esqueça de anotar cada gasto que tiver e analisar mensalmente qual sua situação financeira.

Quer aprender mais sobre Excel?

O aplicativo criado pela Microsoft, está presente em diversas áreas além da financeira,  podendo te ajudar na organização de informações e rotinas da sua empresa por exemplo.

Aprender mais sobre ele e todas as suas funções é essencial atualmente, além de necessário, também pode alavancar a sua carreira. Nesse curso online você aprende tudo sobre o Excel e como ele pode facilitar a sua vida.

Dicas para organizar suas finanças pessoais no Excel

Modelos de planilha

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As planilhas feitas no Excel podem ser bem simples ou extremamente complexas, tudo depende do seu grau de instrução e também das suas necessidades.

Mesmo que você saiba trabalhar com ele, ter um modelo pode economizar seu tempo na hora de organizar as finanças pessoais no Excel.

De diferentes formas, com controle mensal ou diário, veja qual se adequa melhor à sua rotina.

Separamos dois modelos para você: MODELO ORÇAMENTO PESSOAL e MODELO ORÇAMENTO PESSOAL 2.

Se organize

Tire um tempo para listar todos os seus gastos, fixos e variáveis, não deixe de colocar um item mais flexível, para aqueles gastos que você não tem todo mês. Os custos que têm um valor fixo devem ser preenchidos com antecedência e de preferência com a data de vencimento.

Também terá que listar todos os seus ganhos, principalmente se você trabalha por conta própria, já que o “salário” não é recebido somente uma vez ao mês. Isso evita o “ganhou, gastou” e te ajuda a ver sua real situação financeira.

Não esqueça de sempre salvar

Deixe seu arquivo em algum serviço de armazenamento digital, como o Google Drive, OneDrive ou Dropbox, assim você não corre o risco de perder suas anotações.

É bom também ter o app baixado no celular, para anotar sempre que algum gasto extra surgir no seu dia a dia.

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Para organizar finanças pessoais no Excel, avalie o seu orçamento

Pronto, você já sabe o quanto ganha, quais são seus gastos e seu perfil de consumidor, mas está na hora de pensar: você tem aproveitado todos os benefícios que o dinheiro pode te trazer? Ou só tem gastado aleatoriamente e compulsivamente?

Alguns pontos para avaliar são:

• Onde estão concentrados os seus gastos: eles são essenciais? Consegue economizar?
• Se você estiver no vermelho, veja se consegue pagar as dívidas somente com os cortes ou se será necessários fazer um empréstimo.

Depois de ter preenchido todos os meses e avaliado os números, você vai conseguir visualizar melhor como planejar o seu orçamento.

Se viu que vai precisar de renda extra, leia também: Como ganhar dinheiro em casa? Veja 6 ideias!

Corte gastos desnecessários

A intenção aqui não é você deixar de fazer tudo o que gosta, mas sim ter um controle e não deixar ultrapassar o que você pode gastar. É realmente necessário comprar mais uma calça? O jantar a dois não pode ser em casa dessa vez?

Descubra os itens que tem consumido mais do que deveria da sua renda e faça adaptações.

Invista o seu dinheiro

Quais são os seus sonhos? Estabeleça prioridades e saiba que essa economia serve para realizar os seus objetivos.

Começar com R$ 10, R$ 50 ou R$ 100 já é um início! Saiba que ter dinheiro investido, mesmo que pouco, aumenta seu score.

Então, separe uma quantia para investir e contabilize na sua planilha. Além disso, se sobrar algum dinheiro no fim do mês, contribua mais pra essa reserva.

Previdência privada, poupança, ações, entre outros inúmeros investimentos podem te ajudar nos seus sonhos de médio e longo prazos.

Aprenda mais sobre investimentos: Comparador de investimentos: Aprenda a definir o melhor investimento

Crie metas para organizar as suas finanças

Uma viagem dos sonhos, um eletrodoméstico ou eletrônico pode te incentivar a querer poupar, mas seus gastos diários também podem ter metas.

Conta de luz ou de água estão altas? A velocidade da internet é realmente necessária? Estou fazendo muitas refeições fora de casa? Com a planilha, você consegue organizar suas finanças pessoais no Excel e ainda projetar qual sua média e quanto você quer gastar com cada item.

Com base na sua planilha, comece a se comprometer mensalmente para realizar suas vontades a longo prazo.

Gostou das dicas sobre o planejamento financeiro pessoal? Compartilhe com os seus amigos essas informações e acesse outros conteúdos no blog Meu Portal Financeiro.

Sobre o que estamos falando?

• A planilha de controle financeiro empresarial é o primeiro passo para começar a organizar as finanças da empresa;

• Monitorar o fluxo de caixa e se planejar financeiramente são as principais vantagens deste recurso;

• À medida que a empresa cresce, é preciso dar passos mais largos e contar com o apoio da tecnologia. Com a Conta Azul Pro, faça o controle financeiro do seu negócio online, com poucos cliques

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Está começando a organizar o seu financeiro? Se sim, a planilha de controle empresarial é uma excelente saída! 

Administrar as finanças da empresa nem sempre é tão fácil. Afinal, a rotina do empreendedor é corrida e são muitas atividades para dar conta ao mesmo tempo. Por isso, um ou outro lançamento pode passar batido e não ser registrado. 

Com a planilha de controle empresarial, você controla o fluxo de caixa e pode identificar onde realmente onde é possível reduzir os custos sem prejudicar a operação do negócio. 

Continue lendo para entender melhor a importância de contar com este recurso no seu negócio. Aproveite também para baixar o seu modelo gratuito de planilha de controle financeiro! 

Acompanhe os seguintes tópicos:

Vídeo: Como fazer o controle financeiro da sua empresa

O controle financeiro empresarial tem como base a organização das finanças. Ele é essencial para você, empreendedor, gerenciar gastos, receitas e manter a saúde financeira da empresa. Para saber tudo sobre como fazer o controle financeiro da sua empresa, assista ao vídeo até o final!

Por que usar uma planilha de controle financeiro empresarial? 

O controle financeiro é essencial para toda empresa que deseja crescer. É por meio dele que o empreendedor consegue identificar se o negócio está ou não sendo rentável. 

O ideal é que esse monitoramento seja feito desde o início da empresa, quando ainda há poucas vendas, pedidos e lançamentos. Uma das formas de começar essa organização é partir de uma planilha de controle financeiro empresarial. Abaixo, listamos os motivos para usar essa ferramenta. 

1. Saiba exatamente de onde vem e para onde vai o seu dinheiro

Você já calculou quanto tempo gasta tentando descobrir quem pagou o quê? Ou então, já entrou um valor na empresa que seria usado para determinada conta, mas acabou sendo usado em outra coisa?

Acompanhando todas as movimentações financeiras da sua empresa você não se perde nos recebimentos. À medida que o dinheiro vai entrando, basta registrar os lançamentos e consultá-los quando quiser. 

2. Identifique quais despesas é possível cortar

Economizar é uma palavra importante para todos os negócios. Na prática, isso significa reduzir despesas, sem prejudicar a qualidade do produto e serviço oferecido ou a experiência do cliente.

Sem uma gestão financeira, o dono do negócio, muitas vezes preocupado com o que cortar, minimiza a verba em aspectos importantes. Um exemplo é reduzir a quantidade de colaboradores do setor de atendimento ao invés de melhorar o monitoramento das vendas. 

Isso só é possível por meio da administração do fluxo de caixa do negócio que, para quem está começando, pode ser feito por meiode planilhas.

3. Faça planos de curto, médio, e longo prazo 

O sonho de todo empreendedor é ver a empresa crescer, certo? Mas quase sempre o dono do negócio está focado nas atividades operacionais, ficando sem tempo para pensar no futuro.

O controle financeiro oferece ao empreendedor a clareza que ele precisa para definir as metas da empresa a curto, médio e longo prazo. Com o registro de tudo o que entra e sai e analisando seus resultados, é possível entender também quais são os passos necessários para atingir  suas metas.

Faça o seu controle financeiro empresarial com quem entende do assunto: clique para conhecer a Conta Azul Pro! 

Qual a melhor planilha de controle financeiro? 

Embora todas as empresas tenham as contas a pagar e a receber, cada negócio é único e possui particularidades. As entradas de uma loja virtual de sapatos não são as mesmas de um salão de beleza, por exemplo.

Dessa forma, a melhor planilha de controle financeiro é aquela que atende às necessidades específicas da sua empresa. E, para encontrar o modelo ideal, é necessário conhecer bem todos os processos do negócio.

Porém, para qualquer negócio, a planilha “ideal” deve ser acessada na nuvem e ter fórmulas avançadas para cálculos.

Afinal, os dados da planilha em Excel podem ser perdidos devido a uma simples atualização ou problema no computador. E, sem ter as fórmulas prontas, calcular tudo manualmente daria muito trabalho. 

Baixe grátis uma planilha de controle financeiro empresarial

Criar uma planilha de controle financeiro do zero pode ser bastante trabalhoso. Isso porque não basta desenhar tabelas e preencher. É preciso utilizar fórmulas e modelos do Excel para automatizar os cálculos e tornar a ferramenta mais inteligente. 

Para facilitar a sua rotina, a Conta Azul desenvolveu um modelo de planilha totalmente gratuito, que pode ser editado em Excel ou nas planilhas do Google - no seu computador ou online. Clique para baixar gratuitamente! 

Passo a passo para usar a planilha de controle financeiro Conta Azul 

Agora que você já está com o modelo planilha de controle financeiro empresarial da Conta Azul, é só seguir alguns passos e assumir o controle das suas finanças. Acompanhe!

1. Habilite a edição

Após baixar a planilha de controle financeiro empresarial grátis da Conta Azul, selecione a opção “Habilitar edição” para utilizar o arquivo.

Você verá que as abas são divididas por mês, permitindo o controle anual das finanças da empresa.

2. Comece pela aba “Categorias”

A primeira aba da planilha, chamada “Categorias”, serve apenas para listar os tipos de receitas e despesas que você deve preencher a cada mês.

Elas são importantes para que tudo seja lançado nas abas com o mesmo nome, facilitando a contabilização no final do ano.

Estas são as principais classificações que você vai encontrar:

• Receitas;

• Despesas;

• Receitas de serviços;

• Receitas de vendas de mercadorias;

• Despesas operacionais;

• Receitas de venda de produtos;

• Despesas administrativas;

• Receitas operacionais;

• Despesas financeiras;

• Receitas financeiras;

• Despesas trabalhistas e sindicais;

• Despesas tributárias;

• Serviços de terceiros;

• Receitas diversas;

• Receitas eventuais.

Para começar, dê uma olhada nas categorias e subcategorias e organize de acordo com as necessidades da sua empresa, incluindo ou excluindo o que for preciso.

3. Confira a aba “Janeiro”

Na aba “Janeiro” da planilha de controle financeiro empresarial,  você tem alguns lançamentos preenchidos como exemplos.

Basicamente, você deverá inserir os lançamentos mensais de entradas e saídas ao longo dos meses, conforme a movimentação do seu caixa.

É preciso sempre indicar a "Data da Movimentação", o "Histórico" (que, para facilitar, deve seguir as categorias definidas anteriormente) e o "Complemento" (alguma informação que você ache relevante registrar). 

A partir daí, é só indicar as "Entradas" (recebimentos) e "Saídas" (as despesas). Essa planilha de controle financeiro, calcula o "Saldo" automaticamente.

Não se esqueça de indicar, no canto superior direito, o Saldo Anterior - que no caso do mês de janeiro, é o saldo final do ano anterior.

Dessa forma, este número será preenchido automaticamente nas próximas abas, de acordo com o saldo total do mês.

4. Comece a preencher as abas

Com tudo pronto, é só preencher os campos com as movimentações do seu negócio no mês atual. 

Lembre-se apenas destes detalhes:

• Depósito em banco deve ser lançado em "Saída do Caixa"”

• Retirada do banco deve ser lançada em "Entrada do Caixa";

• Pagamento de contas deve ser lançado em "Saída do Caixa";

• Recebimento de valores ou cheques devem ser lançados em "Entrada do Caixa".

Além disso, quando você pagar contas com cheques, é preciso lançar primeiro na entrada do caixa e, depois, na saída. 

5. Acompanhe o resultado financeiro

Na aba “Resultado Financeiro”, você encontra o resumo de despesas e receitas por categoria para entender o desempenho da sua empresa.

Os dados são preenchidos automaticamente conforme você alimenta a planilha, agilizando os cálculos e permitindo uma visão geral das suas finanças.

5 dicas para ir além da planilha de controle financeiro

1. Não misture suas contas pessoas com as da empresa

O primeiro passo para começar a organizar a sua empresa é separar  o que é do negócio do que é seu.

Essa divisão é importantíssima para evitar que você faça retiradas constantes, como se a conta da empresa fosse uma segunda conta pessoal. Afinal, essas movimentações prejudicam a saúde financeira do negócio.  

Para evitar que isso aconteça, você deve definir o pró-labore e/ou a distribuição de lucro. Caso atue no operacional, um salário também deve ser definido. 

Aproveite para organizar seus gastos com a planilha de gastos pessoais gratuita!

2. Monitore os pequenos gastos

Não ignore as pequenas transações, compras ou vendas da empresa: registre tudo! 

Além disso, faça as contas para descobrir quanto dinheiro você gasta por mês com esses valores menores. O objetivo é analisar se eles estão ou não comprometendo o controle financeiro do negócio. 

3. Evite a síndrome do Super-Homem

Gerenciar uma empresa é uma tarefa complexa e os processos, quando não estão bem definidos, podem causar muito estresse para o gestor. 

No entanto, muitos donos de negócio sofrem da síndrome do Super-Homem e acreditam que dão conta de tudo, assumindo mais responsabilidades do que são capazes de administrar.. 

Na ânsia de fazer a máquina rodar, acabam negligenciando o controle dos gastos, parte fundamental da rotina. 

Dessa forma, entenda a necessidade de delegar tarefas e assuma um número limitado de atividades. É importante também definir os processos e contar com o auxílio dos colaboradores para o operacional. 

4. Gaste, sim, quando for necessário

O corte dos custos não deve atrapalhar o crescimento da sua empresa nem a experiência do cliente. 

Afinal, não adianta economizar no fornecedor e entregar um produto ou serviço de menor qualidade. O mesmo acontece ao oferecer baixos salários e perder grandes talentos.

Da mesma forma, o negócio só vai crescer se houver investimento - e esses gastos também precisam entrar no planejamento financeiro e no fluxo de caixa.

Lembre-se que o Retorno sobre Investimento (ROI) justifica esses custos e impulsiona sua empresa para frente. 

5. Use a tecnologia

A planilha é uma boa ideia e pode ser bastante útil, mas há soluções ainda mais poderosas.

Uma boa plataforma de gestão é uma delas, pois oferece todas as ferramentas que você precisa para fazer o controle financeiro de forma online. 

Com isso, você reduz o trabalho com atividades manuais e os possíveis erros. 

Mantenha o controle financeiro empresarial organizado com a CA Pro

Como dissemos nesse conteúdo, o controle financeiro empresarial é fundamental para o sucesso de um negócio. Afinal, é controlando as finanças que você consegue fazer o planejamento financeiro da sua empresa e identificar possíveis desafios em tempo hábil. 

As planilhas ajudam? Sim! Porém, somente quando o negócio ainda é pequeno, com poucas vendas e lançamentos. À medida que a empresa cresce, seus processos internos também precisam evoluir, e contar com apoio da tecnologia é fundamental. 

Com a Conta Azul Pro você faz o controle total do seu financeiro e ainda pode gerenciar o estoque e as vendas. Todos os lançamentos também são compartilhados automaticamente com a contabilidade. 

Trata-se de uma plataforma de gestão integrada, 100% online e simples de usar! 

Emissão de notas fiscais e geração de relatórios detalhados são outras vantagens da Conta Azul Pro. O melhor de tudo é que, pelo App Conta Azul de Bolso, você pode controlar as vendas, o estoque e o fluxo de caixa pelo celular. 

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