Bagaimana cara mengecilkan size file excel?

Memperkecil File Excel - Microsoft Excel adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk dapat mengolah data yang bersifat numerik (angka). Dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang dapat dijalankan pada Windows dan Mac OS. Aplikasi ini merupakan bagian dari keluarga Microsoft Office.

Jika menggunakan aplikasi ini pastinya pengguna harus menyimpan berkas file. Dalam proses penyimpanan akan menghasilkan ukuran file yang bervariasi. Ukuran file Excel tergantung dari berapa banyak gambar atau data yang diolah di satu workbook. Tentunya jika ukuran terlalu besar pasti akan mengganggu aktivitas pekerjaan, disini admin akan membagikan tutorial bagaimana mengurangi ukuran file Excel.

Alasan Mengapa Kalian Wajib Kompres File Excel

Seiring perkembangan internet berbagi file menjadi semakin mudah pula. Apalagi, dibarengi dengan pandemi Covid-19 yang membuat aktivitas kerja, belajar, dan berdagang beralih ke online. Inilah mengapa kita harus memangkas ukuran-ukuran file yang kita bagikan menjadi kecil supaya aktivitas kita semakin efisien. Cara dibawah merupakan solusi untuk mengkompres ukuran file Excel dan cocok untuk file yang berisi banyak gambar.

Cara Memperkecil Ukuran File Microsoft Excel dengan Cepat:

Langkah 1: Silakan buka file workbook .xlsx atau .xls Microsoft Exel.

Langkah 2: Pada versi 2010 keatas klik File - Save As - Browse, sedangkan untuk versi 2007 klik Logo – Save As.

Langkah 3: Tentukan dimana letak file akan disimpan dan berikan nama file pada kolom File Name:.

Langkah 4: Kemudian klik Tools - Compress Pictures.

Langkah 5: Tentukan kebutuhan ukuran pada kolom Resulution:, yaitu dengan memilih E-mail (96 ppi) supaya ukuran file menjadi kecil (jika menggunakan versi 2007 harus klik Options terlebih dahulu).

• High fidelity: menjaga kualitas file setara foto aslinya.
• HD (330 ppi): digunakan untuk memenuhi aktivitas dengan resolusi HD.
• Print (220 ppi): cocok untuk menghasilkan hasil cetakan yang bagus dan jernih.
• Web (150 ppi): baik untuk tampilan halaman web atau proyektor.
• E-mail (96 ppi): digunakan untuk berbagi dokumen di internet atau e-mail dengan ukuran sekecil mungkin.
• Use default resolution: menggunakan resolusi dokumen (hanya terdapat pada versi 2010 keatas).

Langkah 6: Lalu klik OK, kemudian Save dan selesai.

Akhir Kata

Itulah serangkaian tutorial mengkompres ukuran berkas Excel menjadi kecil. Semoga bisa menjadi solusi untuk kalian para pengguna yang berkeja di bidang pengolahan data. Bila ada tambahan silakan tulis di kolom komentar dan jangan lupa bagikan artikel ini.

Ingin tahu bagaimana cara menambah atau mengurangi ukuran file? Pelajari cara sederhana untuk mengurangi ukuran file excel di artikel ini.

Saat menggunakan Excel, ukuran file mungkin menjadi sangat besar karena tingkat kerumitan yang meningkat dan jumlah detail yang ditambahkan. File berat berjalan jauh lebih lambat.

Ini juga akan menjadi masalah mengedarkan file besar seperti itu dengan kolega Anda, terutama jika ukurannya lebih dari 50 MB. Oleh karena itu penting bagi kita untuk mempelajari cara mengecilkan ukuran file excel. Ada banyak cara untuk melakukan ini, jadi beri tahu kami tentang mereka.

Table of Content

Cara Mengurangi Ukuran File Excel

1. Hapus lembar kerja, data, dan rumus yang tidak perlu

Ukuran file berhubungan langsung dengan jumlah lembar kerja dan jumlah data yang terdapat di Excel. Cara paling sederhana untuk mengurangi ukuran adalah dengan menghapus lembar kerja dan data yang tidak perlu.

Cara lain yang membantu mengempiskan ukuran file adalah mengubah rumus yang tidak perlu menjadi nilai juga membantu mengempiskan ukuran file. Anda dapat melakukan ini dengan menyalin sel yang dipilih dan menempelkannya sebagai “Nilai” di bawah tab “Opsi Tempel”. Cara pintas untuk langkah ini adalah Ctrl + Alt + V + V.

2. Hapus pemformatan

Ya, pemformatan seperti sorotan, batas, dan pemformatan bersyarat meningkatkan visualisasi lembar kerja Excel, tetapi juga memperbesar ukuran file.

Gunakan tombol “Hapus Format” di bagian “Pengeditan” di bawah tab “Beranda” untuk menghapus format sel yang dipilih.

Untuk menghapus pemformatan bersyarat, Anda dapat menggunakan tombol “Hapus Aturan” di bagian “Gaya” di bawah tab yang sama.

3. Hapus Pivot Cache

Excel secara otomatis membuat Pivot Cache yang terdiri dari replika sumber data asli saat Pivot Table disisipkan. Perubahan yang dibuat pada Tabel Pivot tidak langsung terhubung ke data sumber tetapi ke Pivot Cache sebagai gantinya. Anda dapat menghapus data duplikat sebelum menyimpannya untuk mengempiskan ukuran file.

Salah satu caranya adalah dengan menghapus Pivot Cache sambil menyimpan data sumber. Untuk melakukan ini, hapus centang “Simpan data sumber dengan file” di bawah tab “Data” di “Opsi PivotTable.” Anda dapat mencentang “Refresh data saat membuka file” di bawah tab yang sama untuk memungkinkan Excel secara otomatis menggeneralisasi Pivot Cache saat file dibuka atau menyegarkan tabel pivot secara manual.

Cara lain yang lebih sederhana adalah menghapus data sumber sambil menyimpan Pivot Cache. Kumpulan data asli dapat dibuat ulang dengan mengklik dua kali sel “Grand Total” di Tabel Pivot.

4. Simpan dalam format biner (.xlsb)

Karena file Excel biasanya disimpan dalam format XML (.xlsx atau .xlsm) tanpa menentukan, Memilih format biner (.xlsb) saat menyimpan file dapat secara dramatis mengurangi ukuran file.

Namun, ada beberapa batasan untuk ini karena tidak menunjukkan apakah file berisi makro, yang dapat menyebabkan beberapa risiko dan kegagalan fungsi. Keterbatasan lain dari format biner adalah bahwa Power Query tidak dapat membaca data darinya.

5. Kompres file

Untuk mempermudah dan mempercepat berbagi, Anda dapat mengompres dokumen menjadi file zip yang biasanya mengurangi ukuran file sebesar 10%-15%. Ini dapat dilakukan dengan mengklik kanan file Excel dan memilih folder “Terkompresi (zip)” di bawah tab “Kirim ke”.

Bagaimana cara memperkecil size file Excel?

Apa penyebab ukuran file Excel menjadi besar?

Bagaimana cara mengkompres file di hp?

Apa yang dimaksud dengan format XLS?