Untuk mendapatkan karyawan atau
personil kantor yang handal, cakap, berdaya
guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa
proses dan tahapan-tahapan:
1. Analisis jabatan
Analisis adalah penyelidikan terhadap
suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan
yang sebenarnya. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi pekerjaan (job evalution). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk :
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
· Sumber Internal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kososng atau untuk mengisi tugas baru.
Keunggulan sumber internal :
v Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.
v Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
v Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
v Waktu perekrutan relatif singkat.
Kelemahan sumber internal:
v Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan.
v Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.
· Sumber eksternal
Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain :
v Pelamar datang sendiri.
v Kantor Dinas Tenaga Kerja.
v Lembaga-lembaga pendidikan.
v Pemuatan iklan/advertising.
v Refrensi seseorang/rekanan karyawan.
v Mengambil dari perusahaan lain.
v Nepotisme.
Keunggulan sumber eksternal :
v Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik.
v Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.
Kelemahan sumber eksternal :
v Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.
v Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi.
v Waktu perekrutan akan lama.
v Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.
· Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.
· Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal menjadi lebih besar.
- Kendala-kendala rekrutmen
· Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.
· Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.
· Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
· Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
· Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.
· Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.
3. Seleksi
Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik yang tepat pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang berkualitas, sehingga pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. Dalam melaksanakan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
· Seleksi harus efisien dan efektif.
· Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
· Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.
· Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.
a. Proses seleksi
· Penyaringan pelamar
· Tes
· Wawancara awal
· Evaluasi latar belakang dan referensi
· Wawancara mendalam
· Tes kesehatan/fisik
· Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
· Seleksi administratif
Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat keterangan dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan lampiran-lampiran lainnya.
· Penarikan tenaga kerja
Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.
· Klasifikasi jabatan
Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
· Tes dan wawancara
v Tes
Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu :
Ø Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan.
Ø Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama.
Ø Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.
Ø Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.
Ø Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.
Ø Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.
Ø Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.
v Wawancara
Tujuan wawancara pada umumnya antara lain :
Ø Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.
Ø Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran.
Ø Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.
Ø Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
Ø Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu :
Ø Wawancara subjektif
Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, sehingga wawancara tidak berjalan dengan objektif.
Ø Wawancara objektif.
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Pewawancara bersikap netral.
2. Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai pengetahuan luas tentang perusahaan.
3. Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.
4. Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
5. Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
· Penempatan personil kantor
Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan pelamar telah diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :
· Berkualitas dan profesional.
· Jujur dan disiplin.
· Inovatif dan bertanggung jawab.
· Cakap dengan penempatan yang tepat.
· Kreatif dan dinamis.
· Berdedikasi tinggi.
· Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.
· Dapat bekerja sama.
· Dapat bekerja mandiri.
· Mudah berkembang.
· Mempunyai budaya dan perilaku malu.
d. Cara-cara seleksi
Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu :
· Non ilmiah
Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar criteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu sebagai berikut :
Ø Surat lamaran bermaterai atau tidak.
Ø Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.
Ø Surat keterangan pengalaman pekerjaan.
Ø Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan.
Ø Wawancara tatap muka.
Ø Penampilan fisik pelamar.
Ø Garis keturunan pelamar.
Ø Bentuk tulisan pelamar.
· Seleksi ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut :
Ø Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.
Ø Berorientasi kepada prestasi kerja.
Ø Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.
Ø Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.
Ø Berpedoman pada undang-undang perburuhan.
e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi :
1. Umur
Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang.
2. Keahlian
Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya.
3. Pendidikan
Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Kesehatan fisik
Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.
5. Jenis kelamin
Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.
6. Bakat
Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.
7. Karakter
Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.
8. Pengalaman kerja
Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap kerja.
9. Kejujuran
Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan wewenang kepada seseorang.
10. Kerja sama
Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya.
11. Kedisiplinan
Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.
12. Inisiatif dan kreatif
Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.
4. Penentuan calon-calon utama
Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar calon-calon berdasarkan ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai tes, dapat diketahui calon-calon mana yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes.
5. Penentuan calon yang diterima
Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti mereka tidak pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi berkewenangan untuk menentukan mana yang dapat diterima.
6. Pengusulan
Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon utama, maka diadakan pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang untuk mengangkat.
7. Pengangkatan
Pengangkatan berupa penerbitan Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok, dan tanggal pengangkatan.
8. Orientasi
Orientasi menyangkut dua hal :
a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.
b. Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, hubungan dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan fungsi kerjanya dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan (job description) dan daftar tugas (task list) bagi dirinya.
9. Disiplin pegawai
Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi, dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya disiplin pegawai adalah sebagai berikut :
a. Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.
b. Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.
c. Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan hati-hati.
d. Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan
dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.
e. Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.
Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya seorang pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya seorang pegawai akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra. Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling tepat adalah dengan jalan selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan pegawai, seperti :
a. Kepastian pekerjaan yang tetap.
b. Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya.
c. Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.
d. Pembayaran yang adil.
e. Penghargaan.
f. Perlakuan yang baik.
g. Supervisi yang efektif.