Bagi pelaku usaha yang usahanya mulai berkembang dan kewalahan jika di handle sendiri, maka merekrut karyawan menjadi solusi yang harus ditempuh. Namun merekrut karyawan pun bukan hal yang mudah. Ada rasa ragu yang menghinggapi si pelaku usaha jika calon karyawan tersebut tidak sesuai dengan visi-misi perusahaan, belum lagi jika mereka susah diatur, dan tidak memiliki kompetensi yang memadai.
Salah satu kunci keberhasilan mengelola usaha adalah dengan keterlibatan karyawan. Masalah yang seringkali dihadapi oleh pelaku usaha mengenai tenaga kerja pada umumnya disebabkan karena tidak adanya atau kurangnya keterlibatan karyawan.
Apa yang dimaksud dengan keterlibatan karyawan?
Employee engagement atau keterlibatan karyawan adalah komitmen emosional yang dimiliki karyawan terhadap perusahaan. Karyawan akan merasa bahwa visi dan misinya sejalan dengan perusahaan. Dengan demikian karyawan tersebut memiliki komitmen yang kuat dengan visi dan misi perusahaan serta memiliki kepedulian yang tinggi terhadap tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Karyawan akan dengan senang hati mengerjakan tugasnya dan tidak menganggapnya sebagai beban.
Keterlibatan karyawan berbeda dengan kepuasan karyawan. Karyawan yang puas belum tentu memiliki keterlibatan dalam perusahaan. Mereka bisa saja bekerja dengan tekun, tapi tidak memiliki dorongan yang kuat untuk membesarkan perusahaan.
Mengapa keterlibatan karyawan penting bagi perusahaan ?
Karyawan yang memiliki keterlibatan emosional yang besar terhadap goal perusahaan akan memberikan benefit bagi perusahaan, yaitu meningkatnya produktivitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan pelanggan. Jika pelanggan puas, maka akan meningkatkan penjualan yang berarti meningkatnya keuntungan.
Melihat besarnya manfaat yang dihasilkan dari keterlibatan karyawan, maka sudah saatnya Anda mengkondisikan usaha Anda sebagai wadah yang tepat bagi tumbuhnya keterlibatan karyawan.
Baca Juga : 3 Perbedaan Manager Dengan Pemimpin
Apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan?
1.Membantu karyawan menemukan tujuan pekerjaannya
Seringkali karyawan mengerjakan tugas hanya sekedar untuk mendapatkan gaji. Mereka mengerjakan tugasnya tanpa ada keterlibatan emosional. Anda sebagai pemimin harus memberikan dorongan agar mereka menemukan arti/tujuan dari pekerjaannya. Misalnya, karyawan Anda di bagian layanan pelanggan yang semula menangani customer ala kadarnya. Ia melakukan hal demikian karena ia tidak menyadari tujuan dari tugasnya. Setelah ia memahami apa yang menjadi tujuan dari tugasnnya, maka performanya pun meningkat. Ia mengerjakan tugasnya dengan sepenuh hati karena ia tahu bahwa pekerjaannya adalah untuk membuat customer puas.
Berikan penjelasan yang rinci terkait visi dan misi perusahaan agar karyawan memahami apa yang menjadi tujuan besar perusahaan. Dengan demikian mereka tidak hanya mengejar tujuan pribadi, tapi juga mengejar tujuan perusahaan.
2.Mendukung performa karyawan
Karyawan tidak dapat melibatkan dirinya jika terdapat penghalang dalam melakukan tugasnya. Ia menjadi tidak concern dengan pekerjaannya karena ia berpendapat sia-sia berusaha kerja jika sumber dayanya tidak memadai. Untuk mendukung kinerja karyawan, maka Anda harus menyediakan sumber daya yang memadai agar ia dapat menyelesaikan tugasnya dengan efektif serta memberikan arahan dalam meraih tujuan.
3.Menjelaskan apa yang diharapkan perusahaan pada karyawan
Tanpa mengetahui apa yang diharapkan perusahaan pada karyawannya akan membuat karyawan tidak memiliki keterlibatan penuh dalam organisasi. Karena itu manajemen harus memberikan penjelasan yang detil apa yang diharapkan perusahaan terhadap karyawannya dan tugas yang diberikan. Misalnya, memberikan penjelasan yang detil pada tim marketing berapa besar omset yang dicapai, jumlah pembeli yang harus didapatkan atau langkah apa yang harus diambil agar pelanggan nenjadi loyal.
Jika karyawan tidak memahami apa yang diharapkan oleh perusahaan terhadap dirinya, maka ia tidak memahami apa yang menjadi prioritas sehingga ia akan membuang banyak waktu. Si karyawan akan menganggap kerjanya sudah maksimal, padalah masih jauh dari yang diharapkan perusahaan.
Baca Juga : Bahasa Marketing Dalam Bisnis Online
Menyampaikan apa yang menjadi harapan perusahaan pada karyawannya dapat disampaikan melalui periodic meeting yang membahas goal masing-masing personel yang ingin dicapai perusahaan, membahas progress dan achievement mereka. Melalui periodic meeting, karyawan akan memahami perannya dalam organisasi, apa yang harus dikerjakan, dan apa yang diharapkan perusahaan dari dirinya. Dengan demikian ia memiliki keterlibatan yang penuh dalam perusahaan.
PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN DALAM KUALITAS KELOMPOK 5 ARDILA ULFA (RRC1B04013) DEVA RIANTI (RRC1B04025) DITA YUDA SARI (RRC1B04065) FITRIYANTINI BUDIRAHAYU (RRC1B04051) IBROR MUSTAQI (RRC1B04041) NURHAYATI (RRC1B04053) PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN DALAM KUALITAS
KONSEP PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN ( PPK ) TQM adalah suatu konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Walaupun konsep TQM dan Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang ini saling berkaitan satu sama lain, namum diantara TQM maupun Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang merupakan dua hal yang berbeda.
Pelibatan karyawan ( employee involment ) adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalm pembuatan keptusan dan pemecahan masalah ( Bounds, 1994:447 ). Pemberdayaan atau Pemberian Wewenang ( empowerment ) dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar bearti. Dengan demikian pemberdayaan tidak sekedar hanya memiliki masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau sebaliknya.
Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut : Keinginan manajer penyelia Melatih penyelia dan karyawan Komunikasi dan umpan balik Penghargaan dan pengakuan .
Tujuan pelibatan dan pemberdayaan Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi dan untuk memberikan nilai kepada pelanggan. Oleh karena itu karyawan harus memahami apa makna nilai pelanggan, komponen sistem, dan bagaimana untuk menentukan dan mengukurnya. PPK sering kali dianggap sebagai penurunan kekuasaan oleh banyak manajer tradisional. Manajer tersebut diliputi rasa ketakutan apabila karyawan dilibatkan dan diberdayakan karena mereka beranggapan bahwa hal tersebut akan mengalihkan kendali perusahaan kepada karyawan
Prinsip-prinsip TQM untuk pekerjaan pada bagian personalia atau sumber daya manusia( Ross, 1994:90 ) as pekerjaan pada waktu pertama Fokus pada pelanggan Pendekatan strategi yang menyeluruh untuk perbaikan Perbaikan secara terus menerus sebagai cara hidup Saling respek dan tim kerja
( Brewen & Lawler dalam Fandy, 1997:110) Manfaat PPK ( Brewen & Lawler dalam Fandy, 1997:110) Dapat memberikan respons langsung pada kebutuhan pelanggan secara lebih cepat dalam penyampain jasa. Dapat memberikan respons langsung pada pelanggan yang tidak puas selama service recovery. Karyawan akan mempunyai rasa memiliki yang tinggi pada pekerjaannya dan merasa dirinya bearti bagi organisasi. Karyawan bisa berinteraksi dengan pelanggan secara lebih akrab dan lebih antusias. Perusahaan bisa mendapatkan iklan dari mulut ke mulut ( word of mounth) yang positif dan pelanggan yang membeli kembali makin meningkat.
FAKTOR PENGHAMBAT PPK Penolakan dari manajemen Penolakan manajemen terhadap PPK antara lain karena alasan( Goetsch, 1197: 143- 146 ) sebagai berikut: ketidak amanan Nilai-nilai pribadi Ego Pelatihan manajemen Karakteristik pribadi Keterlibatan para manajer Serta struktur organisasi Praktik manajemen
IMPLEMENTASI PPK Kesalahan umum yang harus dihindari pada saat mengimplementasikan PPK Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistematis. Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari manajemen. Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas). Rencana dan harapan yang tidak realistis. Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya.
Peranan manajer dalam PPK antara lain meliputi sebagai berikut : Menunjukan sikap yang mendukung Menjadi model peran Menjadi pelatih Menjadi fasilitator Mempraktikan management by walking arond (MBWA) Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi Menghargai prestasi karyawan
Implementasi PPK terdiri atas 4 tahap menurut Goetch, 1997:147 yaitu sebagai berikut: Menciptakan lingkungan yang mendukung Menentukan target dan mengatasi penghambatan Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya
Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk, maka seorang manajer perlu melakukan hal-hal berikut terhadap para karyawannya: Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan. Bersifat sabar dan memberikan mereka waktu untuk belajar. Memberikan arahan dan bimbingan. Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil dan incremental. Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru. Membagi informasi dengan mereka untuk menjalin hubungan. Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami serta membantu mereka selama proses belajar. Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas. Menunjukan sense of humor dan perhatian terhadap mereka. Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.
sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkan kepada para pengambil keputusan. Berikut ini beberapa metode yang banyak digunaka yaitu : Braintroming Manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung antar peserta. Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap ide yang ada dalam pikiranyya, dan setiap ide dianggap salah.
Nominal group technique Merupakan salah satu bentuk dari brainstroming. Teknik ini terdiri atas lima langkah yaitu: Merumuskan permasalahan Mencatat ide masing-masing anggota kelompok Mencatat ide kelompok Memperjelas atau klarifikasi ide-ide Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai
Gugus kalitas (quality circle) Kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan kerja. Perbedaan utama antara gugus kualitas dan brainstroming adalah bahwa anggota gugus kualitas adalah para sukarelawan yang melaksanakan pertemuan sendiri sedangkan brainstroming umumnya dilakukan oleh manajer. Kotak saran Cara ini dilakukan dengan jalan menyediakan suatu wadah atau kotak tertentu ditempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat meletakan saran-saran tertulisnya. Manajemen berkeliling dan berbicara (mangement by walking around)
PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI Tujuan penilaian kinerja adalah sebagai alat diagnostik dan proses penilaian terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi. Penilaian digunakan untuk menentukan besarnya penghargaan, uji validitas, dan perkembangan karir, memperbaiki komunikasi, serta mendukung pemahaman terhadap fungsi. Penilaian kinerja sangat efektif apabila difokuskan pada tujuan perusahaan. Di dalam model TQM peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan sistem promosi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan.
Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas sebagai berikut : Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (customer driven) Upah atau gaji diberikan pada karyawan yang memiliki keterampilan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan eksternal. Kompensasi harus berorientasi pada tim TQM mensyaratkan dibentuknya tim. Jadi kompensasi didasarkan pada pencapaian sasaran tim bukan sasaran individual.
Kompensasi harus dapat diukur Pengukuran digunakan untuk menentukan seberapa besar upah atau gaji yang harus diberikan sebagai hasil dari kerja tim. Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan Baik secara individual maupun tim harus berpartisipasi dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi indikator kunci, memantau serta mengevaluasi kemajuan perkembangan.
Penghargaan bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain Penghargaan bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain. Sedangkan pengakuan dapat berupa ucapan terima kasih, award dari perusahaan, dan lain-lain. Program pengakuan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : Konsisten. Memerlukan biaya. Sering dilakukan. Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi. Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat. Public display.
Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukan bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai. Semakn banyak orang yang dibutuhkan dalam proses seleksi semakin subjektif pendapat yang diberikan. Pengakuan yang dilakukan secara berkala, semakin pendek jarak antara tindakan dan pengakuan, semakin baik untuk menghindari hilangnnya efek pengakuan tersebut. Pengakuan bersifat win/win(setiap orang adalah pemenang).
SISTEM SARAN: KONSEP DAN IMPLEMENTASI Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sitem saran terdiri atas 7 tahap yaitu: Membuat kebijakan Mengadakan sistem saran Mempromosikan sistem saran Evaluasi saran dan sistem saran Melaksanakan saran Menghargai karyawan Memperbaiki sistem saran
Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus menerus. Perbaiakn sistem saran ini meliputi dua aspek yaitu: Perbaikan pemrosesan saran Merupakan kumpulan proses yang digunakan untuk meminta, mengumpulkan, mengevaluasi, dan menerima atau menolak saran. Pendekatan sistem saran yang sebaiknya diterapkan adalah sistem saran yang menggunakan bantuan komputer sehingga mudah penyampaian, pemantauan, dan pembaharuan saran secara terus menerus.
Perbaiakn setiap saran Agar dapat membuat saran yang baik setiap karyawan harus memahami dua hal berikut: Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan. Menyampaikan ide-idenya secara ringkas dan jelas dalam bentuk tulisan.
Transportasi pada Dinas Perhubungan Kota Depok Pemberdayaan Karyawan dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Pelayanan Civil Servant Empowerment to Improve Transportation Service Quality Transportasi pada Dinas Perhubungan Kota Depok
Pemberdayaan karyawan pada Dinas Perhubungan Kota Depok, ditunjang dengan metode deskriptif dan lewat pendekatan kualitatif dan kuantitatif, maka, semangat kerja karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan penerapan prinsip balas jasa dan hukuman yang berkeadilan. Pemberdayaan karyawan Dinas Perhubungan Kota Depok dilakukan dengan memberikan kemampuan dan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan dirinya. Hal ini tampak dengan jelas, karyawan yang telah diberdayakan, ternyata, dapat meningkatkan kinerjanya bahkan, yang telah diberikan kemampuan dan kesempatan untuk mengembangkan kemampuan, terbukti mampu bekerja sesuai dengan keberdayaannya, dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi.
Selaras dengan itu, peran pimpinan mempunyai andil yang cukup besar dalam memberdayakan bawahannya; dengan memberi semangat dalam bekerja dan membantu bawahan mengatasi kesulitankesulitan yang dihadapi, adalah merupakan dorongan dalam diri karyawan untuk bekerja lebih giat dan baik. Hal tersebut menunjukkan, bahwa pemberdayaan karyawan yang menciptakan semangat kerja, telah menghasilkan kemampuan untuk berprestasi lebih tinggi dan lebih produktif serta mampu meningkatkan kualitas pelayanan di bidang transportasi. Pada akhirnya, pemberdayaan karyawan akan lebih optimal dengan dukungan budaya organisasi yang kondusif. Karena, semangat kerja karyawan akan lebih meningkat jika dibarengi dengan penerapan prinsip rewards and punishment yang bernuansa keadilan (equity), sehingga, pelayanan bidang transportasi akan semakin berkualitas jika karyawan bekerja lebih proaktif, lebih bertanggung jawab, dan lebih transparan.