Jelaskan apa yang akan terjadi apabila tidak adanya khalayak humas *?

You're Reading a Free Preview
Pages 5 to 8 are not shown in this preview.

Seiring berjalannya waktu, posisi hubungan kemasyarakatan (humas) dalam sebuah organisasi atau perusahaan telah bergerak ke arah yang lebih dinamis yakni bukan hanya sebagai image maker tapi juga difungsikan menjadi sebuah bagian yang cukup penting dalam fungsi manajemen.

Hal ini diperkuat dengan definisi public relations menurut Scott M Cutlip, Allen H Centre dan Glen M Broom dalam buku, Effective Public Relation. Dikatakan bahwa, public relations merupakan profesi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena public relations merupakan penengah antara internal (organisasi) dan eksternal (publik) yang mana jika tidak memahami salah satu aspek dalam internal atau eksternal akan memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.

“Humas pada dasarnya merupakan sebuah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang ataupun organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih dukungan publik (Scott M Cutlip, Allen H Centre and Glen M Broom, 1982).”

Selain definisi yang dikemukakan oleh Cutlip, Allen H Centre dan Glen M Broom, Frank Jefskin juga mengemukakan definisi humas yang memperlihatkan pengertian humas yang tidak hanya sebagai mesin pembentuk citra dalam sebuah perusahaan ataupun instansi.

Public Relations practice is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual understanding between an organization and its publics (Jefskin, 1997).

Dari pengertian tersebut, humas menjalankan fungsi manajemen dengan ciri kegiatan yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi dan lembaga umum dan swasta dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka terkait cara mengevaluasi opini publik dengan tujuan untuk sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan guna memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien dengan kegiatan penerangan yang berencana dan tersebar luas.

Humas memang tidak dapat menghindari posisinya yang berada di antara publik internal dan juga eksternal. Maka, humas harus mampu membentuk hubungan yang harmonis dengan publik internal maupun eksternal.

Untuk hubungan dengan publik internal dikenal dengan istilah internal relations ketika semua aktivitas humas  ditujukan kepada publik internal yang terdiri dari orang-orang yang terkait langsung di perusahaan yaitu karyawan, keluarga karyawan, pemegang saham sampai eksekutif puncak.

Adapun external relations adalah aktivitas yang ditujukan kepada pihak eksternal seperti kalangan pers, Pemerintah, dan masyarakat di luar perusahaan yang memerlukan informasi atau penerangan melalui aktivitas publisitas oleh Humas.

Ada empat langkah dan proses yang lazim dilakukan humas dalam melaksanakan kegiatannya (Cutlip, dkk, Ibid., 1982, h 169). Adapun keempat kegiatan tersebut adalah:

1. Fact Finding and Feedback (Riset Penemuan Fakta)
Pada tahapan ini dilakukan penemuan fakta di lapangan atau hal-hal yang berkaitan dengan opini, sikap, dan reaksi publik dengan kebijaksanaan pihak organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Setelah menemukan fakta di lapangan, maka data, fakta, dan informasi tersebut dievaluasi untuk dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan berikutnya.

Pada tahapan ini yang paling diperlukan adalah kepekaan humas dalam mendengarkan dan menemukan fakta yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan atau organisasi. Tahap ini juga dinamakan tahapan analisis situasi.

2. Planning and Programming
Tahapan perencanaan dan penyusunan program kerja merupakan upaya yang dilakukan untuk menentukan langkah selanjutnya yang sejalan dengan kepentingan publik.

3. Action and Communicating
Proses ini merupakan tidak lanjut setelah melakukan perencanaan. Humas harus bisa melakukan tindakan berdasarkan rencana matang yang sudah dibuat. Tindakan dilakukan sesuai fakta yang ada sehingga dapat menyampaikan pesan efektif yang bisa mempengaruhi opini publik

4. Evaluation
Evaluasi merupakan tahap penilaian hasil dari riset awal hingga perencanaan program, serta keefektifan dari proses manajemen dan bentuk komunikasi yang digunakan. Tahapan ini dikatakan sebagai tahap penafsiran hasil kerja.

Keempat tahap di atas sangat penting dilakukan dan saling terkait satu sama lain. Bila terjadi kendala atau ketidakcocokan dan salah penerapan, maka dapat diduga bahwa hasil kegiatan, pelaksanaan program kerja humas sampai penilaian hasilnya tidak signifikan untuk tujuan pengambilan keputusan secara tepat dan benar.(AHM)

DEFINISI KHALAYAK HUMAS

Definisi khalayak humas adalah kelompok orang orang yang berkomunikasi dengan organisasi baik secara internal maupun eksternal.  Istilah Khalayak bermakna majemuk, yakni publics, dikarenakan berbeda dari yang diindikasikan oleh definisi dari beberapa kamus tertentu kegiatan-kegiatan humas tidak diarahkan kepada khalayak dalam pengertian yang seluas-luasnya (masyarakat umum) . Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Bahwa suatu organisasi atau perusahaan tidak hanya menyelenggarakan komunikasi dengan staf atau konsumennya saja

MACAM-MACAM KHALAYAK

Ada delapan khalayak humas yang sering menjadi subjek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum. Khalayak humas yang utama diantaranya adalah:

1. Masyarakat luas: segmen masyarakat yang menjadi khalayak bagi suatu organisasi akan berbeda dengan khalayak organisasi yang lain. Contohnya khalayak pasar swalayan, Pemda, instalasi nuklir, pabrik, lembaga pendidikan akan jelas berlainan satu dengan lainnya

2. Calon Pegawai atau anggota Takkan tertarik untuk melamar menjadi anggota atau pegawai suatu organisasi apabila mereka tidak mengetahui apa yang dilakukan oleh organisasi itu, serta sejauh mana potensinya sebagai majikan yang baik 

3. Pegawai atau anggota Pegawai atau anggota suatu organisasi meliputi suatu orang yang bekerja pada atau menunjang suatu organisasi, yakni mulai dari pucuk pimpinan (pihak manajemen) dan para eksekutif, petugas gudang, pabrik dan laboratorium, staf kantor atau administrasi umum, staf divisi pelayanan dan penjualan, staf transportasi, dan sebagainya 

4. Pemasok Ada dua jenis pemasok, yakni yang memasok jasa-jasa seperti air bersih dan energi, serta pemasok berbagai macam bahan baku serta komponen produksi. 

5. Masyarakat Keuangan Kesediaan untuk membeli saham dari suatu perusahaan emiten didasarkan pada pengetahuan (calon) pembeli mengenai latar belakang, kinerja dan prospek ekonomis dari perusahaan emiten yang bersangkutan. Jika suatu perusahaan gagal memberi informasi yang benar, harga sahamnya bisa merosot secara tajam. Kalau hal seperti ini terjadi dan dibiarkan berlarut-larut, maka kepemilikannya segera terancam akan diambil alih oleh pihak-pihak lain. 

6. Distributor Distributor adalah mereka yang menangani fungsi perantara antara produsen dan konsumen. 

7. Konsumen dan Pemakai Yang disebut konsumen dan pemakai produk bukan hanya rumah tangga, tetapi juga perusahaan pembeli dalam partai besar yang lazim disebut sebagai “pemasok sekunder”. 

8. Pencipta atau Pimpinan Pendapat Umum Mereka sangat berpengaruh karena merekalah para pencipta atau pemimpin pendapat umum. Jika mereka mengatakan sesuatu itu baik atau buruk, masyarakat luas akan mempercayai dan mengikutinya. 

FUNGSI KHALAYAK HUMAS

Ada beberapa alasan pokok mengapa suatu organisasi atau perusahaan harus mengenali atau menetapkan unsur masyarakat luas yang menjadi khalayaknya. Alasan tersebut diantaranya adalah:

1. Untuk mengidentifikasikan segmen khalayak atau kelompok yang paling tepat untuk dijadikan sasaran suatu program kehumasan

2. Untuk menciptakan skala prioritas, sehubungan dengan adanya keterbatasan anggaran dan sumber-sumber daya lainnya

3. Untuk memilih media dan teknik humas yang sekiranya paling sesuai

4. Untuk mempersiapkan pesan-pesan sedemikian rupanya agar cepat dan mudah diterima.

AKIBAT TIDAK DITETAPKANNYA KHALAYAK

Akibat yang timbul sebagai akibat dari tidak ditetapkannya khalayak atas dilancarkannya suatu program humas. 

1. Segenap usaha dan dana akan terpecah-belah oleh karena terlalu luasnya khalayak yang dituju 

2. Pesan yang dikirimkan tidak ditangkap atau dimengerti sebagaimana mestinya, karena pesan itu tidak sesuai dengan karakteristik khalayak yang menerimanya 

3. Total kegiatan tidak akan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sehingga penggunaan jam kerja, materi serta peralatan menjadi tidak ekonomis

4. Tujuan yang hendak dicapai luput dari jangkauan 

5. Pihak manajemen (untuk humas internal) atau perusahaan klien (untuk humas eksternal) tidak akan merasa puas dengan hasil yang ada

Penetapan khalayak dari kegiatan-kegiatan humas merupakan elemen yang penting dari rangkaian perencanaan suatu kampanye kehumasan. Tanpa adanya khalayak yang jelas (berikut skala prioritasnya, apabila dana dan sumber daya lain yang tersedia sangat terbatas), maka organisasi yang bersangkutan tidak mungkin menemukan media dan teknik-teknik yang tepat untuk melancarkan kampanye humasnya itu

HUMAS INTERNAL

Hubungan terpenting dalam perusahaan atau organisasi adalah karyawan atau staf di semua level. Hubunganya dengan kegiatan internal public relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

Melalui kegiatan Internal public relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang public relations officers, yaitu:

1. Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang public relations harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi atau perusahaan. Sebuah strategi komunikasi yang dirancang dan dijalankan dengan baik akan memotivasi karyawan perusahaan[1] atau staf dalam suatu organisasi. Seorang public relations harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya[2]. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memiliki motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

1. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang public relations juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

Berikut akan dijelaskan tentang Publik Internal dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan.

Publik internal dari perusahaan

Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan public relations tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1. Publik Pegawai (employee public)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Employee public (public pegawai) adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan public relations di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorang pemimpin haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui:

1. Upah yang cukup.

2. Perlakuan yang adil.

3. Ketenangan kerja.

4. Perasaan diakui.

5. Penghargaan atas hasil kerja.

6. Penyaluran perasaan.

Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan :

1. Pemberian pengumuman-pengumuman.

2. Personal Calls- Pertemuan Berkala.

3. Kotak Suara (kotak Saran).

4. Hiburan dan Darmawisata

5. Olah Raga.

6. Study Tour.

7. Hadiah-hadian dan Penghargaan.

8. Klinik dan Rumah Obat.

9. Tempat-tempat Ibadah.

10. Tempat-tempat Pendidikan.

1. Publik Manajer (manager public).

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Dalam hal ini jika manajer diperlukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manajemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, diantaranya:

1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan.

2. Uang Resiko Jabatan.

3. Kegiatan coffee morning di antara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.

4. Koordinasi kerja antar bagian.

5. Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas.

6. Rumah dinas.

1. Publik Pemegang Saham (stockholder public)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan.

Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan diantaranya dengan cara berikut :

1. Mengatakan selamat kepada pemegang saham yang baru.

Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang saham merasa dihargai dan dihormati dan mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafid.

Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.

1. Mengirimkan majalah organisasi

Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah ekstern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.

Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara halal bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru.

1. Publik Buruh (labour public)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian public relations berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Diantaranya sebagai berikut:

1. Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya.

2. Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja.

3. Kasus PHK.

Contoh public internal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan:  Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh.

2. Pemegam saham:  Membantu pimpinan dalam mengendalikan perusahaan.

3. Karyawan:  Secara tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan.

4. Peralatan perusahaan:  Kalau tidak ada peralatan,perusahaan tidak dapat memproduksi produk.

5. Produk Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.

6. Gaji:  Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.

C.    HUMAS EKSTERNAL

Disini yang dimaksud dengan humas eksternal adalah segenap kegiatan humas yang diarahkan pada khalayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen pemerintah, dan sebagainya), bukanya dalam kalangan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.[3]  Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik eksternal secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produknya, memperkenalkan produknya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh public relations eksternal yakni sebagai berikut:

1. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik.

2. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.

3. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif.

4. Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

5. Kegiatan eksternal public relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi atau perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya.

6. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya. 

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang public relations officer, yakni sebagai berikut:

1. Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)

Membina hubungan dengan masyarakat sekitar merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada masyarakat sekitar. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan masyarakat sekitar ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

1. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan dengan pelanggan ini diantaranya:

a.       mempertahankan pelanggan lama.

b.      menarik pelanggan baru.

c.       Memasarkan atau memperkenalkan produk atau jasa baru.

d.      memudahkan penanganan keluhan pelanggan.

e.        mengurangi biaya. Customer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events.

1. Hubungan dengan  media massa dan pers (media dan  press relations)

Hubungan dengan media dan pers adalah upaya-upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan[4]. Dengan terjalinnya hubungan baik terhadap media dan pers, perusahaan atau organisasi bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa.

Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konferensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).

1. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

Sedangkan yang dimaksud publik eksternal adalah public yang berada di luar organisasi, instansi atau perusahaan yang harus diberikan informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public eksternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Berikut dijelaskan tentang publik eksternal dan bentuk hubungan eksternal perusahaan.

1. Publik eksternal suatu perusahaan

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan public relation tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan eksternal dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers. Arti harfiah dari pers adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan,  jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, radio, koran dan sebagainya. Prinsipnya pers relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers.

Public relations harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan atau instansi yang menyangkut pemberitaan baik negatif maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

Ada sejumlah prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi humas dalam menciptakan dan membina hubungan pers yang baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Memahami dan melayani media.

2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya.

3. Menyediakan salinan yang baik.

4. Bekerjasama dalam penyediaan materi.

5. Menyediakan fasilitas verifikasi.

6. Membangun hubungan personal yang kokoh[5].

1. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.

2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.

3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

1. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar atau tetangga. Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, diantaranya:

1. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

2. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalak kan pendidikan

3. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

4. Mendirikan tempat ibadah.

5. Mengadakan pembagian makanan.

1. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan atau pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi atau perusahaan atau instansi dapat diterima dengan baik.

1. Customer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik konsumen yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak konsumen yaitu bagi pihak konsumen merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika konsumen menggunakan barang tersebut. Kegiatan Customer Relations diantaranya sebagai berikut:

1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3. Pemberian kalender.

4. Pemberian buku telepon.

5. Melakukan publisitas.

6. Memberikan informasi kegiatan periklanan.

7. Memberikan potongan harga.

1. General Relations (Hubungan dengan umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk atau jasa dari perusahaan dapat menjadi perhatian dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen atau pelanggan.

1. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan.

2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah.

3. Memberikan beasiswa.

4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi.

Contoh public eksternal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Masyarakat: Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan biasa saja sekaligus menjadi konsumennya.

2. Konsumen: Pemakai produk dari suatu perusahaan.

3. Internet: Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dengan cara melakukan penjualan online.

4. Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media.

5. Pasar: Pasar yang strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk.

6. Bank: Tempat penyimpanan agar dana perusahaan tetap berputar.

7. Transportasi: Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.

8. Cuaca: Mempengaruhi pendistribusian produk.