Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari Excel – Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):
- Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
- Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
- Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:
- Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
- Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
- Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel
Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
- Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.
7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.
8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:
Klik Edit Recipients List
Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.
Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna. 🙂
Kami juga merekomendasikan playlist youtube yang membahas secara lengkap video belajar Microsoft Excel, bisa dicek pada tautan di bawah ini.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Tutorial untuk cara menampilkan format angka Excel, seperti pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, persentase, dan tanggal di Mail Merge Word, dapat dibaca di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word.
Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
- Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
- Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
- Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru. - Bila ada masalah, lihat cara mengatasinya di: 10+ Solusi Masalah Mail Merge Data Excel
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
- Klik perintah Start Mail Merge yang terletak di tab Mailings | Start Mail Merge.
- Selanjutnya kita akan memilih data source.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
- Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
- Tips:
- Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya. Lihat di sini: Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word.
- Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
- Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
- Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
- Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results. Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
- Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
- All untuk mencetak semua surat.
- Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
- Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
- Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.