Tahukah Anda bahwa mengetahui manfaat tata ruang kantor sangat penting dan mendukung kinerja Anda. Bagaimana tidak? Tempat kerja yang membosankan akan membuat Anda kehilangan semangat untuk menyelesaikan semua tugas dengan baik.
Tujuan dari penataan ruang kantor sendiri adalah agar proses alur pekerjaan lebih tertata dan efektif. Karena ketika tata ruang kerja kurang bagus dan rapi akan membuat pekerjaan menjadi kacau. Untuk tata ruang sendiri memiliki berbagai jenis yang perlu Anda ketahui. Diantaranya adalah bersekat, terbuka, berpanorama atau berhias, serta gabungan.
Masing-masing jenis cukup bagus untuk Anda coba aplikasikan pada tempat kerja Anda. Asalkan penataannya yang rapi dan masih bagus dipandang. Lalu, apa saja sih manfaat dari penataan ruang kerja?
Manfaat Tata Ruang Kantor yang Rapi dan Indah
Sebelum mengetahui manfaat, tak ada salahnya untuk mengetahui azas dari penataan ruang kerja. Salah satunya adalah rangkaian kerja, jarak terpendek, perubahan susunan tempat kerja, dan kegiatan dapat terintegrasi.
Sedangkan manfaat menurut Sukoco, tata ruang pada tempat kerja cukup banyak, salah satunya adalah memberikan kesan positif terhadap client, konsumen atau pelanggan. Hal ini akan memberikan nilai plus pada kantor Anda agar terlihat profesional dalam bekerja.
Selain yang sudah disebutkan oleh Sukoco, berikut beberapa manfaat lain dari penataan ruang kantor.
1. Setiap Sudut Ruangan Bisa Digunakan Secara Optimal
Ketika Anda melakukan penataan ruangan, maka sudah bisa dipastikan bahwa tidak ada pemborosan ruang hingga sudut kantor sekalipun. Seringkali orang merasa tempat kerjanya sempit karena melihat ruangan kantor sudah penuh. Padahal, kantor tersebut tidak ditata sehingga banyak tempat atau sudut yang dibiarkan kosong.
Jadi, sebenarnya luas atau sempitnya ruangan kantor tidak akan berpengaruh jika Anda bisa menata ruang kantor dengan baik. Menghindari pemborosan tempat kerjalah yang menjadi manfaat dari penataan ruang kerja sehingga hal ini menjadi penting.
Baca juga: 10 Strategi Beradaptasi di Tempat Kerja Baru
2. Menciptakan Tempat Kerja yang Nyaman
Apabila tempat kerja tertata secara rapi dan terpeta akan menimbulkan kenyamanan dalam bekerja. Nyaman ini adalah hal yang sangat penting agar Anda bisa bekerja tanpa mengalami kendala apapun mulai dari yang kecil hingga besar.
Selain itu, hal yang tak kalah pentingnya ketika ada orang dari luar ingin berkunjung ke kantor Anda. Pastikan orang atau tamu tersebut merasa nyaman ketika berada di kantor Anda.
Jadi, membicarakan soal kenyamanan ini tidak hanya untuk Anda atau pegawai saja. Melainkan juga orang luar seperti client atau konsumen sehingga Anda bisa berinteraksi dengan baik.
3. Meningkatkan Produktivitas Pegawai
Produktivitas pegawai akan meningkat ketika memiliki tata ruang kantor yang bagus dan nyaman. Berbanding terbalik jika Anda membiarkan posisi kantor termasuk barangnya tidak diatur dengan sebaik-baiknya.
Anda akan merasa terganggu dan tidak bisa melakukan banyak hal dengan bebas ketika sedang melakukan proses produksi. Dengan begitu, sebaiknya Anda harus memikirkan penataan pada kantor.
4. Mengantisipasi Pengembangan Organisasi
Semua orang tentu ingin perusahaan atau organisasinya mengalami perkembangan seiring berjalannya waktu. Untuk memperkirakan perkembangan yang akan terjadi, maka menata ruang kantor dengan sebaik-baiknya adalah solusi terbaik bagi Anda.
Jangan sampai merasa kerepotan ketika suatu saat perusahaan berkembang, namun Anda tidak memiliki ruang yang sudah tertata. Karena memang ketika perkembangan bisa terjadi tentu ada beberapa tempat lagi yang dibutuhkan.
Misalnya ada satu ruangan tambahan yang nanti akan dibutuhkan untuk menyimpan barang-barang tertentu. Dengan begitu, tidak menutup kemungkinan Anda bisa memperbanyak produk dengan proses yang tetap cepat.
Baca juga: Pengertian Jabatan Struktural PNS dan 9 Contoh Posisinya
5. Bisa Bekerja dengan Efektif
Bekerja dengan efektif merupakan impian semua pegawai dalam tempat kerjanya. Efektif yang dimaksudkan disini adalah dekat dengan bahan dan benda yang dibutuhkan. Selain itu, ruangan yang tertata akan membuat proses pekerjaan Anda menjadi lebih cepat dan lebih mudah sehingga sangat ringan untuk melakukan aktivitas pekerjaan setiap harinya.
Tentu dalam bekerja tidak ada orang yang ingin bekerja secara efektif dan anti ribet. Salah satu penyebab lain adalah takut ada masalah atau kesalahan yang terjadi nantinya. Karena, dalam kantor tentu tidak hanya satu atau dua orang saja yang kerja.
6. Meningkatkan Kedisiplinan Para Pekerja
Ketika tata ruang kerja sudah tertata dengan baik , secara otomatis para pekerja tidak akan menyelesaikan pekerjaannya sembarangan. Hal ini tentu akan mempengaruhi hasil kerja dimana semakin disiplin pegawai dalam bekerja maka hasilnya akan semakin memuaskan. Namun, jika para pegawai tidak bekerja dengan disiplin maka akibatnya adalah hasil kerja seringkali mengecewakan.
Maka dari itu, penting bagi Anda untuk menata ruang kerja agar terlihat bagus dan membuat para pegawai semangat dalam bekerja. Ketika sudah sangat, maka tidak ada alasan telat deadline untuk menyelesaikan pekerjaan.
7. Alur Kerja Lebih Jelas
Maksud dari alur kerja disini adalah urutan dalam menyelesaikan pekerjaan sudah jelas. Karena, dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tentu ada tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk mengikuti prosedur. Nah, ketika Anda menata ruang kantor yang sesuai dengan alur kerjanya maka tidak akan ada tahapan yang terlewat nantinya.
Inilah manfaat terbesar yang bisa Anda rasakan ketika mau menata ruang kerja dengan baik dan sesuai dengan alur kerja. Dengan demikian, tahapan demi tahapan dalam menyelesaikan pekerjaan bisa tuntas dengan cepat.
Baca juga: Syarat Naik Pangkat PNS: Lakukan 3 Hal Ini Agar Mudah Promosi
8. Mencegah Gangguan Dari Luar
Mungkin belum banyak orang menyadari bahwa sebagian kebisingan dan gangguan yang dirasakan hingga kantor asalnya dari luar. Namun, sebenarnya Anda bisa mengatasinya dengan baik melalui bantuan dari tata ruang yang baik dan tepat. Hal ini menjadi penting karena gangguan-gangguan yang berasal dari luar akan mengganggu kinerja para pegawai.
Nah, tentu Anda tidak ingin proses produksi atau proses pengerjaan para pegawai terganggu hanya karena adanya gangguan. Apalagi jika gangguan yang berasal dari luar dimana cukup membuat konsentrasi seketika berantakan dan membatasi prose berpikir setiap orang yang ada di kantor tersebut.
Setelah Anda mengetahui dan memahami apa saja manfaat tata ruang kantor, maka ada beberapa hal yang harus diketahui. Meskipun hanya sedikit dari banyak hal yang berkaitan dengan penataan ruang kantor. Hal penting yang juga harus Anda ketahui adalah prinsip dari penataan ruang.
Misalnya seperti mendekatkan alat kantor dengan pegawai agar bisa menyelesaikan pekerjaan dengan baik tanpa membuang-buang waktu. Karena, ketika peralatan kantor posisinya jauh dengan tempat kerja pegawai maka akan mengakibatkan pemborosan waktu alias kurang efektif.
Maka dari itu, agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan mudah dan proses produksi tidak terganggu Anda harus bisa menentukan bentuk kantor yang tertata. Dengan begitu, semua proses pekerjaan dapat terselesaikan dan jika ada masalah akan mudah menemukan akar permasalahannya.
A. PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
ð Pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan dinamakan tata ruang.
ð Istilah tata ruang menurut para ahli :
1. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern mengatakan, “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.”
2. Menurut Littlefield dan Petterson dalam bukunya Modern Office Management, mengatakan, “Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space.” (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
ð Kesimpulan :
Tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.
B. TUJUAN TATA RUANG KANTOR
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para karyawan.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antar karyawan yang satu dengan yang lain.
6. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.
7. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi dan tamu yang datang.
8. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak terpendek.
C. KEUNTUNGAN TATA RUANG YANG BAIK
Menurut Drs. The Liang Gie, tata ruang yang baik mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-mandir yang seharusnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian tertentu.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
D. MANFAAT TATA RUANG YANG BAIK
Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya Tata Laksana Kantor, mengatakan bahwa ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipermudah.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
E. CONTOH GAMBAR TATA RUANG YANG BAIK
F. ASAS-ASAS POKOK TATA RUANG KANTOR
a. Asas jarak terpendek à memudahkan komunikasi, hubungan antar bagian, tidak jauh letaknya.
b. Asas rangkaian kerja à mudah untuk dicari, jika kita butuhkan.
c. Asas penggunaan segenap ruang à ruang tersebut dimanfaatkan dan dipakai supaya terawat.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja à agar tidak merasa jenuh dan bosan.
G. PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dengan yang berhubungan ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana.
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dengan pegawai yang menggunakannya.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7. Kesatuan yang tugasnya berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian depan.
8. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat gaduh, didekatkan dengan jendela dan dijauhkan dengan satuan lainnya.
9. Tempat arsip berada pada dinding/susunan tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
H. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.
3. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan beri tanda tempat pintu, jendela dan lainnya.
4. Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya.
5. Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh ; penambahan/pengurangan pegawai, penambahan/penggantian perabot, perubahan prosedur kerja, perubahan struktur.
I. MACAM-MACAM TATA RUANG
1. Tata ruang kantor berkamar (Cubile Type offices).
2. Tata ruang kantor terbuka (Open plan offices).
3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman (Land scaped offices).
4. Tata ruang kantor yang merupakan penggabungan dari berkamar, terbuka dan bertaman/berhias.
Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya ketika di SMK.
Semoga bermanfaat yaaa J