Satuan Pendidikan Kelas/Semester Mata Pelajaran Kompetensi Dasar : SMK Nasional Muara Jawa : XI / Genap : OTK Humas dan Keprotokolan : 3.7. Menerapkan penyusunan pesan bidang kehumasan 4.7. Menyusun pesan bidang kehumasan BAB VII MEMAHAMI KOMUNIKASI PENULISAN A. Komunikasi Tulisan 1. Struktur Umum Komunikasi Tulisan Komunikasi tertulis merupakan sebuah komunikasi visual yang menggunakan huruf, angka, simbol, gambar ataupun lambang-lambang tulisan lainnya untuk menyampaikan sebuah pesan atau informasi dengan cara menuliskannya pada sebuah kertas yang biasa kita sebut surat. Kini, banyak media lain selain surat, seperti memo, surat kabar, Short Message Service (SMS), aplikasi chatting, email hingga tulisan-tulisan yang dimuat pada website media online. Humas harus memiliki keterampilan untuk menghasilkan naskah yang baik. Keterampilan tersebut layaknya seorang jurnalis, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya. Secara umum, ada tiga jenis struktur sebuah tulisan, yaitu: a. Struktur Piramida Normal Sangat jarang dipakai dalam praktik jurnalistik. Biasanya digunakan pada berita jurnalistik yang berpadu dengan sastra. Untuk mengungkapkan kejadian atau sebuah berita nyata, digunakan teknik bertutur sastra, sehingga pembaca seolah sedang membaca sebuah karya sastra namun bukan fiksi. Contoh: Sebuah perusahaan pasta gigi akan mengadakan ulang tahun perusahaan. Salah satu dari rangkaian acara peringatan hari ulang tahun adalah diadakannya pemeriksaan dan pengobatan gigi dan mulut gratis. Perayaan ulang tahun perusahaan pasta gigi bukanlah sebuah berita, namun pemeriksaan dan pengobatan gratis memiliki nilai berita. b. Struktur Piramida Terbalik Struktur tulisan yang paling umum ditulis disurat kabar. Menurut Kamus Besar Bahasa Online, piramida terbalik adalah bentuk susunan naskah berita yang mendahulukan klimaks dan diikuti oleh bagian yang kurang penting sampai ke yang tidak penting. Piramida terbalik terdiri dari lead atau teras berita (informasi yang penting) dan body atau tubuh berita. Teras berita umumnya menjawab pertanyaan what, where, when, who, why, dan how dari informasi yang disajikan. Neck atau leher berita merupakan bagian penjelas dari teras berita. Poin-poin kata penting yang terdapat dalam teras berita, dijelaskan di bagian leher berita. Bagian terakhir adalah tubuh berita terdiri dari paragraf-paragraf yang berisi informasi yang mengelaborasi berbagai fakta secara rinci yang disusun berdasarkan tingkat pentingnya informasinya. Media massa daring saat ini biasanya hanya menampilkan teras dan leher berita dalam satu halaman yang sama. Sedangkan bagian tubuh berita akan ditampilkan jika kita membuka tautan “read more” atau “baca selengkapnya”. Fungsi dan manfaat penulisan berita dengan menggunakan struktur piramida terbalik: 1) Meringkas Isi Berita 2) Mengiklankan Apa yang Tersaji pada Berita 3) Menyampaikan Inti Berita dengan Cepat 4) Mudah Dilakukan Penyuntingan 5) Isi Berita Mudah Dipahami 6) Menghemat Waktu Pembaca 7) Memudahkan Pembaca Memahami Fakta yang Disajikan 8) Mudah Diingat 9) Pengalihan c. Struktur Piramida Terbalik Kubus Jarang digunakan oleh penulis pemula. Hanya bagian teras berita saja yang menggunakan piramida terbalik. Sedangkan bagian selanjutnya menggunakan struktur kubus. Hal yang penting ditempatkan dibagian teras berita agar diketahui oleh pembaca dengan cepat. Selebihnya, fakta-fakta atau tulisan memiliki derajat penting yang sama, karena itu digambarkan sebagai kubus atau persegi panjang. Struktur kubus yang berarti memiliki fakta yang berderajat sama, bermakna struktur ini tidak boleh dipotong sembarangan oleh editor. Jika tidak hati-hati ketika pemotongan berita atau tulisan, akan menghilangkan fakta-fakta penting yang pada akhirnya menyebabkan pembaca tidak mendapatkan informasi yang utuh tentang sesuatu gagasan atau persoalan yang sedang disajikan. Umumnya, ada dua jenis karya jurnalistik, yaitu wawancara khusus (eksklusif) dan kronoligis peristiwa. Lead berita biasanya berfungsi menjelaskan atau sebagai pengantar agar pembaca bisa mengetahui atau mendapatkan gambaran apa yang akan disajikan. B. Model Penulisan Tipe-tipe penulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1) Berkaitan dengan kegiatan jurnalistik, yaitu siaran pers (press release), advertorial, dan konferensi pers (press conference). 2) Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/company magazine, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya. 3) Berupa naskah pidato. 1. Penulisan Formal Penulisan formal adalah bentuk penulisan yang memiliki aturan khusus atau standar yang disepakati dan diakui bersama. Ragam penulisan formal antara lain: a. Siaran Pers (Press Release) Merupakan sebuah naskah yang sering digunakan untuk menyampaikan informasi melalui pers, biasanya melalui media cetak. Ciri berita yang berkualitas yaitu kalimat yang ringkas, jelas, dan mudah dipahami, memuat fakta dan bukan opini penulis. b. Gambaran Data dan lembar Fakta Merupakan gambaran suatu program dari perusahaan. Data dan fakta instansi merupakan ringkasan inti mengenai peristiwa ataupun program perusahaan untuk membantu wartawan jurnalis dalam emndapatkan gambaran ringkas, singkat, dan cepat dari suatu isu. c. Feature Merupakan tulisan yang menganalisis berita, emnghibur, atau bercerita tentang manusia, tempat, atau benda didalam atau diluar berita. Mengandung lebih banyak komentar, analisis, wawancara, latar belakang, dan keragaman sumber darpada sebuah berita. Juga mengeksplorasi sejumlah isu dengan lebih mendalam. d. Penulisan Artikel Artikel adalah opini yang disampaikan penulis tentang berbagai masalah aktual yang menyita perhatian masyarakat, sebagai karya tulis atau karangan nonfiksi yang panjang tulisannya tidak tertentu, memiliki tujuan untuk menyakinkan, membidik, dan menghibur. Sarana penyampaiannya adalah surat kabar, majalah, dan sebagainya. e. Pariwara (Advertorial) Merupakan iklan yang dikemas dengan gaya penyajian berita atau feature didalam jurnalisme. Advertirial merupakan singkatan dari advertising editorial. 2. Media dalam Organisasi a. Kalawarta/Buletin (Newsletter) Merupakan publikasi di sebuah perusahaan yang berisi informasi terbaru mengenai berbagai aspek yang berhubungan dengan kinerja, orang yang terlibat dalam aktivitas perusahaan serta informasi lain yang berhubungan dengan khalayak sasaran. b. Media Daring Teknik penulisan untuk situs (websites) mengombinasikan prinsip ringkas, dapat dipindai (scan), atau ada tautan (link) untuk informais yang lebih lengkap dan objektif atau tidak menonjolkan diri, dan memiliki kecenderungan untuk diakses lebih sering untuk publik organisasi. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam penulisan situs adalah gaya penulisan,, kuantitas peran, panjang halaman, dan tautan. c. Brosur Brosur (brochures) adalah publikasi singkat yang terdiri dari beberapa halaman yang berisi keterangan singkat tentang instansi pemerintah untuk diketahui umum dan masyarakat luas. Bertujuan membangkitkan “tindakan” atau perilaku publik dengan cata mengeduksi tentang subjek yang diinformasikan dalam brosur dan berusaha memotivasi publik untuk melakukan kontak dengan instansi pemerintah. Ditulis dalam upaya untuk menginformasikan berbagai aktivitas dari instansi pemerintah yang disajikan dalam berbagai bentuk, antara kain: 1) Pamplet (pamphlets) merupakan surat selebaran berbentuk lembaran folio atau kuarto yang dibagikan kepada publik. 2) Leaflet (leaflets) adalah selebaran-selebaran yang bentuk lembarannya seperti daun. Biasanya bentuk leaflet lebih kecil daripada pamflet. Istilah lain leaflet yang sekarang berkembang adalah flaier (flyers) karena secara fisik terkesan ringan. 3) Folder (folders) adalah selebaran-selebaran berbentuk kertas yang dilipat-lipat. d. Majalah Isi majalah perusahaan biasanya berupa laporan hasil kegiatan yang pernah dilaksanakan oleh perusahaan. e. Buku Laporan Tahunan (Annual Report) Merupakan laporan perkembangan aktivitas dan pencapaian yang telah dilakukan instansi pemerintah selama satu tahun. Laporan yang ditulis menjadi representasi dari budaya, karakter, dan filosofi instansi pemerintahan yang diwujudkan dalam ritus, ritual, dan aktivitas keseharian dari perilaku instansi pemerintah tersebut. f. Profil Perusahaan (Company Profile) Merupakan gambaran umum tentang keberadaan perusahaan kita, meliputi nama, lambang/logo, visi, misi, tujuan, program, manajemen, pimpinan, pegawai (SDM), dan infrastruktur, gedung (sarana dan prasarana), dan sebagainya. 3. Model Tulisan Lainnya a. Naskah Pidato Adalah naskah yang ditulis oleh praktisi humas pemerintah untuk disampaikan kepada pejabat yang akan membacakan naskah pidato tersebut. Segala yang ditulis harus disampaikan dengan tata bahasa yang baik dan benar, susunan kalimat teratur, katakata yang tepat, mudah dimengerti, informatif, dan kontinuitasnya terjaga. C. Bahasa Komunikasi Ciri kalimat sederhana yang bisa digunakan dalam bahasa tulisan: 1) Pilihlah kata yang umum dibandingkan dengan kata yang masih harus dicari artinya. 2) Pilihlah kata yang nyata dibandingkan dengan kata yang abstrak atau ambigu. 3) Pilihlah kata yang tunggal dibandingkan dengan yang panjang. 4) Pilihlah kata dalam bahasa sendiri dibandingkan dengan kata dari bahasa asing. William Strunk, Jr. Dalam buku Elements of style (1959) menegaskan: “Tulisan yang kuat adalah yang ringkas. Suatu kalimat harus tidak mengandung kata-kata yang tidak perlu. Suatu alinea harus tidak mengandung kata-kata yang tidak perlu. Sama halnya seperti mesin yang harus membuang bagianbagian yang tdiak perlu. Bukan berarti penulis menjadikan tulisannya pendek-pendek, melainkan setiap serta kalimat harus menyatakan sesuatu.” Selain asas kejelasan (clarity), dalam sebuah tulisan sebaiknya juga terkandung: 1) Asas keringkasan (conciseness) berarti tidak berlebih-lebihan dalam mengungkapan istilah dan tidak mengulangulang hal yang sudah disampaikan. 2) Asas ketepatan berarti tulisan itu dapat menyampaikan ide-ide kepada pembaca sesuai dengan apa yang dimaksudkan oleh penulisnya. D. Pedoman Pemakaian Bahasa dalam Jurnalistik Sepuluh pedoman penulisan bahasa jurnalisme yang disusun oleh Persatuan Wartawan Indonesia: 1) Wartawan hendaknya secara konsekuen melaksanakan Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan. Hal ini juga harus diperhatikan oleh para korektor, karena kesalahan paling menonjol dalam penerbitan pers saat ini ialah kesalahan ejaan. 2) Wartawan hendaknya membatasi diri dalam singkatan atau akronim. Kalupun harus menulis akronim maka satu kali dia harus menjelaskan dalam tanda kurung, kepanjangan dari akronim tersebut, agar tulisannya dapat dipahami oleh khalayak ramai. 3) Wartawan hendaknya jangan menghilangkan imbuhan, awalan, atau prefix. Pemenggalan awalan medapat dilakukan dalam kepala berita mengingat keterbatasan ruangan. Kan tetapi pemenggalan jangan sampai dipukulratakan sehingga merembet pula ke tubuh berita. 4) Wartawan hendaknya menulis dengan kalimat-kalimat pendek. Pengutaran kalimatnya harus logis, teratur, lengkap dengan kata pokok, sebutan, dan kata tujuan (subjek, predikat, objek). Menulis dengan induk kalimat dan anak kalimat yang mengandung banyak kata sudah membuat kalimat tidak dapat dipahami. Prinsip yang harus dipegang adalah “satu gagasan atau satu ide dalam satu kalimat”. 5) Wartawan hendaknya menjauhkan diri dari ungakapan klise dan stereotype yang sering dipakai dalam transisi berita, seperti kata “sementara itu”, “dalam rangka”, “selanjutnya”, dan lain-lain. Dengan demikian dia menghilagkan monotomi (keadaan atau bunyi yang selalu sama) dan sekaligus dia menerapkan ekonomi kata atau penghematan dalam bahasa sekaligus. 6) Wartawan hendaknya menghilangkan kata mubazir seperti “adalah”, “telah” (petunjuk waktu lampau), “untuk” (sebagai terjemahan kata to dalam Bahasa Inggris), “dari” (sebagai terjemahan of dalam hubungan milk), “bahwa” (sebagai kata sambung) dan bentuk jamak yang tidak perlu diulang. 7) Wartawan hendaknya mendisiplinkan pikirannya supaya jangan campur aduk dalam satu kalimat pasif (di) dengan bentuk aktif (me), sebab kalimat aktif terasa lebih hidup dan aktif dibandingkan dengan kalimat pasif. 8) Wartawan hendaknya menghindari kata-kata asing dan istilah yang terlalu teknis ilmiah dalam sebuah berita. Kalaupun terpaksa menggunakannya, maka satu kalau harus dijelaskan pengertian atau maksudnya. 9) Wartawan hendaknya sedapat mungkin menaati kaidah tata bahasa.
10) Wartawan hendaknya mengingat bahwa bahasa jurnalistik adalah bahasa yang komunikatif dan sifatnya spesifik. Karangan yang baik dinilai dari bobot isi, bahasa, dan teknis persembahannya.