This Specification Flow Task exports a table array to a named range in an Excel file. The named range will be used as the top left cell and the table exported down and right.
There is an option to set whether headers are sent, and if new rows are inserted into Excel.
Please ensure that Microsoft Office is installed on all DriveWorks machines that will process this Task.
Avoid using any merged cells as the named range.
This will produce an undesirable outcome for the export.
When applying a Named Range using the Name Manager (in Microsoft Excel) it is possible to set the scope of the range to be worksheet specific.
We recommend only using workbook specific ranges when setting up the Excel workbook to export into.
Properties
| Title | Changes the Title (not the name) of the task. |
| Target File Name | File Name of the target spreadsheet. A full file path is required. |
| Array Value | A Table array value, such as the result of a QueryDataValues function. |
| Target Range Name | The range name in the spreadsheet that will have the data exported to. |
| Include Header | TRUE to include first row, FALSE to exclude. |
| Insert New Rows | TRUE to insert new rows into the spreadsheet, FALSE to overwrite data. |
| ShowExcel | Workbook will be visible if set to TRUE. |
| Extension for Saving File | Pipe-bar (|) delimited list of extensions to save the file as (e.g. .pdf, .xps, .txt). |
Example
When this Task is added the properties are static. To be able to build rules on a static property see How To: Change A Static Property To A Dynamic Property.
| Target File Name | "C:\DriveWorks\MyFile.xlsx" | C:\DriveWorks\MyFile.xls | The full file path to the Excel file to use for the export. |
| Array Value | DWVariableTableArray | DWVariableTableArray | This Variable contains the Table Array that will be exported to Excel. |
| Target Range Name | "ArrayExportRange" | ArrayExportRange | ArrayExportRange is the name of the Range in excel where the exported data will be placed. A named Range can be a either a Cell or Range of Cells. |
| Include Header | TRUE | TRUE | TRUE will export the Data with Headers. FALSE will not include the Headers. |
| Insert New Rows | TRUE | TRUE | TRUE will Insert New Rows into the spreadsheet. FALSE will overwrite any existing Cells. |
| ShowExcel | TRUE | TRUE | TRUE will show the Excel workbook opening when you run the Task. |
| Extension For Saving File | ".PDF" | This will produce a PDF of the exported data that has been exported to Excel. |
Status Outputs
This task supports Status Outputs. These can be used to perform different actions depending on what the status outcome of the task is. For more information see Status Outputs in the Task Node Outputs section of Specification Macros Task Node.
The status output navigation is as follows:
Success
- Table was successfully exported to Excel
Success with Warnings
- N/A - Should never be fulfilled.
Failed (one of the following occurred).
- Target range name is empty
- Target file name is empty
- Target file not found or could not be accessed
- Target file extension is invalid
- Array value is not a valid DriveWorks table.
- Unknown error occurred
VLOOKUP merupakan bagian dari fungsi LOOKUP dan juga HLOOKUP, INDEX, dan MATCH. Dimana VLOOKUP sendiri memiliki fungsi untuk mencari nilai di suatu kumpulan data atau tabel (lookup_array) yang kemudian setelah nilainya ditemukan maka akan memangil nilai yang ada di kolom lainnya dari tabel tersebut yang didasarkan pada urutan kolom (Vertikal) yang diinginkan (col_index_num) .
Bisa dilihat dari suatu contoh dari seorang staf keuangan yang ingin mengetahui harga dari stock barang yang tersedia, seperti misalnya Beras. Untuk itu, staf keuangan tersebut tentu akan mencari stock dari beras yang ada di tabel atau database stock barang. Kemudian setelah ditemukan, maka akan melihat kolom harga dari beras tersebut. Jadi, bukan berasnya yang ditampilkan melainkan harga dari beras tersebut. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dari ilustrasi gambar seperti di bawah ini.
Rumus VLOOKUP di Excel
Untuk mengetahui fungsi dari Vlookup ini, maka anda harus mengetahui syntax VLOOKUP terlebih dahulu , berikut rumusnya :
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Berikut penjelasannya :
– lookup_value (wajib diisi) adalah suatu nilai yang digunakan untuk mencari data seperti yang diinginkan. Dari ilustrasi di atas, lookup valuenya yaitu beras.
– table_array (wajib diisi) merupakan range atau tabel yang digunakan untuk mencari data yang diinginkan. Sebagai pengingat dan mudah untuk diingat pula, table array ini disebut juga dengan tabel vlookup. Dari contoh ilustrasi di atas table vlookup-nya yaitu data stock barang.
– col_index_num (wajib diisi), merupakan nomor urut kolom yang akan diambila nilainya berdasarkan nomor kolom di tabel. Bila diisi dengan nilai yang jumlahnya kurang dari 1, maka hasilnya adalah ERROR#VALUE!. Namun, bila anda mengisinya dengan angka yang lebih besar dari jumlah kolom yang ada di tabel maka hasilnya ERROR#REFF!.
– range_lookup (opsional) merupakan nilai true atau false. Bila nilai true akan digunakan bila anda ingin mendapatkan hasil yang mendekati, sedangkan false digunakan bila anda menginginkan nilai yang pasti. Supaya syntax rumusnya lebih singkat, maka true bisa diganti dengan 0 dan untuk false diganti dengan angka
Cara Menggunakan VLOOKUP di Excel
Ada tips yang efektif dalam menggunakan VLOOKUP di excel. Dimana di dalam beberapa hal yang dilakukan tentunya akan memudahkan serta menghindari kesalahan ketika menggunakan fungsi tersebut. Adapun tips-tipsnya sebagai berikut,
1. Anda bisa menggunakan reference absolute di tablle array yang caranya dengan menekan F4 di argument range.
2. Apabila anda enggan menggunakan reference absolute, anda bisa juga menggunakan define name yang fungsinya untuk memberi nama range dengan menggunakan fitur table. Seperti pada contoh berikut, anda namai tabel data stock dengan nama “table_stock”. Lalu anda bisa lakukan caranya dengan blok table kemudian pilih menu pada tab formula dan pilih define name, kemudian anda beri nama “tabel_stock”lalu save.
Berbagai Kesalahan dalam Penggunaan VLOOKUP
Bagi anda yang menggunakan Vlookup pada ms. Excel, tentu tidak menyadari bahwa masih ada beberapa kesalahan dalam penggunaannya. Kesalahan-kesalahan tersebut diantaranya.
1. Pada range tabel, banyak yang tidak dibuat absolut atau mutlak dan tidak menggunakan simbol $. Dengan demikian, data akan bergerak ketika dicopi. Seperti misalnya A1:E20 seharusnya dituliskan $A$1:$E$20.
2. Kemudian pada format nilai yang digunakan untuk melookup tidak sama. Seperti misalnya, pada salah satu nilai yang telah memiliki format number sedangkan di tabel yang digunakan adalah format text.
Untuk lebih jelasnya kembali, anda bisa menyimak contoh dari penggunaan vlookup seperti di bawah ini.
Pada cell 15 akan diketahui rumusnya sebagai berikut,
=VLOOKUP(B15,B2:G13,6,0)
Dari rumus tersebut maka akan dihasilkan nilai 11,000 yang merupakan harga beras.
Dengan menggunakan fungsi vlookup yang efektif ini, maka akan mendapatkan kemudahan ketika akan mencari data serta mengambil data dari sebuah tabel yang referensinya berdasarkan nilai tertentu. Sesuai dengan namanya vertical lookup, maka proses pencarian datanya dilakukan secara vertikal, karena pada program ms. Excel ini memiliki fungsi khusus untuk mencari data secara horizontal pula, yaitu HLOOKUP. Semoga bermanfaat.