Kiat Bagus Fungsi

Salah satu fungsi perencanaan planning dalam kegiatan ekonomi adalah

JATIM | 24 September 2021 14:01 Reporter : Edelweis Lararenjana

Merdeka.com - Dalam menjalankan setiap kegiatan, manusia pasti akan membuat perencanaan-perencanaan mengenai langkah dan jalan yang akan diambil, beserta gambaran hasil yang hendak dicapai. Perencanaan dapat diartikan sebagai ide atau gagasan yang menjelaskan tentang upaya untuk mencapai satu atau beberapa tujuan yang telah ditetapkan.

Upaya untuk mencapai tersebut digambarkan sebagai sebuah prosedur yang terangkai secara logis sehingga dapat menjelaskan tahapan yang harus dilalui untuk tercapainya suatu tujuan. Sementara,perencanaan juga dapat diartikan sebagai sebuah kerangka berpikir yang dijadikan sebagai landasan untuk melakukan intervensi terhadap permasalahan tertentu.

Dalam merencanakan pun hasilnya beragam bagi setiap orang. Ada yang mendapat hasil sesuai rencana, ada yang terhalang di tengah jalan, dan ada yang gagal total pada akhirnya. Teori perencanaan ini dipelajari dalam bidang ilmu ekonomi manajemen. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai pengertian, tujuan, dan fungsi perencanaan yang perlu Anda ketahui.

2 dari 4 halaman

Pengertian mengenai perencanaan disampaikan oleh John Friedmann dalam bukunya yang berjudul Planning in the Public Domain. Dijelaskan bahwa perencanaan selalu mengandung empat unsur utama, yaitu:

(1) perencanaan adalah sebuah cara untuk memikirkan persoalan-persoalan sosial ekonomi;

(2) perencanaan selalu berorientasi ke masa depan;

(3) perencanaan memberikan perhatian pada keterkaitan antara pencapaian tujuan dan proses pengambilan keputusan; dan

(4) perencanaan mengedepankan kebijakan dan program yang komprehensif.

Berdasarkan keempat unsur yang disampaikan oleh Friedmann ini, dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan untuk kepentingan masa depan.

Mengutip dari buku Dasar-Dasar Manajemen oleh Manullang, Newman mendefinisikan perencanaan sebagai penentuan terlebih dahulu mengenai apa yang akan dikerjakan. Sementara, Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati dalam buku Pengantar Manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Conyer dan Hill (1984), perencanaan adalah upaya untuk menyusun prioritas sesuai dengan sumberdaya yang tersedia dan tujuan jangka panjang yang ditetapkan. Kegiatan perencanaan sesungguhnya juga mengandung unsur kreatifitas dan keberanian dalam memberikan penilaian atas situasi saat ini dan masa depan sekaligus.

3 dari 4 halaman

Dalam praktiknya, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang memenuhi beberapa persyaratan seperti faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif. Masih dilansir dari Pengantar Manajemen oleh Ernie Trisnawati, berikut selengkapnya;

Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain Tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.

Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

4 dari 4 halaman

Beishline dalam Dasar-Dasar Manajemen menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, di mana, bagaimana, dan mengapa. Dalam perencanaan, manajer harus memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya

Sementara itu, dikutip dari laman dosenpendidikan.co.id, fungsi perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang dibuat.

Terdapat banyak fungsi perencanaan yang berguna dalam pelaksanaannya, salah satunya adalah terciptanya efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang dalam prosesnya dapat menghindari pencapaian tujuan secara tidak terarah dan terkontrol.

(mdk/edl)

1 tahun yang lalu 6 MENIT MEMBACA

Suatu perusahaan perlu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen untuk mencapai tujuannya. Perencanaan, pengaturan dan pengorganisiran operasional organisasi maupun perusahaan dapat terwujud dan berjalan lancar dengan menerapkan 4 fungsi manajemen. Apa saja keempat fungsi tersebut? Berikut penjelasannya

Apa Itu Manajemen?

Manajemen berasal dari bahasa Perancis ‘menegement’ yang berarti seni untuk mengelola dan mengatur. Sedangkan secara universal, manajemen diartikan sebagai proses kerja sama antar individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas tujuan ekonomi melalui prinsip operasi perusahaan.

Aktivitas manajemen dibutuhkan mulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan hingga pengendalian sumber daya keuangan, informasi, fisik dan manusia.

Itulah sebabnya, fungsi-fungsi manajemen adalah hal yang perlu diterapkan agar perusahaan tetap berjalan sesuai dengan aturan dan semestinya.

Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli

Secara sederhana, fungsi manajemen adalah proses dinamis yang meliputi banyak elemen dan kegiatan. Berikut beberapa pengertian fungsi manajemen menurut para ahli.

1. George Robert Terry

George Robert Terry adalah tokoh yang dikenal sebagai pelopor istilah fungsi manajemen. Dalam bukunya yang berjudul “Principle of Manajemen”, George R Terry menyebutkan bahwa fungsi manajemen adalah proses khas yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut sosok Bapak Ilmu Manajemen ini, seluruh tindakan proses tersebut dilakukan untuk mencapai target dan tujuan dengan memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki.

George menyimpulkan fungsi manajemen adalah tentang bagaimana proses planning (perencanaan), controlling (pengendalian) dan actuating organizing (pengorganisasian).

2. Ricky W Griffin

Ricky W Griffin mendefinisikan fungsi manajemen adalah bagian dari proses perencanaan, organisasi, koordinasi serta pengendalian sumber daya supaya tujuan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Menurutnya, efektif dan efisien yang dimaksud adalah agar proses yang dijalankan bisa mencapai target sesuai rencana, terorganisir dan tepat waktu.

3. Lawrence A Appley

Berbeda dengan tokoh lainnya, Lawrence A Appley melihat fungsi manajemen adalah suatu keahlian yang dimiliki seseorang untuk bisa mempengaruhi dan menggerakkan sekitarnya agar mau menyelesaikan sesuatu.

Lebih jauh lagi, fungsi manajemen menurut para ahli satu ini dapat dimiliki juga oleh organisasi maupun kelompok.

4 Fungsi Manajemen

Setelah mengetahui beberapa pandangan mengenai fungsi manajemen menurut para ahli, dapat disimpulkan bahwa ada banyak kesamaan antara satu pendapat dengan yang lainnya. Singkatnya, ada 4 fungsi manajemen yang dapat diambil dari pernyataan ahli tersebut.

1. Planning

Planning atau proses perencanaan dalam fungsi manajemen adalah tentang bagaimana perusahaan menetapkan tujuan lengkap dengan cara dan strategi untuk mencapainya. Dalam fungsi perencanaan, manajer perlu mengkaji dan mengevaluasi berbagai kemungkinan rencana alternatif sebelum memutuskan suatu tindakan.

Perencanaan dalam fungsi manajemen adalah proses penting mengingat planning merupakan langkah awal yang dapat mempengaruhi aktivitas perusahaan kedepannya. Tanpa perencanaan yang matang, fungsi fungsi manajemen lain tidak akan bisa berjalan dengan optimal.

Kegiatan Fungsi Planning

Beberapa kegiatan perencanaan dalam fungsi manajemen adalah

1. Menentukan tujuan serta target perusahaan.

2. Menyusun strategi untuk mencapainya.

3. Menetapkan berbagai sumber daya yang mungkin dibutuhkan.

4. Menentukan standar keberhasilan selama proses mencapai tujuan tersebut.

Syarat Fungsi Planning

Beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk melaksanakan fungsi perencanaan dengan baik adalah

1. Adanya tujuan yang jelas.

2. Bersifat sederhana.

3. Fleksibel, mengikuti perkembangan yang ada.

4. Adanya keselarasan tanggung jawab dan tujuan di setiap bagiannya.

5. Meliputi analisis di setiap detail pekerjaan.

6. Memanfaatkan segala sesuatu yang ada secara efektif.

Manfaat Fungsi Planning

Fungsi planning diadakan bukan tanpa tujuan, setidaknya inilah beberapa manfaat proses perencanaan

1. Memudahkan proses pengawasan.

2. Menjadi acuan dan panduan dasar jalannya kegiatan.

3. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.

4. Jalannya tugas dan kegiatan akan lebih terorganisir di setiap sektornya.

Proses Planning

Biasanya, proses planning dibagi ke dalam beberapa tahap, yakni:

1. Top Level Planning

Merupakan perencanaan jenjang atas yang mengajukan panduan umum, pengambilan keputusan, rumusan tujuan hingga petunjuk penyelesaian secara menyeluruh. Perencanaan dalam tahap ini bersifat strategis dan menekankan pada tujuan jangka panjang organisasi atau perusahaan.

2. Middle Level Planning

Merupakan perencanaan jenjang menengah yang fokus dalam penyiapan berbagai teknik yang akan ditempuh untuk mewujudkan rencana tujuan. Perencanaan tahap ini berada pada level manajemen menengah yang sifatnya lebih administratif.

3. Low Level Planning

Merupakan perencanaan jenjang bawah yang mengacu pada aktivitas operasional perusahaan. Umumnya, perencanaan jenjang bawah ini diambil alih oleh manajemen pelaksana dan lebih berfokus pada bagaimana cara menghasilkan.

Baca juga: Project Management Adalah: Pengertian, Proses, dan Tujuan

2. Organizing

Organizing atau proses pengorganisasian adalah 4 fungsi manajemen menurut para ahli yang berfokus pada pengaturan sumber daya fisik dan manusia yang perusahaan miliki guna merealisasikan rencana tujuan.

Biasanya, fungsi organizing dipakai untuk mengelompokkan seluruh alat, tugas, orang maupun wewenang yang ada untuk tujuan pemenuhan rencana.

Proses pengawasan dilakukan oleh manajer secara mudah dengan memanfaatkan fungsi pengorganisasian.

Manajer dapat menentukan anggota kelompok, penanggung jawab hingga jenis dan klasifikasi tugas melalui fungsi organizing.

Unsur Fungsi Organizing

Ada 3 unsur yang harus dipenuhi fungsi pengorganisasian. Ketiga unsur tersebut adalah

1. Kegiatan yang diorganisir dilakukan semata-mata untuk mencapai tujuan.

2. Adanya implementasi dari rencana kegiatan yang telah ditetapkan.

3. Pengarahan sekelompok individu untuk saling bekerja sama.

Kegiatan Fungsi Organizing

Untuk mewujudkan fungsi pengorganisasian yang baik, berikut beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan

1. Menyeleksi, merekrut dan memberikan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

2. Menyesuaikan posisi tenaga kerja sesuai dengan kemampuan mereka.

3. Menyusun dan menetapkan tugas serta mengalokasikan tenaga kerja sesuai prosedur.

4. Menentukan struktur perusahaan sesuai tanggung jawab dan garis kewenangan.

Manfaat Fungsi Organizing

Setidaknya, inilah beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menerapkan fungsi pengorganisasian.

1. Tugas dijalankan dengan spesialisasi masing-masing.

2. Adanya transparansi pembagian tugas yang jelas.

3. Pembagian tugas dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

4. Setiap tenaga kerja paham akan tugasnya masing-masing.

5. Adanya manajer profesional sebagai pihak utama koordinasi seluruh kegiatan.

3. Actuating and Directing

Actuating and directing atau fungsi pengarahan merupakan usaha untuk menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan efisien dengan menciptakan suasana kerja yang dinamis.

Untuk mewujudkannya, berikut beberapa kegiatan yang biasa dilakukan fungsi pengarahan.

1. Bimbingan serta pemberian motivasi terhadap tenaga kerja.

2. Sosialisasi tugas dan seluruh kebijakan dengan jelas.

3. Penjelasan tugas pekerjaan secara rutin.

4. Controlling

Controlling atau proses pengawasan merupakan 4 fungsi manajemen menurut para ahli terakhir yang digunakan untuk tujuan pengendalian.

Fungsi controlling juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk mengukur kinerja karyawan sesuai standar yang telah dibuat. Melalui fungsi controlling, evaluasi perbaikan dapat dilaksanakan bila memang dibutuhkan.

Kegiatan Fungsi Controlling

Berikut beberapa kegiatan yang biasa dilaksanakan dalam fungsi controlling

Klarifikasi dan pemeriksaan atas kesalahan yang terjadi.
Evaluasi target sesuai standar indikator yang telah ditetapkan.
Pemberian alternatif solusi atas penyimpangan yang ada.

Untuk merealisasikan fungsi controlling dengan efektif, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan

1. Scheduling, penetapan waktu pengawasan sesuai dengan semestinya.

2. Routing, penentuan cara pengawasan yang diinginkan.

3. Follow up, pencarian solusi atas sebuah masalah.

4. Dispatching, suatu perintah pekerjaan yang digunakan sebagai pengawasan.

Pengelolaan perusahaan dapat dilakukan secara mudah dengan mengetahui fungsi-fungsi manajemen. Arah tujuan perusahaan kedepannya akan ditentukan dari berbagai fungsi yang digunakan. Sebab penerapan fungsi-fungsi manajemen yang tepat akan membawa perubahan baik bagi organisasi maupun perusahaan.