ThePhrase.id – Begitu banyak manfaat menggunakan Microsoft Office Excel (Ms Excel) untuk menyelesaikan pekerjaan, tugas sekolah atau kuliah serta transaksi bisnis. Namun tak jarang pula orang-orang yang mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation tersebut.
Berikut ini 7 trik bekerja cepat dan mudah menggunakan Ms Excel:
1) Membuat tugas berulang secara otomatis
Gunakanlah kunci F4 untuk menghemat waktu dalam mengerjakan tugas yang berulang-ulang. Sebab kunci ini akan mengulangi tindakan atau perintah terakhir yang kamu lakukan.
Kamu juga dapat menggunakan F4 untuk menutup buku kerja (tekan ctrl + F4) dan jendela Ms Excel (tekan Alt + F4)
2) Membuka banyak Ms Excel sekaligus
Selain itu, jika dalam folder tersebut terdapat file lain yang tidak ingin kamu buka, maka tekanlah Ctrl + klik file-file excel yang ingin kamu buka. Kemudian setelah selesai memilih file, lepas Ctrl lalu tekan Enter seperti pada gambar di bawah ini
3) Memindahkan lembar kerja Ms Excel dengan cepat
Jika kamu ingin berpindah dari satu data ke data lainnya, maka langkah praktis yang dapat dilakukan adalah dengan menekan CTRL + TAB, dan kemudian pilihlah data/ tab Ms Excel yang ingin kamu lihat atau kerjakan.
Selain itu, kamu juga dapat menggunakan cara ini untuk memindahkan windows satu dengan windows yang lainnya.
4) Mempermudah pekerjaan dengan membuat menu shortcut
Biasanya orang-orang kerap kali menggunakan menu shortcut agar pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Cara membuat shortcut baru pada Ms Excel yakni contohnya saat menambahkan Cut dan Copy dengan meng-klik File –> Pilihan –> Quick Access Toolbar, lalu tambahkan Cut dan Copy seperti pada gambar di bawah ini
5) Mencari data samar
Banyak orang yang biasanya menggunakan fitur Find and Replace untuk mencari data samar yang memakan waktu yang cukup lama dan rumit.
Cobalah cara yang praktis dan cepat, hanya dengan menambahkan simbol (~) di kolom pencarian untuk menemukan data samar yang kamu cari.
6) Memindahkan sel ke posisi lain dengan cepat
Untuk memindahkan sel yang sudah kamu ketik ke posisi lain tanpa harus mengubah isi data, maka lakukanlah langkah berikut:
- Sorot panah semua sel yang ingn dipindahkan posisinya
- Arahkan mouse ke area yang diblok
- Tunggu hingga membentuk poter hitam besar
- Klik dan geser posisi sel yang kamu inginkan.
7) Menyembunyikan data
Banyak orang yang menggunakan fungsi Hide untuk menyembunyikan data di Ms Excel. Namun fungsi tersebut biasanya hanya efektif jika jumlah data yang ada hanya sedikit.
Agar dapat menyembunyikan banyak data dengan cepat, gunakanlah fungsi Format Cells. Pilihlah daerah dan pergi ke Home –> Font –> Open Format Cells –> Nomor Tab –> Custom –> Ketik ;;; –> Klik OK.
Setelah kamu lakukan langkah-langkah tersebut, maka semua nilai di daerah akan tampil, dan hanya dapat kamu temukan di daerah pratinjau yang terletak di sebelah tombol Function. [hc]
Di zaman yang serba modern ini terdapat banyak sekali data. Data ini dapat berfungsi untuk mencari strategi, laporan perusahaan dan lainnya. Di dalam dunia perusahaan dan perkantoran tidak asing lagi yang namanya Microsoft Excel. Excel menjadi skill utama bagi seorang administrator kantor untuk mengelola laporan maupun data perusahaan. Selain dunia pekerjaan kantor, pelajar maupun pendidik yang juga menggunakan Microsoft Excel untuk kegiatan pendidikan.
Yang pasti pengolahan serta modelling data. Kalau kamu butuh mengolah data secara cepat, maka mempelajari ms excel akan menjadi langkah yang pas untukmu. Di Excel, terdapat banyak fitur yang bisa membantumu melakukannya. Mulai dari rumus, conditional formatting, sparkline, pivot table, copy & filter, dan lain sebagainya. Jika kamu menguasai mereka semua, maka kamu bisa mengolah suatu data kompleks dengan cepat dan akurat sesuai kebutuhanmu.
1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Anda
Excel adalah alat vital untuk mempercepat produktivitas dan memungkinkan pekerja menjadi lebih efisien ketika berhadapan dengan sejumlah besar data dan perhitungan. Saat Anda memahami Excel di tingkat yang lebih lanjut, Anda akan memiliki kemampuan untuk menggunakan alat-alat yang lebih canggih, yang akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda dan menganalisis data Anda lebih cepat. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk membuat anggota tim tetap up-to-date pada data, yang dapat merampingkan proses alur kerja.
Lebih baik lagi, mengetahui Excel yang canggih akan memungkinkan Anda untuk merampingkan perhitungan Anda dengan lebih baik. Perhitungan berulang membutuhkan waktu, terutama ketika Anda harus memeriksa ulang pekerjaan Anda. Dengan alat Excel canggih, Anda dapat membuat perhitungan yang lebih kompleks. Setelah formula Anda ditulis dan Anda telah memprogram perintah yang Anda tetapkan, program akan melakukan semua pekerjaan untuk menyelesaikan perhitungan, membebaskan waktu Anda untuk tugas-tugas lain dan memastikan bahwa Anda memiliki data yang akurat saat pertama kali berkeliling.
Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja
2. Mempermudah Menyusun Laporan Keuangan
Penyusunan laporan keuangan sangatlah penting untuk memastikan dana perusahaan keluar kemana saja dan untuk apa saja. Salah satu software yang banyak perusahaan gunakan untuk menyusun laporan keuangan salah satunya adalah Microsoft Excel ini. Microsoft Excel bisa menjadi alternatif software laporan keuangan. Dengan sifat software nya yang terdiri dari kumpulan baris dan kolom, akan memudahkan perancangan laporan keuangan berupa angka dengan fasilitas rumus perhitungan yang lengkap.
Rumus-rumus Excel akan membantu perhitungan angka dari data keuangan dengan cepat menggunakan fungsi penjumlahan, pengurangan, pembagian, rata-rata dan masih banyak ragam fungsi lainnya. Selain itu Excel juga memiliki kelebihan lainya yaitu memiliki banyak dukungan dari pihak ketiga.
Excel pada dasarnya dianggap sebagai standar terbaik untuk perangkat lunak spreadsheet dan dapat dinikmati pada sejumlah perangkat lain, termasuk smartphone dan tablet. Kebanyakan program spreadsheet lainnya juga memperbolehkan untuk mengimpor lembar Excel ke format asli mereka dan mengekspor spreadsheet mereka sendiri sebagai file Excel. Dengan adanya banyak dukungan ketiga Kamu dapat menggunakan tools-tools yang tersedia di internet yang dapat semakin memaksimalkan kinerja Microsoft Excel.
3. Mudahnya Membuat Data Tabel, Statistik, dan Grafik
Sebagai fungsi tabel, Microsoft Excel telah memberikan kemudahan untuk pengguna ketika membuat dan menyusun tabel untuk menginput data yang banyak. Microsoft Excel sendiri memiliki sekitar 1.084.576 jumlah baris dan 16.384 jumlah kolom.
Sebagai fungsi grafik, Excel menyuguhkan fitur grafik yang dapat mengubah data angka menjadi data grafik. Misalkan data grafik berupa perkembangan jumlah penduduk per tahun, grafik perkembangan jumlah peserta didik di Indonesia, grafik kelulusan siswa, dan ragam grafik lainnya. Microsoft Excel juga difungsikan untuk data statistika, sebagai kemudahan pengelolaan data berupa masalah logika dan perhitungan matematika. Terdapat banyak jenis grafik yang bisa digunakan di Microsoft Excel seperti
Column Chart, grafik kolom menyajikan kategori data dalam kolom atau baris di sepanjang sumbu horizontal dan kategori nilai di sepanjang sumbu vertikal.
Line Chart,merupakan salah satu jenis bagan yang paling sering digunakan. Line chart atau grafik garis menampilkan data yang didistribusikan secara merata di sepanjang sumbu horizontal dan semua data nilai didistribusikan merata di sepanjang sumbu vertikal.
Bar Chart, Jenis grafik ini menampilkan perbandingan di antara masing-masing item ke dalam bentuk batang di sepanjang sumbu vertikal dan nilainya di sepanjang sumbu horizontal
Combo Chart, menampilkan data dengan menggabungkan dua atau lebih jenis grafik ke dalamnya. Cara ini dilakukan agar data semakin mudah dipahami terutama ketika kamu ingin menyoroti variasi data yang berbeda.
Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel
4. Belajar Pengolahan Data Lebih Dalam Bersama DQLab
DQLab merupakan pusat belajar Data Science yang menawarkan kursus online bagi Kamu yang ingin mulai belajar Data Science. DQLab sendiri telah melahirkan praktisi data yang mahir dalam dibidangnya.
DQLab memberikan materi-materi yang ditawarkan lengkap dan sesuai dengan kebutuhan industri, disusun oleh mentor-mentor yang kompeten di bidangnya dari perusahaan unicorn dan startup. Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan!
Pengolahan data merupakan skill dasar untuk kamu bisa menjadi seorang Data Scientist. Jadi tunggu apalagi yuk bergabung ke DQLab untuk mempelajari teknik-teknik pengolahan data lainya lebih mendalam dan menggunakannya dalam profesi yang bergerak di bidang data.