Mengapa standarisasi perabot kantor sangat di perlukan dalam pengadaan alat alat kantor?

PENTINGNYA SARANA DAN PRASARANA KANTOR TERHADAP PENCAPAIAN KERJA KARYAWAN 

Oleh: 

Yulia Dewi Mulyani 

: 155204032 

Program Studi D4 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung 

e-mail:  

Abstract: 

Office operational activities to achieve goals effectively and efficiently of course must be accompanied by the facilities and infrastructure that will support the success and productivity of employees. Supporting facilities will facilitate the rich in completing the work. As well as a clear infrastructure will help to motivate employees in work. Therefore, facilities and infrastructure in katakana very bias for the interests of work because it is very supportive office activities to achieve the desired work. Facilities and the existing infrastructure in manage together, this can be managed office can run effectively and efficiently. In its management, there are several things that need to be paid attention such as procurement, storage, participant and inventory. These things will govern what is needed by the office and will control the use of tools or materials as needed. Problems that often occur or less. In surgery, care or care often becomes. Considering there is no specific agreement with the management infrastructure of professional personnel. 

 PENDAHULUAN 

Di era globalisasi ini, banyak kantor-kantor dan perusahaan yang bersaing ketat untuk mengeluarkan output berdasarkan produk dan bidang yang mereka tekuni. Perusahaan dan kantor-kantor bersaing agar output yang di keluarkan merupakan output terbaik. Dalam hal keberhasilan ini tentu di perlukan taenaga ahli atau karyawan yang mempunyai skills yang baik, pengetahuan luas dan sangat berkompeten. Tetapi, selain tenaga ahli dan karyawan yang seperti itu, kantor memerlukan sarana dan prasarana untuk membantu tenaga ahli atau karyawan untuk menyelesaikan tugasnya. Jika kantor atau perusahaan tersebut tidak memiliki sarana dan prasarana yang memadai, pekerjaan akan sangat lambat untuk selesai sehingga tidak akan efektif dan efisien. Seperti contohnya, jika kantor itu hanya memiliki mesin tik bukan komputer untuk mengetik hal ini akan menyebabkan keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan misalnya untuk membuat surat terdapat beberapa kesalahan bahasa dimana harus di ketik ulang dari awal dan jika di perlukan kembali surat tersebut harus mengetik ulang dari awal juga. Beda dengan computer yang dapat menyimpan soft file surat tersebut sehingga kita hanya menyesuaikan isi surat dengan hal-hal yang diinginkan. 

Untuk menciptakan keberhasilan dalam bekerja, kantor harus menjamin dan menyediakan fasilitas-fasilitas yang menunjang keberhasilan karyawan dalam bekerja. Hal ini disebabkan karena tenaga kerja saja tidak cukup untuk melakukan sebuah kegiatan kantor, tetapi harus di dukung dengan adanya fasilitas agar pencapaian kerja karyawan sesuai dengan yang diinginakan. Fasilitas kantor ini terdiri dari dua yaitu sarana dan prasarana. Kondisi seperti ini sudah pasti akan menimbulkan keterlambatan dalam menginput dan mengeluarkan output data perusahaan. Padahal dewasa ini di perlukan kecepatan dan ketepatan dan hasil kualitas kerja yang maksimal dari kantor atau perusahaan. Maka dari itu, kantor atau perusahaan harus sangat memperhatikan tentang pentingnya sarana dan prasarana dengan kelengkapannya agar pencapaian kerja karyawan menghasilkan hasil yang sangat memuaskan. 

Adapun fungsi dari fasilitas sarana kantor adalah sebagai berikut :

1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya 

2. Mengurangi kebosanan dalam keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang 

3. Menghemat waktu 

Sedangkan fungsi dari prasarana kantor adalah untuk memotivasi para pegawai agar mau bekerja dengan giat dan antusias untuk mencapai hasil yang optimal, dan menjadi pedoman atau acuan karyawan dalam bekerja seperti dengan adanya SOP. Dengan demikian dapat meningkatkan produktivitas pada suatu kantor tersebut. Produktivitas kerja karyawan sangat di dukung dengan adanya kelengkapan sarana dan prasarana kantor. 

Karena itu, sarana dan prasarana kantor di katakana penting dalam proses pencapaian kerja karyawan karena sarana dan prasarana kantor sebagai hal atau aspek pendukung terciptanya kegiatan kantor yang produktif dan optimal. 

Djoyowirono (2005: 24) menyatakan bahwa : “fasilitas/sarana adalah alat yang diperlukan untuk menggerakkan kegiatan manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, penulis ingin mengetahui lebih jauh mengenai pengaruh sarana dan prasarana terhadap pencapaian kerja karyawan, maka dari itu penulis akan mengkaji lebih dalam mengenai saran dan prasarana kantor tersebut dengan menulis jurnal yang berjudul“Pentingnya Sarana dan Prasarana Kantor terhadap Pencapaian Kerja Karyawan.” PENGARUH SARANA DAN PRASARANA 

Sarana dan prasarana sangat berpengaruh terhadap kinerja dan pencapaian kerja karyawan, karena sarana dan prasarana merupakan aspek yang sangat mendukung dalam proses kegiatan kantor. Dengan adanya sarana dan prasarana yang cukup dan memadai, karyawan akan lebih mudah dan efektif dalam menyelesaikan tugasnya dan kepuasan kerja pun akan tercapai. Selain dalam hal pencapaian kerja, sarana dan prasarana yang ada akan membuat karyawan nyaman dalam bekerja. Untuk itu, sarana dan prasarana kantor merupakan hal yang sangat mendukung dan harus sangat di perhatikan karena mempunyai pengaruh yang sangat besar. Dalam mengupayakan sarana dan prasarana kantor, dibutuhkan manajemen sarana dan prasarana yaitu proses pengelolaan sarana dan prasarana kantor secara efektif dan efisien. 

Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang sangat penting di kantor, karena keberadaannya akan sangat mendukung terhadap suksesnya kegiatan operasional di kantor. Secara umum, tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana kantor. 

Secara rinci tujuannya adalah sebagai berikut: 

1. Untuk menyeseuaikan apa saja fasilitas yang dibutuhkan oleh kantor. Maksudnya adalah agar apa yang di sediakan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh kantor. 

2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana kantor secara tepat dan efisien. 

3. Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap kali diperlukan oleh semua personel kantor. 

4. Sebagai alat kontrol bila persediaan perlengkapan kantor habis 

 PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA 

Sarana dan Prasarana merupakan hal-hal atau fasilitas yang mendukung akan berlangsungya kegiatan yang berkaitan dengan perkantoran. Sarana dan prasarna adalah dua hal yang berbeda tetapi sangat berkaitan erat. Dimana sarana adalah fasilitas yang dapat dilihat atau berwujud seperti gedungm, peralatan, mesin, kendaraan dan lain lain. Sedangkan prasarana adalah fasilitas yang tidak berwujud tetapi sangat menunjang pada suatu proses kerja seperti apresiasi ketika prestasi dalam mencapai kerja memuaskan, asuransi, fasilitas seperti rumah dinas. 

Menurut Harmon, sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan atau standar bagi orang-orang yang bekerja di kantor tersebut. 

Prasarana kantor ini akan membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku. Menurut pengertian yang didasarkan kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintahan Daerah maka sarana prasarana yaitu: 

1. Sarana kerja adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam mencapai sasaran yang ditetapkan, antara lain ruangan kantor, perlengkapan kerja dan kendaraan dinas.

2. Prasarana kerja adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi menunjang terselenggaranya suatu proses kerja aparatur dalam meningkatkan kinerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, seperti gedung kantor, rumah jabatan dan rumah instansi. 

JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR 

1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies) 

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu : 

1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas). 

o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran). 

o Berbentuk buku, antara lain : 

 Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris. 

 Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.  Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama. 

 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya. 

 Kamus (bahasa Indonesia dan asing). 

 Peta kota-kota besar. 

 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir. 

 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.  Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.  Buku catatan keuangan. 

 Buku objek wisata (brosur atau pamflet). 

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain : 

o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. 

o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama. 

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine) Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. 

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication) Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. 

4. Perabot Kantor (Office Furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. 

5. Interior Kantor (Office Arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. 

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) 

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja. 

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu : 

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya. Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya 

1. Tujuan Tata Ruang Kantor o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja. 

o Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna. 

o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 

o Memudahkan dalam pengawasan. 

o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan. 

o Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja. 

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor 

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. 

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. 

3. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan. 

1. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor 

1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain : 

 Asas jarak terpendek. 

 Asas rangkaian kerja. 

 Asas penggunaan seluruh ruangan. 

 Asas integrasi kegiatan. 

 Asas perubahan susunan tempat kerja.

 Asas keamanan dan kepuasan karyawan. 

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain : 

 Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan. 

 Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus. 

 Alur kerja harus sederhana. 

 Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya. 

 Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama. 

 Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung. 

 Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan. 

 Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela. 

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain : 

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu : 

 Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari. 

 Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi). 

 Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor. 

 Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja. . 

2. Sistem Warna 1.Macam-macam warna ada 3, yaitu : 

 Warna primer (warna pokok). 

 Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer). 

 Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder). 

2. Arti warna dan efek psikologis 

 Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.

 Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas. 

 Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang. 

 Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman. 

 Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku. 

 Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan. 

 Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif. 

 Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan. 

 Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas. 

 Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan. 

 Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang. 

3. Pertimbangan dalam memilih warna ruang 

 Ukuran ruang. 

 Lokasi bangunan. 

 Lokasi ruangan. 

 Tipe ruang.  Bentuk ruang. 

 Tinggi ruang. 

4. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai 

 Kantor lebih menarik dan menyenangkan. 

 Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan. 

 Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira. 

 Produktivitas kerja karyawan akan meningkat. 

 Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang. 

 Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan. 

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan. Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu : 

• Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis. 

• Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang. 

4. Sistem Penataan Suara Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain : 

 Konsentrasi karyawan terganggu. 

 Semangat kerja karyawan menurun. 

 Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan. 

 Karyawan tambah lelah. 

 Kesalahan kerja banyak terjadi.

3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain : 

1.Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain : 

o Agar barang tidak cepat rusak. 

o Agar tidak terjadi kehilangan barang. 

o Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. 

o Memudahkan dalam pengawasan. 

o Memudahkan dalam analisis barang. 

3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain : 

o Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. 

o Agar barang tidak mudah hilang. 

o Agar barang tidak kadaluarsa. 

o Agar barang tidak mudah susut. 

o Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. 

4. Inventarisasi Prasarana Kantor Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu : 

 Agar peralatan tidak mudah hilang. 

 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. 

 Memudahkan dalam pegecekan barang. 

 Memudahkan dalam pengawasan. 

 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. (Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59) 

KESIMPULAN 

Pencapaian kerja karyawan sangat di dukung dengan adanya fasilitas yang memadai dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan dalam menunjang kegiatan kantor. Fasilitas tersebut di bagi menjadi dua, yaitu sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana kantor merupakan aspek penting dalam kegiatan kantor karena hal ini akan sangat membantu karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Sarana adalah segala sesuatu yang berupa fisik sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang berupa non fisik yang menunjang dan menjadi pedoman dalam bekerja. Ketersediaan sarana dan prasarana sangat berpengaruh bagi kegiatan operasional kantor. Hal-hal yang perlu di perhatikan yaitu perlengkapan kantor, mesin kantor, alat komunikasi kantor, tataruang kantor, interior kantor. Dalam hal tataruang kantor pun perlu di perhatikan beberapa aspek seperti pencahayaan, warna, kebisingan dan suhu. Hal ini akan sangat berpengaruh kepada psikologi karyawan pada saat bekerja.

 DAFTAR PUSTAKA. 

Djojowirono. (2005), “Manajemen Konstruksi Edisi Keempat, Teknik Sipil” UGM, Yogyakarta. Kementerian Dalam Negeri. (2006). 

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintahan Daerah. 

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, ogyakarta : Liberty. 

Veithzal Rivai, 2004, “Manajemen Smber Daya Manusia Untuk Perusahaan”, Cetakan Pertama, Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada.

Apa tujuan standarisasi perabot kantor?

Apa keuntungan dari menggunakan perabot kantor?

Kriteria apa saja yang dibutuhkan untuk memilih perabot kantor yang baik?

Apa saja fungsi dari perabot kantor?