Mengapa dalam sebuah proyek konstruksi harus ada pengendalian waktu?

Setiap proyek tentu diharapkan bisa berjalan dengan baik dan mencapai hasil sesuai perencanaan. Untuk proyek-proyek yang merupakan pesanan konsumen, tentunya pihak kontraktor ingin agar proyek mencapai hasil sesuai harapan konsumen. Namun tak bisa dipungkiri ada beberapa hal tak terduga yang bisa saja terjadi dan proyek yang sedang dikerjakan tidak berjalan sesuai dengan perencanaan. Untuk mencegah hal itu, dibutuhkan pengendalian mutu proyek.

Pengendalian mutu proyek dapat dikerjakan oleh sebuah tim yang dikepalai oleh seorang manager. Sebelum proyek dimulai, tim hendaknya sudah dibentuk dan dilakukan penunjukan untuk mengepalai tim. Orang yang ditunjuk untuk menjadi manager harus disetujui oleh pemberi proyek. Manager pengendalian mutu ini nantinya akan melaporkan pekerjaan-pekerjaannya secara langsung kepada manager proyek.

Pengendalian mutu dalam sebuah proyek terdiri dari tiga langkah utama yakni perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas.

• Pada langkah perencanaan mutu dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan konsumen, kemudian dibuatlah rancangan proyek yang sesuai kebutuhan konsumen dan rancangan proses pembuatan proyek sesuai dengan rancangan proyek.
• Pada langkah pengendalian mutu, dilakukan identifikasi faktor-faktor yang harus diperhatikan, mengembangkan metode pengukuran mutu, mengembangkan standar, dan mengembangkan alat pengendalian mutu.
• Pada langkah peningkatan kualitas, dilakukan tindakan yang diperlukan bila terjadi ketidaksesuaian antara kondisi standar dan kondisi aktual di lapangan. Tindakan ini bisa berupa penyesuaian ataupun perbaikan.

Tim pengendalian mutu sebaiknya juga memiliki pedoman teknis pengendalian mutu yang disusun dengan cermat dan tentunya disepakati bersama. Adapun pedoman teknis pengendalian mutu ini berisi latar belakang dan pengertian pengendalian mutu dalam proyek, prosedur pengendalian mutu, strategi pengendalian mutu, sasaran pengendalian mutu, metodologi yang digunakan, tahapan pengendalian mutu, dan evaluasi kinerja. Pedoman teknis pengendalian mutu ini dapat dilengkapi pula dengan bagan atau skema alur pengendalian mutu dan alur pelaporan pengendalian mutu.

Metode Pengendalian Mutu

Berhasil atau gagalnya sebuah proyek sangat bergantung pada peran pengendalian dan pengawasan. Sebuah proyek yang sedang berjalan pasti akan mengalami penyimpangan atau perbedaan dari rencana yang sudah ditetapkan. Disinilah dibutuhkan campur tangan pengendalian dan pengawasan proyek.

Ada pun metode yang bisa digunakan untuk mengendalikan mutu suatu proyek bisa disesuaikan dengan jenis proyek dan kualitas yang diinginkan. Secara umum, ada 3 metode yang sering dipakai dalam pengendalian mutu suatu proyek.

1. Pemeriksaan dan Pengkajian

Pemeriksaan dan pengkajian dilakukan terhadap gambar konstruksi proyek, rancangan pembelian peralatan dan perlengkapan, model proyek, dan perhitungan desain.

1. Inspeksi dan Pemeriksaan Peralatan

Melakukan pemeriksaan dan melakukan uji coba untuk memastikan peralatan-peralatan yang digunakan dalam proyek bisa berfungsi dengan baik. Pemeriksaan bisa dilakukan saat peralatan baru saja diterima dari hasil pembelian. Pemeriksaan juga perlu dilakukan ketika instalasi peralatan sedang dikerjakan dan setelah instalasi selesai.

1. Melakukan Pengujian Dengan Sampling

Pengujian dengan sampling dapat dilakukan untuk memastikan kualitas material sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pengujian dengan sampling perlu dilakukan dengan berpegang pada beberapa prinsip yakni tepat waktu, efektif dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.

Pengujian sampling harus dilakukan tepat waktu supaya hasilnya bisa dimanfaatkan dengan maksimal untuk memberikan masukan-masukan bagi perbaikan kualitas proyek, khususnya pada bagian-bagian yang belum menyelesaikan pekerjaannya pada tahapan tertentu. Pengujian sampling harus dikerjakan dengan efektif dan efisien baik dari metode maupun instrumen yang digunakan supaya bisa mencapai titik-titik penting yang dapat memberikan gambaran umum pencapaian pelaksanaan proyek. Pengujian sampling tersebut harus bisa dipertanggungjawabkan secara jujur dan objektif, karena itu harus jelas pula metode yang digunakan, titik uji sampling yang diambil dan sasaran uji sampling.

Dokumen-dokumen Untuk Pengendalian Mutu

Dalam melaksanakan pekerjaan pengendalian mutu proyek dibutuhkan beberapa dokumen penting. Dokumen-dokumen ini menjadi acuan pengerjaan proyek sehingga pelaksanaan proyek dan hasil akhirnya sesuai dengan perencanaan. Adapun dokumen-dokumen tersebut meliputi:

Spesifikasi teknis berisikan uraian yang disusun dengan lengkap dan jelas mengenai suatu proyek yang hendak dikerjakan sehingga bisa mencapai harapan semua pihak yang terlibat di dalamnya.

Gambar kerja adalah gambar acuan yang dipakai untuk mewujudkan ide rancangan ke dalam bentuk fisik. Oleh karena itulah, setiap pihak yang terlibat dalam proyek harus bisa memahami gambar kerja yang telah dibuat. Gambar kerja yang benar-benar akurat dan detail akan sangat membantu mewujudkan sebuah proyek dengan tepat.

Gambar kerja yang dibuat oleh seorang arsitek dilengkapi pula dengan spesifikasi dan syarat teknik pengerjaan proyek yang lengkap, jelas dan teratur serta perkiraan biaya proyek dan perhitungan kuantitas proyek. Jika gambar kerja sudah diperiksa dan disetujui, barulah gambar kerja ini bisa digunakan dalam pengerjaan sebuah proyek.

Dokumen ini merupakan pedoman jaminan mutu dalam pelaksanaan sebuah proyek. Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa hasil akhir proyek sesuai dengan syarat-syarat teknis yang dicantumkan dan telah disepakati di dalam kontrak. Dokumen Rencana Mutu Kontrak atau RMK memang secara khusus dibuat untuk menentukan arah pengendalian proses pelaksaaan proyek sehingga didapat proyek yang berkualitas sesuai dengan harapan.

Memang ada begitu banyak dokumen administrasi yang menyertai sebuah proyek. Khususnya untuk pengendalian mutu proyek, dokumen yang dibutuhkan antara lain hasil uji lapangan, request work dan catatan-catatan.

Dokumen ini disusun untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengerjaan suatu proyek. Dokumen ini berisi petunjuk suatu proses kerja yang harus dikerjakan oleh tim-tim kerja atau kelompok-kelompok yang terlibat dalam proyek.

Pengendalian Langsung

Pengendalian mutu proyek bukanlah pekerjaan yang hanya dilakukan di belakang meja. Tim pengendalian mutu juga turun langsung ke lapangan. Metode pengendalian secara langsung di lapangan dilakukan untuk mengamati proses pengerjaan yang sebenarnya terjadi di lapangan. Pengendalian langsung terhadap pelaksanaan sebuah proyek dapat diatur dengan tata cara berikut ini.

• Pemantauan atau monitoring

Kegiatan pemantauan dilakukan dengan kunjungan ke masing-masing bagian proyek. Kunjungan ini untuk melakukan sampling pengendalian mutu tentang pelaksanaan proyek, penyiapan peralatan dan media yang dibutuhkan, serta penggunaan anggaran biaya yang telah ditetapkan.

Supervisi adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan satu tahapan pada proyek telah berjalan sesuai dengan mekanisme atau pedoman yang telah ditetapkan.

• Penguatan kapasitas pengerjaan

Kegiatan ini dilakukan untuk mendorong tingkatan pencapaian pekerjaan berdasarkan batasan-batasan waktu yang telah disepakati. Selain itu, kegiatan penguatan kapasitas ini juga dilakukan untuk mendorong meningkatnya kinerja sesuai dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian pada pengerjaan proyek.

Nah, dari uraian ini terlihat jelas pentingnya pengendalian mutu proyek terhadap keberhasilan sebuah proyek. Dengan memahami dan mempersiapkan pengendalian mutu proyek, maka sebuah proyek bisa dibilang sudah ada di jalan yang tepat untuk mencapai keberhasilan dan kualitas proyek yang sesuai dengan harapan.

        Pengendalian dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi, pemberian imbalan pencapaian tujuan.

        Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain:

1. Menentukan standard performansi misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya
2. Membandingkan performan aktual dengan performan standard
3. Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard

PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan  pengendalian biaya proyek

Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen. Secara umum sistem informasi manajemen proyek bertujuan

• Menyediakan informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.
• Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang lain  ke database proyek
• Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder.
• Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi, menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan mudah dibaca.

1. Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri.
2. Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user.

Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran kontrak (contract release) dimana contract administrator dari perusahaan menyiapkan dokumen yang menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi yang lain seperti perintah pembelian, permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu dibuat sebelum dilaksanakan.

Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk pengendalian biaya.

Analisis Kinerja/ Performansi Proyek

A. Analisis Biaya dan Jadwal

1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled),

yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran

2. ACWP (Actual Cost of Work Performed),

yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.

3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed),

yaitu ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value

Contoh menghitung BCWP:
Perusahaan PT KISS menerima tender dari PLN untuk pekerjaan melepas meteran lama di rumah-rumah dan mengganti dengan meteran sistem pula. Nilai kontrak dengan harga tetap sebesar Rp100 juta untuk pemasangan 100 meteran baru.
Beban biaya untuk pemasangan meteran baru adalah 100 juta/ 100 = 1 juta per unit.
PT KISS memperkirakan bahwa untuk memasang 5 unit unit meteran baru diperlukan waktu 1 hari.

Dengan demikian untuk menghitung nilai BCWS pada hari ke-5 adalah

5 x 5 x Rp1.000.000 = Rp25.000.000

Dengan demikian biaya yang dianggarkan sampai hari ke-5 adalah Rp25 juta. Atas dasar ini maka dapat ditentukan umur proyek yakni

(50 juta/ 12.5 juta) x 5 hari = 20 hari

Pada pelaksanaannya, ACWP dimisalkan dalam 5 hari terpasang 20 unit meteran baru dengan biaya

20 x Rp1 juta = Rp20 juta

BCWP dihitung dengan cara

20 unit x Rp 1 juta = 20 juta

4. Cost Variance (CV).

Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP)

Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus

5. Schedule Variance (SV).

Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS)

Besarnan ini menunjukkan apakah dalam pelaksanaan pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru melampaui jadwal. Bila SV bernilai positif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV bernilai negatif berarti terjadi keterlambatan.

6. Time Variance (TV).

Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau budgeted cost at status date (BCSD)

7. Cost Performance Index (CPI). 

Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual

8. Schedule Performan Index (SPI).

Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu.

Bilai nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang dianggarkan.

B. Analisis Teknis

Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintau ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb.

Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek

FCTC dihitung dengan cara:

BAC = Budgeted Cost To Complete atau biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai
BAC = BCWS pada saat proyek ditargetkan selesai

Anggaran yang tersisa untuk menyelesikan proyek

= Biaya toal – biaya yang sudah terpakai atau anggaran yang tersisa
= BAC – BCWP

 EAC = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa
 Atau

Masalah-masalah Dalam Pengendalian Proyek

1. Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya sementara faktor  performansi diabaikan.
2. Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti penting pengendalian
3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat
4. Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan terabaikannya salah satu proyek.
5. Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi
6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu.

*****