Como controlar vencimentos em Excel: Você realiza o controle de vencimentos de contratos, garantias, cobranças entre outras necessidades de uma empresa? Você sabia que é possível realizar esse tipo de controle através do Excel?
Acompanhe o tutorial que preparamos para você e veja como é fácil montar a sua planilha para controle de vencimentos de contratos. Mas antes se quiser fazer o download da planilha para mais fácil visualização, basta clicar no link abaixo:
[DOWNLOAD]
Passo a Passo: Como controlar vencimentos em Excel
Vamos abordar neste exemplo o vencimento de contratos. Na planilha utilizada em nosso exemplo, temos as seguintes informações:
- Número do contrato;
- Nome do cliente;
- Data de Contratação;
- Data de Vencimento:
- Dias Restantes;
- Vencimento Próximo;
- Vencido.
Destes campos preencheremos o número do contrato, nome do cliente, data de vencimento e data de contratação, os demais serão preenchidos automaticamente com o uso de fórmulas.
1º Passo: Inserindo a data atual na planilha
Para que a planilha possa realizar os cálculos de vencimentos dos contratos automaticamente, a primeira coisa que precisamos fazer é inserir no campo data atual a seguinte fórmula (conforme imagem acima): =HOJE().
Essa fórmula ficará responsável por informar na planilha a data atual do seu computador sempre que o Excel for aberto.
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2º Passo: Criando a fórmula para cálculo dos dias restantes
Seguindo em frente o nosso segundo passo será criar uma fórmula para a coluna “Dias Restantes”. Essa fórmula deverá diminuir a data informada na célula dia de vencimento do contrato pela data atual, obtendo como resultado os dias restantes de contrato.
Para isso, no nosso exemplo, utilizamos a seguinte fórmula:
Onde:
D4: Data de Vencimento;
B2: Data Atual
Observação: O símbolo “$” é utilizado no Excel para congelar valores, nesse caso precisamos fazer o seu uso para que o Excel entenda que a data atual é fixa e invariável com base no valor informado célula B2. Esse pequeno detalhe irá nos permitir inserir a fórmula apenas uma vez e arrastá-la até o final da coluna.
3º Passo: Criando a fórmula para identificação de vencimentos próximos
No terceiro passo, vamos criar a fórmula para a coluna “Vencimento Próximo”. Aqui definiremos que todo contrato com 30 ou menos dias para o vencimento deve ser notificado.
Para isso, utilizaremos a seguinte fórmula:
- =SE(E(E4<=30; E4>0);”X”; “”)
Onde:
SE: Função Condicional
E: Utilizado para indicar a existência de duas condições
E4: Número de dias restantes
<=30: Regra de Validação (É atendida quando a célula E4 é menor ou igual a 30)
E4>0: Regra de validação que complementa a anterior, indicado que o campo só será assinalado se além de menor ou igual a 30, for maior que 0. (Contratos com 0 dias ou menos serão considerados vencidos).
“X”: O que fazer quando a regra de validação for atendida
“”: O que fazer quando a regra de validação não for atendida
Com essa fórmula informamos ao Excel, quando ele deverá assinalar a coluna “Vencimento Próximo” nos alertando sobre contratos que precisam ser renovados.
Para alterar o período de validação, basta alterar o valor “30” para 60 ou 90, por exemplo.
4º Passo: Criando a fórmula para identificar vencimentos próximos
Por fim, temos a última coluna que deverá apenas ser assinalada quanto um contrato já estiver vencido. Nesse caso utilizarmos a seguinte fórmula:
Muito semelhante a fórmula anterior, ela indica que o campo “Vencido” deve ser assinalado sempre que E4 for igual ou menor que zero.
Veja o resultado no exemplo da imagem abaixo:
5º Passo: Formatação Condicional
Por fim, para melhorar a identificação visual dos contratos vencidos ou com vencimento próximo podemos fazer uso da formatação condicional.
Para isso, selecionaremos o intervalo de células para o qual aplicaremos a regra de formatação e logo após, seguiremos as instruções da imagem abaixo, veja:
Uma nova janela se abrirá, nela informaremos que toda vez que for encontrado um “X”, o Excel deverá preencher a célula em amarelo.
Repetiremos o processo na coluna “Vencido”, informando a cor vermelha. Veja o resultado final:
Gostou da nossa dica de Como controlar vencimentos em Excel? Então, aproveite a oportunidade e faça o download gratuito da planilha agora mesmo!
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Olá amigos!! Vocês lembram que já aprendemos sobre as funções de data no Excel, né? No post de hoje vamos trabalhar com a aplicação dessas funções… é muito importante saber quando usar uma função, sempre que requisitado e a melhor maneira é praticando!
Então vamos fazer uma breve retrospectiva das funções de data. Veja abaixo:
Função HOJE() – Retorna a data atual do computador.
=hoje()
Função DIA.DA.SEMANA() – Retorna ao dia da semana em forma numérica, onde: 1 = domingo; 2 = segunda; 3 = terça; 4 = quarta; 5 = quinta; 6=sexta; 7= sábado.
=dia.da.semana(B1)
Função AGORA() – Retorna ao dia e hora atuais do computador.
=agora()
Função DIAS360() – Retorna a diferença passada entre uma data e outra.
=dias360(A1;B1)
Vamos trabalhar uma aplicação bem simples, mas explicativa, para calcular o vencimento de produtos.
- Abra o Excel;
- Monte a Planilha abaixo;
- Para encontrarmos a data atual usaremos a função HOJE. Na célula C4, digite =hoje() e enter, assim aparecerá a data atual… repita nas demais células;
- Observem como ficou nossa coluna de data atual, lembrando que ela sempre se manterá atualizada:
- Agora vamos calcular os dias passados usando a função DIAS 360. Sempre que utilizarmos precisaremos de duas datas: uma data inicial, que em nosso caso é a data de fabricação e uma data final, que é a data atual.
- Façam o mesmo com as demais células
- Para facilitar ainda mais a compreensão do usuário, vamos acrescentar uma função SE, que estabelecerá que os produtos acima de 365 estarão “VENCIDOS” e caso não esteja esteja dentro do prazo, escreva “NO PRAZO”
Façam a mesma fórmula nas demais células, =SE(D5>365;”VENCIDO”;”NO PRAZO”); lembrando que SE os dias passados forem maiores que 365, então “VENCIDO” ou se não “NO PRAZO”. Vejam abaixo como ficou nossa planilha:
Esperam que tenham gostado do post!
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