Saat mengirim file, lebih baik mengirimkannya setidaknya dalam dua format untuk memastikan penerima dapat membukanya. Jika Anda telah membuat spreadsheet Excel, Anda harus menambahkan file PDF ke email tersebut, karena ini adalah salah satu format file yang paling umum
Menggunakan alat bawaan Excel, Anda dapat menyimpan spreadsheet Anda sebagai file PDF atau bahkan membagikannya melalui email. Selain itu, Anda dapat menggunakan alat online untuk mengonversi file Excel Anda ke PDF. Dalam artikel ini, kita akan mencermati setiap metode
Siapkan Spreadsheet
Saat mengonversi file Excel ke PDF, Anda mungkin akan kehilangan informasi, sel kosong yang tidak perlu, atau tabel yang terlihat aneh. Untuk menghindarinya, gunakan alat Tata Letak Halaman untuk menyetel area cetak, memilih orientasi halaman, atau menambahkan hentian halaman
Jika Anda berencana mengirim file ke rekan kerja, mungkin ada baiknya meluangkan waktu dan mengatur spreadsheet Excel Anda, sehingga Anda akan memiliki PDF yang terlihat rapi
1. Simpan File sebagai PDF
Jika Anda ingin mengonversi file Excel ke PDF, ini adalah metode termudah yang dapat Anda gunakan. Di Excel, buka menu File, klik Simpan sebagai, dan pilih lokasi. Buka menu tarik-turun dan pilih file PDF(*. pdf) pilihan. Lalu, klik Simpan
Di jendela Simpan Sebagai, klik tombol Opsi. Anda bisa memilih apakah Anda ingin menyimpan hanya lembar aktif atau seluruh buku kerja, rentang halaman, dan informasi mana yang harus disertakan Excel saat menyimpan file
Catatan. Sebelum menyimpan file, hapus semua baris kosong di spreadsheet Excel Anda, karena dapat merusak tampilan keseluruhan file PDF
2. Ekspor Spreadsheet sebagai PDF
Opsi ini mirip dengan yang pertama, karena Anda dapat mengekspor file sebagai PDF menggunakan alat Excel. Dari toolbar, buka tab File. Kemudian, pilih Ekspor dan klik Buat Dokumen PDF/XPS. Setelah Anda memilih lokasi file, klik Terbitkan, dan Excel akan mengubah spreadsheet menjadi file PDF
Tambahkan Terbitkan sebagai PDF ke Bilah Alat Anda
Jika Anda sering perlu menyimpan spreadsheet Excel sebagai PDF, Anda dapat menambahkan perintah Terbitkan sebagai PDF atau XPS ke bilah alat. Inilah cara Anda melakukannya
- Buka File > Opsi
- Di panel kiri, pilih Sesuaikan Bilah Alat Akses Cepat
- Atur Pilih perintah dari ke Semua perintah
- Dari daftar perintah, pilih Terbitkan sebagai PDF atau XPS dan klik Tambahkan
- Klik OK untuk menambahkan perintah
3. Bagikan File sebagai PDF
Excel juga memungkinkan Anda untuk membagikan spreadsheet sebagai PDF tanpa harus menyimpannya di komputer Anda. Pilih tab File dan klik Bagikan
Untuk mengunggah file ke akun OneDrive Anda, klik Bagikan dengan Orang. Selama Anda telah mengatur akun OneDrive Anda, dan Anda tidak kehabisan penyimpanan, Anda seharusnya tidak memiliki masalah berbagi file. Jika Anda ingin mengirimkannya melalui email, klik tombol Email dan pilih Kirim sebagai PDF
Perlu diingat, Anda dapat menggunakan opsi Kirim sebagai PDF jika Anda telah menghubungkan akun Outlook Anda
4. Gunakan Konverter Online
Jika Anda menggunakan komputer yang belum menginstal paket Office, Anda dapat menggunakan alat online untuk mengonversi spreadsheet Excel menjadi file PDF. Kami merekomendasikan menggunakan Cleverpdf. com
Untuk mengonversi file, cukup klik petak Excel ke PDF, unggah spreadsheet Anda, dan klik Mulai konversi. Setelah selesai, Anda dapat mengunduh PDF ke komputer Anda
Bagian terbaik tentang Cleverpdf adalah Anda dapat menggunakannya lebih banyak lagi, karena memiliki lebih dari 40 pengonversi gratis yang tertata rapi
Konversikan File Excel ke PDF dalam Waktu Singkat
Sekarang Anda tahu cara mengonversi file Excel ke PDF. Meskipun tidak sulit untuk dipelajari, akan semakin sulit ketika salah satu rekan kerja Anda meminta PDF, dan Anda harus segera menemukan petunjuk yang akurat secara online
Jika Anda ingin meningkatkan pengetahuan Excel Anda, ada beberapa situs web dan kursus gratis yang dapat Anda gunakan untuk menjadi master spreadsheet
Jika Anda ingin mengubah lokasi penyimpanan atau mengakses opsi file PDF lanjutan lainnya, Anda dapat mengeklik tautan Opsi lainnya tepat di bawah pemilihan jenis file
Ini akan membuka menu Save As dan Anda dapat menavigasi ke lokasi penyimpanan baru serta mengakses Opsi lanjutan untuk file PDF
Ekspor sebagai PDF
Saya tidak pernah benar-benar memperhatikan ini, tetapi ada opsi Ekspor di menu File
Ternyata, Anda bisa menggunakan ini untuk mengekspor file Anda sebagai PDF
Untuk Mengekspor file Excel Anda sebagai PDF
- Buka tab File
- Buka tab Ekspor
- Pilih Buat Dokumen PDF/XPS
- Tekan tombol Buat PDF/XPS
Ini akan membuka menu Publikasikan sebagai PDF atau XPS, yang persis seperti menu Simpan Sebagai dan Anda dapat memilih lokasi untuk menerbitkan serta mengakses Opsi PDF lanjutan
Publikasikan sebagai Perintah Bilah Alat Akses Cepat PDF
Anda dapat menambahkan perintah terbitkan sebagai PDF ke bilah alat akses cepat untuk menghindari langkah membuka tab File
Klik kanan di mana saja pada bilah alat akses cepat dan pilih Sesuaikan Bilah Alat Akses Cepat dari menu
Ini akan membuka menu Opsi Excel dan Anda dapat menambahkan perintah Terbitkan sebagai PDF atau XPS dari sini
- Pastikan Anda berada di tab Bilah Alat Akses Cepat di menu Opsi
- Pilih Semua Perintah
- Gulir ke bawah dan pilih Terbitkan sebagai PDF atau XPS
- Tekan tombol Tambah untuk menambahkan perintah ke pilihan perintah Bilah Alat Akses Cepat
- Tekan tombol OK
Sekarang Anda dapat menggunakan perintah ini dari Bilah Alat Akses Cepat untuk menerbitkan file Excel Anda sebagai dokumen PDF
Email sebagai Perintah Toolbar Akses Cepat Lampiran PDF
Ini adalah salah satu favorit saya dalam daftar karena melakukan dua hal untuk Anda. Ini akan mengonversi file Excel Anda ke PDF dan kemudian membuat pesan email baru dengan lampiran PDF
Semua tanpa perlu kode apa pun
Ini sangat berguna jika Anda perlu mengirim email file Anda sebagai PDF
Sekali lagi, klik kanan pada bilah alat akses cepat dan pilih Sesuaikan Bilah Alat Akses Cepat dari menu
Di menu Opsi Excel dan Anda dapat menambahkan E-mail sebagai perintah Lampiran PDF
- Pastikan Anda berada di tab Bilah Alat Akses Cepat di menu Opsi
- Pilih Semua Perintah
- Gulir ke bawah dan pilih Email sebagai Lampiran PDF
- Tekan tombol Tambah untuk menambahkan perintah ke pilihan perintah Bilah Alat Akses Cepat
- Tekan tombol OK
Ini akan menempatkan E-mail sebagai perintah Lampiran PDF ke toolbar akses cepat Anda
Saat Anda menekan perintah ini, secara otomatis akan membuat email Outlook baru dengan baris subjek dari nama buku kerja Excel. PDF dari file Excel yang dikonversi juga akan ditambahkan sebagai lampiran
Ini akan menghemat banyak klik
Konversikan File ke PDF di Power Automate
Semua opsi sebelumnya untuk mengonversi file Excel Anda ke PDF sangat bagus dan akan menghemat klik yang berharga, tetapi tidak otomatis
Ada tindakan Power Automate yang dapat mengonversi file ke PDF. Ini berarti Anda dapat mengonversi file PDF sebagai bagian dari beberapa proses otomatis
Anda dapat menggunakan ini untuk melakukan hal-hal seperti membuat dan mengirim faktur PDF secara otomatis melalui email di akhir bulan
File yang ingin Anda konversi perlu disimpan di OneDrive
Anda perlu menambahkan dua tindakan ke otomatisasi Anda. Yang pertama mengonversi file dan yang kedua membuat file
- Tambahkan tindakan konversi file dari konektor OneDrive
- Pilih file yang ingin Anda konversi
- Pilih PDF sebagai jenis Target untuk konversi
- Tambahkan tindakan Buat file dari konektor OneDrive
- Pilih folder tempat Anda ingin membuat PDF
- Beri nama file PDF Anda. Pastikan untuk mengakhiri nama dengan. ekstensi pdf
- Tekan tombol konten dinamis dan tambahkan konten dinamis untuk konten File menggunakan konten yang dibuat dari tindakan Konversi file OneDrive
Kesimpulan
Mengonversi file Excel Anda ke PDF adalah tugas umum
Untungnya itu cukup mudah dan ada beberapa opsi yang tersedia
Ada juga opsi Power Automate untuk mengonversi Excel ke PDF yang berarti Anda dapat membuat proses otomatis yang mengonversi file Anda ke PDF