1 BUKU KERJA PENDAMPING PKH DIREKTORAT JAMINAN SOSIAL DIREKTORAT JENDERAL PERLINDUNGAN DAN JAMINAN SOSIAL KEMENTERIAN SOSIAL RI 2013
2
3 DATA PRIBADI NAMA :... No. Registrasi :... Wilayah Dampingan : Alamat lengkap, Rumah : Telp. Rumah/HP :.../... Kantor : Telp/Fax. Kantor :.../ Foto 3X4
4
5 BUKU KERJA PENDAMPING PKH Naskah BUKU KERJA PENDAMPING PKH ini merupakan edisi revisi terbitan tahun 2012.
6 KATA PENGANTAR. Untuk mensukseskan Program Keluarga Harapan (PKH), diperlukan adanya pendampingan yang berkelanjutan. Pendampingan ini sangat penting karena, sebagian besar orang miskin tidak memiliki kekuatan dan kemampuan yang cukup untuk memperjuangkan hak mereka. Untuk itu mereka membutuhkan pendamping yang akan membantu mereka mendapatkan hak dan melaksanakan kewajibannya dalam PKH. Beberapa alasan diperlukannya pendampingan bagi peserta PKH (a) PKH merupakan salah satu cikal bakal sistem perlindungan sosial bagi peserta PKH yang dilakukan secara berkelanjutan; (b) Pendampingan memberikan ruang tanpa batas bagi Peserta PKH untuk dapat saling belajar dan bertanggung jawab atas komitmen yang telah disepakati dan; (c) Memperkuat modal sosial bagi PKH terutama dibidang pendidikan dan kesehatan, disamping itu Pendamping juga berperan sebagai motivator, fasilitator dan advokator bagi peserta PKH. Guna memantapkan proses pendampingan bagi peserta PKH dan untuk menunjang kinerja Pendamping, maka diperlukan sebuah panduan praktis dan sederhana berupa Buku Saku Pendamping PKH. Jakarta, Juli 2013 Direktur Jaminan Sosial Emmy Widayanti
7
8 DAFTAR ISI DATA PRIBADI... iii KATA PENGANTAR... v DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL... ix PENGETAHUAN TENTANG PKH... 1 Apakah PKH itu?... 1 Apakah Tujuan PKH... 1 Apa Sajakah Komponen PKH?... 1 PENDAMPINGAN Mengapa PKH Membutuhkan Pendamping? Siapa Pendamping PKH Nilai Etik Apa Sajakah yang Menjadi Anutan bagi Pendamping PKH? Kemanakah Pendamping Harus Melapor? Berapakah Jumlah Pendamping Tiap Kecamatan? Dimanakah Lokasi Kantor Pendamping? Apa yang Menjadi Tugas Pendamping PKH? vii
9 Lampiran LAPORAN KEGIATAN Formulir Verifikasi Komitmen PKH Komponen Pendidikan Formulir Verifikasi Komitmen PKH Komponen Kesehatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pertemuan Kelompok Standar Operasional Prosedur (SOP) Koordinator Persiapan Pertemuan Awal Standar Operasional Prosedur (SOP) Distribusi Formulir Verifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Validasi Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Cetak Formulir Verifikasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Perbaikan Data RTSM Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemutakhiran Data Rutin Status RTSM Standar Operasional Prosedur (SOP) PemutakhiranRutin Data Verifikasi viii
10 DAFTAR TABEL Table 1.1 Skenario Bantuan... 5 Table1.2. Variasi Nominal yangditerima Peserta... 6 Table1.3. Uraian Bantuan Peserta PKH Table1.4. Sanksi Bagi Peserta PKH Table1.5. Kegiatan AdministrasiVerifikasi Table1.6. Catatan Harian Pendamping Table1.7. Daftar Kontrol Pembayaran Tabel 1.8. Data RTSM ix
11 x
12 PENGETAHUAN TENTANG PKH Apakah PKH itu? Program Keluarga Harapan (PKH) adalah program yang memberikan bantuan tunai bersyarat kepada Rumah Tangga Sangat Miskin/ Keluarga Sangat Miskin (RTSM/KSM). Apakah Tujuan PKH? Tujuan umum PKH adalah meningkatkan kualitas sumber daya manusia, dan mengubah pandangan, sikap, serta perilaku RTSM/KSM untuk lebih dapat mengakses layanan kesehatan dan pendidikan yang diharapkan dapat memutus rantai kemiskinan. Tujuan tersebut sekaligus sebagai upaya mempercepat pencapaian target MDG s. Secara khusus tujuan PKH adalah: 1. Meningkatnya status kesehatan dan gizi ibu hamil, ibu melahirkan, ibu nifas, anak balita dan anak usia 5-7 tahun yang belum masuk sekolah dasar (anak pra sekolah atau disingkat apras) dari RTSM; 2. Meningkatnya akses dan kualitas pelayanan pendidikan dan kesehatan, khususnya bagi anak-anak RTSM; 3. Meningkatnya taraf pendidikan anak-anak RTSM. Apa Sajakah Komponen PKH? Komponen PKH adalah: 1. Pelayanan kesehatan dan 2. Pelayanan pendidikan. 1
13 Siapa yang Berhak Menerima Bantuan PKH? Penerima bantuan PKH yang selanjutnya disebut peserta PKH adalah RTSM/KSM yang berdomisili di lokasi terpilih yang memiliki satu atau beberapa kriteria: 1. Memiliki Anak SD/Madrasah Ibtidaiyah/Sederajat. 2. Memiliki Anak SMP/Madrasah Tsanawiyah/Sederajat. 3. Memiliki Anak usia 7-18 tahun yang belum menamatkan pendidikan dasar. 4. Memiliki Ibu hamil/melahirkan/nifas, dan atau 5. Memiliki anak balita. 6. Memiliki Anak usia 5-7 tahun (Anak Pra Sekolah) Guru, pendamping dan anak-anak penerima PKH Apa Syarat Penetapan Penerima Bantuan PKH? Calon Penerima bantuan terpilih wajib menandatangani persetujuan pada formulir validasi untuk mematuhi ketentuan PKH (sesuai dengan yang tercantum dalam pedoman umum) sebagai berikut: 2
14 1. Memeriksakan kandungan bagi ibu hamil ke fasilitas kesehatan sesuai dengan protokol pelayanan kesehatan dasar. 2. Melakukan pemeriksaan paska persalinan untuk ibu nifas sesuai dengan protokol pelayanan kesehatan dasar. 3. Mengantarkan anak usia 0-5 tahun ke fasilitas kesehatan sesuai dengan protokol pelayanan kesehatan dasar. 4. Mengantarkan anak usia lebih kecil dari 7 tahun yang belum sekolah ke pusat pelayanan kesehatan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. 5. Mendaftar dan menyekolahkan anak usia 7-15 tahun serta anak usia tahun yang belum menyelesaikan pendidikan dasar 9 tahun. Pendamping, Penerima PKH dan kondisi rumahnya 3
15 Siapakah Penerima Bantuan PKH? Penerima bantuan PKH adalah Ibu pengurus rumah tangga atau wanita dewasa yang mengurus anak pada rumah tangga yang bersangkutan. Jika tidak ada Ibu maka: nenek, tante/bibi, atau kakak perempuan dewasa dapat menjadi penerima bantuan. Karenanya, pada kartu kepesertaan PKH pun akan tercantum nama ibu/wanita yang mengurus anak, dan BUKAN kepala rumah tangga. Dalam keadaan yang sangat khusus bantuan dapat diterima oleh Kepala Rumah Tangga yang dilengkapi surat keterangan dari Pendamping dan diketahui Kepala Desa. Pendamping dan jajaran pelayanan kesehatan 4
16 Berapakah Besaran Bantuan yang diterima Peserta PKH? Besaran bantuan tunai yang diterima oleh peserta PKH bervariasi berdasarkan jumlah anggota keluarga yang dihitung menurut ketentuan penerimaan bantuan, baik komponen kesehatan maupun pendidikan. Di kemudian hari besaran bantuan akan bisa berubah sesuai dengan kondisi keluarga saat itu atau peserta PKH tidak dapat memenuhi syarat yang ditentukan. bila
17 Catatan: Bantuan terkait kesehatan berlaku bagi peserta PKH dengan anak di bawah 7 tahun dan/atau ibu hamil/nifas. Besar bantuan ini tidak dihitung berdasarkan jumlah anak. Tabel 1. Skenario Bantuan Skenario Bantuan Bantuan per RTSM/KSM/tahun Bantuan tetap Rp Bantuan bagi RTSM yang memiliki : a. Anak usia di bawah 6 tahun b. Ibu Hamil/Menyusui c. Anak peserta pendidikan setara SD/MI d. Anak peserta pendidikan setara SMP/MTs Rp Rp Rp Rata-rata bantuan per RTSM Rp Bantuan minimum per RTSM Rp Bantuan maksimum per RTSM Rp
18 Berapakah Variasi Nominal Bantuan yang Diterima Peserta PKH? No NOMINAL BANTUAN/ TAHUN Tabel 2. Variasi Nominal Yang Diterima Peserta BANTUAN TETAP BUMIL/ NIFAS/ BALITA BANTUAN BERDASARKAN KOMPONEN* ANAK SD ANAK SMP KETERANGAN Bila 1 anak SD Bilai ada bumil/nifas/balita Bila 2 anak SD Bilai 1 anak SMP Bila ada bumil/nifas/balita dan 1 anak SD Bila 1 anak SD dan 1 anak SMP Bila 3 anak SD Bila ada bumil/nifas/balita dan 1 anak SMP Bila ada bumil/nifas/balita dan 2 anak SD Bila 2 anak SD dan 1 anak SMP Bila 2 anak SMP Bila ada bumil/nifas/ balita dan 1 anak SD dan 1 anak SMP Bila ada bumil/nifas/balita dan 3 anak SD Bilai 3 anak SD dan 1 anak SMP Bila 1 anak SD dan 2 anak SMP Catatan: Apabila anggota peserta PKH melampaui jumlah yang disyaratkan sebagaimana tabel diatas, maka jumlah bantuan maksimal yang diperoleh adalah Rp ,-/tahun. 8
19 Berapakah Nominal Bantuan yang diterima Peserta PKH dalam 4 Tahapan, dari variasi jumlah bantuan minimal hingga bantuan maksimal? Tabel 3. Uraian Bantuan Peserta PKH Variasi 1 URAIAN BANTUAN BANTUAN Rp /tahun tahap 1 tahap 2 tahap 3 tahap 4 Komponen Program 125, , , ,000 Bantuan Tetap , Total Terima 125, , , ,000 Variasi 2 URAIAN BANTUAN Komponen Program BANTUAN Rp /tahun tahap 1 tahap 2 tahap 3 tahap 4 250, , , ,000 Bantuan Tetap , Total Terima 250, , , ,000 9
20 Variasi 3 URAIAN BANTUAN Komponen Program BANTUAN Rp /tahun tahap 1 tahap 2 tahap 3 tahap 4 375, , , ,000 Bantuan Tetap , Total Terima 375, , , ,000 Variasi 4 URAIAN BANTUAN Komponen Program BANTUAN Rp /tahun tahap 1 tahap 2 tahap 3 tahap 4 500, , , ,000 Bantuan Tetap , Total Terima 500, , , ,000 10
21 Variasi 5 URAIAN BANTUAN Komponen Program BANTUAN Rp /tahun tahap 1 tahap 2 tahap 3 tahap 4 625, , , ,000 Bantuan Tetap , Total Terima 625, , , ,000 Catatan: 1. Bantuan Tetap dibayarkan pada pembayaran tahap kedua 2. Untuk lokasi baru pembayaran diatur tersendiri oleh UPPKH Pusat 11
22 Apakah Sanksi bagi Peserta PKH yang tidak memenuhi komitmen? Apabila peserta tidak memenuhi komitmennya, maka berlaku ketentuan sebagai berikut: 1. Pengurangan bantuan adalah 10% setiap bulannya sebelum pembayaran periode berikutnya. 2. Peserta tidak akan menerima bantuan jika seluruh anggota tidak memenuhi kewajiban selama 3 bulan berturut-turut. Rincian sebagai berikut: Tabel 4. Sanksi Bagi Peserta PKH Anggota Rumah Tangga Tidak memenuhi komitmen 1 bulan 2 bulan 3 bulan Seluruh 10% 10% 100% Sebagian/Tanggung Renteng 10% 10% 10% Apa Yang Harus Pendamping Validasi? Lakukan Pada Saat 1. Melaporkan ke UPPKH Kab/Kota bahwa calon peserta PKH tersebut sesuai atau tidak sesuai dengan kriteria komponen kesehatan dan pendidikan. 2. Hasil validasi Pendamping disampaikan ke UPPKH Kabupaten/ Kota untuk dilaporkan ke UPPKH Pusat.
23 Bagaimana Jika Ada Keluarga yang Mengaku Sangat Miskin Namun Bukan Peserta PKH? 1. Pendamping perlu menjelaskan bahwa hanya RTSM/KSM yang memenuhi ketentuan/kriteria yang disyaratkan Badan Pusat Statistik (BPS) dan tercantum dalam data PPLS 2011, berhak menjadi peserta PKH. 2. Pendamping mencatat dan merekap formulir pengaduan yang telah diisi oleh pihak pengadu. 3. Pendamping melaporkan kepada UPPKH Kabupaten/Kota setiap kasus pengaduan di daerahnya. Bagaimana Prosedur Pengaduan? Sistem Pengaduan Masyarakat (SPM) PKH berfungsi untuk mengakomodasi segala jenis pengaduan yang terkait dengan pelaksanaan PKH dan penanganan penyelesaiannya. Banyaknya pengaduan yang dilaporkan dari suatu daerah bukanlah indikasi kegagalan pelaksanaan PKH didaerah tersebut, namun harus dipahami sebagai suatu proses dan itikad baik yang akan sangat bermanfaat bagi penyempurnaan dan kelancaran pelaksanaan PKH. Sistem pengaduan masyarakat yang baik akan menjamin: 1. kepuasan penerima manfaat dan masyarakat umum, 2. diterimanya informasi secara akurat dan tepat waktu sehingga dapat segera dilakukan perbaikan yang diperlukan dalam pelaksanaan PKH. Rincian kegiatan ini dapat dilihat pada buku Pedoman Ketika kita berhenti belajar, kita berhenti memimpin (Rick Warren)
24 Siapakah yang Menangani Pengaduan? Pendamping PKH memiliki peranan dalam memfasilitasi proses pengaduan dengan aktif mencari permasalahan yang timbul di tingkat masyarakat, baik peserta PKH maupun non peserta PKH lewat pertemuan bulanan dengan ketua kelompok penerima, penyedia layanan pendidikan dan kesehatan, aparat pemerintahan maupun peserta PKH setempat. Lewat diskusi dan pertemuan tersebut, diharapkan Pendamping dapat memberi masukan, solusi, maupun membantu para pihak melakukan koordinasi dengan pihak terkait lainnya untuk menyelesaikan masalah yang diadukan. Jika hal ini belum cukup, maka Pendamping PKH akan membantu para pihak yang ingin melakukan pengaduan ke tingkat yang lebih tinggi menggunakan sistem dan prosedur pengaduan yang telah ada. Bagaimana Penangganan Pengaduan Dapat Diselesaikan? Tujuan utama prosedur pengaduan dibuat untuk memberi kemudahan akses bagi siapa saja mengadukan masalah maupun temuan dan hal-hal yang berkenaan dengan PKH secara cepat. Proses ini pun disusun agar tidak ada para pihak yang merasa terintimidasi atas laporan/aduan yang diberikannya tersebut. Penanganan pengaduan secara tepat dan cepat di tingkat lokal merupakan tindakan yang diharapkan, namun jika tidak memungkinkan maka dapat dibuatkan pengaduan yang akan dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi. Secara detail tahapan jenjang pengaduan dapat
25 dilihat pada buku pedoman operasional SPM. Bagaimana Menyampaikan Pengaduan? Peserta PKH dan masyarakat umum, termasuk media, LSM, dan sebagainya, dapat menyampaikan pengaduan baik secara langsung dengan mengisi formulir pengaduan yang ada di UPPKH kab/kota melalui Pendamping. Apakah Ada Alat yang Digunakan dalam Proses Ini? PKH telah membuat lembar pengaduan resmi yang dapat diperoleh dengan mudah di tingkat terendah sekalipun (desa). Lembar pengaduan ini (lihat lebih lanjut Pedoman Pengaduan Masyarakat SPM) dapat diisi dan dikirimkan ke alamat yang telah ditunjuk untuk ditindaklanjuti secepatnya. Bagaimana Jika Pendamping yang Memiliki Masalah? Jika pendamping memiliki masalah terkait dengan dirinya, maka Pendamping dapat menyampaikan pengaduan dan melakukan konsultasi langsung ke kantor UPPKH Kabupaten/Kota atau UPPKH Pusat melalui cara-cara penyampaian pengaduan yang dijelaskan dalam buku Sistem Pengaduan Masyarakat (SPM). Jika konsultasi langsung tidak menyelesaikan masalah, maka pendamping dapat mengisi formulir Pengaduan bukan peserta PKH (formulir C-2). Penyelesaian pengaduan lewat formulir ini akan ditangani oleh UPPKH Pusat.
26 PENDAMPINGAN Mengapa PKH Membutuhkan Pendamping? Pendamping dibutuhkan karena: 1. Sebagian besar RTSM/KSM mempunyai keterbatasan kemampuan dalam memperjuangkan haknya. Untuk itu dibutuhkan pendampingan, dalam membantu mendapatkan haknya yangpatut mereka peroleh dari PKH. 2. Pendamping membantu tugas-tugas UPPKH mendeteksi segala permasalahan dan melakukan tindak lanjut dalam waktu cepat. Siapa Pendamping PKH? Pendamping PKH adalah seseorang yang direkrut dan ditetapkan oleh Kementerian Sosial RI untuk melaksanakan tugas-tugas pendampingan PKH, dan terikat dengan Surat Keputusan Direktur Jaminan Sosial, Ditjen Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial RI. Pendamping adalah MATA dan TELINGA bagi PKH. Untuk memberi jaminan dalam proses kerja di lapangan, Kementerian Sosial mewajibkan setiap Pendamping untuk mengasuransikan diri dengan dana yang diberikan. Nilai etik apa sajakah yang menjadi anutan bagi Pendamping PKH? Nilai etik Pendamping dalam pendampingan pserta PKH meliputi:
27 1. Bersikap sabar 2. Mendengarkan Dan Tidak Mendominasi 3. Menghargai Dan Rendah Hati 4. Mau Belajar 5. Bersikap Sederajat 6. Bersikap Akrab Dan Melebur 7. Tidak menggurui 8. Berwibawa 9. Tidak Memihak, Menilai Dan Mengkritik 10. Bersikap terbuka dan positif Kemanakah Pendamping Harus Melapor? Secara kelembagaan, Pendamping harus melaporkan seluruh kegiatan dan permasalahannya ke Sekretariat UPPKH Kabupaten/Kota (Dinas Sosial) dan Koordinator wilayah. Berapakah Jumlah Pendamping Tiap Kecamatan? Jumlah pendamping disesuaikan dengan jumlah peserta PKH yang terdaftar di setiap kecamatan. Sebagai acuan, setiap pendamping akan mendampingi antara 150 s/d 500 RTSM/KSM peserta PKH sesuai dengan kondisi geografis di setiap daerah. Selanjutnya setiap kecamatan yang memiliki Pendamping lebih dari satu orang terdapat seorang koordinator Pendamping. Jumlah Rasio pendamping dapat berubah sesuai dengan Perkembangan yangada. Dimanakah Lokasi Kantor Pendamping? Lokasi kantor pendamping terletak di UPPKH Kecamatan yang
28 berada di Kantor Camat atau di tempat lain yang disediakan oleh Pemerintah Daerah ( PEMDA). Apa yang Menjadi Tugas Pendamping PKH? Tugas pendamping meliputi 1. Tugas Pokok 2. Tugas Pengembangan PendampingPKH; dan 3. Tugas penunjang. Apa saja yang menjadi Tugas Pokok Pendamping PKH? A. Tugas Pokok meliputi : 1. Tugas Persiapan Program. Tugas persiapan program yaitu: Kegiatan yang dilaksanakan sebelum pembayaran pertama diberikan kepada peserta PKH, yang terdiri dari : a. Sosialisasi Program PKH tingkat kecamatan : 1) Koordinasi dan sosialisasi kepada pihak kecamatan, kelurahan, RW, RT, dan tokoh masyarakat. 2) Koordinasi dan sosialisasi kepada UPTD Kesehatan dan UPTD Pendidikan. 3) Melakukan sosialisasi terhadap masyarakat umum. b. Menyelenggarakan pertemuan awal dengan seluruh calon peserta PKH, dengan rincian sebagai berikut : 1) Mempersiapkan pertemuan a) Mengambil undangan calon penerima PKH dan data calon penerima PKH. b) Melakukan koordinasi dengan aparat setempat untuk menetapkan waktu menyiapkan fasilitas
29 tempat pertemuan, dan sarana yang diperlukan. c) Membagikan undangan untuk calon peserta PKH, UPTD Kesehatan, UPTD Pendidikan, aparat setempat, dan tokoh masyarakat. d) Membuat daftar hadir pertemuan. 2) Menyelenggarakan Pertemuan Awal a) Memastikan peserta pertemuan hadir (calon peserta PKH, UPTD Kesehatan, UPTD pendidikan, pendamping, aparat pemerintah,dan tokoh masyarakat) b) Mempersilakan peserta untuk mengisi daftar hadir c) Mencatat peserta pertemuan yang tidak hadir. d) Memperhatikan peserta pertemuan yang bukan calon peserta PKH (1) Jika peserta PKH diwakilkan kehadirannya, maka wakil peserta tersebut tidak dapat menandatangani formulir validasi, karena formulir harus ditandatangani oleh peserta PKH. (2) Pendamping dapat menginformasikan kepada wakil dari peserta PKH untuk dapat meninggalkan pertemuan dan pertemuan di lain waktu. menawarkan e) Melakukan validasi yaitu proses pengecekan data calon peserta PKH kedalam sistem aplikasi yang telah disiapkan. f) Membagi dan membentuk kelompok peserta PKH yang beranggotakan peserta PKH, dengan
30 memperhatikan hal-hal berikut : (1) Mengidentifikasi penerima bantuan PKH berdasarkan kedekatan tempat tinggal. (2) Jika memungkinkan mengidentifikasi peserta PKH berdasarkan bidang kesehatan dan pendidikan. g) Memfasilitasi pemilihan Ketua Kelompok peserta PKH: (1) Menjelaskan peran Ketua Kelompok secara jelas. (2) Meminta masing-masing kelompok mengidentifikasi satu orang atau lebih yang mewakili kelompok tersebut sebagai ketua (diutamakan yang dapat membaca dan menulis). (3) Melakukan pemilihan ketua kelompok dengan memperhatikan: (a) Jika calon ketua lebih dari satu orang, bisa dilakukan pemungutan suara secara cepat dan rahasia. (b) Jika hanya satu orang, maka yang bersangkutan menjadi ketua. (c) Jika tak ada seorang pun yang dipilih, maka pendamping harus merekomendasi- kan satu kandidat atau lebih berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada sesi sebelumnya. 3. Tindak Lanjut pertemuan awal a) Mengunjunggi calon peserta yang tidak hadir
31 pada pertemuan awal untuk melakukan validasi. b) Membuat laporan hasil pertemuan kepada UPPKH Kabupaten/Kota selambat-lambatnya satu minggu setelah pertemuan berakhir dengan melampirkan daftar hadir peserta PKH, daftar hadir undangan, dan catatan kegiatan pertemuan. c) Mendampingi kunjungan pertama peserta PKH ke puskesmas, posyandu, dan jaringan kesehatan lainnya. d) Mendampingi kunjungan ke sekolah yang akan menerima peserta didik peserta PKH B. Tugas Rutin Pendamping PKH Tugas rutin pendamping adalah tugas keseharian yang harus dilakukan secara intensif. Tugas rutin ini dialokasikan dalam waktu empat hari kerja antara hari Senin s/d Kamis. Tugas Rutin pendamping meliputi : 1. Melakukan Pemutakhiran Data Pemutkhiran dilakukan apabila : a. Perubahan struktur keluarga/penerima bantuan PKH, baik dari segi penambahan atau pengurangan tanggungan maupun perubahan status pendidikan. b. Perpindahan sekolah/pindah kelas c. Perpindahan alamat d. Kesalahan identitas Pemutakhiran dilakukan dengan cara : a. Mengisi form pemutakhiran yang telah disediakan dengan menyertakan bukti yang terkait dengan
32 perubahan. b. Melaporkannya ke UPPKH Kabupaten/Kota untuk dientry ke pusat. 2. Memfasilitasi dan menyelesaikan kasus Pengaduan. Pendamping menerima pengaduan, menyelesaikan maupun meneruskannya ke tingkat yang lebih tinggi untuk mendapatkan solusi. 3. Mengunjungi Rumah Peserta PKH jika dalam pertemuan kelompok ada peserta PKH yang tidak bisa datang dan tidak memenuhi komitmen, maka Pendamping wajib melakukan kunjungan ke rumah peserta PKH. 4. Melakukan koordinasi dengan aparat setempat dan pemberi pelayanan pendidikan dan kesehatan. Tugas koordinasi dengan aparat setempat dilakukan Pendamping ketika akan turun pencairan bantuan, pertemuan kelompok dan pemberian sangsi kepada peserta PKH yang tidak memenuhi komitmen. 5. Melakukan pertemuan bulanan dengan Ketua Kelompok dan seluruh peserta PKH. Pertemuan rutin memiliki beberapa fungsi yang melibatkan Pendamping dan ibu ketua kelompok penerima secara aktif,yaitu: a. Sebagai media untuk melaksanakan kegiatan sosialisasi, yaitu upaya internalisasi program yang diberikan kepada peserta PKH. b. Sebagai upaya mendeteksi masalah-masalah yang ada di lapangan sehingga dapat diselesaikan sesuai dengan koridor yang telah disepakati bersama (lihat Pedoman b. Sistem Pengaduan Masyarakat) maupun dilaporkan
33 ke UPPKH Daerah untuk ditindaklanjuti. c. Sebagai ajang curah pendapat bagi ibu peserta PKH. Pertemuan ini dilakukan sebulan sekali sesuai jadwal yang telah disepakati antara Pendamping dan Pemimpin Kelompok peserta PKH. Lingkup kegiatan pertemuan bulanan ini adalah: a. Memperbaharui informasi perkembangan dan pencapaian program. b. Melakukan pemutakhiran data peserta PKH, dan validasi atas perubahan tersebut yang didukung oleh fakta-fakta yang ada. c. Menerima dan menggali keluhan yang menjadi permasalahan yang dihadapi peserta PKH. d. Memberi motivasi pada peserta agar tetap aktif menjalankan tugasnya memenuhi komitmen. 6. Melakukan Temu Kunjung bulanan dengan Petugas Kesehatan dan Pendidikan di lokasi pelayanan. Kegiatan Temu Kunjung dilaksanakan minimal sebulan sekali dan bertempat di unit pelayanan (sekolah/puskesmas yang dipilih secara rotasi atau berdasar kemudahan akses) oleh Pendamping dan Penyedia Layanan terkait (pendidikan atau kesehatan) di wilayah kecamatan masing-masing. Lingkup kegiatan meliputi : Diskusi dan berbagi pengetahuan untuk mengetahui perkembangan pelayanan dan program PKH, sebagai sarana untuk:
34 a. Informasi ketersediaan pelayanan Fasilitas Kesehatan (Faskes) dan Fasilitas Pendidikan (Fasdik): 1) Apakah perangkat pelayanan memadai? Jika tidak, masalah apa yang dihadapi saat menerima pelayanan? 2) Apakah masalah yang dihadapi dapat diatasi : Jika dapat, bagaimana solusinya; sedangkan jika tidak, langkah apa yang akan dilakukan? 3) Bagaimana perkembangan pelayanan sebelum dan setelah PKH berjalan, apakah memiliki kecenderungan semakin meningkat, stagnan atau menurun? Apakah ada penjelasan mengenai hal tersebut? 4) Bagaimana dengan kegiatan administrasi verifikasi yang dilakukan, apakah sudah sesuai dengan harapan? Apakah ada hal-hal yang perlu ditambahkan atau dikurangi? Secara ringkas dapat disimpulkan kedalam matrik sebagai berikut :
35 Tabel 5. Kegiatan Administrasi Verifikasi KESEHATAN PELAYANAN PENDIDIKAN No Ya Tidak No Ya Tidak 1 Kartu Jaminan Kesehatan: 1 BOS Jamkesmas Jamkesda Jamkesko 2 BSM 3 Bea Siswa lainnya 4 Ketersediaan Petugas Verifikator Bentuk Jaminan Kesehatan Lainnya 5 Ketersediaan Tenaga Pendidik 2 Ketersediaan Petugas Verifikator 6 Tidak adanya permintaan Intensif Pengisian Form 3 Ketersediaan Petugas Pelayanan 7 Pengisian Form Tepat Waktu 4 Tidak adanya permintaan Intensif 8 Penerimaan Form Tepat Waktu Pengisian Form 5 Pengisian Form Tepat Waktu 9 Pengambilan Form Tepat Waktu 6 Penerimaan Form Tepat Waktu 10 Adanya Jadwal Kunjungan dari Petugas Pendidikan 7 Pengambilan Form Tepat Waktu 11 Adanya Rekomendasi Sekolah Lanjutan 8 Adanya Jadwal Kunjungan dari Petugas Kesehatan 9 Kemudahan Mendapatkan Rujukan 10 Penerimaan Kartu PKH sebagai pengganti sementara kartu Jaminan Kesehatan Jumlah Prosentase 12 Tidak Adanya Anggapan PKH adalah Bea Siswa Jumlah Prosentase b. Penyegaran, mengingatkan kembali atau menginformasikan perubahan yangterjadi pada program selama berjalan. c. Perbaharuan informasi berdasar hasil observasi yang dilakukan secara harian sehingga peserta waspada akan perkembangan dan berupaya melakukan peningkatan dalam program.
36 7. Memberikan motivasi kepada peserta PKH dalam menjalankan komitmen. Pemberian motivasi dilakukan kepada peserta PKH dengan tujuan untuk meningkatkan kesadaran dan kemauaan untuk memanfaatkan pelayanan kesehatan dan pendidikan. Motivasi lebih ditekankan kepada peserta PKH yang rentan untuk mengabaikan komitmen agar tidak terkena sanksi. 8. Melakukan upaya yang sinergi antara pendamping PKH dengan pemberi pelayanan kesehatan dan pendidikan dalam Pengisian formulir Verifikasi. Pendamping melakukan pengecekan pelaksanaan kewajiban peserta PKH dalam memanfaatkan pelayanan kesehatan dan pendidikan. Pendamping PKH menyampaikan dan mengisi Form verifikasi yang disahkan oleh petugas pemberi Pelayanan Kesehatan (Yankes) dan Pendidikan (Yandik) sebagai bukti kehadiran anak, ibu hamil dan anak peserta didik. 9. Melakukan Pencatatan dan Pelaporan a. Pencatatan Setiap aspek kegiatan dalam PKH perlu dicatat, dilaporkan dan ditindaklanjuti agar proses pengendalian, keberlangsungan dan pengembangan program dapat berjalan sesuai tujuan dan sasarannya. Bentuk pencatatan disesuaikan dengan formulir/format yang telah ditentukan. Pencatatan meliputi : 1) Catatan Harian Pendamping
37 Untuk memudahkan pembuatan laporan, Pendamping melakukan pencatatan kegiatan secara harian yang berisi kegiatan dan hasil-hasil pertemuan, meliputi pertemuan, meliputi: Pertemuan awal, temu kunjung bulanan maupun pertemuan rutin yang diikutinya. Formulir catatan harian bisa dilihat dalam gambar berikut; Tabel 6. Catatan Harian Pendamping Hari Uraian Kegiatan Masalah Tindak Lanjut Status Catatan 2) Catatan Mingguan atau Checklist Kegiatan Pendamping (CKP) Selain catatan harian, Pendamping juga harus membuat catatan mingguan yang berisi seluruh kegiatan Pendamping yang ditandatangani dan dicap oleh instansi terkait.
38 Formulir checklist bisa dilihat dalam gambar berikut : CHECKLIST KEGIATAN PENDAMPING PROGRAM KELUARGA HARAPAN KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIKINDONESIA Nama Propinsi :... Kecamatan :... Nama Kabupaten :... Desa/Kelurahan :... Bulan :... Nama Pendamping :... Minggu ke :... Kegiatan (checklist sesuai yang dilakukan) Instansi/ Petugas*) Tanggal Pelaksanaan Paraf Petugas Melakukan Pertemuan Awal & Validasi Melakukan Pemutakhiran Data Peserta Menerima & Menindaklanjuti Pengaduan Melakukan Sosialisasi PKH Melakukan Kunjungan ke Peserta Melakukan Koordinasi dengan Instansi terkait Melakukan Pertemuan dengan Petugas Faskes Melakukan Pertemuan dengan Petugas Dasdik Melakukan Pertemuan Kelompok RTSM Mengadakan Pertemuan dengan UPPKH Kab/Kota Mendampingi Peserta PKH ke Paskes Mendampingi Peserta PKH ke Fasdik Mendampingi Peserta saat Pembayaran Melakukan Rekonsiliasi Melakukan Monitoring Faskes Melakukan Monitoring Fasdik Melakukan Monitoring Peserta PKH Melakukan Penanganan Pengaduan Peserta Melakukian Penanganan Pengaduan Non Peserta Kegiatan Lainnya (Sebutkan)... Keterangan: *)Diisi dengan angka 1. RTSM (ketua kelompok) 2. Kepala Desa/Aparat Desa 3. Camat/Aparat Kecamatan 4. Dokter/Petugas Puskesmas, Posyandu, Pustu, Pusling, Polindes, dll. 5. Kepala Sekolah/Guru, Satuan Sekolah 6. Kepala Dinas/Aparat Dinas Sosial 7. Kepala Dinas/Aparat Dinas Pendidikan 8. Kepala Dinas/Aparat Dinas Kesehatan 9. Kepala Dinas/Aparat Bappeda 10. Kepala Dinas/Aparat BPS 11. Kepala Dinas/Aparat Kominfo 12. Kepala/Petugas PT Pos 13. Bupati/Walikota/Aparat Pemda 14. Lain-lain Catatan mingguan atau CKP menjadi dasar dalam pembuatan laporan bulanan dan disertakan sebagai lampiran. 25
39 b. Laporan Sedangkan laporan yang harus dibuat meliputi laporan bulanan yang terbagi menjadi 5 bagian, yaitu: 1) Bagian A Berisi tentang pendahuluan; 2) Bagian B Berisi tentang Pelaksanaan Kegiatan; 3) Bagian C Berisi tentang Kesimpulan; 4) Bagian D tentang Saran; 5) Bagian E Berisi tentang Penutup. c. Tugas Pendamping dalam proses penyaluran bantuan yaitu: Pada proses penyaluran bantuan Pendamping melakukan koordinasi dan persiapan penyaluran bantuan. Pada saat penyaluran bantuan, Pendamping melakukan kegiatan sesuai dengan mekanisme dan daftar kontrol. Persiapan yang harus dilakukan Pendamping meliputi : 1) Menyerahkan kartu kepesertaan PKH kepada Ibu Penerima Manfaat yang didampinginya. Mengingatkan Ibu peserta PKH bahwa kartu ini merupakan alat untuk menerima dana bantuan, untuk itu HARUS dibawa ketika penyaluran bantuan berlangsung. 2) Pergi ke Kantor Pos/Kantor Bank untuk meminta jadwal penyaluran bantuan dan mendata peserta PKH yang merupakan kelompok binaannya. 3) Menginformasikan kepada Ketua Kelompok mengenai jadwal dan memastikan bahwa penyaluran bantuan diterima oleh orang yang tepat pada waktu yang telah ditentukan.
40 Pada saat penyaluran bantuan, Pendamping melakukan kegiatan sesuai dengan mekanisme sebagai berikut: 1) Penyaluran bantuan melalui Wesel Pos a) Pendamping berada disamping petugas juru bayar Pos. b) Pendamping mencocokkan KTP dengan Kartu Peserta PKH atau Surat Keterangan dari Dinas/ Instansi Sosial jika belum memiliki kartu PKH. c) Pendamping menyaksikan penerima dana peserta PKH, dan menghitungnya kembali sesuai RS2. d) Pendamping menyaksikan penandatanganan/cap jempol RS2A dan RS2B dan langsung menyobek RS2. e) Pendamping mengisi daftar kontrol dan ditandatangani oleh RTSM/KSM. f) Laporan sobekan agar ditempel rapi di buku besar sesuai dengan nomor urut kebawah, disetiap lembar dijumlahkan nominalnya. g) Jumlah total akhir dibuat di lembar terakhir. h) Pendamping membuat Rekapitulasi nominal per desa. 2) Penyaluran melalui Giro Online (GOL) a) Pendamping meminta kartu peserta PKH, KTP dan slip penarikan (Giro-6) yang sudah terisi dan ditandatangani oleh peserta. b) Pendamping menyerahkan kartu peserta PKH kepada petugas bayar disertai KTP dan slip penarikan (Giro-6). c) Petugas bayar menyerahkan uang bantuan kepada peserta PKH disaksikan oleh Pendamping. d) Pendamping menyimpan slip Giro-6 (warna hijau). e) Pendamping membuat rekapitulasi penyaluran
41 bantuan dalam formulir kontrol yang akan digunakan sebagai bahan rekonsiliasi pembayaran tingkat Kecamatan.
42 Pada saat penyaluran bantuan Pendamping membuat daftar kontrol sebagaimana format di bawah ini : No. No. Resi No. PKH Table 7. DAFTARKONTROLPEMBAYARAN Nama Alokasi Pembayaran Realisasi Pembayaran Selisih Tandatangan, nama/ capjempol Ket.
43 Jika selama masa penyaluran bantuan terkadang terjadi hal-hal diluar kendali atau penerima bukanlah pemegang kartu peserta PKH, maka Pendamping wajib membatalkan transaksi, melakukan koordinasi dengan pihak Pembayar setempat dan melaporkan kejadian tersebut ke UPPKH Kabupaten/Kota/Pusat untuk ditindaklanjuti. Untuk kondisi tertentu, seperti sakit, melahirkan, bencana, kecelakaan dapat diwakilkan oleh salah satu anggota keluarga dengan menggunakan surat kuasa dari pemilik kartu PKH yang diketahui Pendamping dan dinas/instansi sosial setempat. 2. Tugas Pengembangan Pendamping PKH. Apa saja tugas pengembangan yang dilakukan Pendamping PKH? Tugas pengembangan yang dilakukan Pendamping PKH meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Melakukan koordinasi atau kerjasama dengan tokohtokoh adat dan atau keagamaan dalam sesi-sesi komunikasi ritual dalam rangka meneguhkan nilai-nilai moral dan spritual bagi keluarga peserta PKH. b. Melakukan kerjasama dengan tim penggerak PKK dan atau LK3 dalam upaya penyadaran pentingnya fungsifungsi keluarga bagi peserta PKH meliputi: Fungsi edukatif, Fungsi rekreatif, Fungsi reproduktif, Fungsi Afektif, Fungsi Ekonomi dan Fungsi Sosial. c. Menumbuhkan semangat kewirausahaan keluarga peserta PKH melalui usaha ekonomis produktif, misalnya membuat barang bekas yang dapat didaur ulang, budidaya tanaman dalam pot (cabe,dll), budidaya ikan, budidaya unggas.
44 d. Memotivasi dan advokasi anggota keluarga peserta PKH yang mengalami disabilitas (berkebutuhan khusus) untuk memperoleh kemudahan dalam mengakses pelayanan sosial. e. Memfasilitasi ketersediaan media konsultasi bagi keluarga peserta PKH yang mengalami ketidakharmonisan. f. Menggugah kesadaran keluarga peserta PKH tentang pentingnya menjaga, memelihara, dan melestarikan lingkungan disekitar tempat tinggalnya. g. Mengidentifikasi potensi dan sumber yang ada di wilayah kerja Pendamping untuk melihat kemungkinan dapat dimanfaatkan dalam membantu mendukung penanggulangan kemiskinan, penanganan masalah atau memenuhi kebutuhan khusus yang dialami peserta PKH. h. Pendamping dapat bersinergi dengan program Kelompok Usaha Bersama (KUBE) dari Kementerian Sosial, Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Akseptor (UPPKA) dari Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional, program Pengembangan Usaha Ekonomi Produktif dari Kementerian Pertanian. Sinergitas tersebut dimanfaatkan untuk memberi rujukan agar peserta PKH dapat menjadi penerima program tersebut. i. Berperan serta dalam menunjang sosialisasi program keluarga berencana. Bagaimana strategi sebagai upaya pengimplementasian tugas pengembangan pendamping PKH? Dalam rangka melaksanakan tugas pengembangan diatas, pendamping PKH diharapkan dapat berkoordinasi dan membangun kemitraan dengan unsur-unsur diluar
45 kelembagaan PKH dan atau dengan unsur berbasis masyarakat meliputi organisasi sosial, Pekerja Sosial Masyarakat (PSM), Tenaga Kerja Kesejahtraan Sosial Masyarakat (TKSM), Tenaga Sosial Kecamatan (TKSK), Wahana Kesejahtraan Sosial Berbasis Masyarakat (WKSBM), Karang Taruna, Lembaga Swadaya Masyarakat, pengusaha/wirausahawan, petugas penyuluh lapangan dari berbagai bidang, serta dengan para pihak pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya dalam rangka pengembangan dan pemberdayaan keluarga peserta PKH. 3. Tugas Penunjang Pendamping PKH: a. Mengembangkan kapasitas diri dalam berkomunikasi, bernegosiasi, membangun relasi dan jejaring kerja, berdasarkan pengalaman selama bertugas di lapangan dan atau secara mandiri (inisiatif Pendamping sendiri) melalui berbagai kesempatan. b. Mendokumentasikan setiap kegiatan penting terkait tugas dan fungsi sebagai Pendamping PKH melalui leaflet maupun Compact Disc sebagai produk visual maupun audiovisual hasil kreatif mereka. c. Melatih diri dalam kegiatan tulis menulis berkaitan dengan pengalaman selama mendampingi peserta PKH sebagai testimoni bagi para Pendamping PKH lainnya yang di ekspose melalui buku terbitan khusus dan atau melalui website UPPKH Pusat ( dan ) dan Daerah; 32
46 Lampiran 1 : Contoh FORMAT LAPORAN Halaman Sampul PROGRAM KELUARGA HARAPAN LAPORAN KEGIATAN PENDAMPING JUDUL LAPORAN (CONTOH :LAPORAN PERTEMUAN AWAL PERIODE JUNI 2007) NAMA PENDAMPING NO. ID PENDAMPING LOKASI KERJA ALAMAT NOMOR ALAT KOMUNIKASI UNTUK MENGHUBUNGI PENDAMPING Halaman Isi LAPORAN PERTEMUAN AWAL KELOMPOK KECAMATAN PASIR PUTIH, KABUPATEN MERDEKA PROVINSI PESISIR SELATAN BALAI DESA KELURAHAN BALAI KETAPANG, 4 JUNI 2007 Ringkasan laporan Berisi informasi ringkas laporan keseluruhan beserta keterangan lampiran yang ada didalamnya. Upayakan untuk membatasi ringkasanlaporan ini sebanyak-banyaknya 10 baris. Yang paling penting dalam sebuah penulisan laporan adalah penyampaian isi yang LENGKAP namun disampaikan dengan tata bahasa yang SEDERHANA dan JELAS. 33
47 LAPORAN KEGIATAN CATATAN KEGIATAN YANG DIBUAT SESUAI URUTAN KRONOLOGIS 1. Pada bagian ini penulis dapat mengisi dengan deskripsi kegiatan yangdilakukan 2. Sebutkan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan dan apa yang mereka lakukan. 3. Kemudian dilanjutkan menceritakan apa yang terjadi dalam kegiatan berikut hasil-hasilnya secara kronologis. Mulailah dengan urutan yang paling utama dan diikuti dengan kegiatan tambahan (yang kurang penting). 4. Sampaikan situasi dan kondisi yang ada secara jujur berdasar pengamatan dan kacamata pendamping, bukan dari kacamata oranglain. 5. Sebutkan pada bagian ini lampiran laporan yang ada berikut deskripsi ringkas mengenai lampiran tersebut. CATATAN JIKA ADA CATATAN KHUSUS BERKENAAN DENGAN BAGIAN INI, TULISKAN DISINI DENGAN RINGKAS. Bagian ini bisa diisi dengan catatan atau foto mengenai hal-hal khusus. 34
48 Gambar 1. Alur Kerja Pendamping 35
49 Table 1.8. Data RTSM No. 1. Anak No. RTSM Nama Alamat Usia Sekolah Anak Balita Ibu Nifas Ibu Hamil
50 37
51 38
52 2.FormulirVerifikasiKomitmenPKHKomponenPendidikan 39
53 3. Formulir Verifiksi Komitmen PKH Komponen Kesehatan 40
54 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) PERTEMUAN KELOMPOK Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi Pertemuan kelompok adalah pertemuan berkala yang dilakukan pendamping dengan anggota kelompok RTSM/KSM setiap bulan untuk melakukan diskusi mengenai: a. Up date/progress data b. Permasalahan yang ada dan menerima pengaduan c. Komitmen peserta PKH dalam melaksanakan kewajiban. d. Sosialisasi perkembangan dan pencapaian program e. Motivasi kepada anggota kelompok 2. Tujuan, untuk menyerap aspirasi, berbagi informasi, memutakhirkan data, dan meningkatnya motivasi untuk melaksanakan komitmen. 3. Output/hasil : termotivasi RTSM/KSM untuk melaksanakan komitmen. 4. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh seluruh pendamping PKH. 5. Penanggung Jawab. Penanggung Jawab Pertemuan rutin Kelompok dilakukan pendamping. 6. Prosedur. a. Pendamping bersama ketua kelompok menyusun agenda untuk melakukan pertemuan minimal satu bulan sekali. 41
55 b. Pendampingmelaksanakan pertemuankelompok c. Pendamping membimbing kelompok membuat daftar kehadiran peserta pertemuan kelompok. d. Pendamping memutakhirkan data status RTSM. e. Pendamping menggali aspirasi, permasalahan, dan menerima pengaduan dari peserta PKH. f. Pendamping menerima laporan dari ketua kelompok tentang kondisi anggota kelompok. g. Pendamping mengingatkan kepada peserta PKH untuk tetap komitmen menjalankan kewajibannya, agar tidak terkena sanksi. h. Pendamping menginformasikan jadual pembayaran bantuan kepada peserta PKH. i. Pendamping membuat notulasi pertemuan sebagai bahan laporan bulanan yang akan dilaporkan ke UPPKH kabupaten/kota. 42
56 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) KOORDINASI PERSIAPAN PERTEMUAN AWAL Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi, Persiapan Pertemuan Awal Adalah pertemuan persiapan awal dengan Camat, RT/RW, Dinas Sosial, Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan : a. Mengumpulkan permasalahan yang terjadi. b. Memperkuat komitmen dalam melaksanakan kewajiban. c. Sosialisasi. d. Motivasi. 2. Tujuan, untuk memberikan dan memperoleh informasiinformasi ataupun kendala yang lebih akurat dan terjadi tentang peserta PKH, dan memotivasi para peserta PKH serta 3. Output/Keluaran: Adanya penguatan komitmen untuk para pemangku kepentingan yang dalam hal ini adalah peserta PKH, Pendamping PKH, dan service provider. 4. Ruang lingkup, Kegiatan ini dilaksanakan sebagai aturan baku, dilaksanakan oleh seluruh pelaksana PKH, peserta PKH dan pendampingpkh dan service provider. 43
57 5. Tanggung Jawab, Koordinasi ini dilakukan berjenjang oleh seluruh elemen yang tergabung dalam PKH. Tim Uppkh daerah beserta para pendamping. 6. Prosedur. a. Tim Koordinasi Pusat menyusun jadwal untuk melakukan pertemuan awal di daerah. b. Tim Koordinasi Uppkh Kabupaten dan pendamping PKH melakukan koordinasi dengan service provider dan pemerintah setempat untuk pelaksanaan pertemuan awal c. Para pendamping melakukan koordinasi dengan melakukan kunjungan awal ke service provider dan peserta PKH. 44
58 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) DISTRIBUSI FORMULIR VERIFIKASI Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi Distribusi Formulir Verifikasi adalah Pengantaran dan pengambilan kembali form verifikasi ke fasilitas pendidikan dan Fasilitas kesehatan. 2. Tujuan Penyusunan SOP Untuk mengetahui kehadiran anak RTSM di Fasilitas Pendidikan dan Kehadiran di sekolah dan ini yang akan dijadikan dasar besarnya bantuan ke RTSM/KSM. 3. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh seluruh kabupaten pelaksana PKH. 4. Output. Pendamping bisa melihat seberapa tingkat komitmen dari peserta tersebur 5. Tanggung Jawab. Pendamping melakukan Distribusi Formulir Verifikasi ke fasilitas pendidikan dan fasilitas kesehatan. Setelah diisi akan di pick up kembali oleh pendamping. 6. Prosedur. a. UPPKH Pusat mengirimkan data verifikasi ke PT Pos b. PT Pos mencetak form verifikasi 45
59 c. PT Pos mengirimkan form verifikasi ke sekretariat UPPKH Kabupaten d. Koordinator operator melakukan cross cek jumlah form verifikasi e. Pendamping menerima Form Verifikasi data dari UPPKH Kabupaten f. Pendamping cross cek jumlah form verifikasi g. Pendamping mendistribusikan form verifikasi ke fasilitas Pendidikan dan ke fasilitas Kesehatan h. Fasilitas pendidikan dan kesehatan mengisi Form Verifikasi i. Pendamping melakukan pick upformulir verifikasi j. Pendamping Menyerahkan formulirverifikasi ke UPPKH Kab/kota. k. Koordinator Operator mengiventarisir form verifikasi yang kemudian akan di entry data oleh petugas entry data l. Entry data Verifikasi RTSM/KSM terlaksana. 46
60 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) VALIDASI DATA Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi Validasi Data adalah kegiatan yang dilakukan oleh Pendamping dalam rangka mencari keabsahan data, dengan bukti otentik seperti KTP dan KK. 2. Tujuan Penyusunan SOP Untuk memperoleh Data peserta PKH yang benar dengan bukti otentik seperti: KK, KTP, KIA Akte, dan Raport. 3. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh seluruh kabupaten pelaksana PKH. 4. Output. Keabsahan Data 5. Tanggung Jawab. Validasi data dilakukan oleh Pendamping, dengan menggunakan formulir Validasi data (terlampir) dan ditanda tangani oleh calon peserta PKH dan Pendamping 6. Prosedur. a. UPPKH Pusat mengirimkan data by Name by address calon peserta PKH ke PT Pos b. PT Pos mencetak data tersebut menjadi form validasi 47
61 c. PT Pos mengirimkan form form validasi ke sekretariat UPPKH Kab/Kota d. Koordinator operator melakukan cross cek jumlah form validasi e. Pendamping menerima Form Validasi data dari UPPKH Kabupaten f. Pendamping melakukan cross cek jumlah form validasi g. Pendamping melakukan keabsahan data pada validasi tersebut dengan bukti pendukung seperti KK, KTP, h. Pendamping Menyerahkan formulir Validasi data yang telah di tanda tangan oleh calon peserta PKH dan Pendamping keuppkh Kabupaten/Kota. i. UPPKH Kabupaten menginventarisir form Validasi yang kemudian akan di entryoleh petugas entrydata. j. Entry data verifikasi RTSM/KSM terlaksana. 48
62 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) CETAK FORMULIR VERIFIKASI Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi Cetak Formulir Verifikasi adalah kegiatan Pencetakan formulir verifikasi pendidikan dan kesehatan, pencetakan formulir dilakukan oleh PT POS Indonesia Pusat c/q PT Admail sebagai anak perusahaan. Peran UPPKH Pusat dalam kegiatan adalah sebagai penyedia data. Dalam SOP ini kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan data yang akan dicetak dalam formulir verifikasi dan persiapan dokumen terkait. 2. Tujuan Penyusunan SOP Untuk menyediakan data preprinted formulir verifikasi pendidikan dan kesehatan dan membuat order pencetakan ke PT POS Indonesia. 3. Output, hasil yang diharapkan adalah data preprinter formulir dan Dokumen order pencetakan formulir. 4. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang sewaktu-waktu bisa berubah, dilaksanakan oleh UPPKH Pusat. 5. Penanggung Jawab. Kegiatan ini dilakukan oleh Tenaga Ahli Payment Officer dibantu oleh staff UPPKH Pusat. 49
63 6. Prosedur. a. Staff UPPKH Pusat memastikan bahwa data perubahan status pendidikan dan kesehatan telah terupdate (up to date). b. Staff UPPKH Pusat mendownload data verifikasi dari aplikasi SIM PKH, file hasil download di periksa akurasinya antara lain nama art, alamat layanan, kelas, umur, nama fasdik dan faskes. Jika terdapat ketidak akuratan data, staff UPPKH Pusat memberitahukan Koordinator Operator UPPKH Kabupaten/Kota untuk melakukan perbaikan. c. Staff UPPKH Pusat menyerahkan data hasil download ke tenaga Ahli Payment Officer untuk diolah dan disesuaikan dengan format yang butuhkan oleh PT POS Indonesia. Hasil dari proses ini adalah file text yang sesuai dengan format kebutuhan PT POS Indonesia. d. Payment Officer mengolah data verifikasi, membuat rekapitulasi dan estimasi jumlah lembar yang akan dicetak. Seluruh file tersebut disimpan dalam CD. e. Staff UPPKH Pusat membuat Berita Acara Serah Terima Data dan Surat Order Pencetakan ke PT POS Indonesia. f. Staff UPPKH Pusat menyerahkan Berita Acara Serah Terima Data, Surat Order Pencetakan dan CD berisi data verifikasi ke PT POS Indonesia. g. Proses cetak berlangsung. h. Staff UPPKH Pusat selalu berkoordinasi dengan PT POS Indonesia terkait dengan perkembangan pencetakan dan pengiriman formulir ke UPPKH Kabupaten/Kota. 50
64 7. Diagram Alur 51
65 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) PERBAIKAN DATA RTSM Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi. Perbaikan Data RTSM/KSM adalah kegiatan perbaikan data RTSM/KSM didatabase/aplikasi, perbaikan diperlukan jika tidak bisa dilakukan melalui aplikasi SIM PKH, perbaikan data tersebut antara lain: a. Data RTSM kehilangan anggota rumahtangga b. Data RTSM tidak bisa ditampilkan di aplikasi c. UPPKH Kabupaten/Kota tidak bisa melakukan closing. d. UPPKH Kabupaten/Kota tidak bisa melakukan pemutakhiran data. 2. Tujuan Penyusunan SOP Memperbaiki data RTSM/KSM. 3. Output Data RTSM/KSM yang akurat. 4. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh tenaga ahli database admin UPPKH Pusat. 5. Penanggung Jawab. Kegiatan ini dilakukan oleh tenaga ahli database admin. 52
66 6. Prosedur. a. UPPKH Kabupaten/Kota mengisi formulir Support Request/Support Ticket. b. UPPKH Kabupaten/Kota mengirimkan daftar RTSM yang perlu perbaikan data, meliputi nomor peserta, nama peserta dan masalah yang dikeluhkan (terkait dengan perbaikan data) melalui . c. Staff UPPKH pusat membuat rekapitulasi data RTSM/KSM yang perlu perbaikan dan menyerahkannya ke Tenaga Ahli Database Admin dalam bentuk file excel. d. Tenaga Ahli database admin membuat backup database dilevel skema/user sebelum melakukan upadate data. e. Tenaga Ahli database admin membuat backup table yang akan di update untuk keperluan perbaikan data sebelum melakukan update data. f. Tenaga ahli database admin login ke database server dan melakukan perbaikan data sesuai dengan masalah yang dikeluhkan. g. Tenaga Ahli database admin berkoordinasi dengan staff UPPKH Pusat terkait dengan perbaikan data yang telah diselesaikannya. h. Staff UPPKH Pusat berkoordinasi dengan UPPKH Kabupaten/Kota terkait dengan selesainya perbaikan data dan memberikan status close pada Support Ticket. 53
67 7. Diagram Alur 54
68 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) PEMUTAKHIRAN DATA RUTIN STATUS RTSM Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi Pemutakhiran Data Rutin Status RTSM adalah kegiatan rutin pembaharuan/pemutakhiran data status RTSM/KSM peserta PKH meliputi data: a. Kelahiran/Kematian, anggota RTSM/KSM. b. Kenaikan kelas atau kelulusan sekolah, anggota RTSM/KSM. c. Kehamilan, anggota RTSM. d.pindah alamat, mengundurkan diri. e.perubahan struktur rumah tangga karena pernikahan. 2. Tujuan, untuk memastikan data peserta PKH selalu dalam keadaan up to date, karena pembayaran bantuan PKH didasarkan struktur rumah tangga dan aspek-aspek lain pada point 1 3. Output, hasil yang diharapkan. 4. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh seluruh kabupaten pelaksana PKH. (Kewenangan) 5. Penanggung Jawab. Pemutakhiran data dilakukan oleh Pendamping, dengan menggunakan formulir pemutakhiran data (terlampir). Pemutakhiran data dilakukan secara terus menerus, setiap terjadi perubahan data pada RTSM peserta 55
69 PKH. Entry data hasil pemutakhiran kedalam sistem PKH dilakukan oleh Operator yang berkedudukan di Sekretariat UPPKH Kabupaten/Kota. 6. Prosedur. a. Pendamping menerima laporan perubahan data status RTSM/KSM dari RTSM/KSM, Ketua Kelompok atau pihak lainnya. b. Pendamping mencatat perubahan data tersebut kedalam Formulir Pemutakhiran Data (terlampir). c. Perubahan data status RTSM/KSM harus didukung dengan dokumen terkait yang absah misalnya buku rapor, bukukia atau surat lainnya. d. Data yang dicatat hanya anggota rumah tangga yang berubah statusnya saja. e. Pendamping Menyerahkan formulir pemutakhiran data yang telah di isi dengan data perubahan status RTSM ke Koordinator Operator UPPKH Kabupaten/Kota, dengan dilengkapi salinan dokumen terkait perubahan data (point c). f. Koordinator Operator melakukan pemeriksaan formulir pemutakhiran data dicocokkan dengan salinan dokumen pendukung. Jika dokumen telah cocok, selanjutnya di berikan Aproval pada Formulir Pemutakhiran Data. g. Operator Administrasi mencatat dalam kartu pendamping (terlampir) tanggal penyerahan data, tanggal approval dan tanggal entry data. h. Operator Administrasi menyerahkan formulir kepada Operator SIM untuk di lakukan entry ke aplikasi PKH, pelaksanaan entry bisa dilakukan oleh Operator Data entry jikauppkh memilikinya. i. Entry data perubahan status RTSM/KSM terlaksana. 56
70 7. Diagram Alur 57
71 STANDARD OPERATIONAL PROSEDURE (SOP) PEMUTAKHIRAN RUTIN DATA VERIFIKASI Versi : Tanggal dibuat : Revisi : Tanggal Revisi : Tanggal berlaku : 1. Definisi. Pemutakhiran Rutin Data Verifikasi adalah kegiatan rutin pencatatan kehadiran anggota rumah tangga miskin peserta PKH ke fasilitas pendidikan dan kesehatan yang merupakan kewajiban peserta. Pencatatan tersebut meliputi: a. Pendidikan i. Angka ketidak hadiran siswa peserta PKH di sekolah (Alpha, Izin, Sakit, Bekerja). ii. Data terbaru terkait siswa peserta PKH misalnya pindah sekolah dll. b. Kesehatan i. Keterangan mengenai kehadiran yaitu Hadir, Tidak Hadir, Belum Jadwal, Tertunda. 2. Tujuan Untuk mencatat kehadiran siswa peserta PKH disekolah dan kunjungan Ibu Hamil/Balita di fasilitas kesehatan. Data ini diperlukan untuk mengetahui komitmen RTSM/KSM dalam memenuhi kewajibannya sebagai Peserta PKH 3. Output. Hasil yang diharapkan adalah dapat diketahui angka kehadiran siswa di sekolah dan kunjungan ke fasilitas kesehatan. 58
72 4. Ruang lingkup. Prosedur ini dilaksanakan sebagai aturan baku yang berlaku tetap, dilaksanakan oleh seluruh kabupaten pelaksana PKH. 5. Penanggung Jawab. Pemutakhiran data dilakukan oleh Pendamping, dengan menggunakan formulir pemutakhiran data (terlampir). Pemutakhiran data dilakukan secara terus menerus, setiap terjadi perubahan data pada RTSM peserta PKH. Entry data hasil pemutakhiran kedalam sistem PKH dilakukan oleh Operator yang berkedudukan di Sekretariat UPPKH Kabupaten/Kota. 6. Prosedur. a. Pada akhir minggu pertama atau selambat-lambatnya pada minggu kedua setiap bulannya, pendamping mengambil formulir verifikasi yang telah diisi oleh petugas verifikator dari fasilitas pendidikan dan kesehatan di wilayah kerjanya. b. Pendamping menyerahkan formulir yang telah diisi oleh petugas verifikasi ke Koordinator Operator, formulir di periksa cara pengisiannya. Seluruh kolom yang wajib diisi harus terisi dengan benar. Jika formulir tidak lengkap pengisiannya, coordinator operator wajib mengembalikan ke Pendamping untuk diantar kembali ke fasilitas pendidikan atau fasilitas kesehatan guna dilengkapi. c. Koordinator Operator memberikan persetujuan (approval) dan menyerahkannya ke Operator Administrasi. d. Operator Administrasi mencatat dalam buku Kartu Pendamping, dan memisahkan formulir verifikasi pendidikan yang terdapat siswa tidak hadir 100% dan 59
73 formulir verifikasi kesehatan yang terdapat bumil/balita tidak berkunjung ke fasilitas kesehatan. Selanjutnya disebut formulir tidak komitmen. e. Formulir tidak komitmen di serahkan ke Operator SIM untuk dilakukan entry ke aplikasi. Dalam pelaksanaan Entry data, operator SIM dapat menunjuk operator yang lain atau petugas data entry yang ada. f. Hanya formulir tidak komitmen saja yang dientry ke aplikasi. g. Pelaksanaan entry data dilaksanakan pada minggu ke 2 setiap bulannya. 60
74 7. Diagram Alur 61