Bagaimana teknik penulisan surat dinas

Dalam pemakaian bahasa , bahasa lisan relatif tidak mengalami kesulitan,karena bahasa lisan terbantu dengan adanya gerak gerik , gaya , mimik dan sebagainya. Berbeda dengan bahasa tulis , dalam pemakaiannya bahasa tulis hanya terbatas dengan menggunakan kata kata yang tidak dibantu dengan gaya dan mimik seperti bahasa lisan. Maka dari itu harus berhati hati dalam memilih kata , gaya bahasa dan pemakaian ejaan yang benar. Seperti menulis surat ,dalam hal menulis surat bisa menjadi duta atau wakil dari penulis atau si pengirim surat. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil maka penulisan isi surat harus ditulis secara teliti , praktis , obyektif , sistematik dan jelas maksud tujuan penulisan surat.

Pengertian Surat

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Jenis Surat

Berikut jenis jenis surat sebagai berikut :

Bentuk Tubuh Surat

Dalam penulisan surat tidak boleh ditulis secara sembarangan atau asal tulis saja tetapi juga harus mengikuti format atau bentuk tertentu . Pemakaian suatu format surat memiliki bagian bagian yang mempunyai fungsi masing masing terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses suatu surat .

Bentuk tubuh surat adalah pola atau tata letak susunan kalimat kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan bagian yang lengkap.Bentuk tubuh surat memiliki berbagai bentuk tergantung pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu . Namun pada dasarnya bentuk tubuh surat memiliki 2 macam yaitu bentuk lurus / bentuk balok dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi .Sedangkan bentuk yang lain adalah varian atau pengembangan dari kedua bentuk tersebut .

Macam-macam bentuk tubuh surat :

1. Bentuk lurus penuh ( Full block style )
2. Bentuk lurus ( Block style )
3. Bentuk setengah lurus ( Semi block style )
4. Bentuk sederhana ( Simple style )
5. Bentuk persegi (Square block style )
6. Bentuk alinea gantung ( Special block paragrafh )
7. Bentuk lekuk ( Lindented style )
8. Bentuk resmi dinas pemerintah( Official style )

Ciri-ciri Surat yang Baik

Dalam menulis surat yang baik juga harus memenuhi banyak syarat dan ciri-ciri. Surat yang baik haruslah obyektif , sistematis , singkat , tidak bertele tele , jelas maksud asalnya , lengkap isinya , sopan , dan menarik wujud fisiknya. Berikut ciri – ciri surat yang baik :

1. Ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun dengan baik sesuai dengan peraturan menulis surat.
2. Tidak mengandung kata atau kalimat yang tidak berguna. tidak boleh bertele tele , lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga penggunaan kata kata yang dipakai harus jelas , tepat , sistematik, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa indonesia.
3. Menunjukan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Jangan sampai menyinggung atau merendahkan pembaca surat. Penulis dalam menulis surat hendaknya bersikap seolah olah dia sedang berbicara dengan pembaca surat.
4. Tidak terlalu panjang. Surat harus praktis , estetis, dan menghindarkan dari salah pengertian.
5. Bersih dan format yang menarik. penulisan harus rapi dan tidak ada huruf yang tertumpuk dan cermat.

Bagian Surat dan Fungsinya

Bagian Surat

Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini :

Catatan : Nama bagian surat sama dengan bentuk lain kecuali surat dinas pemerintah.

Bagian-bagian surat resmi / bisnis :

1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal, bulan dan tahun surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama organisisasi
11. Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat
12. Tembusan
13. Inisial / kaki surat

Fungsi Bagian Surat

Bagian-bagian surat mempunya fungsi / penggunaan yang berbeda-beda sesuai dengan namanya seperti berikut ini :

Kepala Surat

Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Contoh :

DEPARTEMEN AGAMAJALAN MESJID AGUNG TIMUR 4 SURABAYA

KODE POS 60234

Nomor Surat

Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :

• Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
• Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
• Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
• Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
• Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh :

Nomor : 075/DP-APK/V/19

• 075 artinya nomor surat
• DP artinya Direktur Pemasaran yang mendatangani surat
• APK artinya PT Alat Pos Kasir
• V artinya Bulan surat dibuat yaitu Mei
• 19 artinya tahun surat dibuat 2019

Tanggal surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.

Contoh :

30 Desember 2019.
Surabaya, 30 Desember 2019.

Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Contoh :

Lampiran : 2 (dua) bendel proposal

Hal atau Perihal Surat

setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.

Contoh :

Hal : Permohonan Dana

Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

Ditujukan kepada perorangan

Contoh :

Yth. Bapak Saiful AnamJln. Bulak Setro Utara 50A

Surabaya 60129