Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.
Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.
Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.
FILING SISTEM ABJAD
Kelebihan:
Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai
Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
Biaya pelaksanaannya lebih murah
Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad
Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui
Kelemahan:
Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten
Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama
Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan
Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.
FILING SISTEM TANGGAL
Kelebihan:
- Filing sistem yang paling sederhana dan praktis.
- Memudahkan pelaksanaan arsip.
- Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
- Sangat mudah diterapkan.
Kelemahan:
- Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belum begitu rumit.
- Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
- Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut.
- Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
- Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
FILING SISTEM MASALAH
Kelebihan:
Ø Cepat dalam menemukan karena kita langsung mengetahui masalah yang ada dalam surat
Ø Kode masalah hanya diketahui oleh suatu instansi tertentu
Kelemahan:
Ø Hanya orang yang memiliki pengetahuan tinggi yang mengetahui kode masalah tersebut.
Ø Karena kode disesuaikan dengan instansi maka orang tersebut harus hafal kode yang digunakan dalam instansi
FILING SISTEM NOMOR
Kelebihan
a) Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
b) Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
c) Sederhana dan mudah dilaksanaka.
d) Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
e) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
f) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Kelemahan
a) Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
b) Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
c) Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
FILING SISTEM WILAYAH
Kelebihan:
1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah diketahui
2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
Kelemahan:
1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.