Apa fungsi jurnal umum dan jurnal khusus?

Saat ini, semakin banyak orang tertarik dengan jurnal umum karena fungsi dan kegunaannya dalam menghasilkan pembukuan pada bisnis. Tanpa melihat skala bisnis yang ada, jurnal umum memang diperlukan. Jurnal umum dapat membantu laporan keuangan bisnis atau perusahaan menjadi lebih efisien.

Bagi mereka yang menggeluti bidang ekonomi atau akuntansi, pasti tidak akan sulit membuat jurnal umum. Namun bagaimana dengan masyarakat awam? Nah, oleh karenanya ulasan ini dibuat agar Anda lebih mengenal jurnal umum terhadap bisnis.

Table of Contents

1. Pengertian Jurnal Umum

2. Tujuan Pembuatan Jurnal Umum

3. Prinsip Dasar Membuat Jurnal Umum

4. Fungsi Jurnal Umum

4.1. 1. Fungsi Historis

4.2. 2. Fungsi Pencatatan

4.3. 3. Fungsi Analisis

4.4. 4. Fungsi Instruksi

4.5. 5. Fungsi Informasi

5. Manfaat Penggunaan Jurnal Umum

6. Tata Cara Membuat Jurnal Umum

6.1. 1. Pahami Konsep Persamaan Akuntansi

6.2. 2. Kumpulkan Bukti Transaksi dan Lakukan Identifikasi

6.3. 3. Melakukan Pencatatan Jurnal

7. Kelola Jurnal Umum dengan Software Akuntansi

Pengertian Jurnal Umum

Dilihat secara etimologi, kata jurnal berasal dari bahasa Prancis yaitu Jour, yang berarti hari. Istilah ini juga kerap dikenal dengan sebutan general journal. Yakni sebuah catatan transaksi berbagai aktivitas yang disusun secara kronologis.

Adapun jurnal umum adalah sebuah jurnal yang digunakan untuk mencatat berbagai aktivitas transaksi keuangan dari sebuah bisnis atau usaha dalam periode tertentu untuk memudahkan pengelolaan keuangan internal dan eksternal.

Selain itu, jurnal umum juga bisa disebut sebagai jurnal yang digunakan untuk mengakumulasi catatan di jurnal khusus. Adapun jurnal khusus meliputi jurnal pendapatan, pembelian, penerimaan kas, hingga pembayaran kas.

Dalam akuntansi, jurnal umum idealnya memuat catatan detail seperti nama transaksi, kelompok akun, dan nominal transaksi di kolom debit dan kredit yang disusun secara sistematis untuk mempermudah pengelolaan keuangan.

Singkatnya, jurnal umum merupakan sebuah jurnal yang digunakan untuk mencatat seluruh aktivitas keuangan sebuah bisnis atau usaha yang terjadi dalam periode tertentu untuk memudahkan pengelolaan keuangan oleh pihak organisasi.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Jurnal Penyesuaian dan Contohnya

Tujuan Pembuatan Jurnal Umum

Setelah mengetahui penjelasannya, tentunya Anda juga harus mengerti tujuan dibuatnya jurnal umum. Dengan jurnal ini, Anda dapat mengidentifikasi dan mengelola segala hal terkait dengan transaksi keuangan. Beberapa hal itu adalah:

• Mengidentifikasi seluruh aktivitas transaksi yang dilakukan.
• Menentukan nilai transaksi.
• Mengidentifikasi dampak ekonomi dari transaksi yang terjadi.
• Memudahkan pemindahan dampak transaksi pada akun yang sesuai.

Dari uraian tersebut muncul gambaran, bahwa jurnal umum lebih banyak dibantu pembuatannya dengan menggunakan software pembukuan. Sistem pembukuan perusahaan jasa lebih sering digunakan dibanding perusahaan dagang. Itu karena pencatatan transaksi perusahaan jasa lebih bersifat kronologis.

Prinsip Dasar Membuat Jurnal Umum

Agar menghasilkan pencatatan keuangan yang sistematis dalam sebuah jurnal, ada beberapa prinsip pembuatan jurnal yang harus diperhatikan. Prinsip jurnal akuntansi tersebut di antaranya:

• Mengidentifikasi segala bukti transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan. Bukti ini meliputi nota, kwitansi, memo, invoice, dll.
• Mengidentifikasi akun yang paling terpengaruh dari transaksi tersebut, setelah itu buat klasifikasi ke dalam jenis modal, harta, atau utang.
• Mengetahui adanya pengurangan atau penambahan pada akun yang berhubungan dengan transaksi
• Memutuskan apakah akan dilakukan kredit atau debit pada akun yang dimaksud.
• Mencatat transaksi ke jurnal umum berdasarkan bukti transaksi.

Fungsi Jurnal Umum

Berdasarkan pengertiannya, maka secara umum fungsi dari jurnal ini adalah sebagai medium pencatatan keuangan yang disusun secara sistematis dan kronologis selama periode tertentu.

Sementara dalam praktiknya, jurnal umum memiliki sejumlah fungsi penting seperti berikut ini:

1. Fungsi Historis

Semua transaksi yang dibuat dalam jurnal ini akan disusun berdasarkan periodenya. Jurnal tersebut menggambarkan aktivitas harian perusahaan yang dilakukan berurutan dan terus-menerus. Singkatnya, fungsi historis merupakan fungsi yang mengacu pada pencatatan harian yang kronologis dan sistematis.

2. Fungsi Pencatatan

Umumnya, jurnal ini akan menampung semua transaksi umum yang terjadi dalam suatu bisnis atau perusahaan. Dengan begitu, segala aspek transaksi seperti biaya, perubahan modal, pendapatan, dan kekayaan harus dicatatkan lebih dulu ke dalam jurnal umum.

3. Fungsi Analisis

Meski terlihat seperti buku catatan keuangan harian, nyatanya untuk menginput data pada jurnal umum tidak bisa dilakukan sembarangan. Setiap record transaksi jurnal ini harus merupakan hasil analisis serta mengidentifikasi transaksi ke dalam kredit/debit yang meliputi klasifikasi akun serta nilai transaksinya.

4. Fungsi Instruksi

Selain yang telah disebutkan, jurnal umum memiliki fungsi instruksi yang menjadikannya berbeda dengan catatan keuangan biasa. Fungsi ini terletak pada proses input data dalam pembukuan besar. Ini menandakan bahwa pencatatan di jurnal bukan sekadar dokumen transaksi saja, namun juga berisi petunjuk penentu kredit atau debit.

5. Fungsi Informasi

Dengan bentuknya menyerupai catatan, jurnal umum memang memuat sejumlah informasi detail terkait catatan transaksi perusahaan yang pernah terjadi. Dalam jurnal ini, pihak internal dan eksternal perusahaan dapat menemukan berbagai informasi relevan terkait pengelolaa keuangan.

Manfaat Penggunaan Jurnal Umum

Jurnal umum dalam akuntansi bisa digunakan oleh perusahaan dagang dan juga jasa. Mengacu pada rincian sejumlah fungsi di atas, maka jurnal ini memiliki manfaat secara umum bagi perusahaan, di antaranya:

• Untuk menemukan informasi terkait penambahan atau pengurangan suatu prakiraan dalam pengelolaan keuangan.
• Untuk mengetahui jumlah pencatatan suatu perkiraan atau lebih.
• Untuk mengidentifikasi jumlah yang dikenai debit atau kredit, yang mana jumlahnya harus seimbang.
• Untuk mengetahui jumlah keseluruhan yang sudah diunggah ke jurnal buku besar sesuai tanda referensi nomor perkiraan.
• Untuk mengetahui jumlah keseluruhan yang sudah diunggah ke jurnal buku besar sesuai tanda referensi rincian pekerjaan.

Tata Cara Membuat Jurnal Umum

Perlu beberapa langkah di bawah ini untuk bisa membuat general journal yang baik. Simak penjelasannya dengan seksama:

1.  Pahami Konsep Persamaan Akuntansi

Sebelum membuat jurnal, pastikan Anda sudah memahami konsep persamaan akuntansi. Pemahaman ini akan menjadi bekal cara pencatatan transaksi dalam jurnal, mengetahui jenis akun yang digunakan, hingga memahami debit-kredit secara tepat.

Dengan pemahaman akuntansi, maka nantinya proses pembuatan jurnal menjadi lebih cepat dan akurat. Adapun persamaan dasar akuntansi adalah:
Aset = Utang + Modal
Kemudian bisa dikembangkan menjadi:
Aset = Utang + Modal + (Pendapatan – Beban)

Pemahaman dasar akuntansi akan membantu Anda lebih mudah memahami jenis-jenis kelompok akun. Contohnya, persediaan dan piutang usaha termasuk dalam kategori kelompok aset.

Kemudian, Anda juga harus memahami ketentuan saldo normal dari setiap 5 akun di dalam general journal. Sehingga ketika terjadi adanya transaksi, Anda bisa menentukan kategorinya dengan lebih mudah dan cepat.

2. Kumpulkan Bukti Transaksi dan Lakukan Identifikasi

Tahap berikutnya adalah kumpulkan bukti transaksi yang terdiri dari nota, invoice, faktur, dan kwitansi. Kemudian, buat identifikasi transaksi. Proses identifikasi hanya menyaring transaksi yang menyebabkan perubahan posisi keuangan saja. Di luar transaksi itu, tidak perlu dimasukkan ke dalam jurnal.

Minimal ada dua akun yang pasti terpengaruh dalam setiap transaksi. Untuk memudahkan dalam identifikasi suatu transaksi, apakah berimbas terhadap posisi keuangan perusahaan atau tidak, Anda bisa menggunakan prinsip persamaan dasar akuntansi di atas.

3. Melakukan Pencatatan Jurnal

Kemudian, Anda bisa mulai melakukan pencatatan transaksi dari data yang diidentifikasi ke dalam jurnal. Umumnya digunakan double-entry system dalam proses pencatatan, dengan sistem ini setiap transaksi yang termuat dalam jurnal akan memiliki pengaruh pada debit dan kredit (dua posisi keuangan) dengan jumlah berimbang.

Kelola Jurnal Umum dengan Software Akuntansi

Sebagai aspek bisnis yang berperan krusial dalam mengelola keuangan, jurnal akuntansi menjadi satu hal yang tak bisa terelakkan. Saat ini, berkembangnya era digital mendorong kebutuhan akuntansi yang semakin kompleks.

Sehingga dihadirkan software akuntansi yang membantu pembukuan keuangan menjadi lebih mudah. Dengan adanya aplikasi akuntansi online, segala aktivitas akuntansi konvensional, mulai dari input data, pemprosesan, hingga penyusunan jurnal manual kini bisa lebih efisien.

Pasalnya, fitur-fitur dalam aplikasi keuangan ini tidak hanya berfungsi memudahkan, tetapi juga menyediakan transparansi dan ketersediaan informasi keuangan menjadi lebih berkualitas. Selain itu, berikut adalah manfaat software jurnal akuntansi:

• Lebih hemat waktu dalam membuat laporan keuangan.
• Mencetak akurasi lebih maksimal dengan menyajikan data lebih akurat sekaligus dapat meminimalisir kesalahan manusia.
• Menghemat biaya operasional karena data telah tersimpan secara digital.
• Memudahkan pengelolaan arus kas, seperti pencatatan utang piutang perusahaan hingga perencanaan pengeluaran di masa depan.
• Fasilitas monitoring data secara real time, software jurnal online dapat memberitahu status keuangan perusahaan tanpa perlu menunggu periode pembukuan.
• Meningkatkan efisiensi produktivitas perusahaan karena proses keuangan berjalan lebih lancar
• Hingga adanya keuntungan dalam memantau pasar global.

Sebagai bagian dari laporan keuangan dalam akuntansi, jurnal umum dapat membantu pemilik usaha atau perusahaan untuk lebih mudah membuat catatan keuangan secara kronologis. Semakin baik pengelolaan keuangan suatu perusahaan, akan semakin meningkat juga produktivitas usahanya.

Apa fungsi dari jurnal khusus?

Apakah fungsi dari jurnal umum?

Apa fungsi dari jurnal umum dalam materi jurnal khusus?